RESOLUCION 1312 DE 2021
(junio 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por el cual se regula la expedición de copias en el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se derogan las Resoluciones 1387 y 2421 de 2007(SIC)
LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades constitucionales legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 2 del artículo 33 del Decreto No. 1064 de 2020, y
CONSIDERANDO QUE
Los artículos 23 y 74 de la Constitución Política establecen el “Derecho de Petición” y la posibilidad de acceder a los documentos de naturaleza pública salvo reservas de Ley o disposición normativa especial.
El artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 1 de la Ley No. 1755 de 2015, señala que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma, así mismo consagra el derecho que tiene toda persona de conocer y acceder a la información, consultar, examinar y solicitar copias de documentos, las cuales, correrán por cuenta del interesado a obtenerlas.
El artículo No. 1 del Decreto No. 235 de 2010 por medio del cual “Se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas”, establece que “Los requerimientos de información que se hagan por entidades estatales en cumplimiento de una función administrativa o en ejercicio de una facultad legal, o por los particulares encargados de una función administrativa, a otras entidades del Estado, no constituyen solicitud de un servicio y, por ende, no generan costo alguno para la entidad solicitante”. Lo anterior en concordancia con el artículo No. 113 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece que “los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.
La Ley No. 1712 de 2014 a través de la cual “Se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, en sus artículos No. 3 y 26, preceptúa que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción y el costo de las mismas deberá ser asumido por el interesado en obtenerlas.
A su vez, el artículo 21 del Decreto 103 de 2015 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, compilado con el Decreto 1081 de 2015 en su artículo 2.1.1.3.1.6. “Por medio del cual se expide el Decreto Único del Sector de Presidencia de la República” establece la obligación por parte de las entidades públicas de determinar, según el régimen legal aplicable a cada una, los costos de reproducción de la información pública, individualizando los costos unitarios de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información a su cargo; teniendo como referencia los costos que se encuentren dentro de los parámetros del mercado.
En igual sentido, el artículo No. 29 de la citada Ley No. 1755 de 2015 señala: “En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción”, aspecto que ya había sido desarrollado por la Corte Constitucional a través de la sentencia C-951 de 2014 en la cual señaló “si la petición del ciudadano en ejercicio de su derecho fundamental se materializa con la entrega de documentos en posesión de la autoridad (...) la reproducción de los mismos y su entrega al peticionario constituyen un aspecto necesario para la garantía efectiva del derecho”.
De acuerdo con la sentencia de revisión de constitucionalidad No. C-951 de 2014 con ponencia de la H. Magistrada Martha Victoria Sáchica Méndez,, “(.) la asignación de los costos asociados a la reproducción de documentos (consulta, extracción, mantenimiento y reproducir la información, sin perjuicio del costo de establecimiento y mantenimiento de los servicios de archivo e información de cada entidad) es regulada por el legislador para evitar que derive en una barrera de acceso infranqueable al peticionario y, en buena medida, conteniendo eventuales abusos de las autoridades trasladándole al ciudadano costos que, por su naturaleza, les corresponderían de ordinario”.
En todo caso, prima el principio de gratuidad previsto tanto en la Ley Estatutaria No. 1712 de 2014, como en la Ley Estatutaria No. 1755 de 2015, mandatos que buscan garantizar el acceso efectivo de la persona interesada a la información y al derecho de petición.
El parágrafo 1o del artículo No. 21 del Decreto No. 103 de 2015, establece que la reproducción de la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución e intercambio de información pública.
Que, para establecer el costo de la reproducción de documentos físicos en el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones se considera procedente establecer como referente de costo unitario, el asumido por la entidad en la contratación del servicio de fotocopiadora y papelería, para las necesidades institucionales. Así mismo, la reproducción de la información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten de lo contrario el peticionario deberá asumir el costo de las copias según el costo del mercado y el medio de almacenamiento que se trate.
Así pues, de acuerdo a lo dilucidado por el artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, en el cual, se establece los “TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS DISTINTAS MODALIDADES DE PETICIONES.”, se hace necesario indicar que: “1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.”
En ese mismo orden de ideas, el Decreto 1081 de 2015 por medio del cual “Se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Presidencia de la República” estipulo en su artículo 2.1.1.3.1.6. la “Motivación de los Costos de la Información Pública”, en ese sentido, replica que los costos de reproducción de la información se deben fijar bajo el siguiente parámetro, así: "los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.”
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante Resolución 1387 del 01 de junio de 2017 modificada mediante Resolución 2421 del 04 de septiembre de 2017, reguló el cobro de copias expedidas en la Entidad.
Ahora bien, de acuerdo al proceso contractual cuyo objeto versa en: "Contratar la prestación del servicio de fotocopiado necesario para el desarrollo de las actividades operacionales de las diferentes dependencias del FONDO UNICO DE TIC/MINTIC”, contratado por la entidad para la vigencia 2020, se fijo el costo de las copias producidas en el correcto trasegar de la administración.
Teniendo en cuenta que mediante el Decreto No. 1064 de 2020, emitido en virtud del cumplimiento a la Ley 1978 de 2019, “por la cual se moderniza el sector de las tecnologías de la información y las comunilacaciones -tic, se distribuyen competencias, se crea un regulador único y se dictan otras disposiciones”, se modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se hace necesario actualizar la reglamentación interna del trámite de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y Denuncias (PQRSD) que le corresponden atender, responder o resolver a la Entidad.
Consecuencialmente, el Decreto No. 1064 de 2020 por medio del cual “Se modifica la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.”, en su artículo 37 replica que es función de la Subdirección Administrativa: “5. Dirigir la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental de la Entidad, para la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación (...)”.
A su vez, la Resolución No. 2108 de 2020 por medio de la cual “Se crean Los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se asignan funciones y se derogan unas resoluciones”, le asigna la función al Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental en su inciso 5o, así: "5. Recibir, direccionar y realizar el seguimiento de las solicitudes (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias - PQRSD) allegadas a la Entidad”.
Dando cumplimento a las disposiciones normativas precitadas, se hace necesario establecer la regulación para la expedición de copias de documentos físicos y magnéticos.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. REGULACIÓN. Regular la expedición de copias de documentos requeridos por los usuarios del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, siempre y cuando la información no sea reservada, limitada o clasificada por disposición Constitucional o Legal, de conformidad con las disposiciones que a continuación se señalan.
ARTÍCULO 2. RESPONSABILIDAD DE EXPEDICIÓN DE COPIAS. La responsabilidad de expedir las copias físicas o magnéticas estará a cargo de cada una de las dependencias donde repose la información, en virtud del artículo 5 del Acuerdo 042 de 2002 emitido por el Archivo General de la Nación, el Decreto 1064 de 2020 mediante el cual se modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Resolución No. 2108 de 2020 por medio de la cual se crearon los Grupos Interno de Trabajo del Ministerio.
ARTÍCULO 3. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS. En virtud de la Resolución 1752 de 2020(SIC), por medio de la cual “se delegan y asignan unas funciones al interior del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, se asignó la responsabilidad de autenticar los documentos que así lo requieran al coordinador del área de Grupos de Interés y Gestión Documental, en ese sentido, a dicho Grupo Interno de Trabajo es a quien corresponderá tramitar la solemnidad especial presentada por el peticionario.
ARTÍCULO 4. VALOR DE LAS COPIAS FÍSICAS. El precio unitario por concepto de servicio especial de copias en físico en el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones será la suma que sea fijada para este servicio al interior de la Entidad, valor que será informado través de los medios de comunicación interna, publicación en la página web y en el Punto de Atención al Ciudadano.
ARTÍCULO 5. TRÁMITE. El trámite alusivo al cobro de las reproducciones de los documentos catalogados como públicos, cuya reproducción no esté supeditada a reserva de Ley, será el siguiente:
1. Una vez recibida la solicitud de expedición de copias, el área encargada deberá atender la petición en el términos establecido en la normatividad vigente, informando al peticionario el número de folios y el valor de las copias, con el ánimo de que el solicitante o petente se disponga a realizar el pago conforme se indica en la presente resolución.
2. El peticionario deberá pagar los valores correspondientes en el Banco Davivienda en la cuenta de ahorro No. 018-500003-3 a nombre del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con Nit. No. 800.131.648-6.
En el volante de consignación se debe diligenciar la siguiente información en los espacios de Referencia 1 y 2: cédula de ciudadanía o NIT del solicitante de las coplas y el número 12 respectivamente.
3. El peticionario deberá acreditar el pago de las copias solicitadas mediante la presentación de la copia original del recibo de consignación y entrega de copia del mismo, previo al inicio del proceso de copiado, la cual será remitida al Grupo de Tesorería del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su legalización por la Dependencia encargada del proceso de copiado.
4. Puesta en conocimiento la constancia de pago respectiva a las áreas responsables de la gestión, la dependencia o área a cargo deberá proceder a la expedición de las fotocopias y su entrega a la luz del artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
PARÁGRAFO: Únicamente habrá lugar al pago por la expedición de las copias a las que refiere el artículo segundo de esta resolución, cuando el número de copias sea superior a 10 páginas, en aras de los principios de gratuidad, celeridad y facilitación consagrados en el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 6. EXCEPCIONES DE PAGO. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias o del mecanismo de reproducción:
1. Cuando el peticionario requiera de Información que la Entidad ha recibido en medios magnéticos o electrónicos, deberá suministrar los medios o unidades en los cuales recibirá la información.
En ese sentido, dicha información electrónica no dará lugar a cobro alguno por parte de la entidad, salvo en aquellos casos en los cuales se deba disponer de insumos (papel) por parte de la entidad para la expedición de las copias solicitadas, valor el cual, será fijado por la entidad con relación a las disposiciones normativas aplicables al caso concreto.
2. Cuando el número de copias no exceda la cantidad estipulada en el parágrafo del artículo 2o de la presente resolución.
3. Están exceptuados del deber de cancelar el valor de las copias, las entidades estatales en desarrollo del principio de colaboración armónica de la función administrativa conforme al artículo No. 1o del Decreto No. 235 de 2010.
4. En el cumplimiento del parágrafo 1 de artículo 175 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, esto es, la solicitud del expediente administrativo por el particular que ejerce funciones administrativas cuyo contenido verse sobre los antecedentes de la actuación objeto del proceso y que se encuentre bajo el poder y custodia de la entidad.
5. Cuando la solicitud haya sido realizada por una autoridad judicial en el correcto uso de sus funciones.
ARTÍCULO 7. NORMAS ESPECIALES. Los términos para atender los derechos de petición, estarán sujetos a las modificaciones o normas especiales que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 8. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su firmeza y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones No. 1387 del 01 de junio de 2017 y 2421 del 04 de septiembre de 2017.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los
ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA
Secretaria General del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
