RESOLUCION 1387 DE 2017

(Junio 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1312 de 2021>

<Esta norma no incorpora las modificaciones>

Por el cual se regula el cobro de copias expedidas en el Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

En ejercicio de sus facultades constitucionales legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Decreto 2618 de 2012, la Ley 1437 del 2011, la Ley 1755 de 2015, los artículos 3o y 26 de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, y demás normas complementarias y concordantes, y

CONSIDERANDO

Que los artículos 23 y 74 de la Constitución Política consagran el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.

Que la Ley 1755 de 2015 señala que “toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma." Así como el derecho que tienen todas las personas a conocer y acceder a la información, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.

Que el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014 en su inciso segundo, establece que 7a respuesta a la solicitud de acceso a la información deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante, prefiriéndose, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.”

Que el Decreto 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014”, en su artículo 20 consigna el Principio de gratuidad y costos de reproducción para el acceso a la información pública y en aplicación de éste principio de gratuidad no habrá lugar al cobro de costos adicionales a los de reproducción de la información.

Que la Ley 962 de 2005 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos y en su artículo 4o expresa que: “Con el fin de articularla actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública."

Que el artículo 1o del Decreto 235 de 2010 por medio del cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas establece que, para "los requerimientos de información que se hagan por entidades estatales en cumplimiento de una función administrativa o en ejercicio de una facultad legal, o por los particulares encargados de una función administrativa, a otras entidades del Estado, no constituyen solicitud de un servicio y, por ende, no generan ningún costo para la entidad solicitante."

Que de acuerdo a las sentencias C-951 de 2014 y C-516 de 2016 de la Corte Constitucional, la regla general es que el interesado debe sufragar los costos de las copias que solicite, los cuales deben restringirse al costo de reproducción, tiene una excepción, que opera en aquellos casos en que el peticionario se encuentra en situación de vulnerabilidad y carezca de recursos para sufragarlos (vgr. persona en condición de desplazamiento, o afiliada a Sisben 1.)

(...)

En todo caso, el operador jurídico tiene la obligación de aplicar de manera preferente la Constitución sobre la norma que impone al ciudadano el deber de sufragar las copias que solicite en un trámite administrativo, cuando esa carga se convierta en un obstáculo para el goce de los derechos de petición y de acceso de la información. Ello sucederá en las hipótesis en que el interesado debe asumir un valor desproporcionado en relación con su capacidad económica para obtener las reproducciones de documentos que necesita, dado que impide el ejercicio y materialización de los referidos derechos. En tales eventos, se deberá emplear la excepción de inconstitucionalidad en la norma con el objetivo de garantizar los preceptos 20 y 23 de la Carta Política.

Que para establecer el costo de la reproducción de documentos físicos en el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones se considera procedente establecer el costo unitario costeado por la entidad en la contratación del servicio de fotocopiadora y papelería, para las necesidades institucionales. Así mismo, la reproducción de la información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten de lo contrario el peticionario deberá asumir el costo de las copias según el costo del mercado y el medio de almacenamiento que se trate.

Que en razón de lo anterior se establece el valor para la expedición de copias de documentos físicos y magnéticos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> El Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expedirá a solicitud de los peticionarios, las copias de los documentos que éstos requieran en el medio solicitado, siempre y cuando la información no sea reservada, limitada o clasificada por disposición constitucional o legal.

ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1o del artículo 21 del Decreto 103 de 2015, la reproducción a la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> El precio unitario por concepto de servicio especial de fotocopias en físico en el Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones será la suma que sea fijada para este servicio al interior de la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> Cuando el peticionario requiera de Información que la Entidad ha recibido en medios magnéticos o electrónicos, deberá suministrar los medios o unidades en los cuales recibirá la información.

ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> El peticionario deberá cancelar los valores correspondientes en el Banco Davivienda en la cuenta de ahorro No. 018-500003-3 a nombre del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con Nit. No. 800.131.658-6.

En el volante de consignación se deben colocar los siguientes datos en las Referencias 1 y 2: cédula de ciudadanía o NIT del solicitante de las coplas y el número 12 respectivamente.

El peticionario deberá acreditar el pago de las copias solicitadas mediante la presentación de la copia original del recibo de consignación y entrega de copla del mismo, previo al inicio del proceso de copiado, la cual será remitida al Grupo de Tesorería del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su legalización por la Dependencia encargada del proceso de copiado.

PARAGRAFO 1o: Únicamente habrá lugar al pago por la expedición de las coplas a las que refiere el artículo segundo de esta resolución, cuando el número de copias sea superior a 10 páginas.

PARAGRAFO 2o: En aquellos casos en que el peticionario se encuentre en situación de vulnerabilidad y carezca de recursos para sufragar las copias correspondientes no habrá lugar a exigir el pago de las mismas.

ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> Están exceptuados del deber de cancelar el valor de las copias, las entidades estatales en cumplimiento de una función administrativa o en ejercicio de una facultad legal conforme al artículo 1o del Decreto 235 de 2010.

ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 1312 de 2021> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 659 del 16 de mayo de 2001.

Dada en Bogotá D.C., a los 1 JUN 2017

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

JUAN DAVID DUQUE BOTERO

Secretario General del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones