RESOLUCIÓN 860 DE 2025
(marzo 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y se deroga la Resolución 4870 de 2023 y sus modificatorias.
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confieren el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, el artículo 2.2.22.3.4 del Decreto 1083 de 2015 y el artículo 5o del Decreto 1064 de 2020, y
CONSIDERANDO QUE:
La Ley 1753 de 2015, en su artículo 133, ordenó la integración de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo, en un solo Sistema de Gestión articulado con el Sistema Nacional e Institucional de Control Interno, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de las entidades públicas.
Dicho sistema está reglamentado en el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública. Ese título 22 fue sustituido a través del Decreto 1499 de 2017.
El artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015 estableció el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como el encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Mediante la Resolución MinTIC 2034 de 2016, se adoptó la Política y el modelo de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), articulado con las dimensiones del Modelo Integrado de Gestión - MIG, como estrategia de excelencia gerencial que parte de la definición de compromisos y acciones explícitas para gestionar su impacto económico, social, ambiental, del servicio al ciudadano y de relacionamiento con cada grupo de interés, con el fin de alcanzar beneficios de manera socialmente responsable.
La Resolución MinTIC 911 de 2018 actualizó el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Con la Resolución MinTIC 1905 de 2019, se actualizó el MIG respecto a la dimensión seguimiento, control y mejora, conformación y funciones del comité MIG, con el fin de fortalecer la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y derogó la Resolución 911 de 2018.
A través de la Resolución MinTIC 1590 de 2020, se actualizaron los miembros de los Comités Internos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de adecuar la conformación de esos comités a la nueva estructura organizacional establecida por el Decreto 1064 de 2020 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.
La Resolución MinTIC 2306 del 2020, alineó las políticas MIPG frente a los procesos del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, incluyó las funciones sobre la política de protección de datos personales y la política de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como a la modificación de las funciones sobre la Estrategia de Responsabilidad Social Institucional y la política de Gestión Ambiental, la cual fue aprobada en sesión No 42 del Comité MIG del 27 de agosto del 2020.
A través de la Resolución 1092 del 2021, se actualizó la función de revisión por la dirección, la cual permitió asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua del Sistema de Gestión con la dirección estratégica del Ministerio.
En sesión del Comité MIG No 43 del 26 de octubre del 2020, se aprobó el proceso de seguridad y privacidad de la información y el mapa de macroprocesos, lo cual requirió actualizar la alineación de las políticas MIPG y los procesos de la Entidad. Así mismo, se ajustaron los líderes de cada política y el proceso en relación con sus responsabilidades y funciones.
En Comité MIG No 53 de 2022 se presentó y aprobó la adopción del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MRAE) y su alineación con el MIG, donde se incluye un entendimiento de la estructura del Modelo de Arquitectura Empresarial con el objetivo de ofrecer de esta forma mejores servicios a los ciudadanos y el cumplimiento de la Política de Gobierno Digital en su habilitador transversal de Arquitectura; además, se actualiza el rol y responsabilidades del líder de Arquitectura Empresarial. Finalmente, se ajusta en la Resolución 2175 de 2022 pasando de modelo RSI a estrategia RSI y se actualiza la periodicidad del comité MIG a mensual.
En sesión del Comité MIG No 61 de 2022 se presentó y aprobó la sustitución de la política RSI aprobada en el comité MIG No. 42 de 2020 por compromisos de Responsabilidad Social Institucional fundamentado en que la estrategia para el manejo del RSI requiere solo la incorporación de compromisos adquiridos para adoptar en el desarrollo de los criterios de sostenibilidad de la entidad.
En Comité MIG No 84 de 2024 se presentó y aprobó la adopción de la Política del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y sus objetivos, así como la derogatoria de las Resoluciones 4870 de 2023 y 3628 de 2023.
El Ministerio de TIC/Fondo Único de TIC con base en los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en relación con los procesos existentes en la entidad, determinaron que es necesaria una actualización sobre el liderazgo de las políticas que plantea el modelo de acuerdo con los objetivos de cada proceso, por lo que se requiere establecer un nuevo Modelo Integrado de Gestión (MIG) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y su funcionamiento.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto actualizar el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, derogar la Resolución 4870 de 2023 y sus modificatorias.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Lo contenido en la presente resolución aplica al Modelo de Operación por Procesos de la Entidad, el cual consiste en los lineamientos, estándares y directrices que hacen parte del ciclo de gestión de la entidad, mediante el desarrollo de las actividades definidas en los procesos para la entrega de los productos y servicios institucionales.
MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 3. MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN (MIG). El Modelo Integrado de Gestión del Ministerio de TIC /Fondo Único de TIC, es el instrumento gerencial adoptado por la Alta Dirección para fortalecer la gestión institucional y consolidar la efectividad organizacional, a través de la aplicación de criterios y mecanismos de monitoreo y evaluación de las facultades conferidas a las entidades públicas, permitiendo la toma de decisiones oportunas en pro del cumplimiento de su misión, visión y objetivos institucionales.
ARTÍCULO 4. DIMENSIONES DEL MIG. El MIG está conformado por las siguientes dimensiones:
1. Dimensión Estrategia: Es la dimensión que direcciona la gestión del Ministerio / Fondo Único de TIC, es orientadora y visionaria, permite focalizar la labor hacia un propósito retador y atractivo. Mediante la Estrategia se aclara qué es lo que quiere lograr la entidad, comprende todos los elementos que el Ministerio / Fondo Único de TIC fórmula para establecer sus líneas de acción con la finalidad de integrarlos en un marco estratégico común.
2. Dimensión Cultura: Es la dimensión que establece el marco de acción centrado en principios y valores que deben adoptar todos los colaboradores de la entidad a través de la cultura organizacional, orientado a la realización de la misión, visión y objetivos institucionales del MinTIC/Fondo Único TIC.
3. Dimensión Relación con los Grupos de Interés: Es la dimensión que facilita la comunicación, el intercambio de información y la atención oportuna, veraz y efectiva de las solicitudes de sus grupos de interés, encaminada a la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Esta dimensión está orientada a la definición de acciones anticipadas que generen mutuo beneficio entre los grupos de interés y el Ministerio de TIC/Fondo Único TIC, a través del conocimiento de sus intereses, motivos, condiciones y especificidades
4. Dimensión Arquitectura Institucional: Es la dimensión que establece los lineamientos, mecanismos y herramientas que, en términos de diseño organizacional, debe tener el Ministerio/Fondo Único TIC para cumplir con sus propósitos. Esta dimensión realiza la identificación, racionalización, simplificación y automatización de trámites internos, procesos transversales y procedimientos, así como la optimización del uso de recursos, caracterizando al MinTIC/Fondo Único TIC como organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado.
Para cumplir con tales propósitos, la entidad adopta el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MRAE), como herramienta para implementar el habilitador de arquitectura de la política de Gobierno Digital en los siguientes componentes:
a. Procesos: tienen como objetivo hacer transversal el accionar de la Entidad a partir de la identificación de los aportes de las dependencias en términos de generación de valor, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del MinTIC/Fondo Único TIC, previendo una orientación consciente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus grupos de interés, la claridad acerca de la interacción existente entre ellos, y la determinación de los recursos, roles y responsabilidades pertinentes para su desarrollo.
b. Información: fomenta la administración integral de la relación que poseen los procesos internos, los sistemas de información en los que se soportan, y la información que se genera. Ello incluye la centralización de la información transaccional, la conservación ordenada de la misma, independiente del medio en que se genere y su uso responsable. Su intención es reconocer a la información como un activo institucional y lograr su disponibilidad, integridad, confidencialidad y autentificación de acuerdo con su criticidad, parte fundamental de la gestión del conocimiento del sector TIC, la transparencia y el acceso al que tienen derecho los grupos de interés.
c. Tecnologías de la Información - TI (Sistemas de Información, Servicios Tecnológicos (Tecnología) y Seguridad de la Información): buscan planear estratégicamente los sistemas de información a través de su diseño, operación, soporte y mejoramiento para apoyar la gestión de los procesos identificados para el Ministerio de TIC/Fondo Único TIC, y soportar el flujo de la información que circula por sus dependencias en términos de accesibilidad, disponibilidad, integridad, confidencialidad, autentificación y generación de conocimiento. Su implementación permite promover su utilización como una pieza clave para el mejoramiento continuo, la innovación organizacional y la preservación de la memoria institucional. La implementación de los planes de ajuste tecnológico, protocolos de IPv6, seguridad y privacidad de la información y manejo de redes, entre otros, hacen parte de este componente.
5. Dimensión Seguimiento, Control y Mejora: Es la dimensión que desarrolla los mecanismos de seguimiento utilizados por el Ministerio de TIC/Fondo Único TIC, fortaleciendo su capacidad de autoevaluarse para detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones que orienten acciones oportunas de mejoramiento, mediante la ejecución de las estrategias de autoevaluación. Se desarrolla a través del Sistema Institucional de Control Interno -SICI, bajo el marco metodológico del MECI alineado al modelo COSO-INTOSAI, el cual proporciona 2 elementos principales: una estructura para el control de la estrategia la gestión y la evaluación de las entidades del Estado con cinco componentes y un esquema de responsabilidades integrada por cuatro líneas de defensa, su estructura se centra en la “gestión de riesgos” y “el control”, propendiendo a “incrementar dicho valor” y se distribuye en los servidores de la Entidad, sin concentrarse en la la Oficina de Control Interno.
PARÁGRAFO 1. Con el objeto de asegurar la alineación e integración de las diferentes dimensiones del MIG, en particular las dimensiones de estrategia y la arquitectura institucional, y como parte del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial - MRAE de la política de gobierno digital, se adopta la guía para el desarrollo de Ejercicios de Arquitectura Empresarial para implementarse en la entidad, alineado a lo previsto en el Decreto 1078 de 2015, artículo 2.2.17.4.7. “Obligaciones de los sujetos obligados” y artículo 2.2.20.5. “Integración de los lineamientos de digitalización y automatización de trámites con las políticas de gobierno digital y de racionalización de trámites”, como la capacidad de ejecutar Ejercicios de Arquitectura sobre los requerimientos y/o necesidades de análisis y diseño que requiera el modelo operativo en referente a los componentes de institucionales o negocio, información, sistemas de información, tecnología y seguridad en la Entidad y el Sector TIC y deban establecer hojas de ruta de proyectos que faciliten la transformación digital de la Entidad, mediante el Modelo de Gobierno de la Arquitectura Empresarial de Ministerio TIC.
PARÁGRAFO 2. El Modelo Integrado de Gestión - MIG de acuerdo con sus cinco (5) dimensiones se alinea con el Sistema Institucional de Control Interno -SICI y el MIPG definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y sus siete (7) dimensiones relacionadas en el Manual del Modelo Integrado de Gestión.
PARÁGRAFO 3. Para la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se establece por parte de los Líderes de los diferentes Sistemas de Gestión y el Comité MIG la relación de las políticas de Gestión y Desempeño Institucional MIPG y los procesos responsables de planear y ejecutar las acciones necesarias para la implementación de los requisitos de cada política, bajo el acompañamiento y seguimiento de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales de MinTIC, los cuales están contenidos en el Manual del Modelo Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 5. EJE ARTICULADOR - LIDERAZGO, GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN. El liderazgo y la gestión del conocimiento e innovación tienen como propósito permitir a los colaboradores del Ministerio / Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones lograr un alto desempeño en los equipos de trabajo; promover cambios desde los grupos equipos internos de trabajo o valor, orientando el talento humano hacia la agregación de valor en sus actividades y la trans formación de la organización.
ARTÍCULO 6. SISTEMA DE GESTIÓN Y LÍDERES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN. El Sistema de Gestión es el conjunto de elementos de la entidad interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr las metas establecidas. Se denominan líderes de los sistemas de gestión a los funcionarios del nivel directivo o asesor encargados de planear, ejecutar y hacer seguimiento a los recursos físicos, humanos y financieros, así como de coordinar y articular con los diferentes procesos acciones con el fin de garantizar el fortalecimiento, sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG. El Sistema Integrado de Gestión - SIG del Ministerio /Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es un instrumento de carácter gerencial cuyo propósito es garantizar el desarrollo del MIG a través de la mejora continua de la gestión, el aprovechamiento de los recursos, el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad, materializándose a través del Modelo de Operación por Procesos, con una gestión integral de calidad, seguridad y salud en el trabajo, seguridad y privacidad de la información, ambiental y de estrategia de responsabilidad social institucional, apoyando de esta manera el cumplimiento de los objetivos institucionales.
PARÁGRAFO 1. La instauración de otros sistemas de gestión en la Entidad deberá ser presentada al Comité MIG para su aprobación por parte del Líder del Sistema que se requiere adoptar. La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del MinTIC, deberá gestionar la alineación correspondiente a los sistemas de gestión y modelos que se requieran normativamente, así como los que se desarrollen por iniciativa de la Entidad.
ARTÍCULO 8. COMPOSICIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -EL SIG. Se encuentra conformado por los siguientes Sistemas de Gestión y la Estrategia de Responsabilidad Social Institucional.
Sistema de Gestión de Calidad (SGC): especifica los requisitos orientados a demostrar la capacidad de suministrar productos o servicios que satisfagan requisitos de los clientes, legales y reglamentarios aplicables, aumentando la satisfacción de los clientes y mejorando continuamente al desempeño de la entidad.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): orienta el establecimiento de los requisitos mínimos de las mejores prácticas en gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que la entidad controle sus riesgos y mejore su desempeño de la SST. Así mismo, establece los requisitos para identificar peligros, evaluar y valorar riesgos y establecer controles para la mejora continua del sistema de gestión a través del cumplimiento de la normatividad vigente sobre riesgos laborales.
Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Establece un marco de referencia para mejorar el desempeño ambiental institucional, con el fin de proteger el ambiente, promoviendo buenas prácticas ambientales en sus colaboradores, identificando los aspectos e impactos ambientales generados por sus actividades, de manera que se puedan establecer controles operacionales para su mitigación y/o control, y dando cumplimiento a la normativa legal aplicable en materia ambiental.
Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información (SGSPI): Especifica los requisitos para establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad y Privacidad de la Información documentado dentro del contexto de los riesgos globales del negocio de la organización. Especifica los requisitos para la implementación de controles de seguridad adaptados a las necesidades de las organizaciones individuales o a partes de ellas.
Estrategia de Responsabilidad Social Institucional: La Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como estrategia de excelencia gerencial del servicio al ciudadano y de relacionamiento con cada grupo de interés, parte de la definición de compromisos y acciones explícitas para gestionar su impacto económico, social y ambiental, con el fin de alcanzar beneficios de manera socialmente responsable.
ARTÍCULO 9. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG. El Ministerio / Fondo Único de TIC como líder de la iniciativa pública que impulsa el sector TIC, en su compromiso de dar cumplimiento a su propósito misional definido por ley, su visión y su Modelo Integrado de Gestión para la transformación digital del Estado, mediante su talento humano desarrolla acciones para garantizar la calidad y conformidad de sus productos y/o servicios que satisfagan las necesidades, expectativas, la consulta y participación de sus grupos de valor y la protección del medio ambiente, cumpliendo permanentemente con los requisitos legales y demás normas que le sean aplicables.
Lo anterior, se ejecuta a partir de una estructura alineada a los objetivos estratégicos, políticas, planes, programas y proyectos TIC, con la identificación, evaluación y control de los peligros, aspectos e impactos ambientales procesos, operaciones, actividades digitalizadas y/o automatizadas; gestión de los riesgos y oportunidades, estableciendo acciones enfocadas en la prevención de la contaminación, accidentes y enfermedades laborales, promoción y cuidado de la salud y seguridad de sus servidores, pasantes, contratistas y subcontratistas. Así mismo, se desarrollan acciones para la protección, preservación y administración de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad, privacidad y no repudio de la información de la Entidad, propendiendo por la continuidad de la operación de los servicios, contribuyendo en la lucha contra el cambio climático, el desarrollo sostenible, fortaleciendo el desempeño del Sistema Integrado de Gestión bajo el marco de la mejora continua.
ARTÍCULO 10. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG. Para el logro de los compromisos asumidos se establecen los siguientes Objetivos del Sistema Integrado de Gestión - SIG
1. Mejorar la gestión y eficiencia institucional a través de la implementación del Modelo Integrado de Gestión, sus lineamientos, directrices y requisitos aplicables.
2. Fortalecer el desempeño del Sistema Integrado de Gestión a través del cumplimiento de los criterios definidos para los productos y/o servicios generados por el Ministerio / Fondo Único de TIC, por medio estrategias, planes, programas y proyectos TIC establecidos en el marco de la mejora continua de los procesos.
3. Incrementar los niveles de satisfacción de los grupos de valor mediante el desarrollo continuo y oportuno de los procesos y procedimientos oficiales que se reflejen en los resultados del instrumento de medición aplicado.
4. Prevenir y mitigar los riesgos asociados al Sistema Integrado de Gestión que se puedan presentar en el marco del desarrollo de las actividades de los diferentes procesos de la entidad.
5. Incrementar los niveles de apropiación en los colaboradores del Ministerio TIC, a través de las estrategias de promoción de cultura del Sistema Integrado de Gestión.
6. Prevenir la contaminación, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales a través de la identificación de aspectos ambientales, peligros, evaluación de oportunidades e implementación de controles operacionales, garantizando la seguridad y salud en el trabajo de todos los servidores, pasantes, contratistas y subcontratistas así como la preservación del medio ambiente.
7. Informar a los colaboradores y a los grupos de valor sobre el desarrollo, cumplimiento y apropiación del Sistema Integrado de Gestión en aras de fortalecer la transparencia institucional.
ARTÍCULO 11. EQUIPO IMPLEMENTADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG. Cada Sistema de Gestión deberá contar con un personal mínimo para apoyar al líder en la implementación, planificación y procedimientos de evaluación y mejora, cuyas responsabilidades se encuentran definidas en el documento interno MIG-TIC- DI-029 Matriz de Roles, Responsabilidades, Autoridades y Competencias
ARTÍCULO 12. ROLES, RESPONSABILIDADES, AUTORIDADES Y COMPETENCIAS. El Sistema Integrado de Gestión identifica los roles y define las responsabilidades, autoridades y competencias para cada uno de los actores que intervienen en su planificación, implementación, evaluación y mejora en el documento interno MIG-TIC-DI- 029 Matriz de Roles, Responsabilidades, Autoridades y Competencias; siendo este de obligatorio cumplimiento por parte de los roles identificados.
COMITÉ MIG.
ARTÍCULO 13. COMITÉ MIG. Es la instancia orientadora del MIG en donde se tratan los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional, y demás componentes del modelo, promoviendo sinergias entre las dependencias, iniciativas, estrategias y proyectos que redunden en beneficios institucionales y en la satisfacción de grupos de interés del Ministerio de TIC/Fondo Único TIC. Este Comité hará las veces del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del que habla el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015.
ARTÍCULO 14. CONFORMACIÓN COMITÉ MIG. El Comité MIG estará integrado por los siguientes miembros con voz y voto:
1. Un delegado del Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
2. El Secretario General, quien lo presidirá.
3. El Viceministro de Conectividad. (o un delegado).
4. El Viceministro de Transformación Digital. (o un delegado).
5. El Director Jurídico.
6. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo.
7. El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información.
8. El Jefe de la Oficina Asesora de Prensa.
9. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. (o un delegado).
10. El Jefe de la Oficina de Fomento Regional de TIC.
11. El funcionario que ejerza el rol de Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información.
PARÁGRAFO 1. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá en calidad de invitado, con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2. La asistencia al Comité MIG será obligatoria. La inasistencia deberá ser justificada por escrito y previo a la sesión ante la Secretaría Técnica del Comité.
PARAGRAFO 3. La Secretaría Técnica del Comité se encuentra bajo la responsabilidad del jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales y puede ser designada.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL COMITÉ MIG. El Comité MIG tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar y emitir recomendaciones al Ministerio/Fondo Único de TIC en la definición de las políticas y estrategias para el fortalecimiento del MIG-SIG y la Administración del riesgo para su inclusión y aprobación en el Comité CICCI.
2. Aprobar los planes institucionales, programas, proyectos, estrategias y herramientas que faciliten la implementación interna de las políticas de gestión y desempeño institucional, así como las actualizaciones que se requieran durante la vigencia.
3. Realizar seguimiento a los planes de acción de los riesgos que se encuentren en zona moderada, alta o extrema conforme a los Lineamientos para la Administración de Riesgos definidos en la entidad.
4. Realizar seguimiento a la administración de riesgos de la Entidad, análisis periódico a los riesgos institucionales, y proponer mejoras a su estructura y dirimir los conflictos que se deriven de su ejecución.
5. Aprobar y hacer seguimiento a las políticas y objetivos del Sistema Integrado de Gestión que permitan apalancar la gestión del riesgo en diferentes ámbitos institucionales.
6. Aprobar las políticas internas correspondientes del Código del Buen Gobierno y Código de Integridad en la Entidad y realizar seguimiento a su ejecución.
7. Aprobar y apoyar la implementación del plan de continuidad de la operación del Ministerio/Fondo Único de TIC, con el fin de mitigar los riesgos asociados a una posible interrupción de la operación.
8. Aprobar las políticas en materia de datos personales y hacer seguimiento a la implementación de la normativa de protección de datos personales que emita el Gobierno Nacional.
9. Realizar seguimiento al avance de la implementación de las políticas de gestión, planes institucionales, programas, proyectos, estrategias y herramientas que faciliten la implementación interna de las políticas de gestión y desempeño institucional y desempeño institucional articuladas con el Modelo Integrado de Gestión - MIG.
10. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para evaluar e implementar acciones de mejora continua y sostenibilidad del Modelo Integrado de Gestión y Sistema Integrado de Gestión MIG-SIG.
11. Hacer seguimiento al cumplimiento de las especificaciones que en materia de archivo trata el Acuerdo 001 de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.
12. Aprobar para la vigencia la realización del ciclo de auditoría interna al SIG y las auditorías externas orientadas a la certificación o mantenimiento de certificación de los sistemas de gestión que conforman el SIG e informar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno -CICCI, para su inclusión en el programa anual de auditorías internas -PAAI.
13. Realizar revisión, por parte de la alta dirección, al Sistema Integrado de Gestión, con el fin de asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la alineación continua con los objetivos estratégicos de la Entidad.
14. Aprobar y hacer seguimiento a la planeación e implementación de los ejercicios de Arquitectura Empresarial y priorizar los proyectos que conforman la hoja de ruta.
15. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado Gestión - MIG.
ARTÍCULO 16. SESIONES. El Comité MIG sesionará bimestralmente, y de manera extraordinaria cuando se requiera por parte de alguno de los líderes de procesos o del sistema integrado de gestión. Las sesiones podrán llevarse a cabo presencialmente o a través de conferencia virtual, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.
Las sesiones del Comité MIG se adelantarán de conformidad con lo expuesto a continuación:
1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional del Comité MIG, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes del asunto a tratar (presentación y adjuntos de ser necesario).
2. El secretario técnico deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión, el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y expresar o remitir al secretario técnico y a los demás miembros del Comité su decisión.
4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del secretario técnico enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.
5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el secretario técnico informará la decisión a los miembros del Comité y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro del plazo previsto al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité; si la complejidad del tema tratado persiste, se presentará en el siguiente Comité.
6. Las actas de las reuniones serán firmadas por todos sus miembros asistentes.
PARÁGRAFO 1. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
PARÁGRAFO 2. En caso de inasistencia del Secretario General, la sesión de Comité podrá ser presidida por cualquiera de los Viceministros, circunstancia que deberá darse a conocer al inicio de la sesión.
PARÁGRAFO 3. A las sesiones del Comité MIG se podrá invitar a colaboradores del Ministerio / Fondo Único de TIC o de otras entidades públicas y a particulares, cuya presencia se estime necesaria para el desarrollo de los temas del Comité.
ARTÍCULO 17. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité MIG podrá deliberar con un quórum mínimo de la mitad más uno (1) de sus integrantes y decidir con mayoría simple del quórum deliberatorio. Al inicio de las reuniones, el secretario técnico debe verificar la existencia de quórum para deliberar. En caso de que no se tenga el quorum, se reprogramará la sesión.
PARÁGRAFO 1. Los empates en las decisiones serán dirimidos por el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien solo para esos efectos podrá válidamente emitir su voto.
ARTÍCULO 18. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ MIG Y FUNCIONES. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales actuará como Secretario Técnico del Comité MIG y ejercerá las siguientes funciones:
1. Programar y convocar las sesiones del Comité MIG. Al respecto, la convocatoria se hará a través de cualquier medio eficaz, de preferencia por medios electrónicos y se debe realizar con mínimo ocho (8) días de antelación a la realización de la misma.
2. Preparar y elaborar la agenda de los asuntos que serán puestos a consideración del Comité en cada sesión.
3. Registrar las decisiones y temas tratados en las actas de las sesiones con el apoyo de quienes presentaron los correspondientes temas, para remitirlas a los miembros del Comité MIG para sus observaciones y aprobación.
4. Gestionar la firma del acta de la sesión del Comité MIG, por parte de aquellos miembros asistentes a la misma.
5. Realizar el seguimiento a los compromisos de las sesiones y acciones pendientes del Comité MIG.
6. Preparar los informes que le sean solicitados en relación con temas atinentes a las funciones del Comité MIG.
7. Llevar el archivo de las actas y demás documentos soporte, de conformidad con los lineamientos adoptados para la gestión documental.
PARÁGRAFO 1. En caso de inasistencia del secretario técnico, este designará al Coordinador del GIT de Transformación Organización como Secretario Técnico para los efectos de la respectiva sesión.
ARTÍCULO 19. TEMAS DE LAS SESIONES. Los integrantes del Comité MIG deberán programar la presentación de temas al Comité, en lo relacionado con las políticas de gestión y desempeño institucional de su competencia, de acuerdo con las funciones consignadas en el artículo 12 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 20. SUSTITUCIÓN DE OTROS COMITÉS. El Comité MIG sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal. En especial, se sustituyen los siguientes comités:
Comité de archivo.
Comité de racionalización de trámites.
Comité de capacitación y formación para el trabajo.
Comité de bienestar, incentivos y estímulos.
Comité de gobierno en línea.
Comité de ética.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTICULO 21. REVISIÓN. Las disposiciones de la presente Resolución deberán ser revisadas y actualizadas periódicamente, si existiesen modificaciones que así lo re quieran, por parte de los integrantes del Comité MIG.
ARTICULO 22. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 4870 de 2023.
Dada en Bogotá D.C., a los seis (06) días del mes de marzo de 2025
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
BELFOR FABIO GARCÍA HENAO
Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (E)
