RESOLUCION 911 DE 2018
(marzo 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1905 de 2019>
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_MTIC_0911_2018.pdf>
“Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 3174 de 2014, la Resolución 3021 de 2016 y la Resolución 453 de 2016”
LA VICEMINISTRA DE ECONOMÍA DIGITAL ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confieren el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, el artículo 2.2.22.3.4. del Decreto 1083 de 2015 y el artículo 5o del Decreto 1414 de 2017, y
CONSIDERANDO
Que lo artículo 15 de la Ley 489 de 1998, por la cual entre otras, se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, define el Sistema de Desarrollo Administrativo como “un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”.
Que el artículo 1o de la Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público (...)”, creó el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades y agentes obligados.
Que el Decreto 2482 de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, estableció los lineamientos generales para la integración de la planeación y gestión, y adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación cuyo ámbito de aplicación refiere a las entidades y organismos de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, organizados en los términos señalados en el artículo 42 de la Ley 489 de 1998.
Que mediante la Resolución 1083 de 2013 el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adoptó el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y creó el Comité del Modelo Integrado de Gestión, en cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto 2482 de 2012.
Que mediante la Resolución 3174 de 2014 el Ministerio de las Tecnologías deja Información y las Comunicaciones adoptó el Reglamento para los Programas de Capacitación, Bienestar Social, Educación y Estímulos para los servidores del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y creó, a través de los artículos 2o al 5o de la precipitada norma, el Comité Bienestar y Capacitación de la Entidad.
Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 ordena la integración de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo en un solo Sistema de Gestión articulado con el Sistema Nacional e Institucional de Control Interno y cuya finalidad es el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de las entidades públicas.
Que mediante Resolución 453 de 2016 el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones creó el Comité de Ética en cumplimiento de las directrices definidas por el Modelo Estándar de Control Interno para las entidades públicas.
Que mediante la Resolución 2034 de 2016 se adopta la política y el Modelo de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, articulado con las dimensiones del MIG, como estrategia de excelencia gerencial que parte de la definición de compromisos y acciones explícitas para gestionar su impacto económico, social, ambiental, del servicio al ciudadano y de relacionamiento con cada grupo de interés, con el fin de alcanzar beneficios de manera socialmente responsable.
Que la Resolución 3021 de 2016 actualizó el MIG de que trata la Resolución 1083 de 2013, articulando las disposiciones del Modelo de Responsabilidad Social Institucional, el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno, los lineamientos de Seguridad y Privacidad de la Información del Ministerio, y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del que habla el Decreto 2482 de 2012
Que el Decreto 1499 de 2017 con el cual se modificó el Decreto 1083 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, actualiza el Sistema de Gestión del que trata el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, integrando los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad; adopta las políticas de gestión y desempeño institucional; actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión; y establece que en cada una de las entidades se debe integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que a través del Decreto 1414 de 2017 y las resoluciones 3361, 3362 y 3363 de 2017, se dictaron nuevas disposiciones sobre estructura, grupos internos de trabajo, y delegaciones y asignaciones, respectivamente, en relación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y, en consecuencia, se derogaron las normas anteriores que regían tales materias.
Que, en virtud de los cambios normativos referidos en los considerandos anteriores, se hace necesario actualizar el MIG, alinear las disposiciones señaladas en el Decreto 1083 de 2015 respecto de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, políticas de gestión y desempeño institucional, y operación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño Institucional, y acoger en el MIG y el Comité MIG lo relacionado con las disposiciones en materia de Bienestar y Capacitaciones, y Gestión Ética en coherencia con las orientaciones impartidas en el Decreto 1083 de 2015 a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y su respectivo Manual Operativo, por lo que, en consecuencia, es igualmente necesario derogar los artículos 2 al 5o de la Resolución 3174 de 2014, la
Resolución 3021 de 2016 y la Resolución 453 de 2016
En Mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 1. MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN (MIG). <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Modelo Integrado de Gestión del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el instrumento gerencial adoptado por la Alta Dirección para fortalecer la gestión institucional y consolidar la efectividad organizacional, a través de la aplicación de criterios y mecanismos de monitoreo y evaluación a las facultades conferidas al Ministerio/Fondo TIC como entidad pública, permitiendo la toma de decisiones oportunas en pro del cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales.
ARTÍCULO 2. DIMENSIONES DEL MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El MIG estará conformado por las siguientes dimensiones:
1. Dimensión Estrategia: Es la dimensión que direcciona la gestión del Ministerio/Fondo TIC, es orientadora y visionaria, permite focalizar Ja labor hacia un propósito retador. Mediante la Estrategia se aclara qué es lo que quiere lograr la organización y comprende los elementos que el Ministerio/ Fondo TIC formula para establecer sus líneas de acción con la finalidad de integrarlos en un marco estratégico común.
2. Dimensión Cultura: Es la dimensión que establece el marco de acción centrado en principios y valores que deben adoptar todos los colaboradores de la entidad a través de la cultura organizacional, orientado a la realización de la misión, visión y objetivos institucionales del Ministerio/Fondo TIC.
3. Dimensión Relación con los Grupos de Interés: Es la dimensión que facilita la comunicación, el intercambio de información y la atención oportuna, veraz y efectiva de las solicitudes de sus grupos de interés encaminada a la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Esta dimensión está orientada a la definición de acciones anticipadas que generen mutuo beneficio entre los grupos de interés y el ministerio, a través del conocimiento de sus intereses, motivos, condiciones y especificidades.
4. Dimensión Arquitectura Institucional: Es la dimensión que establece los lineamientos, mecanismos y herramientas que en términos de diseño organizacional debe tener el Ministerio/Fondo TIC para cumplir con sus propósitos. Esta dimensión realiza la identificación, racionalización, simplificación y automatización de trámites internos, procesos transversales y procedimientos, la optimización del uso de recursos, caracterizando al Ministerio/Fondo TIC como una organización moderna, innovadora, flexible y abierta al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado.
Para cumplir con tales propósitos se desarrollan tres componentes:
a) Procesos tienen como objetivo hacer transversal el accionar de la Entidad a partir de la identificación de los aportes de las dependencias en términos de generación de valor, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio/Fondo TIC, previendo una orientación consciente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus grupos de interés, la claridad acerca de la interacción existente entre ellos, y la determinación de los recursos, roles y responsabilidades pertinentes para su desarrollo.
b. Información: fomenta la administración integral de la relación que poseen los procesos internos, los sistemas de información en los que se soportan, y la información que se genera. Ello incluye la centralización de la información transaccional, la conservación ordenada de la misma, independiente del medio en que se genere y su uso responsable. Su intención es reconocer a la información como un activo institucional y lograr su disponibilidad, integridad, confidencialidad y autentificación de acuerdo con su criticidad, parte fundamental de la gestión del conocimiento del sector TIC, la transparencia y el acceso al que tienen derecho los grupos de Interés.
c. Tecnologías de la Información - TI: buscan planear estratégicamente los sistemas de información a través de su diseño, operación, soporte y mejoramiento para apoyar la gestión de los procesos identificados para el Ministerio/Fondo TIC, y soportar el flujo de la información que circula por las dependencias en términos de accesibilidad, disponibilidad, integridad, confidencialidad, autentificación y generación de conocimiento. Su implementación en la Entidad permite promover su utilización como una pieza clave para el mejoramiento continuo, la innovación organizacional y la preservación de la memoria institucional. La implementación de los planes de ajuste tecnológico, protocolos de IPv6, seguridad y privacidad de la información y manejo de redes, entre otros, hacen parte de este componente.
La articulación de estos tres componentes permite la implementación de buenas prácticas de eficiencia administrativa que impacten el consumo de papel, a través de la elaboración de documentos electrónicos, sistematización de trámites, procesos y procedimientos, entre otros.
5. DIMENSIÓN SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA. Es la dimensión que desarrolla los mecanismos de seguimiento utilizados por el Ministerio/Fondo TIC, fortaleciendo su capacidad de autoevaluarse para detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones que orienten acciones oportunas de mejoramiento, mediante la ejecución de la estrategia de Grupos Comités Primarios - GCP.
ARTÍCULO 3. EJE ARTICULADOR - LIDERAZGO, GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El liderazgo y la gestión del conocimiento e innovación, tiene como propósito el permitir a los colaboradores de la entidad lograr un alto desempeñó en los equipos de trabajo, promover cambios desde los grupos, orientar el talento humano a la agregación de valor en sus actividades y en la transformación de la organización.
ARTÍCULO 4. ALINEACIÓN MIG CON OTROS MODELOS Y SISTEMAS DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> La Implementación del MIG a través de sus dimensiones y eje articulador, presentados con anterioridad, responden a los requisitos y lineamientos normativos y a la dinámica organizacional. Para ello, la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales gestionará la alineación correspondiente a los sistemas de gestión y modelos que se requieran normativamente y desarrollen por iniciativa propia de la Entidad.
ARTÍCULO 5. GESTORES MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> Los Gestores MIG serán los enlaces responsables de agilizar la gestión de las dimensiones y componentes del MIG, los cuáles serán designados por el líder o responsable de dependencia, grupo interno de trabajo, programa o proyecto.
ARTÍCULO 6. DEBERES DE LOS COLABORADORES DEL MINISTRO/FONDO TIC CON RESPECTO AL MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> En relación con el MIG se establecen lo siguientes deberes:
1. Aplicar dentro de su gestión los lineamientos del MIG y dar estricto cumplimiento a sus dimensiones.
2. Apoyar a través del conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido, las acciones de actualización y mejora de las dimensiones que conforman el MIG.
3. Participar en las jornadas de sensibilización, apropiación y fomento de las dimensiones del MIG adelantadas por la Entidad.
COMITÉ MIG.
ARTÍCULO 7. COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> Es la instancia orientadora del MIG en donde se tratan los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional, y demás componentes del modelo, promoviendo sinergias entre las dependencias, Iniciativas, estrategias y proyectos que redunden en beneficios institucionales y en la satisfacción de la ciudadanía, usuarios y grupos de interés del Ministerio/Fondo TIC. Este Comité hará las veces del Comité de Gestión y Desempeño Institucional del que habla el artículo 2.2.22.6 del Decreto 1083 de 2015.
ARTÍCULO 8. CONFORMACIÓN COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Comité M.IG estará integrado por los siguientes miembros con voz y voto:
1. El Viceministro de Economía Digital.
2. El Viceministro de Conectividad y Digitalización.
3. El Secretario General, quien presidirá.
4. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo.
5. El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información.
6. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
7. El Jefe de la Oficina Asesora de Prensa.
8. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.
9. Delegado del nivel asesor o directivo del Ministro.
PARÁGRAFO 1. El Jefe de lá Oficina de Control Interno asistirá en calidad de invitado, con voz pero sin voto. De igual manera, a las sesiones del Comité MIG se podrá invitar a colaboradores del Ministerio TIC o de otras entidades públicas y a particulares, cuya presencia se estime necesaria para el desarrollo de los temas del Comité.
PARÁGRAFO 2. La asistencia al Comité MIG será obligatoria. La inasistencia deberá ser justificada ante la Secretaría Técnica del Comité.
ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Comité MIG tendrá las siguientes funciones:
1. Aprobar y hacer seguimiento a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del MIG en cumplimiento de la normativa aplicable.
2. Realizar seguimiento al avance de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional articuladas con el MIG.
3. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del MIG.
4. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeñó í Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del MIG.
5. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la Entidad.
6. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
7. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.
8. Asesorar al Ministro en la definición de las políticas y estrategias para el fortalecimiento del MIG.
9. Realizar seguimiento a la administración de riesgos de la Entidad y dirimir los conflictos que se deriven de su ejecución.
10. Aprobar los planes de tratamiento de riesgos de gestión de aquellos que se encuentren en zona alta o extrema y realizar seguimiento a la implementación de los mismos.
11. Aprobar y hacer seguimiento a las estrategias de responsabilidad social frente a los grupos de interés.
12. Realizar seguimiento a la ejecución del Código del Buen Gobierno y Código de Ética en la Entidad.
13. Cumplir las funciones en materia de archivo de que trata el Decreto 2578 de 2012 o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.
14. Aprobar y hacer seguimiento al Plan Institucional de Gestión Ambiental.
15. Aprobar y hacer seguimiento a la implementación de la Estrategia de Gobierno Digital y Seguridad de la Información en la Entidad y al Plan Estratégico de Tecnologías Información.
16. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del MIG.
ARTÍCULO 10. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Comité MIG sesionará bimestralmente y de manera extraordinaria cuando se requiera. Las sesiones podrán llevarse a cabo a través de conferencia virtual de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.
ARTÍCULO 11. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Comité MIG podrá deliberar con un quorum mínimo de la mitad más uno (1) de sus integrantes y decidir con mayoría simple del quorum deliberatorio. Para llevar a cabo las sesiones deberá estar obligatoriamente el miembro que Preside y el Secretario Técnico del Comité MIG.
ARTÍCULO 12. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ MIG Y FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales actuará como Secretario Técnico del Comité MIG y ejercerá las siguientes funciones:
1. Programar y convocar las sesiones del Comité MIG. La convocatoria se hará a través de cualquier medio eficaz, de preferencia por medios electrónicos.
2. Preparar y elaborar la agenda de los asuntos que serán puestos a consideración del Comité en cada sesión.
3. Registrar las decisiones y temas tratados, y elaborar las actas de las sesiones con el apoyo de quienes presentaron los correspondientes temas, para remitirlas a los miembros del Comité MIG para sus observaciones.
4. Gestionar la firma del acta de la sesión del Comité MIG, de aquellos miembros asistentes a la misma.
5. Realizar el seguimiento a los compromisos de las sesiones y acciones pendientes del Comité MIG.
7. Preparar los informes que le sean solicitados en relación con temas pertinentes a las funciones del Comité MIG.
6. Llevar a cabo el archivo de las actas y demás documentos soportes, de conformidad con los lineamientos adoptados para la gestión documental.
ARTÍCULO 13. TEMAS DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> Los integrantes del Comité MIG deberán programar la presentación de temas al Comité, en lo relacionado a las políticas de gestión y desempeño institucional de su competencia, de acuerdo con las funciones consignadas en el artículo 9 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 14. SUSTITUCIÓN DE OTROS COMITÉS. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> El Comité MIG sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal, tales como el Comité de Capacitación y Bienestar, y Comité de Ética.
PARÁGRAFO 1. En cumplimiento de lo anterior, deberá expedirse un nuevo reglamento para los programas de Capacitación, Bienestar Social, Educación y Estímulos para los servidores del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1905 de 2019> La presente Resolución rige a partir su expedición y deroga la Resolución 3174 de 2014, la Resolución 3021 de 2016 y la Resolución 453 de 2016.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 26 marzo de 2018
JUANITA RODRIGUEZ KATTAH
Viceministra de Economía Digital, encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
