RESOLUCION 1905 DE 2019

(agosto 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020>

Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 911 de 2018

LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarías, en especial las que le confieren el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, el artículo 2.2.22.3.4. del Decreto 1083 de 2015 y el artículo 5o del Decreto 1414 de 2017, y

CONSIDERANDO

Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 133, ordenó la integración de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo, en un solo Sistema de Gestión articulado con el Sistema Nacional e Institucional de Control Interno, con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de las entidades públicas. Dicho Sistema fue reglamentado mediante el Decreto 1499 de 2017.

Que mediante la Resolución 2034 de 2016 se adoptó la Política y el Modelo de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, articulado con las dimensiones del MIG, como estrategia de excelencia gerencial que parte de la definición de compromisos y acciones explícitas para gestionar su impacto económico, social, ambiental, del servicio al ciudadano y de relacionamiento con cada grupo de interés, con el fin de alcanzar beneficios de manera socialmente responsable.

Que el Decreto 1499 de 2017, con el cual se modificó el Decreto 1083 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, actualiza el Sistema de Gestión de que trata el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, integrando los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad; adopta las políticas de gestión y desempeño institucional; actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión; y establece que en cada una de las entidades se debe integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que a través del Decreto 1414 de 2017, y las Resoluciones 3361, 3362 y 3363 de 2017, se dictaron nuevas disposiciones sobre estructura, grupos internos de trabajo, y delegaciones y asignaciones, respectivamente, en relación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y, en consecuencia, se derogaron las normas anteriores que regían tales materias.

Que la Resolución MinTIC 911 de 2018 actualizó el MIG, se alineó con las disposiciones señaladas en el Decreto 1083 de 2015 respecto de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, políticas de gestión y operación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño Institucional, derogando la Resolución 3174 de 2014, la Resolución 3021 de 2016 y la Resolución 453 de 2016.

Que, de acuerdo al Manual de Política de Gobierno Digital, el responsable de seguridad de la información debe participar en los comités de desempeño institucional y, así mismo, apoyar a los líderes de los procesos con el objetivo de implementar adecuadamente los lineamientos de seguridad y privacidad de la información.

Que se hace necesario actualizar las disposiciones contenidas en la Resolución 911 de 2018 respecto a la dimensión seguimiento, control y mejora, conformación y funciones del Comité MIG, con el fin de fortalecer la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO 1.

MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN.

ARTÍCULO 1. MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN (MIG). <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El Modelo Integrado de Gestión del Ministerio /Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el instrumento gerencial adoptado por la Alta Dirección para fortalecer la gestión institucional y consolidar la efectividad organizacional, a través de la aplicación de criterios y mecanismos de monitoreo y evaluación de las facultades conferidas a dichas entidades públicas, permitiendo la toma de decisiones oportunas en pro del cumplimiento de su misión, visión y objetivos institucionales.

ARTÍCULO 2. DIMENSIONES DEL MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El MIG estará conformado por las siguientes dimensiones:

1. Dimensión Estrategia: Es la dimensión que direcciona la gestión del Ministerio/Fondo TIC, es orientadora y visionaria, permite focalizar la labor hacia un propósito retador. Mediante la Estrategia se aclara qué es lo que quiere lograr la organización y comprende los elementos que el Ministerio/ Fondo TIC formula para establecer sus líneas de acción con la finalidad de integrarlos en un marco estratégico común.

2. Dimensión Cultura: Es la dimensión que establece el marco de acción centrado en principios y valores que deben adoptar todos los colaboradores de la entidad a través de la cultura organizacional, orientado a la realización de la misión, visión y objetivos institucionales del Ministerio/Fondo TIC.

3. Dimensión Relación con los Grupos de Interés: Es la dimensión que facilita la comunicación, el intercambio de información y la atención oportuna, veraz y efectiva de las solicitudes de sus grupos de interés, encaminada a la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

Esta dimensión está orientada a la definición de acciones anticipadas que generen mutuo beneficio entre los grupos de interés y el Ministerio/Fondo TIC, a través del conocimiento de sus intereses, motivos, condiciones y especificidades.

4. Dimensión Arquitectura Institucional: Es la dimensión que establece los lineamientos, mecanismos y herramientas que, en términos de diseño organizacional, debe tener el Ministerio/Fondo TIC para cumplir con sus propósitos. Esta dimensión realiza la identificación, racionalización, simplificación y automatización de trámites internos, procesos transversales y procedimientos, así como la optimización del uso de recursos, caracterizando al Ministerio/Fondo TIC como organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado.

Para cumplir con tales propósitos se desarrollan tres componentes:

a. Procesos: tienen como objetivo hacer transversal el accionar de la Entidad a partir de la identificación de los aportes de las dependencias en términos de generación de valor, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio/Fondo TIC, previendo una orientación consciente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus grupos de interés, la claridad acerca de la interacción existente entre ellos, y la determinación de los recursos, roles y responsabilidades pertinentes para su desarrollo.

b. Información: fomenta la administración integral de la relación que poseen los procesos internos, los sistemas de información en los que se soportan, y la información que se genera. Ello incluye la centralización de la información transaccional, la conservación ordenada de la misma, independiente del medio en que se genere y su uso responsable. Su intención es reconocer a la información como un activo institucional y lograr su disponibilidad, integridad, confidencialidad y autentificación de acuerdo con su criticidad, parte fundamental de la gestión del conocimiento del sector TIC, la transparencia y el acceso al que tienen derecho los grupos de interés.

c. Tecnologías de la Información - TI: buscan planear estratégicamente los sistemas de información a través de su diseño, operación, soporte y mejoramiento para apoyar la gestión de los procesos identificados para el Ministerio/Fondo TIC, y soportar el flujo de la información que circula por sus dependencias en términos de accesibilidad, disponibilidad, integridad, confidencialidad, autentificación y generación de conocimiento. Su implementación permite promover su utilización como una pieza clave para el mejoramiento continuo, la Innovación organizacional y la preservación de la memoria institucional. La implementación de los planes de ajuste tecnológico, protocolos de IPv6, seguridad y privacidad de la información y manejo de redes, entre otros, hacen parte de este componente.

5. Dimensión Seguimiento, Control y Mejora: Es la dimensión que desarrolla los mecanismos de seguimiento utilizados por el Ministerio/Fondo TIC, fortaleciendo su capacidad de autoevaluarse para detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones que orienten acciones oportunas de mejoramiento, mediante la ejecución de la estrategia de Grupos Comités Primarios - GCP a través del protocolo GCP divulgado al interior del Ministerio/Fondo TIC y publicado en SiMIG en el proceso de Fortalecimiento Organizacional.

ARTÍCULO 3. EJE ARTICULADOR - LIDERAZGO, GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El liderazgo y la gestión del conocimiento e innovación tiene como propósito el permitir a los colaboradores del Ministerio/Fondo TIC lograr un alto desempeño en los equipos de trabajo; promover cambios desde los grupos y orientar el talento humano hacia la agregación de valor en sus actividades y la transformación de la organización.

ARTÍCULO 4. ALINEACIÓN MIG CON OTROS MODELOS Y SISTEMAS DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> La implementación del MIG, a través de sus dimensiones y eje articulador señalados en los artículos 2 y 3 de este acto administrativo, responden a los requisitos y lineamientos normativos, a la dinámica organizacional y a mecanismos que facilitan la articulación de modelos y sistemas como lo son el MIPG, Responsabilidad social institucional, modelo de seguridad y privacidad de la información, entro otros.

Para ello, la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del MinTIC debe gestionar la alineación correspondiente a los sistemas de gestión y modelos que se requieran normativamente, así como los que se desarrollen por iniciativa propia de la Entidad.

El MIPG se alinea con el MIG de acuerdo a sus cinco (5) dimensiones relacionadas en el siguiente cuadro:

DIMENSIONES	MIPG
Cultura	-Talento humano -Gestión del conocimiento e innovación
Estrategia	-Direccionamiento estratégico y planeación
Grupos de Interés	-Información y comunicación -Gestión con valores para resultados -Evaluación de resultados
Arquitectura Institucional	-Información y comunicación -Gestión con valores para resultados -Evaluación de resultados
Seguimiento, Control y Mejora	-Control interno

En cuanto a la alineación de cada una de las políticas del MIPG con los procesos de la entidad, se encuentran relacionados de la siguiente manera:

POLITICA MIPG	PROCESO
Planeación institucional	-Fortalecimiento organizacional 'Gestión financiera -Gestión de compras y contratación
-Direccionamiento estratégico
Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público	-Fortalecimiento organizacional -Gestión financiera -Gestión de compras y contratación -Direccionamiento estratégico
Talento humano	-Gestión del talento humano
Integridad	-Gestión del talento humano
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción	-Gestión documental -Comunicación estratégica -Gestión de atención a grupos de interés -Fortalecimiento organizacional
Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos.
Servicio al ciudadano	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Participación ciudadana en la gestión publica	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Racionalización de trámites	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Gestión documental	-Gestión documental -Comunicación estratégica -Gestión de atención a grupos de interés -Fortalecimiento organizacional
Gobierno digital	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Seguridad digital	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica
-Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Defensa jurídica	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos
Gestión del conocimiento y la innovación.	-Gestión del conocimiento -Fortalecimiento organizacional
Control interno	-Evaluación y apoyo al control de la gestión
Seguimiento y evaluación del desempeño institucional	-Direccionamiento estratégico -Fortalecimiento organizacional
Mejora normativa	-Fortalecimiento organizacional -Gestión de TI -Direccionamiento estratégico -Gestión jurídica -Comunicación estratégica -Gestión de recursos administrativos

ARTÍCULO 5. GESTORES MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> Los Gestores MIG serán los enlaces responsables de agilizar la gestión de las dimensiones y componentes del MIG, y serán designados por el líder o responsable de cada dependencia, grupo interno de trabajo, programa o proyecto.

ARTÍCULO 6. DEBERES DE LOS COLABORADORES DEL MINISTERIO/FONDO TIC CON RESPECTO AL MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> En relación con el MIG se establecen los siguientes deberes de los colaboradores del Ministerio/Fondo de TIC:

1. Aplicar dentro de su gestión los lineamientos del MIG y dar estricto cumplimiento a sus dimensiones.

2. Apoyar, a través del conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido, las acciones de actualización y mejora de las dimensiones que conforman el MIG.

3. Participar en las jornadas de sensibilización, apropiación y fomento de las dimensiones del MIG adelantadas por la Entidad.

CAPÍTULO 2.

COMITÉ MIG.

ARTÍCULO 7. COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> Es la instancia orientadora del MIG en donde se tratan los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional, y demás componentes del modelo, promoviendo sinergias entre las dependencias, iniciativas, estrategias y proyectos que redunden en beneficios institucionales y en la satisfacción de la ciudadanía, usuarios y grupos de interés del Ministerio/Fondo TIC. Este Comité hará las veces del Comité de Gestión y Desempeño Institucional del que habla el artículo 2.2.22.6 del Decreto 1083 de 2015.

ARTÍCULO 8. CONFORMACIÓN COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1590 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité MIG estará integrado por los siguientes miembros con voz y voto:

1. El Un delegado del Ministro Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

2. El Secretario General, quien lo presidirá

3. El Viceministro de Conectividad

4. El Viceministro de Transformación Digital

5. El Director Jurídico

6. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo

7. El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información

8. El Jefe de la Oficina de Prensa

9. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales

10. El funcionario que ejerza el rol de Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información

Con voz y sin voto:

- El Jefe de la Oficina de Control Interno

PARÁGRAFO 1. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá en calidad de invitado, con voz, pero sin voto. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 11 de la Resolución 1905 de 2019.

PARÁGRAFO 2. La asistencia al Comité MIG será obligatoria.

ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL COMITÉ MIG. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El Comité MIG tendrá las siguientes funciones:

1. Aprobar y hacer seguimiento a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del MIG en cumplimiento de la normativa aplicable.

2. Realizar seguimiento al avance de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional articuladas con el MIG.

3. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del MIG.

4. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del MIG.

5. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la Entidad.

6. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

7. Asesorar al Ministro de TIC en la definición de las políticas y estrategias para el fortalecimiento del MIG.

8. Realizar seguimiento a la administración de riesgos de la Entidad y dirimir los conflictos que se deriven de su ejecución.

9. Aprobar los planes de tratamiento de los riesgos de gestión que se encuentren en zona alta o extrema y realizar seguimiento a la implementación de los mismos.

10. Aprobar y hacer seguimiento a las estrategias de responsabilidad social frente a los grupos de interés.

11. Aprobar las políticas internas correspondientes y realizar seguimiento a la ejecución del Código del Buen Gobierno y Código de Ética en la Entidad.

12. Cumplir las las funciones en materia de archivo de que trata el Decreto 2578 de 2012 o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.

13. Aprobar y hacer seguimiento al Plan Institucional de Gestión Ambiental.

14. Aprobar y hacer seguimiento a la implementación de políticas de gestión y directrices en materia de Estrategia de Gobierno Digital y Seguridad de la Información en la Entidad y al Plan Estratégico de Tecnologías Información.

15. Aprobar y apoyar la implementación del plan de continuidad de la operación del Ministerio, con el fin de mitigar los riesgos asociados a una posible interrupción de la misma.

16. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del MIG.

ARTÍCULO 10. SESIONES. El Comité MIG <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> sesionará bimestralmente, y de manera extraordinaria cuando se requiera. Las sesiones podrán llevarse a cabo a través de conferencia virtual, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.

PARÁGRAFO 1. En caso de inasistencia del Secretario General, la respectiva sesión de Comité podrá ser presidida por cualquiera de los Viceministros, circunstancia que deberá darse a conocer al inicio de la sesión.

PARÁGRAFO 2. A las sesiones del Comité MIG se podrá invitar a colaboradores del Ministerio TIC o de otras entidades públicas y a particulares, cuya presencia se estime necesaria para el desarrollo de los temas del Comité

ARTÍCULO 11. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El Comité MIG podrá deliberar con un quorum mínimo de la mitad más uno (1) de sus integrantes y decidir con mayoría simple del quorum deliberatorio.

PARÁGRAFO. Los empates en las decisiones serán dirimidos por el Jefe de Control Interno, quien para esos solos efectos podrá válidamente emitir su voto.

ARTÍCULO 12. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ MIG Y FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales actuará como Secretario Técnico del Comité MIG y ejercerá las siguientes funciones:

1. Programar y convocar las sesiones del Comité MIG. La convocatoria se hará a través de cualquier medio eficaz, de preferencia por medios electrónicos.

2. Preparar y elaborar la agenda de los asuntos que serán puestos a consideración del Comité en cada sesión.

3. Registrar las decisiones y temas tratados, y elaborar las actas de las sesiones con el apoyo de quienes presentaron los correspondientes temas, para remitirlas a los miembros del Comité MIG para sus observaciones.

4. Gestionar la firma del acta de la sesión del Comité MIG, de aquellos miembros asistentes a la misma.

5. Realizar el seguimiento a los compromisos de las sesiones y acciones pendientes del Comité MIG.

6. Preparar los informes que le sean solicitados en relación con temas atinentes a las funciones del Comité MIG.

7. Llevar el archivo de las actas y demás documentos soportes, de conformidad con los lineamientos adoptados para la gestión documental.

PARÁGRAFO. En caso de inasistencia del Secretario Técnico, los demás miembros del Comité deberán designar a un Secretario Técnico para los efectos de la respectiva sesión.

ARTÍCULO 13. TEMAS DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> Los integrantes del Comité MIG deberán programar la presentación de temas al Comité, en lo relacionado con las políticas de gestión y desempeño institucional de su competencia, de acuerdo con las funciones consignadas en el artículo 9 de la presente Resolución.

ARTÍCULO 14. SUSTITUCIÓN DE OTROS COMITÉS. <Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 2306 de 2020> El Comité MIG sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

ARTICULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 911 de 2018.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 2019

SYLVIA CONSTAÍN

Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones