RESOLUCIÓN 03873 DE 2026

(septiembre 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se establece el trámite unificado para conferir comisiones de servicios en el país y en el exterior, la atención de invitaciones internacionales, el reconocimiento de viáticos y gastos de transporte a los servidores públicos, y la autorización de gastos de desplazamiento a contratistas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único TIC y se deroga la Resolución No. 00214 de 2021.

LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 2 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, y

CONSIDERANDO QUE:

Las comisiones de servicios de los servidores públicos y las autorizaciones de gastos de desplazamiento de los contratistas al interior y al exterior del país se rigen por el régimen legal y reglamentario aplicable en cada caso, en especial por el Decreto Ley 1042 de 1978; el Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público (artículo 2.9.1.1.5); el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública; los Decretos fijadores de las escalas salariales y de viáticos de la vigencia; el Decreto 618 de 2026 ” Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2026 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación".” (y sus normas modificatorias); así como las directrices e instrucciones emitidas por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE).

Resulta jurídicamente procedente reconocer y pagar los gastos de desplazamiento en los que incurran los contratistas de prestación de servicios y apoyo a la gestión del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, siempre que dicha necesidad se encuentre directamente vinculada al cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, y que la obligación de reconocimiento a cargo de la Entidad haya sido pactada expresamente en el respectivo contrato o autorizada según el procedimiento institucional.

El numeral 5 del artículo 1.14 de la Resolución 1725 de 2020, subrogada mediante la Resolución 03201 del 05 de agosto de 2025,, delegó en el Subdirector Administrativo la facultad de conferir las comisiones a los empleados del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y autorizar los desplazamientos de los contratistas del Ministerio y del Fondo Único de TIC, tanto al exterior como al interior del país, cuando las necesidades del servicio lo requieran, con excepción de los que requiera para sí mismo, y autorizar los viáticos y/o gastos de manutención de conformidad con la normativa vigente.

Mediante la Resolución No. 00214 del 2 de febrero de 2021 se establecieron las disposiciones aplicables al trámite de comisiones de servicios en el país y en el exterior, la atención de invitaciones internacionales, el reconocimiento de viáticos y gastos de transporte a los servidores públicos y la autorización de gastos de desplazamiento a contratistas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único TIC, acto administrativo que fue modificado por las resoluciones No. 01855 del 28 de julio de 2021 y No. 04260 del 9 de noviembre de 2023.

Con el propósito de armonizar el trámite de comisiones de servicios de los servidores públicos y de los desplazamientos de los contratistas con los procedimientos internos de la Entidad, articular la operación del módulo tecnológico de comisiones y dar estricto cumplimiento a las directrices vigentes del Gobierno Nacional en materia de austeridad del gasto público, escalas salariales y viáticos, se hace necesario expedir un trámite unificado que actualice, integre y sustituya las disposiciones que actualmente regulan estas materias al interior del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único TIC.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto establecer y unificar las directrices, procesos y procedimientos para conferir comisiones de servicios en el interior y en el exterior del país, reconocer viáticos y gastos de transporte a los servidores públicos, así como autorizar los desplazamientos y el pago de gastos de viaje a los contratistas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante la Entidad).

ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. Para efectos del presente acto administrativo, se establecen las siguientes definiciones

Comisión de servicios: Situación administrativa en la cual el servidor público del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por disposición de autoridad competente, ejerce las funciones propias de su cargo en un lugar nacional o internacional diferente a su sede habitual de trabajo, con cargo a los recursos del Ministerio o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Incluye el cumplimiento de misiones especiales conferidas por sus superiores, la asistencia a reuniones, conferencias, seminarios, mesas de trabajo, agendas regionales, foros, congresos o cursos de capacitación relacionados con sus funciones, así como visitas de observación que interesen a la administración. Asimismo, comprende la participación de los líderes sindicales debidamente acreditados por las organizaciones firmantes del Acuerdo Colectivo vigente, en eventos relacionados con su actividad, con sujeción a la disponibilidad presupuestal de la Entidad.

Comisión de servicios o desplazamiento para atender invitaciones de gobiernos extranjeros u organismos internacionales: Situación administrativa o contractual que se presenta cuando un gobierno extranjero u organismo internacional formula una invitación formal a un servidor público o contratista del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Cuando se trate de servidores públicos, la comisión de servicios al exterior requerirá la autorización del Ministro(a) y la aprobación previa de la Presidencia de la República. Para los contratistas, el desplazamiento requerirá el aval del jefe inmediato y la autorización del Ministro(a), conforme a las disposiciones contractuales e internas aplicables. En ambos casos, el trámite estará sujeto a las normas vigentes sobre austeridad del gasto, viáticos y demás disposiciones aplicables.

Comisionado: Servidor público del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones al que se le ha conferido una comisión de servicios en el interior o en el exterior del país mediante acto administrativo o registro oficial en el Módulo de Viáticos SIIF Nación, financiado con recursos del Ministerio o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Contratista en desplazamiento: Persona natural vinculada mediante contrato de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o con el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones quien, previa autorización del supervisor debe trasladarse a un lugar distinto al domicilio contractual para cumplir con sus obligaciones específicas.

Cuentadante: Servidor público o colaborador responsable del manejo, administración y custodia de la caja menor del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Desplazamiento: Situación contractual en la que el contratista del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se traslada fuera de su domicilio contractual para ejecutar actividades derivadas de sus obligaciones específicas, cuando así esté previsto en el contrato y debidamente autorizado por la Entidad.

Gastos de desplazamiento y permanencia: Reconocimiento económico destinado a cubrir los costos de alojamiento y manutención en los que incurre el contratista con ocasión de los desplazamientos autorizados para atender actividades del objeto contractual suscrito con el Ministerio o con el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Gastos de transporte: Valor correspondiente a los tiquetes de transporte aéreo, terrestre público intermunicipal, fluvial, marítimo o férreo requeridos por el servidor público o contratista del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en desarrollo de su comisión o desplazamiento.

Gastos de transporte desde y hacia aeropuerto: Valor fijo reconocido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o por el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para sufragar los trayectos terrestres entre las zonas urbanas y las terminales aéreas en aquellas ciudades donde la ubicación geográfica del aeropuerto lo justifique.

Gastos de viaje: Recursos destinados a cubrir únicamente los conceptos de peajes y combustible cuando los desplazamientos de la comisión se realicen en automotores oficiales del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o asignados a su servicio por otras entidades públicas o de seguridad.

Módulo de Viáticos SIIF Nación: Módulo oficial del Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público habilitado para la gestión, registro, autorización y pago de viáticos y gastos de viaje de los servidores públicos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Sistema de Comisiones: Herramienta tecnológica institucional (sistema BPM) adaptada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la tramitación, solicitud, aprobación, modificación, cancelación, seguimiento y legalización de comisiones de servicios y desplazamientos. Mantiene la trazabilidad de cada actuación y exige autenticación con usuario y clave personal e intransferible.

Transporte especial: Modalidad de transporte no convencional (fluvial, semovientes, vehículos para zonas de difícil acceso, entre otros) utilizada de forma excepcional cuando no exista oferta de transporte terrestre público intermunicipal ordinario durante una comisión o desplazamiento de un servidor público o un contratista, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Excluye explícitamente el uso de taxis urbanos, servicios expresos, vehículos de lujo o transporte contratado por medio de aplicaciones tecnológicas particulares.

Transporte terrestre: Pasaje de transporte terrestre público intermunicipal utilizado para el traslado entre municipios o ciudades durante una comisión de servicios o desplazamiento de un servidor público o un contratista, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Viáticos: Suma de dinero que se reconoce a los servidores públicos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para sufragar los gastos de alojamiento y manutención causados por la ejecución de una comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo, de conformidad con las escalas tarifarias del Gobierno Nacional y las normas de austeridad vigentes.

ARTÍCULO 3o. SOLICITUD, APROBACIÓN, AUTORIZACIÓN, VISTO BUENO Y ACTO DE CONFERIR COMISIONES DE SERVICIOS Y DESPLAZAMIENTO. Las comisiones de servicios y las autorizaciones de gastos de desplazamiento se solicitarán y tramitarán atendiendo las siguientes disposiciones:

3.1. Comisión de servicios/Desplazamiento al interior del país. La solicitud de comisión de servicios o de desplazamiento al interior del país deberá ser tramitada a través del Sistema de Comisiones institucional por el servidor público solicitante o por el contratista en desplazamiento, diligenciando la totalidad de los campos requeridos y adjuntando la prueba sumaria soporte (invitación, agenda, designación o memorando).

Para el efecto debe obtenerse aprobación, autorización y visto bueno de la siguiente manera:

a) Solicitud y Aprobación del Jefe Inmediato: El servidor público o contratista en desplazamiento solicitará la aprobación a su jefe inmediato. Para el personal adscrito a Grupos Internos de Trabajo (GIT), la aprobación inicial corresponderá al Coordinador del Grupo; para contratistas, corresponderá al supervisor del contrato. En caso de que el Jefe inmediato o Supervisor no pertenezca al nivel directivo, se requerirá adicionalmente el aval del Subdirector, Director o Jefe de Oficina de adscripción.

b) Autorización según la Línea Jerárquica: Obtenida la aprobación de la jefatura inmediata, la solicitud se remitirá para la correspondiente autorización del directivo a cargo de la dependencia principal de adscripción, según la estructura del Ministerio: Despacho del Ministro(a): Para el personal adscrito al Despacho del Ministro(a), Oficinas y sus respectivos Grupos. Viceministerio de Transformación Digital: Para el personal adscrito a dicho Viceministerio, sus Direcciones, Subdirecciones y Grupos. Viceministerio de Conectividad: Para el personal adscrito a dicho Viceministerio, sus Direcciones, Subdirecciones y Grupos. Secretaría General: Para el personal adscrito a la Secretaría General, sus Subdirecciones y Grupos de apoyo administrativo e institucional.

c) Visto Bueno del Asesor del Despacho del Ministro(a): Surtida la autorización de la respectiva dependencia o Viceministerio, la solicitud será remitida al Asesor del Despacho del Ministro(a) designado para el efecto, quien revisará y otorgará el Visto Bueno (VB) institucional para la continuidad del trámite.

d) Acto de Conferir y Ordenación del Gasto: Con el Visto Bueno del Asesor del Despacho y previa verificación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) respectivo, el ordenador del gasto o quien tenga delegada la respectiva facultad, expedirá el acto administrativo o generará el documento equivalente en el Módulo de Viáticos SIIF Nación que confiere la comisión o autoriza el desplazamiento.

PARÁGRAFO. Cuando la comisión de servicios al interior del país requiera el uso de transporte especial cuyo costo sea superior al valor de los viáticos diarios, se podrá solicitar la entrega de anticipos para ser girados antes o durante la ejecución de la comisión.

3.2. Comisión de servicios /Desplazamiento al exterior del país. Toda solicitud de comisión de servicio o desplazamiento al exterior del país con cargo a recursos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o por invitación de gobiernos extranjeros, entidades u organismos internacionales u organizaciones privadas sin ánimo de lucro, deberá venir acompañada de la agenda internacional e invitación del país y/o Entidad respectiva, la cual deberá ser aprobada por la Oficina Internacional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, previa aprobación del Ministro(a).

Surtido el aval inicial de la agenda, el comisionado o contratista procederá a iniciar el trámite en el Sistema de Comisiones institucional, cumpliendo las etapas del procedimiento de Comisiones Internacionales del Modelo Integrado de Gestión. Tratándose de servidores públicos de planta, el registro en el Sistema de Comisiones se adelantará de manera simultánea con el cargue en el aplicativo oficial de la Presidencia de la República (DAPRE) con el fin de obtener la autorización previa correspondiente.

Para los contratistas en desplazamiento, no aplicará el trámite ante el DAPRE y la autorización corresponderá exclusivamente al Despacho del Ministro(a).

Así mismo, la Oficina Internacional del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones informará formalmente al (la) Secretario(a) General del Ministerio de Relaciones Exteriores el objeto de la comisión o desplazamiento, ciudad, duración y funcionario o contratista designado.

PARÁGRAFO 1o. Las comisiones al exterior de los servidores públicos de las entidades adscritas y vinculadas al Sector TIC se tramitarán por conducto del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.8.4.2.1 del Decreto 1068 de 2015 y las directrices del Gobierno Nacional.

PARÁGRAFO 2o. Los anticipos de viáticos y gastos de viaje autorizados para comisiones en el exterior podrán ser desembolsados antes o durante el desarrollo de la comisión de servicios.

ARTÍCULO 4o. TÉRMINOS PARA SOLICITAR COMISIONES DE SERVICIO Y DESPLAZAMIENTO. Las solicitudes de comisiones de servicios y autorizaciones de gastos de desplazamiento deberán registrarse en el Sistema de Comisiones con estricta sujeción a los principios de planeación, celeridad, eficacia y austeridad del gasto.

Los términos mínimos de antelación para la radicación de solicitudes en el Sistema de Comisiones son los siguientes:

- a) Comisiones de servicios y desplazamientos al interior del país: A más tardar cinco (5) días hábiles antes de la fecha de inicio de la comisión o desplazamiento.

- b) Comisiones de servicios y desplazamientos al exterior del país: A más tardar quince (15) días hábiles antes de la fecha de inicio de la comisión o desplazamiento.

Los plazos señalados en días hábiles se contabilizarán dentro de la jornada laboral institucional vigente (lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.). Las solicitudes radicadas por fuera de este horario se entenderán ingresadas el día hábil siguiente.

Las solicitudes formuladas con una antelación menor a los términos previstos en los literales anteriores tendrán carácter excepcional, y solo serán tramitadas cuando exista una necesidad del servicio debidamente justificada.

PARÁGRAFO 1o. Los plazos mínimos fijados en este artículo no aplicarán a las solicitudes requeridas para el Ministro(a), Viceministros, Secretario(a) General, el esquema de seguridad del Despacho del Ministro(a) y conductores mecánicos, así como en los casos de invitaciones, citaciones o requerimientos intempestivos de la Presidencia de la República o comisiones de urgencia para el acompañamiento en la agenda regional del Ministro(a).

PARÁGRAFO 2o. Cada área de la Entidad (Despachos, Viceministerios, Secretarías, Direcciones, Subdirecciones y Oficinas) será responsable de elaborar y mantener actualizada la programación periódica de las comisiones y desplazamientos requeridos para el cumplimiento de sus metas institucionales.

PARÁGRAFO 3o. El servidor público o contratista que solicite una comisión de servicios o autorización de desplazamiento será responsable de verificar que la información personal, laboral y financiera registrada en el Sistema de Comisiones Institucional se encuentre completa, veraz y actualizada, antes de registrar cada solicitud.

En consecuencia, el solicitante deberá verificar previamente que se encuentre correctamente registrada, según corresponda, la siguiente información:

a) La cuenta bancaria activa y validada para efectos del pago de viáticos o gastos de desplazamiento.

b) El salario mensual, en el caso de los servidores públicos.

c) El valor mensual de los honorarios, antes de IVA, en el caso de los contratistas.

d) La dependencia o área de adscripción dentro de la Entidad.

La información registrada deberá corresponder a la situación vigente del solicitante y mantenerse actualizada, con el fin de prevenir inconsistencias, reprocesos, devoluciones o retrasos en el trámite administrativo de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento y en el reconocimiento y pago de los recursos a que haya lugar.

Sin perjuicio de la responsabilidad del solicitante sobre la información registrada, los jefes inmediatos y supervisores deberán verificar, en el marco de sus competencias, la información pertinente antes de otorgar los avales correspondientes.

ARTÍCULO 5o. COMPETENCIA PARA CONFERIR COMISIONES DE SERVICIOS Y DESPLAZAMIENTO. El funcionario a quien se le delegue la Ordenación del Gasto o la facultad de conferir y/o autorizar comisiones viáticos y gastos de manutención expedirá acto administrativo mediante el cual confiere una comisión y/o autoriza un desplazamiento con cargo a los recursos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o en su defecto generará un documento equivalente desde el aplicativo de SIIF Nación; éstos documentos (Resolución y/o Documento SIIF Nación), no podrán ser expedidos sin contar con la disponibilidad presupuestal respectiva que ampare los gastos que se causen.

PARÁGRAFO 1o. Se expedirá resolución firmada por el funcionario a quien se le delegue la Ordenación del Gasto o la facultad de conferir y/o autorizar comisiones viáticos y gastos de manutención para efectos de autorizar comisiones de servicios o autorizar desplazamientos, cuando: i) la comisión de servicios o el desplazamiento son financiados total o parcialmente por una fuente externa o sufragados por otro organismo o entidad del sector público, por un gobierno extranjero o por un mecanismo internacional; ii) la comisión de servicios o el desplazamiento no requiere pago por parte de la Entidad; iii) la comisión de servicios o el desplazamiento es al exterior; iv) se presentan situaciones imprevisibles para la Entidad, que no permiten adelantar la gestión a través del Módulo SIIF nación; v) cuando se requiera realizar modificaciones o aclaraciones que no estén contempladas para realizar mediante el Módulo SIIF Nación; vi) comisiones o autorización de desplazamiento cuya fuente de gastos sea por la Caja Menor del Fondo Único de Tecnologías de la Información únicamente para los conductores mecánicos de la Entidad cuando así se amerite.

PARÁGRAFO 2o. Las comisiones de servicio del funcionario a quien se le delegue la Ordenación del Gasto o la facultad de conferir y/o autorizar comisiones viáticos y gastos de manutención, serán conferidas mediante resolución suscrita por e(l) la Secretario(a) General del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, previo cumplimiento del trámite establecido para el efecto.

ARTÍCULO 6o. CONTENIDO DEL ACTO ADMINISTRATIVO O DOCUMENTO EQUIVALENTE EN REGISTRO SIIF NACIÓN. El acto administrativo que confiere la comisión o desplazamiento contendrá como mínimo: nombre e identificación del funcionario o contratista; el objeto, lugar y duración de la comisión de servicios o desplazamiento; cuando aplique, el reconocimiento de viáticos o gastos de desplazamiento, gastos de transporte, y el número de certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto, o bien la entidad u organismo que financiará los gastos.

PARÁGRAFO. Ningún funcionario o contratista podrá atender una comisión de servicios o desplazamiento sin que haya sido conferida o autorizada mediante acto administrativo o documento equivalente generado en el SIIF Nación, expedido por el funcionario a quien se le delegue la facultad de conferir y/o autorizar comisiones viáticos y gastos de manutención y la Ordenación del Gasto. Los funcionarios o contratistas que incumplan esta disposición son sujetos de responsabilidad disciplinaria o contractual y la asunción de los riesgos derivados.

ARTÍCULO 7o. VALOR DE VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. El valor de los viáticos ocasionados por una comisión de servicio o desplazamiento se determinará conforme a la escala de viáticos vigente y establecida por el Gobierno Nacional. Para los contratistas, los gastos de desplazamiento se liquidarán sobre el cuarenta y dos por ciento (42%) del valor de los honorarios mensuales, antes de IVA, contractualmente pactados, al cual se aplicará la escala de viáticos vigente y, posteriormente, los porcentajes y límites de reconocimiento establecidos en las disposiciones sobre austeridad del gasto público que resulten aplicables, atendiendo, en todo caso, la normativa vigente que regule la materia y las disposiciones que la modifiquen, adicionen, sustituyan o deroguen.

No se reconocerán viáticos o gastos de desplazamiento por los días sábado, domingo y festivos, salvo que se encuentren comprendidos dentro del período autorizado de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento y resulten necesarios para el cumplimiento de las actividades que la originan, previa justificación y autorización del ordenador del gasto o quien tenga delegada la respectiva facultad, de conformidad con la normativa vigente en materia de austeridad del gasto público.

Los viáticos y gastos de desplazamiento ocasionados por comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento, tanto al interior como al exterior del país, se reconocerán de conformidad con la normativa vigente y atendiendo los criterios, porcentajes y límites establecidos en materia de austeridad del gasto público, según las condiciones de la comisión o desplazamiento, así:

PARAGRAFO 1o. Para todos los efectos, el cálculo de los viáticos y gastos de desplazamiento se realizará teniendo en cuenta los horarios de inicio y terminación de la comisión o autorización de desplazamiento registrados en el sistema de comisiones, así como las demás condiciones efectivamente autorizadas, de conformidad con la normativa vigente aplicable.

Cuando la solicitud de comisión de servicios o autorización de desplazamiento sea producto de una invitación y el gobierno nacional o extranjero, organismo internacional u organización privada sin ánimo de lucro sufrague la totalidad de los viáticos, gastos de desplazamiento, alojamiento, alimentación o demás conceptos asociados a la comisión o desplazamiento, según corresponda, y dicha circunstancia se encuentre debidamente acreditada en el sistema de comisiones, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y/o el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones no reconocerá los conceptos que hayan sido asumidos en su totalidad por el tercero.

Cuando los gastos sean sufragados parcialmente por un tercero, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y/o el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones reconocerá los viáticos, gastos de desplazamiento y gastos de transporte terrestre que correspondan, tomando como referencia la proporción del treinta por ciento (30%) para alimentación, distribuido en diez por ciento (10%) para cada tipo de alimentación del día, diez por ciento (10%) para transporte y sesenta por ciento (60%) para alojamiento, según los conceptos efectivamente sufragados por el tercero. Estas proporciones corresponden a la distribución del cien por ciento (100%) del valor de referencia y no constituyen el porcentaje final de reconocimiento, por lo que, una vez determinada la proporción correspondiente, se aplicarán los porcentajes, límites y demás condiciones establecidas en la normativa vigente en materia de austeridad del gasto público.

PARAGRAFO 2o. Los porcentajes señalados en la tabla corresponden a la proporción del valor de referencia de los viáticos o gastos de desplazamiento determinada de acuerdo con las condiciones y horarios de la comisión o autorización de desplazamiento, y no constituyen, por sí mismos, el porcentaje final de reconocimiento. Sobre el valor así determinado se aplicarán los porcentajes, límites, condiciones y demás disposiciones establecidas en el Plan de Austeridad del Gasto vigente y en las demás normas que regulen la materia. En caso de modificación, adición, sustitución o derogatoria de dichas disposiciones, se aplicarán las normas vigentes que resulten pertinentes, sin que sea necesaria la modificación del presente artículo para su aplicación.

PARÁGRAFO 3o. En ningún caso se conferirá una comisión de servicios o se autorizará un desplazamiento financiado total o parcialmente por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y/o del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cuando dicha financiación pueda comprometer la imparcialidad, independencia o transparencia de la actuación administrativa.

PARÁGRAFO 4o. Las comisiones de servicios o autorizaciones de desplazamiento cuyo destino sea alguno de los siguientes municipios del departamento de Cundinamarca: Bojacá, Cajicá, Cota, Cogua, Chía, Chipaque, Choachí, La Calera, El Rosal, Facatativá, Fómeque, Funza, Gachancipá, Guasca, Guatavita, Madrid, Mosquera, Nemocón, Sesquilé, Sibaté, Soacha, Sopó, Subachoque, Suesca, Tabio, Tenjo, Tocancipá, Zipacón y Zipaquirá, deberán ser previamente autorizadas mediante el acto administrativo correspondiente y, por regla general, no darán lugar al reconocimiento de viáticos o gastos de desplazamiento. Excepcionalmente, cuando por necesidades del servicio sea necesario pernoctar en el lugar de la comisión o desplazamiento, podrán reconocerse los viáticos o gastos de desplazamiento a que haya lugar, siempre que la pernoctación haya sido previamente justificada y autorizada por el funcionario competente para la ordenación del gasto y/o para conferir o autorizar comisiones, viáticos y gastos de manutención, de conformidad con las disposiciones vigentes en materia de austeridad del gasto.

A los funcionarios del esquema de seguridad de(l) la Ministro(a) y conductores del Ministerio que se desplacen a los municipios dentro del departamento de Cundinamarca antes descritos se entenderá que los mismos no se encuentran en comisión de servicios, teniendo en cuenta que: i) su desplazamiento es necesario para facilitar la función prestada, ii) la labor requerida se realiza dentro de la órbita funcional del empleo; en consecuencia, no se les reconocerá viáticos de desplazamiento, ya que a la luz del Decreto 618 de 2026 o aquel que lo modifique, adición o sustituya, alusivo a la austeridad del gasto, dichos desplazamientos no se configuran en comisión de servicios. En los casos en que proceda el reconocimiento, este se sujetará a los porcentajes, límites y demás condiciones establecidas en la normativa vigente sobre viáticos, gastos de desplazamiento y austeridad del gasto.

PARÁGRAFO 5o. Solo se reconocerán los gastos de peajes y combustible a los conductores de la Entidad y al personal que integre el esquema de seguridad, cuando el desplazamiento se realice en vehículos oficiales de la Entidad o en vehículos dispuestos para la prestación del servicio de protección y seguridad, según corresponda. No habrá lugar al reconocimiento de gastos de peaje ni combustible cuando el traslado se realice en vehículos de propiedad del servidor público o contratista.

PARÁGRAFO 6o. En los casos en que la liquidación de las tarifas de viáticos o gastos de desplazamiento arrojen valores en centavos, el valor se aproximará al peso por exceso o por defecto.

ARTÍCULO 8o. PROPORCIONALIDAD PRESUPUESTAL. Cuando el reconocimiento de viáticos se financie con recursos de inversión, el gasto deberá respetar la siguiente proporción: (i) alojamiento, sesenta por ciento (60%); (ii) alimentación, treinta por ciento (30%); y (iii) transporte interno, diez por ciento (10%). El Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto registrará la obligación de acuerdo con estos porcentajes.

PARÁGRAFO. La aplicación de los porcentajes señalados en el presente artículo estará sujeta a las disposiciones sobre austeridad del gasto público que se encuentren vigentes al momento de la autorización, reconocimiento y pago de los viáticos. En consecuencia, deberán observarse los porcentajes, límites, condiciones, criterios de necesidad, razonabilidad, eficiencia y demás requisitos establecidos en el Plan de Austeridad del Gasto vigente y en las normas que lo modifiquen, adicionen, sustituyan o deroguen.

En caso de modificación, adición, sustitución o derogatoria de las disposiciones que regulen la austeridad del gasto y el reconocimiento de viáticos, se aplicarán las normas vigentes que resulten pertinentes, sin que sea necesaria la modificación de la presente resolución para su aplicación.

ARTÍCULO 9o. TIQUETES AÉREOS. La gestión, reserva y emisión de tiquetes aéreos para las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento se realizará exclusivamente a través del operador contratado por la Entidad.

Los viajes nacionales e internacionales se efectuarán atendiendo las condiciones, criterios y restricciones establecidos en las normas vigentes sobre austeridad del gasto, procurando la selección de la opción más económica que resulte adecuada para el cumplimiento del objeto de la comisión o desplazamiento.

La planeación de los viajes se realizará de conformidad con la periodicidad y condiciones establecidas en las normas vigentes, procurando la solicitud oportuna de los tiquetes para acceder a mejores tarifas y optimizar los recursos públicos. La selección de la aerolínea y del itinerario corresponderá a la Entidad.

El pasabordo deberá anexarse en el Sistema Institucional de Comisiones al presentar el informe de la comisión o desplazamiento.

PARÁGRAFO 1o. Los tiquetes y gastos de transporte se autorizarán únicamente cuando no sean cubiertos por el Ministerio, la entidad organizadora del evento u otro tercero, de conformidad con las normas vigentes sobre austeridad del gasto.

PARÁGRAFO 2o. Los traslados podrán realizarse mediante vuelo oficial cuando la comisión o desplazamiento se efectúe con la comitiva presidencial, o mediante convenio o contrato suscrito con la Fuerza Pública u otras entidades.

PARÁGRAFO 3o. Los costos, penalidades o multas adicionales derivados de cambios de itinerario atribuibles al servidor público o contratista serán asumidos directamente por este, salvo que obedezcan a fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificados y aprobados por el Asesor del Despacho del Ministro (a). Cuando de dicha situación se derive un mayor gasto con cargo a los recursos de la Entidad, este deberá ser reconocido mediante el respectivo acto administrativo expedido por el ordenador del gasto o quien tenga delegada la respectiva facultad.

ARTÍCULO 10. TRANSPORTE TERRESTRE INTERMUNICIPAL Y TRANSPORTE ESPECIAL. Cuando para el cumplimiento del objeto de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento se requiera transporte terrestre, la Entidad reconocerá el servicio de transporte público intermunicipal. Excepcionalmente, cuando las condiciones del servicio lo requieran y se encuentre debidamente autorizado, podrá reconocerse transporte especial.

Los gastos de transporte terrestre deberán acreditarse mediante los respectivos soportes y legalizarse de conformidad con el procedimiento establecido por la Entidad.

PARÁGRAFO 1o. Cuando se requiera transporte especial, el servidor público o contratista deberá solicitarlo al momento de registrar la solicitud de comisión de servicios o autorización de desplazamiento en el Sistema Institucional de Comisiones y diligenciar el formato de legalización establecido por la Entidad. El reconocimiento estará sujeto a la previa autorización y a la presentación de los soportes correspondientes.

PARÁGRAFO 2o. A los conductores de la Entidad y al personal que integre el esquema de seguridad asignado al Despacho de la señora Ministra, cuando cumplan comisiones de servicios en vehículos oficiales, se les reconocerán los viáticos que correspondan, así como los gastos de peajes y combustible requeridos para la movilización del vehículo durante la comisión.

Para el reconocimiento y legalización de los gastos de peajes y combustible, deberán presentar los respectivos soportes de pago, en original o en copia digitalizada legible, mediante su radicación en el sistema de gestión documental de la Entidad y su posterior cargue en el Sistema Institucional de Comisiones, conforme al procedimiento establecido para la legalización de la comisión.

ARTÍCULO 11. TRANSPORTE DESDE Y HACIA AEROPUERTOS. Debido a la ubicación geográfica de los aeropuertos de las siguientes ciudades, la Entidad reconocerá al comisionado o contratista por concepto de transporte, desde y hacia el aeropuerto, el valor señalado en esta tabla:

Los valores establecidos en el presente artículo son únicos y no requerirán soporte para su legalización. El servidor público o contratista no podrá solicitar valores adicionales por este concepto.

Los valores serán actualizados anualmente con base en el IPC del año inmediatamente anterior, en el mes de enero, y serán comunicados por la Secretaría General a las áreas involucradas en el proceso.

PARÁGRAFO. El solicitante podrá requerir, a través del Sistema Institucional de Comisiones, el reconocimiento correspondiente a los dos trayectos o a uno solo, según las necesidades de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento. Cuando el traslado desde o hacia el aeropuerto se realice en vehículo oficial, no habrá lugar al reconocimiento de este concepto.

ARTÍCULO 12. NOVEDADES, MODIFICACIÓN Y ACLARATORIA DE LAS COMISIONES DE SERVICIO O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO. Una vez conferida la comisión de servicios o autorizado el desplazamiento, podrán presentarse circunstancias que impliquen la variación de las condiciones inicialmente establecidas, tales como prórroga, aplazamiento, cambio de fecha, modificación del itinerario de vuelo o cualquier otra novedad derivada de las necesidades del servicio, fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificada.

La solicitud de modificación o aclaratoria deberá realizarse oportunamente a través del Sistema Institucional de Comisiones, antes o durante la ejecución de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento y, en todo caso, antes de finalizar el término inicialmente establecido.

La solicitud deberá contar con las aprobaciones previstas en el artículo 3 de la presente resolución. Cuando de acuerdo con dicho artículo se requiera la aprobación del Despacho de la señora Ministra, esta deberá obtenerse previamente. Una vez surtidas las aprobaciones correspondientes, se efectuará la formalización de la modificación mediante la expedición de la respectiva resolución o mediante el documento de registro correspondiente en el SIIF Nación, según aplique.

PARÁGRAFO 1o. Será responsabilidad del servidor público o contratista solicitar oportunamente la modificación o aclaratoria, presentar la justificación y los soportes correspondientes y realizar el seguimiento al trámite hasta obtener las aprobaciones y la correspondiente formalización. Los gastos derivados de modificaciones que no hayan surtido el trámite correspondiente serán asumidos por el servidor público o contratista, cuando sean atribuibles a este.

ARTÍCULO 13. CANCELACIÓN O REVOCATORIA DE LA COMISIÓN DE SERVICIOS O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO. Cuando el servidor público o contratista no pueda ejecutar la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, según corresponda, deberá solicitar su cancelación o revocatoria, a través del Sistema de Comisiones Institucional, indicando las razones que la justifican. La cancelación o revocatoria se formalizará mediante la respectiva resolución o documento de registro en el SIIF Nación, según corresponda.

PARÁGRAFO 1o. La solicitud de cancelación deberá presentarse antes del inicio de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento. Cuando la situación que impida su ejecución se presente una vez iniciada la comisión o desplazamiento, deberá solicitarse la correspondiente revocatoria y registrarse la novedad en el Sistema de Comisiones Institucional. En los casos en que la comisión o desplazamiento no se haya ejecutado, la solicitud de revocatoria deberá realizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha prevista para su terminación.

Lo anterior tiene como finalidad garantizar la actualización de la información, la adecuada planeación y seguimiento del proceso y la eficiencia en la gestión administrativa.

ARTÍCULO 14. SISTEMAS DE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE. El reconocimiento y pago de viáticos, gastos de viaje y gastos de desplazamiento derivados de las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento se podrá efectuar mediante las siguientes modalidades:

a) Reconocimiento ordinario. Es la modalidad que se aplicará, como regla general, para las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento al interior y exterior del país, mediante el trámite presupuestal correspondiente. Esta modalidad también procederá cuando no se haya constituido la Caja Menor o cuando no se cuente con saldo suficiente en el rubro presupuestal destinado al pago de viáticos y gastos de desplazamiento a través de esta.

b) Avance por Caja Menor. Esta modalidad procederá para las comisiones de servicios o autorizaciones de desplazamiento que, por su carácter urgente y de conformidad con la naturaleza y reglamentación de la Caja Menor, requieran ser atendidas mediante este mecanismo. También procederá cuando sea necesario atender las comisiones de servicios de los conductores de la Entidad mediante este mecanismo, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

PARÁGRAFO 1o. Una vez expedida la respectiva resolución o generado el documento equivalente de registro en el SIIF Nación que confiera la comisión de servicios o autorice el desplazamiento, se determinará la modalidad de pago aplicable. Cuando corresponda al reconocimiento ordinario, la documentación deberá ser remitida al Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto con una antelación mínima de cuatro (4) días hábiles a la fecha de inicio de la comisión o desplazamiento, para adelantar el trámite del anticipo. Cuando corresponda a Caja Menor, el cuentadante deberá adelantar el trámite del anticipo conforme al procedimiento establecido para su manejo.

ARTÍCULO 15. REINTEGRO DE RECURSOS. Cuando, en el marco de una comisión de servicios o autorización de desplazamiento, se hayan entregado recursos por concepto de anticipo de viáticos, gastos de desplazamiento, gastos de transporte o gastos de viaje y haya lugar a su devolución total o parcial, el servidor público o contratista deberá efectuar el reintegro correspondiente a más tardar el tercer (3) día hábil siguiente a la terminación, cancelación o revocatoria de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, según corresponda.

El reintegro deberá efectuarse en la cuenta bancaria que la Entidad informe a través del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería o al cuentadante de la Caja Menor del Fondo Único de TIC, según corresponda.

PARÁGRAFO. Cuando la devolución de recursos se origine en una modificación de las condiciones inicialmente autorizadas, el valor a reintegrar corresponderá a la diferencia entre los recursos efectivamente entregados y aquellos que, de acuerdo con las condiciones finalmente ejecutadas y debidamente legalizadas, resulten procedentes.

ARTÍCULO 16. PRESENTACIÓN DE INFORME DE ACTIVIDADES. El servidor público o contratista deberá presentar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, según corresponda, un informe ejecutivo de las actividades desarrolladas.

Los servidores públicos deberán presentar el informe ante su jefe inmediato o superior funcional, según corresponda, y los contratistas ante el supervisor de su contrato, a través del Sistema de Comisiones Institucional, para efectos de la legalización, so pena de las responsabilidades disciplinarias o contractuales a que haya lugar.

PARÁGRAFO. Quien ejerza el cargo de Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones estará exceptuado de la presentación del informe ejecutivo prevista en el artículo 2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015, o la norma que lo modifique, adicione, sustituya o derogue. Para efectos de la legalización de la comisión, presentará el reporte correspondiente ante la autoridad que tenga delegada la facultad de autorización, a través del Sistema Institucional de Comisiones

ARTÍCULO 17. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIOS O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, el servidor público o contratista deberá efectuar la correspondiente legalización, mediante el cargue de los documentos requeridos en el Sistema de Comisiones Institucional y una vez aprobado por el jefe inmediato, superior funcional o supervisor, según corresponda, se deberán radicar con los soportes requeridos en un solo archivo formato PDF, en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad y de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

Para la legalización de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, el comisionado o autorizado deberá radicar los documentos que se relacionan a continuación, a través del sistema de radicación dispuesto por la Entidad, conforme al mecanismo habilitado para tal efecto, ante la Subdirección Financiera, cuando los recursos hayan sido reconocidos y pagados a través del presupuesto de la Entidad, o ante el cuentadante de la Caja Menor del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - FUTIC, cuando los recursos hayan sido entregados o pagados con cargo a dicha Caja Menor, según corresponda:

i. El informe de actividades previsto en el artículo 15 de esta resolución, debidamente diligenciado y firmado por el jefe inmediato, superior funcional o supervisor, según corresponda, en el formato de cumplimiento de comisión y/o autorización de desplazamiento dispuesto por la Entidad en ISOLUCIÓN o en el Sistema Institucional de Comisiones. Para quien ejerza el cargo de Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se presentará el reporte correspondiente, conforme a lo establecido en el artículo 15 en cita.

ii. Los pasabordos de los trayectos realizados o la certificación expedida por la respectiva aerolínea que acredite la utilización de los tiquetes. En caso de pérdida del pasabordo, deberá presentarse el soporte dispuesto por la Entidad para acreditar la utilización del servicio. Cuando corresponda, los soportes de transporte terrestre público intermunicipal y transporte especial.

iii. Copia de la resolución o documento equivalente mediante el cual se confirió la comisión de servicios o se autorizó el desplazamiento y, cuando corresponda, de los actos o documentos que hayan modificado, aclarado, prorrogado o revocado la comisión o autorización debidamente firmados.

iv. Los soportes de los gastos autorizados que sean objeto de legalización y, cuando haya lugar a ello, el soporte del reintegro de los recursos no ejecutados.

Los documentos y soportes deberán ser legibles, corresponder a la comisión de servicios o autorización de desplazamiento efectivamente realizada y cumplir los requisitos establecidos en la presente resolución, en las normas aplicables y en los procedimientos internos de la Entidad.

PARÁGRAFO 1o. Los gastos de peaje y combustible únicamente serán objeto de reconocimiento cuando correspondan a los conductores de la Entidad o al personal que integre el esquema de seguridad asignado al Despacho de quien ejerza el cargo de Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente resolución. Estos gastos deberán acreditarse mediante los respectivos soportes de pago, los cuales deberán ser radicados en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad y cargados en el Sistema de Comisiones Institucional. Los demás servidores públicos y los contratistas no serán objeto de reconocimiento por estos conceptos.

PARÁGRAFO 2o. Es obligación del servidor público o contratista legalizar, dentro del término establecido, cada comisión de servicios conferida o autorización de desplazamiento. La falta de legalización dentro de dicho término impedirá la autorización de una nueva solicitud mientras permanezca pendiente la legalización, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, fiscales o contractuales a que haya lugar.

PARÁGRAFO 3o. Cuando, como resultado de la legalización, se determine la existencia de saldos no ejecutados respecto de los valores autorizados para viáticos, gastos de desplazamiento, gastos de transporte o gastos de viaje, el mismo acto administrativo o documento equivalente que confirió la comisión de servicios o autorizó el desplazamiento servirá de soporte para que la Subdirección Financiera, a través del Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto, efectúe los registros presupuestales correspondientes para la liberación de dichos saldos, de conformidad con la normativa aplicable y los procedimientos internos de la Entidad.

ARTÍCULO 18. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 00214 del 2 de febrero de 2021, así como las demás disposiciones internas que las hayan modificado, adicionado o sustituido en las materias reguladas por la presente resolución.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada a los veintidós (22) días del mes de septiembre de 2026

LIZA NATHALIA RODRIGUEZ GALVIS

Secretaria General del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones