RESOLUCIÓN 2240 DEL 2024
(junio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se adopta el nuevo reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y se deroga la Resolución 2110 de 2018.
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confieren el artículo 115 y el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo 2.2.4.3.1.2.2. del Decreto 1069 de 2015 y,
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, establece que los ministros son los jefes de la administración de su respectiva dependencia, por lo que le corresponde la formulación de políticas, la dirección administrativa y la ejecución de la ley.
El artículo 209 de la Constitución, también consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Igualmente, el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, Decreto 1069 de 2015, indica que el Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
Ahora, el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 “Por la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, señala que las normas de los Comités de Conciliación y Defensa Judicial de las entidades estatales, tal como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) y el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (FUTIC o Fondo Único de TIC) son de obligatorio cumplimiento, incluyendo la modificación del funcionamiento de dicho comité, con arreglo a las disposiciones de la citada ley; en adelante MinTIC y FUTIC o Fondo Único de TIC.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, tal instancia decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación[1] o cualquier otro mecanismo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Por otra parte, el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, establece como función del Comité de Conciliación y Defensa Judicial dictar su propio reglamento.
Mediante Resolución 00355 del 14 de marzo del 2000, fue creado el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio y Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Actualmente, el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del MinTIC y FUTIC está contenido en la Resolución 2110 de 2018, sin embargo, con ocasión a las modificaciones normativas introducidas a través de la Ley 2220 de 2022, se hace necesario realizar ajustes y modificaciones al Reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial para que este responda a las finalidades de la regulación vigente.
En ese sentido, los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio y Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en sesión del 22 de diciembre de 2023, aprobaron el Reglamento Interno del Comité y, en consecuencia, se dispuso que se adoptaría mediante acto administrativo. En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. Adoptar el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC - y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - FUTIC o Fondo Único de TIC -, contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2. NATURALEZA. Conforme el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses públicos a cargo de la entidad.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, y tendrán como propósito fundamental el reconocimiento efectivo de los derechos de los ciudadanos, la protección de los intereses de la entidad y el patrimonio público.
Dentro de este marco, deberán propiciar y promover la utilización efectiva de los mecanismos de solución de conflictos establecidos por la ley, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Así mismo, deberán analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y de la Corte Constitucional, los precedentes jurisprudenciales reiterados y consolidados, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.
ARTÍCULO 4. INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del MinTIC y Fondo Único de TIC estará conformado así:
4.1 Integrantes permanentes con voz y voto:
4.1.1 El / la Ministro/a de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado/a.
4.1.2 El / la Secretario/a General
4.1.3 El / la Director/a Jurídico/a, quien ejercerá la presidencia
4.1.4 El / la Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo
4.1.5 El / la Subdirector/a Financiero/a
4.1.6 El / la Subdirector/a Administrativo/a
La participación en el Comité será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 4.1.1. de este artículo.
4.2 Integrantes permanentes con derecho a voz:
4.2.1 Funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto.
4.2.2 El apoderado que represente los intereses de la entidad en cada caso o proceso.
4.2.3 El jefe de la Oficina de Control Interno
4.2.4 La Secretaria Técnica del Comité, que es ejercida por el/la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales.
4.3 Invitados/as ocasionales con derecho a voz y voto: La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
4.4 Invitados/as ocasionales con derecho a voz: Los funcionarios públicos y/o contratistas del Estado que por su conocimiento y experiencia puedan apoyar la decisión del comité de conciliación. Para el efecto, los integrantes del Comité de Conciliación podrán formular la invitación, a través de la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO 1. Serán invitados ocasionales los viceministros, directores, jefes de oficina y coordinadores de las dependencias que apoyen la elaboración de las fichas que son presentadas en el Comité, así como los funcionarios, contratistas o cualquier tercero cuya presencia se considere pertinente en la respectiva sesión, por tener relación con el asunto a tratar.
PARÁGRAFO 2. En el evento en que el Director Jurídico deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ejercida por el/la Secretario/a General, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que esto implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum. En el caso que en la sesión no se encuentren presentes la Secretaria General o el Director, los demás miembros asistentes designarán entre ellos y de común acuerdo, a quien ejercerá como presidente.
PARÁGRAFO 3. Los integrantes permanentes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del MinTIC y FUTIC deberán recibir por lo menos una vez en el año, la capacitación en conciliación en materia contencioso administrativa, que organice el Ministerio Público de conformidad con los lineamientos impartidos por el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Procuraduría General de la Nación. Desde la Secretaría Técnica será consultado el agendamiento de las sesiones de capacitación para ser compartidas a los integrantes.
ARTÍCULO 5. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del MinTIC y FUTIC cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:
5.1 Formular, aprobar y ejecutar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la entidad, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
5.2 Involucrar en el proceso deliberativo previo a la aprobación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico a los funcionarios del nivel directivo de las áreas administrativas y/o misionales donde se generan las fallas o actuaciones administrativas que ocasionan el daño antijurídico.
5.3 Garantizar la divulgación, socialización y apropiación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad, así como desarrollar acciones pedagógicas para evitar reincidencia en las causas generadoras de daño antijurídico.
5.4 Hacer seguimiento efectivo a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.
5.5 Realizar retroalimentación permanente a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.
5.6 Diseñar las políticas generales que orientan la de fensa judicial de los intereses de la entidad. Para el diseño de las políticas de defensa judicial deben ser tenidos en cuenta los lineamientos y directrices que haya expedido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia sustancial y procesal.
5.7 Adoptar el Modelo de Gestión por Resultados diseñado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
5.8 Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad para determinar: (i) las causas generadoras de los conflictos; (ii) el índice de condenas; (iii) los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; (iv) las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad; y (v) las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora efectivas.
Aunado a lo anterior, se deberán analizar los datos generados a partir de los indicadores de gestión, resultado e impacto del Modelo de Gestión por Resultados.
5.9 Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción, la conciliación, los pactos de cumplimiento, y cualquier otro mecanismo de solución de conflictos establecido en la ley, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes a la aplicación de Mecanismos de Resolución de Conflictos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.
5.10 Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales, quien ejerza la representación legal de la entidad o cuente con poder para ello, actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por las altas cortes, así como las pautas jurisprudenciales consolidadas y reiteradas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad fáctica y/o jurídica.
La decisión del Comité deberá soportarse en un estudio de las circunstancias de hecho y de derecho del caso objeto de estudio y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa del Estado, que se encuentra incorporada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI. Además, deberá valorarse la calificación del riesgo efectuada por el apoderado y/o abogado a cargo del caso o proceso judicial o arbitral.
5.11 Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de Conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal.
Esta invitación deberá realizarse a través del medio más expedito en un término máximo de tres (3) días luego de recibida la solicitud de conciliación, en la comunicación que se remita se le dará a la entidad un plazo máximo de tres (3) días antes de la fecha de celebración del comité para confirmar su asistencia.
De no asistir la autoridad fiscal, se dejará registro en el acta respecto del envío de la comunicación, así como del no recibo de confirmación y de la inasistencia.
5.12 Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
En todos los procesos en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa, nulidad y restablecimiento del derecho, la decisión sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición deberá soportarse en un estudio de las circunstancias de hecho y de derecho, y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que se encuentra incorporado en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.
Este estudio deberá realizarse por parte del comité de conciliación en un término máximo de quince (15) días una vez notificada la demanda a la entidad.
5.13 Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, para lo cual deberá anexar copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalar el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes al ejercicio del medio de control de repetición expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.
Este estudio deberá realizarse por parte del Comité en un término máximo de cuatro (4) meses después del pago.
Si la decisión es iniciar la acción de repetición, la Dirección Jurídica o quien haga sus veces tendrá un término de dos (2) meses para interponerla, de esta circunstancia se dejará constancia en el acta de la sesión del Comité en el cual se haya adoptado la decisión.
5.14 Definir los criterios para la selección de abogadas y abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. En todo caso, esta selección deberá atender como mínimo los siguientes criterios: especialidad, recurrencia, complejidad e impacto económico de los litigios en contra de la entidad.
Los lineamientos y demás instrumentos referentes a los criterios de selección, seguimiento y evaluación de las abogadas y los abogados externos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.
5.15 Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.
5.16 Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación.
5.17 Definir las fechas y formas de pago de las conciliaciones. Para tal fin, se deberá tener en cuenta la previsión establecida en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022 y su reglamentación.
5.18 Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la Entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.
5.19 Aprobar el plan de acción anual que presentará la Secretaría Técnica del Comité y realizar el seguimiento de su implementación para la vigencia respectiva.
5.20 Decidir sobre la pertinencia de elevar solicitud de concepto a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado sobre las controversias jurídicas que se presenten entre la Entidad con otras entidades del orden nacional o territorial, con el fin de precaver un eventual litigio o poner fin a uno existente. Cuando el Comité autorice presentar la solicitud del mencionado concepto, se adelantará el trámite previsto en el modificado numeral 7 del artículo 112 de la Ley 1437 de 2011 y el indicado en la Circular No. 06 de 2018 de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República.
5.21 Las demás funciones que establezca la Ley o su reglamentación.
PARÁGRAFO. El ordenador del gasto al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por el MinTIC/FUTIC respecto de una conciliación, condena o de cualquier crédito surgido por el concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité, para su estudio y determinación de procedencia de inicio de acción de repetición.
ARTÍCULO 6. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE LAS DECISIONES. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial les serán aplicables las causales de impedimento o conflictos de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012; el artículo 41 y siguientes de la Ley 1952 de 2019, o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás nomas concordantes.
ARTÍCULO 7. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, se sujetará a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación y/o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4o del artículo 6o del Decreto 1244 de 2021.
SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 8. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial será ejercida por el/la Coordinador/a del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales de la Dirección Jurídica, quien tendrá las siguientes funciones:
8.1 Elaborar y garantizar la suscripción de las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
8.2 Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
8.3 Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y socializado con el representante legal de la entidad y los miembros del Comité cada seis (6) meses.
8.4 Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, las políticas generales que orientan la defensa judicial de la entidad y las directrices referentes a los Mecanismos de Solución de Conflictos.
8.5 Coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con los directivos y/o delegados de las áreas administrativas o misionales involucrados en las actividades señaladas en el numeral anterior.
8.6 Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer el medio de control de repetición.
8.7 Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité.
8.8 Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.
8.9 Difundir ampliamente las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad para garantizar su apropiación por parte de todas las servidoras y servidores.
8.10 Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a quienes representan los intereses litigiosos de la entidad respecto de los asuntos a su cargo. Las apoderadas y apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.
8.11 Proyectar y presentar el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación a consideración y aprobación de esta instancia administrativa.
8.12 Verificar que las fichas técnicas que se someten a consideración del Comité cuenten con la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se encuentren debidamente incorporadas en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.
8.13 Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste.
8.14 Gestionar y verificar la existencia de su registro y perfil dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.
8.15 Las demás que le sean asignadas por el Comité y la ley.
PARÁGRAFO: En el evento en que el/la Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales no pueda asistir a la sesión o deba ausentarse en el transcurso de esta, la Secretaría Técnica será ejercida por el/la directora/a Jurídico/a, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta. En caso de que ninguno de los anteriores se encuentre presente en la sesión, los demás integrantes designarán entre ellos al Secretario Técnico de la misma.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 9. SESIONES ORDINARIAS. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá en forma obligatoria y sin excepción alguna no menos de dos (2) veces al mes, de forma tal que se logre el cumplimiento y seguimiento de la totalidad de las funciones de ley, las incluidas en este reglamento y todas aquellas que se deriven del cumplimiento eficiente de las mismas.
PARÁGRAFO. La reunión se realizará en el lugar indicado en la respectiva citación, o en forma virtual a través del medio electrónico que defina la entidad. En todo caso, se dejará constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
PARÁGRAFO 2: Previo a la realización de las sesiones los integrantes del Comité de Conciliación deberán analizar y estudiar las fichas compartidas para decisión. De presentarse observaciones, deberán presentarlas a la secretaría técnica y ésta a su vez las trasladará al apoderado a cargo del asunto para la respuesta a que haya lugar y/o implementación de los ajustes que correspondan.
ARTÍCULO 10. SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Comité de Conciliación y Defesan Judicial se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente quien lo presida, el Director Jurídico, o al menos dos (2) de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaría Técnica en los términos señalados en este reglamento.
ARTÍCULO 11. SUSPENSIÓN DE SESIONES. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en esta se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, quien ejerza la Secretaría Técnica confirmará la citación a través del medio más expedito a cada integrante e invitado del Comité.
ARTÍCULO 12. TRÁMITE PARA LA TOMA DE DECISIONES DE LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
La Dirección Jurídica designará una apoderada o apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, mediante una explicación de las circunstancias de hecho y de derecho de este y efectuará una recomendación no vinculante. Además, de ser necesario, podrá requerir a otras dependencias todos aquellos medios probatorios e información necesaria para sustentar el caso, la cual deberá ser entregada dentro de los cinco (5) días siguientes a su solicitud.
Cuando el Ministerio Público sea quien requiera las pruebas, la Secretaría Técnica se encargará de requerirlas en el término de un (1) día hábil y la dependencia tendrá máximo cinco (5) días para su entrega.
ARTÍCULO 13. RESERVA LEGAL DE LAS ESTRATEGIAS DE D EFENSA JURÍDICA. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya. Esta situación deberá manifestarse expresamente en cada documento en el que conste la estrategia de defensa jurídica correspondiente.
ARTÍCULO 14. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial procederá a convocar por escrito a los integrantes permanentes u ocasionales, con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora, lugar, modalidad de la reunión y el respectivo orden del día.
Para el desarrollo de sesiones extraordinarias, quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial procederá a convocar por escrito a los integrantes permanentes u ocasionales, con al menos dos (2) horas de anticipación, indicando la hora, lugar, modalidad de la reunión y el respectivo orden del día.
PARÁGRAFO. Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del Comité de Conciliación y Defensa Judicial las fichas técnicas que elaboren los abogados designados, las cuales, sin excepción, deberán ser elaboradas en el Sistema Único de Gestión o Información Litigiosa del Estado - EKOGUI.
ARTÍCULO 15. CONTROL DE ASISTENCIA Y JUSTIFICACIÓN DE AUSENCIAS. Cuando algún integrante del Comité de Conciliación y Defensa Judicial no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo, de manera previa y por escrito, a la Secretaría técnica del Comité, con la indicación de las razones de su inasistencia. Esta comunicación hará parte integral del acta.
En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia
de integrantes e invitados/as y, en caso de inasistencia, así lo señalará indicando la justificación presentada.
ARTÍCULO 16. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá sesionar con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes con derecho a voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por mayoría simple.
Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la ley y este reglamento.
En caso de empate se someterá el asunto a una nueva votación en esa misma sesión; de persistir el empate, quien preside el Comité tendrá la función de decidir el desempate, con base en los principios de legalidad, moralidad, eficacia, economía e imparcialidad.
ARTÍCULO 17. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. Definido el orden del día, y recibidas las fichas técnicas correspondientes, la Secretaría Técnica lo remitirá junto con la convocatoria de la sesión respectiva a los integrantes y asistentes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial. El orden del día será aprobado en la sesión del Comité que se realice para el efecto.
ARTÍCULO 18. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señalados, la Secretaría Técnica informará al Comité de Conciliación y Defensa Judicial si existen invitados a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación.
Aprobado el orden del día y una vez verificado la existencia de causales de impedimento, la Secretaría Técnica concederá el uso de la palabra a los abogados encargados de la exposición de los asuntos que hacen parte del orden del día, con la finalidad que sustente su recomendación con el fundamento fáctico y jurídico que corresponda.
A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, la Secretaría Técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto el sentido de su decisión. Las decisiones del Comité son de obligatorio cumplimiento.
La sesión culminará una vez agotado el orden del día.
PARÁGRAFO: Para efectos del acta, las sesiones serán grabadas, para lo cual, previo al inicio de la grabación la secretaría técnica solicitará autorización a los integrantes y demás asistentes. La grabación hará parte integral del acta.
ARTÍCULO 19. DECISIONES. Las deliberaciones y decisiones que adopte el Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán constar en el acta de la respectiva sesión, la cual deberá estar suscrita por quienes ejerzan la presidencia y la Secretaría Técnica.
La certificación de la decisión que se adopte en materia de conciliación deberá ser enviada al Ministerio Público cinco (5) días antes a la celebración de la audiencia.
ARTÍCULO 20. SALVAMENTOS Y ACLARACIONES DE VOTO. Quienes como integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 21. SOLICITUD DE RECONSIDERACIÓN POR PARTE DEL MINISTERIO PÚBLICO. En caso de que el Ministerio Público requiera la reconsideración de una decisión sobre la procedencia de la conciliación, quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá invitar al agente a una sesión para que rinda las explicaciones pertinentes.
Si el agente no asiste, se dejará constancia en el acta, el Comité deliberará y adoptará la decisión de conformidad con el documento de solicitud de reconsideración.
Si el agente asiste, se le escuchará en la sesión y posteriormente, se solicitará su retiro para la deliberación y adopción de la decisión por parte del Comité.
ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 22. ACTAS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. Las actas del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán tener una numeración consecutiva que estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.
Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del Comité en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.
PARÁGRAFO. Las solicitudes de copias auténticas de las actas del Comité serán atendidas por la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 23. CERTIFICACIONES. Las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial serán suscritas por quien ejerza la Secretaría Técnica, para su presentación en el despacho que corresponda.
Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación de este, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de esta y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda, sin implicar el levantamiento de la reserva de las estrategias de defensa.
ARTÍCULO 24. INASISTENCIA A LA AUDIENCIA. Cuando la entidad no asista a la audiencia por no haber otorgado poder para su representación, el pago de la multa de que trata el artículo 110 de la Ley 2220 de 2022 estará a cargo del Director Jurídico. En los demás eventos el pago de la multa corresponderá a quien ostente la representación para el efecto.
ARTÍCULO 25. ARCHIVO. Los expedientes de los asuntos sometidos a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán ser conformados por el apoderado al cual se le asignó el caso y contendrán la totalidad de las piezas procesales relacionadas con el respectivo proceso. Una vez finalizado el trámite, el apoderado remitirá el expediente al Grupo de Gestión Documental de la entidad dentro de los tres (3) meses siguientes a la celebración de la sesión del Comité en la que se estudió el caso.
Las actas del comité serán enviadas por la Secretaría Técnica del Comité al Grupo de Gestión Documental de manera semestral.
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE INFORMES.
ARTÍCULO 26. INFORMES DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ Y DE LA EJECUCIÓN DE SUS DECISIONES. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a quien ostente la representación legal de la entidad y a los integrantes del Comité cada seis (6) meses.
El Comité tendrá cinco (5) días contados a partir de la entrega del informe por parte de la Secretaría Técnica para su aprobación. El Informe deberá contener:
26.1 Una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, la decisión, y la utilización de otro mecanismo de solución de conflictos.
26.2 Los resultados de las audiencias de conciliación a las que asistieron los apoderados de la entidad.
26.3 Relación de los asuntos sometidos a estudio para determinar la procedencia o no de la acción de repetición con su correspondiente avance o desarrollo.
26.4 Relación de los asuntos sometidos a estudio para determinar la procedencia o no del llamamiento en garantía con fines de repetición efectuados por los apoderados de la entidad, con su correspondiente avance o desarrollo
26.5 El resultado de los procesos judiciales en los que se haya aprobado por el Comité la presentación de Oferta de revocatoria directa de los actos administrativos impugnados, de conformidad con el artículo 95 de la Ley 1437 del 2011, o la norma que lo modifique o sustituya.
26.6 Las actividades ejecutadas para el seguimiento y cumplimiento del plan de acción de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la entidad.
26.7 La relación de los pagos de sentencias, laudos y conciliaciones efectuados y los que estén pendientes por realizar, así como el estado de su gestión.
26.8 Las actividades ejecutadas en relación con las demás funciones a cargo del Comité
ARTÍCULO 27. PUBLICACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN. La entidad publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial dentro de los tres (3) días siguientes contados a partir de su aprobación, y deberán permanecer publicados por un término de seis (6) meses.
PARÁGRAFO. Previo a su publicación, el informe de gestión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá garantizar los parámetros de reserva que establezca la Ley.
ARTÍCULO 28. COMUNICACIÓN. La presente Resolución se comunicará al interior de la entidad a través de correo electrónico.
ARTÍCULO 29. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 2110 de 2018 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá D.C., a los veinticuatro (24) días del mes de junio de 2024
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
MAURICIO LIZCANO ARANGO
Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
1. La conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos aboga, entre otros, por la descongestión de despachos judiciales y por la protección y defensa de los intereses públicos contribuyendo a amainar la conflictividad entre el Estado y los particulares y que existen otros mecanismos que persiguen los mismos fines.
