RESOLUCION 2110 DE 2018
(agosto 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024>
Por la cual se actualiza el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se adopta el reglamento propio y se deroga la Resolución 2930 de 2016
EL VICEMINISTRO DE CONECTIVIDAD Y DIGITALIZACIÓN ENCARGADO DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de las facultades legales, y en particular de las que le confieren los artículos 65B de la Ley 23 de 1991,2.2.4.3.1.2.5 numeral 10 del Decreto 1069 de 2015, y los Decretos 1414 de 2017, 714 de 2018, 940 de 2018, y 1223 de 2018, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, dispuso que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, entre otras, deberán Integrar un comité de conciliación y defensa judicial, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.
Que el Decreto 1716 de 2009, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001, reglamentó la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo.
Que el parágrafo del artículo 5 de la Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) como entidad descentralizada del orden nacional, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, cuyo objetivo principal es la difusión de las políticas de prevención del daño antijurídico así como la defensa y protección efectiva de los Intereses litigiosos de la Nación, en las actuaciones judiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la responsabilidad patrimonial y la actividad litigiosa.
Que, de acuerdo al numeral 3 del artículo 6 y el numeral 4 del artículo 10 del Decreto Ley 4085 de 2011, por el cual, se establecen los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, una de sus funciones es participar en los comités de conciliación de las entidades del orden nacional, cuando lo estime conveniente, con derecho a voz y voto y actuar como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional.
Que, según el artículo 2.2.4.3.1.2.2, del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudios, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los Intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Que el Decreto 1167 de 2016 modificó y suprimió algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015 en lo relacionado con la estructura y funcionamiento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
Que en desarrollo de las anteriores disposiciones, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió la Resolución 2930 de 2016, por la cual se adecuó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se derogó la Resolución 831 de 2015.
Que a través del Decreto 1414 de 2017 y las. resoluciones 3361,3362 y 3363 de 2017 (esta última modificada por la Resolución 445 de 2018), se dictaron nuevas1 disposiciones sobre estructura, grupos internos de trabajo, y delegaciones y asignaciones, respectivamente, en relación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y en consecuencia, se derogaron las normas anteriores que regían tales materias.
Que, en virtud de los cambios normativos referidos en los considerandos anteriores, se hace necesario actualizar las disposiciones sobre el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y en consecuencia derogar la Resolución 2930 de 2016.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La presente Resolución tiene por objeto adoptar el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (CCDJ), el cual estará contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2. NATURALEZA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses públicos a cargo del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS RECTORES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios que rigen la función pública y las actuaciones administrativas, previstos en los artículos 209 de la Constitución Política y 8 de la Ley 1437 de 2011, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. Por tanto, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos por la ley, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.
ARTÍCULO 4. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial les serán aplicables los artículos 11, sobre los conflictos de interés y causales de impedimento y recusación, y 12, sobre el trámite de los impedimentos y recusaciones, de la Ley 1437 del 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las que los modifiquen o sustituyan.
ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL.
ARTÍCULO 5. INTEGRANTES, INVITADOS PERMANENTES Y OCASIONALES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024. Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 1590 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial (CCDJ) estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes cuya presencia es indelegable salvo lo indicado en el numeral 1:
1. El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o su delegado
2. El Representante Legal del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
3. El Secretario General
4. El Director Jurídico, quien ejercerá la presidencia
5. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo
6. El Subdirector Financiero.
7. El Subdirector Administrativo
Con voz y sin voto:
- El Jefe de la Oficina de Control Interno
PARÁGRAFO 1. El CCDJ podrá Invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado cuando lo considere necesario. El delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado podrá participar con derecho a voz y voto.
PARÁGRAFO 2. Serán invitados ocasionales los viceministros, directores, jefes de oficina y coordinadores de las dependencias que elaboren las fichas técnicas para que sean expuestas por ellos en el CCDJ, así como los funcionarios, contratistas o cualquier tercero que, por tener relación con el asunto a tratar se considere pertinente su presencia en la respectiva sesión. Para el efecto, los miembros del Comité podrán formular, a través de la Secretaría Técnica, la respectiva Invitación.
PARÁGRAFO 3. El Jefe de la Oficina de Control Interno podrá participar en las sesiones del CCDJ con derecho a voz pero sin voto, su asistencia será especialmente para verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas y velar por la debida aplicación de este reglamento, quien además podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden al Comité.
PARÁGRAFO 4. En el evento en que el Director Jurídico o quien haga sus veces deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ejercida por la Secretaria General, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que esto implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum. En el evento en que tanto la Secretaria General del gasto como el Director Jurídico no se encuentren presentes en la sesión, los demás miembros asistentes designarán entre ellos y de común acuerdo, el presidente de la misma.
ARTÍCULO 6. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1323 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial cumplirá las funciones previstas en el artículo 2.24.3.1.2.5 del Decreto 1069 del 2015 o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen, y en especial, las señaladas a continuación:
1. Formular, aprobar, ejecutar, implementar y hacer seguimiento a las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los Intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, y cuya representación esté a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales de la Dirección Jurídica, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el Índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices Institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, y los demás mecanismos alternativos de solución de conflictos.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o Improcedencia de la conciliación y señalar la posición Institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición de acuerdo con el análisis y recomendación que para el efecto se presente.
7. Determinar la procedencia o Improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
8. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011, o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión, el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.
9. Autorizar el desistimiento de los recursos ordinarios y extraordinarios que se interpongan en el ejercicio de la defensa de la entidad por parte de los apoderados judiciales, siempre que se encuentren debidamente fundamentados.
10. Formular, adoptar y aplicar los siguientes Indicadores: a) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad, b) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución porcentual de condenas contra la entidad, c) La efectividad de las decisiones del comité de conciliación y defensa judicial traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente, d) El ahorro patrimonial que se logre con ocasión de Ios acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción.
11. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los Intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
12. Autorizar que los conflictos suscitados entre la Entidad y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En caso que, el Comité de Conciliación autorice someter el conflicto entre Entidades a la mediación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se adelantará el trámite previsto en la subsección 1,2 y 3 de la sección 2 del Capítulo 2 del Decreto 1069 de 2015, adicionado por el artículo 3 del Decreto 2137 de 2015.
13. Decidir sobre la pertinencia de elevar solicitud de concepto a la Sala de Consulta y Servicio Civil sobre las controversias jurídicas que se presenten entre la Entidad con otras entidades del orden nacional o territorial, con el fin de precaver un eventual litigio o poner fin a uno existente. Cuando el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica autorice presentar la solicitud del mencionado concepto, se adelantará el trámite previsto en el modificado numeral 7 del artículo 112 del CPACA y el indicado en la Circular No. 06 de 2018 de la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República.
PARÁGRAFO 1. En la acción de repetición de que trata el numeral 6, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier crédito surgido por el concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al CCDJ, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión. En todo caso, el comité de conciliación y defensa judicial tendrá como soporte la información presentada en la ficha técnica respectiva. En este mismo sentido, el Secretario Técnico del CCDJ deberá Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, las decisiones adoptadas sobre la procedencia de la acción de repetición, para lo cual deberá anexar copia de la providencia condenatoria, así como de la prueba de su pago y señalar el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurarla.
PARÁGRAFO 2. Con el fin de determinar la procedencia o Improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, a que se refiere el numeral 7, la Secretaría Técnica deberá presentar Informe al CCDJ para que en esta instancia se decida, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 del 2001, en concordancia con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto 1069 del 2015.
ARTÍCULO 7. TÉRMINO PARA LA TOMA DE DECISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1323 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial contará con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copla auténtica de la respectiva certificación en la que conste sus fundamentos. En caso de que la decisión por algún motivo no pueda ser adoptada por requerirse la solicitud de pruebas o concepto a otras entidades, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Conforme lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto ley 491 de 2020, hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social por el COVID- 19, el término dispuesto en el presente artículo será de treinta (30) días para efectos de conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación en asuntos contencioso-administrativos.
ARTÍCULO 8. SESIONES ORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá al menos dos (2) veces al mes, en forma presencial en las Instalaciones de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o en el lugar indicado en la respectiva citación, o no presencial mediante conferencia virtual a través de medio electrónico Idóneo, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011, o las normas que lo modifiquen, o subroguen o deroguen.
ARTÍCULO 9. CONVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> De manera ordinaria, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial procederá a convocar a los integrantes con al menos cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora, lugar de la reunión y el respectivo orden del día.
Así mismo, la Secretaría Técnica del CCDJ extenderá la Invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del CCDJ, conforme a los parágrafos 1 al 3 del artículo 5 de la presente Resolución. Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del comité de conciliación y defensa judicial las fichas técnicas que elabore el apoderado a quien corresponda el caso.
PARÁGRAFO 1. Las citaciones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado deberán hacerse al menos con diez (10) días de antelación a la fecha de la respectiva sesión del CCDJ, de conformidad con la Circular externa No. 8 de 2013 de la ANDJE.
ARTÍCULO 10. CUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial deliberará con mínimo tres (3) de sus integrantes con voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por la mitad más uno de los integrantes asistentes a la sesión.
Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la ley y este reglamento.
En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate, el Ministro o su delegado decidirán.
ARTÍCULO 11. CONTROL DE ASISTENCIA Y JUSTIFICACIÓN DE AUSENCIAS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por correo electrónico a la Secretaria Técnica dentro de un (1) día calendario antes a la realización de la respectiva sesión, con la indicación de las razones de su inasistencia. En el caso que el motivo de la Inasistencia surja el mismo día de la sesión, se deberá informar a la Secretaria Técnica en el menor tiempo posible antes de iniciar la sesión.
En la correspondiente acta de cada sesión, la Secretaria Técnica dejará constancia de la asistencia o inasistencia de los Integrantes del comité de conciliación y defensa judicial.
ARTÍCULO 12. SUSPENSIÓN DE SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará la fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la Secretaría Técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados del CCDJ.
ARTÍCULO 13. SESIONES EXTRAORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente su presidente, el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, o al menos tres (3) de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.
ARTÍCULO 14. ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Una vez definida la fecha en la cual se realizará la sesión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, los apoderados del caso deberán remitir al Secretario Técnico, con al menos ocho (8) días de antelación a la reunión, las fichas técnicas de los casos que van a ser sometidos a su consideración.
Una vez verificadas y ajustadas las fichas, la Secretaría Técnica remitirá por correo electrónico a sus integrantes e invitados, si a ello hubiere lugar, dentro de los cinco (5) días anteriores a la sesión, el orden del día con las respectivas fichas técnicas para su análisis.
ARTÍCULO 15. DESARROLLO DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> En el día y hora señalados, la Secretaria Técnica informará al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, si existen invitados a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, si las hubiere, verificará el cuórum y dará lectura al orden del día propuesto.
Leído el orden del día, se dará inicio a la sesión. Para tal efecto, el Secretario Técnico concederá el uso de la palabra para que se sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del comité de conciliación y defensa judicial. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados, si los hubiere, deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración.
A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, la Secretaria Técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto el sentido de su decisión. Las decisiones del CCDJ serán de obligatorio cumplimiento.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, en el marco de la respectiva sesión, la Secretaria Técnica informará que todos los temas han sido agotados y, en consecuencia, procederá a dar por terminada la sesión.
ARTÍCULO 16. FICHAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Para fundamentar jurídicamente y facilitar la exposición y estudio de los casos que vayan a ser sometidos a consideración del CCDJ, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales designará un abogado adscrito a su dependencia para que se encargue de la representación de la entidad, y proyecte la ficha técnica que podrá elaborar junto con el Director o Jefe de la dependencia de origen para la exposición de la misma ante el CCDJ en forma verbal en día en que haya sido programada dentro del orden del día de la sesión correspondiente. La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKogui.
El abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, otros mecanismos alternativos de solución de conflictos, procesos judiciales, el estudio de la procedencia del inicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía con fines de repetición, deberá agotar el trámite conforme al parágrafo 1 del artículo 6 de la presente Resolución, previo a su presentación.
La integridad, veracidad, fidelidad de la información y de los hechos registrados en la ficha técnica son responsabilidad del abogado que la elabore, quien deberá suscribir la misma.
La ficha técnica como minimo deberá contener:
1. Nombre del convocante.
2. Nombre del convocado.
3. Tipo de actuación.
4. Despacho donde se surtirá la conciliación.
5. Fecha y hora fijada para la diligencia.
6. Resumen de la petición.
7. Descripción de los hechos objeto de la solicitud.
8. Fundamentos técnicos, tácticos y jurídicos de la defensa y contestación de la solicitud de conciliación.
9. Recomendación del apoderado al cual le fue asignado el asunto.
SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 17. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial será ejercida por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales de la Oficina Asesora Jurídica, quien tendrá derecho a voz, pero no a voto.
En el evento en que el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales no pueda asistir a la sesión o deba ausentarse en el transcurso de la misma, la Secretaría Técnica será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta. En caso de que ninguno de los anteriores se encuentre presente en la sesión, los demás miembros asistentes designarán entre ellos al Secretario Técnico de la misma.
ARTÍCULO 18. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a los integrantes del CCDJ a las sesiones ordinarias y extraordinarias e invitar a quienes deban participar en las mismas, indicando el día, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión.
2. Elaborar el orden del día para cada sesión.
3. Elaborar las actas de cada sesión del CCDJ.
4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el CCDJ.
5. Someter a consideración del CCDJ la Información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial, así como las directrices institucionales de conciliación de la entidad.
6. Proyectar y presentar el plan de acción anual a consideración del CCDJ en la última sesión de cada año.
7. Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en el plan de acción.
8. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las desiciones que el CCDJ adopte respecto a la procedencia o no de iniciar acciones de repetición.
9. Efectuar los trámites a que hubiere lugar para la publicar en la página web de la entidad las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia, según lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.15 del Decreto 1069 de 2015, o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.
10. Verificar que las fichas técnicas que vayan a ser sometidas a consideración del CCDJ cumplan con los lineamientos y directrices señalados en el artículo 16 de la presente Resolución.
11. Coordinar el archivo y control de las actas del CCDJ y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste.
12. Las demás que le sean asignadas por el CCDJ afines a las funciones de este.
ARTÍCULO 19. APROBACIÓN DE ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La Secretaria Técnica deberá dejar constancia en las actas de las deliberaciones y decisiones adoptadas, y serán suscritas por aquella y por quien ejerza la presidencia de la sesión, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
Las actas del CCDJ deberán tener una numeración consecutiva, la cual estará a cargo de la Secretaría Técnica.
Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del comité de conciliación y defensa judicial en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.
PARÁGRAFO 1. Las solicitudes de copias auténticas dé las actas del CCDJ serán atendidas por el Secretario Técnico.
ARTÍCULO 20. CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La decisión sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición o la oferta de revocatoria de un acto administrativo de conformidad con el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011, se consignará en la respectiva acta del CCDJ, y la certificación será suscrita por el Secretario Técnico, para su presentación en el despacho que corresponda por parte del apoderado de la entidad.
Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de la misma y una descripción sucinta de las razones en las que ésta se funda.
ARTÍCULO 21. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE LOS ASUNTOS DEL CCDJ. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Los expedientes de los asuntos sometidos a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán ser conformados por el apoderado al cual se le asignó el caso y contendrán la totalidad de las piezas procesales relacionadas con el respectivo proceso. Una vez finalizado el trámite, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales remitirá el expediente al Grupo de Gestión Documental de la entidad dentro de los tres (3) meses siguientes la celebración de la sesión del CCDJ en la que se estudió el caso.
ARTÍCULO 22. INFORMES DIGESTIÓN DEL CCDJ. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> El Secretario Tecnico deberá preparar un informe de la gestión del CCDJ y de la ejecución de sus decisiones que será entregado al Ministro o su delegado y a los miembros permanentes cada seis(6) meses y una (1) copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
El Informe deberá contener:
1. Una relación de las sesiones del CCDJ indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, la decisión, y la utilización de otro mecanismo de solución de conflictos.
2. Los resultados de las audiencias de conciliación a las que asistieron los apoderados de la entidad.
3. Relación de los asuntos sometidos a estudio para determinar la procedencia o no de la acción de repetición con su correspondiente avance o desarrollo.
4. Relación de los asuntos sometidos a estudio para determinar la procedencia o no del llamamiento en garantía con fines de repetición efectuados por los apoderados de la entidad con su correspondiente avance o desarrollo.
5. El resultado de los procesos judiciales en los que se haya aprobado por el CCDJ la presentación de Oferta de revocatoria directa de los actos administrativos impugnados de conformidad con el artículo 95 de la Ley 1437 del 2011, o la norma que lo modifique o sustituya.
6. Las actividades ejecutadas para el seguimiento y cumplimiento del plan de acción de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la entidad.
7. Las actividades ejecutadas en relación con las demás funciones a cargo del CCDJ.
PARÁGRAFO 1. Las diferentes dependencias de la entidad deberán entregar los insumos que se requieran para la elaboración del informe a que se refiere el presente artículo.
ARTÍCULO 23. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL CCDJ. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Corresponde a la Secretaría Técnica verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual se informará a los miembros del Comité del avance en las sesiones ordinarias.
ARTÍCULO 24. TRÁMITE DE PROPOSICIONES. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Las proposiciones por parte de los integrantes CCDJ deberán ser envidas por correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales y Extrajudiciales, quien las incluirá en el orden del día.
ARTÍCULO 25. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. El <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos con fundamento en los cuales se ha condenado a la entidad, o en los procesos que haya decidido conciliar o se haya acudido a otro mecanismo de solución de conflictos previsto en la ley. Lo anterior en el evento en que se hayan presentado condenas, conciliaciones o soluciones en el marco de otros mecanismos alternativos de solución de conflictos durante el periodo.
La política de prevención del daño antijurídico deberá ser evaluada, actualizada e implementada anualmente de acuerdo con los lineamientos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para las entidades públicas del orden nacional.
PARÁGRAFO 1. En la eventualidad que en la entidad no se presenten daños antijurídicos, la política de prevención del daño antijurídico deberá construirse con el fin de mitigar los riesgos que puedan presentarse y que generen posibles acciones judiciales en su contra.
ARTÍCULO 26. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 2240 de 2024> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2930 de 2016.
Dada en Bogotá D.C., a los
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
JUAN SEBASTIÁN ROZO RENGIFO
Viceministro de Conectividad y Digitalización encargado del Despacho del Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
