RESOLUCIÓN 2238 DE 2024
(junio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 924 de 2020.
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades legales y en especial en desarrollo de lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley 1581 de 2012, 5 del Decreto 1064 de 2020, 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, y
CONSIDERANDO QUE:
La protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar y su buen nombre, lo mismo que conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas. A su vez, el artículo 20 ibidem garantiza a toda persona el derecho fundamental de informar y recibir información veraz e imparcial.
A su turno, el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Régimen General de Protección de Datos Personales”, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo”, consagraron la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data y establecieron dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para este derecho.
La Ley 1712 de 2014, sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional, adiciona nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en el Libro 2. Parte VIII, Título IV "Gestión de la Información Clasificada y Reservada” del Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados.
El Capítulo I del Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, señala que la información pública que contiene datos semiprivados o privados, solo podrá divulgarse según las reglas establecidas en el régimen general de protección de datos. Por tanto, los sujetos obligados no podrán permitir el acceso a datos personales sin autorización del titular de la información, salvo que concurra alguna de las excepciones consagradas en los artículos 6o y 10 de la Ley 1581 de 2012.
A través del Decreto 1083 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública” (modificado por el Decreto 1499 de 2017) se promueve el mejoramiento continuo de las entidades públicas del país, garantizando un adecuado ambiente de control mediante la definición de responsabilidades en relación con las líneas de defensa del Modelo Estándar de Control Interno.
Mediante la Resolución 4870 de 2023, se establece el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, acogiendo los lineamientos del Decreto 1499 de 2017 y estableciendo el Comité MIG como la instancia orientadora del Modelo, en donde se tratan los temas referentes a las dimensiones y políticas de gestión y desempeño Institucional. De acuerdo con el numeral 8 del artículo 19 de la misma Resolución, corresponde al Comité MIG “Aprobar las políticas en materia de datos personales y hacer seguimiento a la implementación de la normativa de protección de datos personales que emita el Gobierno Nacional”.
Mediante documento del Modelo Integrado de Gestión con código GTI-TIC-MA-005 del 20 de mayo de 2015, se creó la primera versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad del Ministerio TIC y se actualizó con la Resolución 2007 de 2018. Con el propósito de garantizar la seguridad y privacidad de la Información y el fortalecimiento del Modelo Integrado de Gestión - MIG, el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones debe actualizar la Política de Tratamiento de Datos Personales, de manera que contenga los lineamientos necesarios para el tratamiento de los datos personales recolectados directamente por la entidad o trasladados por otras autoridades en el actual contexto institucional y, en consecuencia, derogar la resolución 924 de 2020, “Por la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/ Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 2007 de 2018”.
El Comité del Modelo Integrado de Gestión del Ministerio TIC, a través de la sesión No. 80 llevada a cabo el 30 de mayo de 2024, aprobó la actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Entidad en torno al contexto institucional y sus partes interesadas internas y externas, en la cual se encontró necesario publicar el proyecto de Resolución para recibir comentarios de participación ciudadana.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente Resolución establece la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (En adelante Ministerio/Fondo Único de TIC), con el fin de asegurar una adecuada gestión Institucional. Tiene como objeto brindar la información necesaria, para fijar los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte del Ministerio/Fondo Único de TIC, para dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que es deber dar a los datos personales en Colombia.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente Política aplica a los datos personales sobre los cuales se efectúa algún tratamiento en bases de datos y/o archivos que se encuentren en poder de la Entidad, de los servidores públicos, contratistas, operadores, terceros y todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan algún tipo de relación con el Ministerio /Fondo Único de TIC, y que de conformidad con la normativa vigente sean objeto de tratamiento.
El Ministerio/Fondo Único TIC en relación con el tratamiento de los datos personales da por entendido que los mismos son un derecho fundamental de los titulares, y solo hará uso de aquellos para la finalidad autorizada por el titular. Se exceptúan de este alcance los casos establecidos por el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o subroguen.
ARTÍCULO 3 DEFINICIONES. Para efectos de la presente Resolución se adoptan las siguientes definiciones[1]:
1. Anonimización[2]: es aquel dato que no permite razonablemente establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia, en tanto fue objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que por cualquier medio, tecnología o proceso se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.
2. Autorización: consentimiento previo, voluntario, excepcional, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
3. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable o Encargado, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
5. Confidencialidad: es la información pública clasificada o reservada sobre la cual se debe prevenir el acceso o la divulgación a personas o sistemas no autorizados.
6. Custodio del activo de información: es una parte designada del Ministerio, un cargo, proceso, o grupo de trabajo encargado de administrar y hacer efectivos los controles de seguridad que el propietario haya definido.
7. Dato personal privado o sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
8. Dato personal público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
9. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
10. Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
11. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
12. Información: conjunto organizado de datos generados, obtenidos, adquiridos, transformados o controlados que constituyen un mensaje sin importar el medio que lo contenga (digital y no digital).
13. Líder de Protección de Datos: dependencia que asume al interior de la Ministerio/Fondo Único TIC, la función de articular los lineamientos para la protección de datos personales y gestión del trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas o disposiciones que la modifiquen, complementen o reemplacen.
14. Oficial de protección de datos: es la persona al interior de la entidad, encargada de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos en aplicación del Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia. Así mismo, propende por la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité MIG.
15. Operadores o proveedor de redes y servicios de telecomunicaciones[3]: persona jurídica responsable de la operación de las redes y/o de la provisión de servicios de comunicaciones.
16. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
17. Seguridad de la Información: preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad pueden estar involucradas [NTC-ISO/IEC 27001].
18. Terceros: partes interesadas o grupos de interés de carácter externos al Ministerio/Fondo Único TIC que soliciten información que contengan datos personales. Entre estos se pueden considerar a los ciudadanos, entes de vigilancia, control y/o certificación.
19. Titular de los datos: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
20. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
21. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
22. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES. Para el desarrollo de la presente política, el Ministerio/Fondo Único TIC aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios contenidos en el Artículo 4o de la Ley 1581 de 2012:
1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a que se refiere la presente Resolución es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Resolución y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable o el Encargado de este y al a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
ARTÍCULO 5. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS. Para aplicación de la presente resolución se establecen las siguientes categorías de datos sensibles:
1. Tratamiento de Datos Sensibles: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
1. El titular haya dado su autorización explícita para dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
2. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada por el Ministerio/Fondo Único TIC teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
ARTÍCULO 6. TRATAMIENTO AL CUAL SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD. El Ministerio/Fondo Único TIC, como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que gestiona, realizará la recolección a través de medios físicos o digitales, almacenamiento en infraestructura tecnológica o archivos físicos, uso para las finalidades específicas en diferentes medios, circulación permitida en el marco normativo y administración de los mismos de acuerdo a las políticas de operación, sin permitir en ningún caso el acceso a la información por terceros salvo en casos expresamente previstos en la Ley, ni la violación de derechos de los titulares, con el fin de:
1. Permitir el desarrollo del objeto del Ministerio/Fondo Único TIC, en los términos del artículo 18 de la Ley 1978 de 2019 y los artículos 1 y 2 del Decreto 1064 de 2020 y, o las normas que los modifiquen, subroguen o deroguen.
2. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para la contratación del Ministerio/Fondo Único TIC destinada a garantizar el funcionamiento de la entidad y la ejecución de proyectos y el desarrollo de esquemas de gerencia de proyectos.
3. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la entidad.
4. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias.
5. Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de funcionarios del Ministerio/Fondo Único TIC.
6. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
7. Conservar evidencia de los eventos realizados, audiencias de adjudicación de contratos, reuniones internas y externas.
8. Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.
9. Efectuar la convocatoria y generar evidencia de la realización de sesiones de rendición de cuentas y participación ciudadana.
10. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios del Ministerio/Fondo Único TIC, a través de encuestas.
11. Registrar y/o autorizar el ingreso a las instalaciones del Edificio Murillo Toro o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión del Ministerio/Fondo Único TIC.
12. Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones referidas en el numeral 11 de este artículo.
13. Realizar monitoreo a través de sistemas de videovigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones del Edificio Murillo Toro o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión del Ministerio/Fondo Único TIC.
ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. El Ministerio/Fondo Único de TIC como responsable del tratamiento, debe cumplir con los deberes establecidos por el artículo 17 de Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO 8. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. El Ministerio/Fondo Único de TIC como responsable del tratamiento, debe cumplir con los deberes establecidos por el artículo 18 de Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
F. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
G. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
H. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
I. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
J. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
K. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
L. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO 9. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. El Ministerio de TIC actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales, así como los obtenidos en el marco de las funciones del Fondo Único de TIC y hará uso de éstos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el artículo 7 de la presente política, y sobre la base de la normativa vigente. A continuación, se presentan los datos de identificación del responsable del tratamiento:
Nombre: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
NIT: 899.999.053-1
Domicilio: Bogotá - Colombia - Edificio Murillo Toro - Cra. 8 entre Calles 12 y 13
Sitio web: http://www.mintic.gov.co
Correo electrónico: minticresponde@mintic.gov.co
Teléfono: 601 3443460
Línea Nacional: 01-800-0914014
PARÁGRAFO. El Encargado será la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Ministerio/Fondo Único de TIC, y tendrá la obligación de cumplir lo establecido en esta política acorde con la normativa vigente en materia de protección.
ARTÍCULO 10. CANALES DE SERVICIO. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de titulares de datos personales podrán radicar consultas de esos datos a través de los canales dispuestos por el Ministerio/ Fondo Único de TIC, según lo establecido en el artículo 5 de la Resolución 1657 de 2021, o la norma que la modifique, subrogue o derogue. A continuación, se señalan los canales de atención:
| Tipo de canal | Mecanismo | Ubicación | Horario de Atención |
| Presenciales | Punto de Atención al Ciudadano y al Operador | Edificio Murillo Toro - Cra. 8 entre Calles 12 y 13, Bogotá - Colombia. | Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. |
| Telefónicos | Línea gratuita nacional | 01-800-0914014 | Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. |
| Línea gratuita anticorrupción | 01-800-0912667 | ||
| Línea fija desde Bogotá | 601 3443460 | ||
| Virtuales | Página Web | https://www.mintic.gov.co en el enlace Atención y Servicio a la Ciudadanía - PQRSD Denuncias por actos de corrupción: soytransparente@mintic.gov.co | Permanente |
| Correo electrónico | minticresponde@mintic.gov.co | ||
| @MinisterioTIC.Colombia | |||
| @MinTIC Responde | |||
| Servicio Postal | Remisión de PQRSD a través de servicios postales | Radicado en el Punto de Atención al Ciudadano y al Operador - Edificio Murillo Toro - Cra. 8 entre Calles 12 y 13, código postal: 111711, Bogotá - Colombia | Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. |
| Buzón de sugerencia | Sugerencias dirigidas a Ministerio TIC | Urna ubicada en el primer piso en el Punto de Atención al Ciudadano y al Operador del Edificio Murillo Toro - Cra. 8 entre Calles 12 y 13, Bogotá - Colombia | Lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. |
ARTÍCULO 11. DERECHOS DE LOS TITULARES. El titular de los datos personales recolectados por el Ministerio/Fondo Único de TIC, tiene los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Abstenerse de diligenciar cualquier instrumento de recolección de datos personales que no cumpla con el marco legal sobre datos personales.
PARÁGRAFO. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes velará por el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.
ARTÍCULO 12. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los derechos establecidos en el artículo 10 de la presente Resolución, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que el Ministerio/Fondo Único de TIC le ponga a disposición.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
ARTÍCULO 13. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:
1. Por escrito,
2. De forma oral vía telefónica,
3. De forma oral vía video,
4. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.
ARTÍCULO 14. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
ARTÍCULO 15. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE GESTIONAR LAS SOLICITUDES. El Ministerio/Fondo Único de TIC, a través del Grupo Interno de Trabajo de Grupos de Interés y Gestión Documental o quien haga sus veces y de acuerdo con el procedimiento interno vigente, es responsable de la recepción, radicación y reparto de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias del titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y/o revocar la autorización conferida al Ministerio/Fondo Único TIC para el tratamiento de los mismos.
Por su parte, el servidor público que ejerza las funciones de Oficial de Seguridad y Privacidad de la información es responsable de realizar el monitoreo periódico a la atención y respuesta que efectúen los encargados del tratamiento a los requerimientos de dicha naturaleza.
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DATOS PERSONALES. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de titulares de datos personales, podrán consultar los datos personales del titular que repose en cualquier base de datos y/o archivo en poder del Ministerio/Fondo Único de TIC, el cual deberá suministrar al solicitante toda la información que repose en sus bases de datos y/o archivos y que esté vinculada con la identificación del titular, previa verificación de su identidad, para lo cual el solicitante deberá suministrar la documentación requerida que acredite su calidad.
La consulta de datos personales será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Asimismo, las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
ARTÍCULO 17. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o las personas señaladas en el artículo 12 de esta resolución, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Ministerio/Fondo Único de TIC, el cual será tramitado bajo los siguientes lineamientos:
El reclamo para solicitar la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, se formulará a través de los canales a que se refiere el artículo 10 de esta Resolución, lo cual deberá contener:
- Nombres y apellidos del Titular y/o su representante.
- Identificación del Titular y/o su representante.
- Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o su representante.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la(s) base(s) de datos respectiva(s) una leyenda de identificación del "reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si vencido el término anterior para la supresión de la información y la revocatoria de la autorización al responsable, no se hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO PRIMERO: La supresión de datos y/o la revocatoria de la autorización de datos personales no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso en que el titular realice el reclamo por otro medio de carácter institucional, diferente a los aquí presentados, se deberá remitir la solicitud a la dependencia responsable de atención al ciudadano, para su respectivo trámite.
ARTÍCULO 18. VIDEOVIGILANCIA. El Ministerio/Fondo Único de TIC realiza tareas de monitoreo y observación a través de los Sistemas de Videovigilancia (SV) o cámaras de seguridad, lo cual implica la recopilación de imágenes de personas asociadas al tratamiento de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y su carácter sensible según lo definido en el artículo 5 de la ley 1581 de 2012.
En virtud de lo anterior, todo servidor público, contratista, operador, tercero y aquellas personas que por cualquier motivo ingresen a las instalaciones del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, autorizan el tratamiento de su imagen a través de cualquiera de las modalidades definidas en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013. Las imágenes serán conservadas por un tiempo mínimo 90 días y en caso de presentar algún tipo reclamación, será resulto por las vías establecidas en los artículos 11 y 12 de esta resolución.
ARTÍCULO 19. CONTROL DE ACCESO. Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida ejecutan controles que limitan el ingreso. En consecuencia, se realizan actividades de monitoreo en la trazabilidad de los ingresos y salidas que implican el tratamiento de datos personales de aquellas personas autorizadas.
ARTÍCULO 20. DE LA TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA E INTEROPERABILIDAD DE DATOS PERSONALES. El Ministerio/Fondo Único de TIC, exclusivamente para el desarrollo de sus objetivos y funciones legales, podrá transmitir a los operadores de los distintos programas e iniciativas, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, o la norma que lo modifique, subrogue o derogue, así como, realizar las transferencia de información a los entes de control o aquellos estipulados en la ley o cualquiera que indique un mandato judicial dentro de lo previsto en el 27 de la Ley 1437 de 2011.
PARÁGRAFO PRIMERO: Se podrá realizar intercambio de información en el marco de la interoperabilidad con otras entidades en atención a la transformación digital del Estado, previa suscripción de un documento tipo acuerdo entre las partes que lo formalice.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de transferencia de datos personales se dará cumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 19. INSTRUMENTOS DE LA POLÍTICA. Son instrumentos de la presente política las estrategias, programas, manuales, guías, procedimientos, instructivos y formatos documentados y aprobados por el MIG, que sean necesarios para la adecuada implementación de los lineamientos establecidos por la normativa vigente relacionada con el tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 924 de 2020.
Dada en Bogotá D.C., a los veinticuatro (24) días del mes de junio de 2024
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
MAURICIO LIZCANO ARANGO
Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
1. Definiciones tomadas del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) de la Superintendencia de Industria y Comercio y NTC/IEC ISO 27001:2022, Manual de Seguridad de la Información de MINTIC.
2. Concepto con Radicación: 18- 233185-2 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Resolución 202 del 8 de marzo de 2010 del Ministerio de TIC
