RESOLUCIÓN 1261 DE 2022
(agosto 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES
Por la cual se define el procedimiento y condiciones para declarar la ocurrencia de la causal Relación costo-beneficio y se deroga la Resolución 904 de 2015.
LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus atribuciones legales y, en especial las conferidas por el artículo 18 de la Ley 1341 de 2009 modificada por la Ley 1978 de 2019, así como por el artículo 66 de la Ley 1955 de 2019, el artículo 1 del Decreto 445 de 2017 y el artículo 8 del Decreto 1064 de 2020, y
CONSIDERANDO QUE:
De conformidad con la Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones” y con los principios que regulan la Administración Pública, preceptuados en el artículo 209 de la Carta Política de Colombia, “los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público”.
En el marco de la Ley 1341 de 2009 y del Decreto 2618 de 2012, el Ministerio TIC expidió la Resolución 904 de 2015, por la cual se definió el procedimiento y condiciones para declarar la remisión de obligaciones de menor cuantía.
Mediante la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.
Mediante el Decreto 445 de 2017, expedido por el gobierno nacional, se adicionó el título 6 a la parte 5 del libro 2 del Decreto 1068 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público” en el sentido de incluir la reglamentación del parágrafo 4 del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, y a través de este se “reglamenta la forma en que las entidades públicas del orden nacional, podrán depurar la cartera a su favor cuando sea de imposible recaudo, con el propósito que sus estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial”.
Para tal fin, en el artículo 2.5.6.3. del Decreto 1068 de 2015, se previeron las causales conforme a las cuales se puede considerar que una cartera es de imposible recaudo. En esa norma se prevé que se considera de imposible recaudo la cartera respecto de la cual la “relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente”.
En ese mismo sentido, la norma citada establece en su artículo 2.5.6.4. que los representantes legales de las entidades públicas (...) declararán mediante acto administrativo el cumplimiento de alguna o algunas de las causales señaladas (...) con base en un informe detallado de la causal o las causales por las cuales se depura, previa recomendación del Comité de Cartera que exista en la entidad o el que para el efecto se constituya.
Con fundamento en dichas normas, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió la Resolución 1848 de 2018, “Por la cual se constituye y reglamenta el Comité de Cartera del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, en cuyo artículo 8 literal d) establece como causal de depuración de cartera de imposible recaudo, entre otras, “cuando la relación - costo beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente”.
La Ley 1955 de 2019, en el artículo 66, señala en su inciso cuarto que: “En los eventos en que la cartera sea de imposible recaudo por la prescripción o caducidad de la acción, por la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo que le dio origen o por la inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada y por tanto no sea posible ejercer los derechos de cobro o bien porque la relación costo- beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente; las entidades estatales o públicas del orden nacional, podrán realizar la depuración definitiva de estos saldos contables, realizando un informe detallado de las causales por las cuales se depura y las excluirá de la gestión. (....)”.
La Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo, junto con la Dirección de Industria de Comunicaciones, la Dirección Jurídica (Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo), y la Subdirección Financiera (Grupo Interno de Trabajo de Cartera), realizaron un ejercicio metodológico del cual se deriva este acto administrativo, que permitió establecer los criterios que deben tenerse en cuenta para determinar la relación costo-beneficio en la etapa persuasiva, de constitución de título y de procedimiento administrativo de cobro coactivo. Para ello, se estimaron los costos generales y los costos de talento humano de cada área, a través del análisis de las actuaciones administrativas del talento humano en la gestión de cobro.
De acuerdo con las funciones conferidas por la Resolución 1848 de 2018, fue socializado ante el Comité de Cartera el ejercicio metodológico descrito, motivo por el cual, mediante el acta No. 2 de la sesión realizada el pasado 26 de julio de 2022, se tomó la decisión de recomendar a la ordenadora del gasto la aplicación de la metodología de Costeo Basado en Actividades o metodología ABC, por sus siglas en inglés, para la estimación de la relación costo - beneficio, con el propósito de declarar las obligaciones de imposible recaudo y depurar la cartera del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante Fondo Único de TIC). El cálculo de la relación costo-beneficio asociado a las obligaciones vencidas, permitirá determinar la conveniencia de castigar la cartera morosa, evitando un mayor desgaste económico y administrativo, al adelantar un proceso de cobro.
Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores y los cambios normativos, antes referidos, es necesario derogar la Resolución 904 de 2015, y expedir un nuevo acto administrativo que defina los criterios para depurar y castigar la cartera a favor del Fondo Único de TIC, cuando la diferencia entre los beneficios esperados y los costos consolidados asociados al cobro de las obligaciones ponga de presente que tal cobro no resulta eficiente para la entidad. Lo anterior, con el propósito de que los estados financieros del Fondo Único de TIC reflejen adecuadamente su realidad económica, financiera y patrimonial.
En mérito de lo expuesto.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO DE LA RELACIÓN COSTO - BENEFICIO. Definir el procedimiento para la verificación de aquellos eventos en los cuales el Comité de Cartera podrá establecer que, de acuerdo con la metodología ABC, una obligación es de imposible recaudo y recomendar su depuración de los Estados Financieros, en el marco del análisis de la relación costo - beneficio, el cual se debe realizar de conformidad con el literal e, del artículo 2.5.6.3 del Decreto 1068 de 2015, adicionado mediante el Decreto 445 de 2017.
La metodología ABC se debe aplicar en desarrollo de las etapas de (i) cobro persuasivo de obligaciones causadas a favor del Fondo Único TIC, a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Cartera, y/o (ii) cobro coactivo de obligaciones a favor del Fondo Único TIC, a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo.
ARTÍCULO 2. PROCEDIMIENTO Y CONDICIONES PARA DEPURAR POR COSTO - BENEFICIO. El Grupo Interno de Trabajo de Cartera y el Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo deberán identificar las obligaciones de imposible recaudo objeto de depuración, fundamentadas en los resultados de aplicar la metodología ABC que establezca la relación costo - beneficio, para que proceda ante el Comité de Cartera.
Los citados Grupos Internos de Trabajo deberán estimar y comparar los beneficios de cobrar la obligación con sus costos acumulados, atendiendo los criterios establecidos en el Anexo Metodológico que hace parte integral de este acto administrativo, el cual contiene el procedimiento detallado de la estimación. Así, para cada vigencia, los valores estimados deberán ser implementados por los respectivos GIT, de acuerdo con los siguientes parámetros:
1. En expedientes y procesos en los que existan obligaciones respecto de las cuales los beneficios estimados sean más bajos que los costos de gestión, no procederá adelantar las etapas de cobro persuasivo ni de cobro coactivo, y se deberá dar trámite a la depuración de las obligaciones, de acuerdo con lo establecido en esta Resolución.
La relación costo - beneficio se calculará de la siguiente forma:
Relación costo beneficio = Beneficios estimados - Costos acumulados
Si la relación costo - beneficio es mayor a cero, entonces el beneficio estimado es mayor que el costo acumulado.
Si la relación costo - beneficio es igual a cero, entonces existe un punto de equilibrio entre el beneficio estimado y el costo acumulado.
Si la relación costo - beneficio es menor que cero, entonces el costo acumulado es mayor que el beneficio estimado.
2. Corresponde a los Grupos Internos de Trabajo de Cartera y de Cobro Coactivo elaborar y presentar al Comité de Cartera las fichas y demás documentos soporte, con el fin de que este comité, recomiende al Representante Legal del Fondo Único TIC declarar mediante acto administrativo el cumplimiento de la causal de costo - beneficio y la depuración de dichas obligaciones de los Estados Financieros.
3. Corresponde a los Grupos Internos de Trabajo de Cartera y de Cobro Coactivo elaborar el proyecto de acto administrativo que declare las obligaciones de imposible recaudo y ordene su depuración de los Estados Financieros, en los términos establecidos en el numeral 2 del presente artículo, de acuerdo con las etapas de depuración contempladas en la metodología, para ser verificado y firmado por el representante legal del Fondo Único de TIC.
4. Una vez esté en firme el acto administrativo que declare las obligaciones de imposible recaudo por la causal de costo-beneficio y ordene su depuración de los Estados Financieros, este deberá remitirse junto con los demás documentos soporte al Grupo Interno de Trabajo de Cartera. Este grupo realizará los registros contables correspondientes y excluirá la cartera o las obligaciones de los estados financieros del Fondo Único TIC, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación.
PARÁGRAFO: Una vez en firme el acto administrativo correspondiente, deberán realizarse los registros en la contabilidad del Fondo Único de TIC, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación. En virtud de lo anterior, aunque no habrá lugar a ninguna gestión de cobro adicional por parte de las áreas correspondientes, las obligaciones seguirán reflejándose en los estados de cuenta.
ARTÍCULO 3. ESTIMACIÓN DE COSTOS ACUMULADOS PARA CALCULAR LA RELACIÓN COSTO - BENEFICIO. Para declarar y depurar la cartera de imposible recaudo con ocasión de la relación costo - beneficio, se debe tener en cuenta la metodología ABC contenida en el anexo Metodológico que hace parte integral de esta Resolución, la cual contempla el cálculo de los siguientes costos:
Costos Generales: Las Direcciones de Industria de Comunicaciones y de Vigilancia, Inspección y Control, y los Grupos Internos de Trabajo de Cartera y de Cobro Coactivo, dentro del marco de sus competencias funcionales y en ejercicio de sus actuaciones administrativas, tendrán como costos fijos generales los costos de papelería y de notificación. Estos costos estarán detallados en el ejercicio de aplicación de la metodología ABC para la gestión de cobro de la entidad.
1. Costos de Papelería: Corresponde al valor establecido en el (los) contrato(s) suscrito(s) entre el Fondo Único TIC y sus proveedores, vigente(s) al momento de realizar la estimación costo- beneficio, relacionados con el servicio de impresión y fotocopiado.
2. Costos de Notificación: Corresponde al valor establecido en el contrato suscrito entre el Fondo Único TIC y el Operador Postal, vigente al momento de realizar la estimación costo- beneficio, relacionado con el servicio de envío de correspondencia por correo certificado.
Costos de Talento Humano: El Grupo Interno de Trabajo de Cartera y el Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo calcularán los costos de talento humano. Para ello, estos grupos tendrán en cuenta la asignación mensual y el tiempo de dedicación de los recursos humanos para cada uno de los procesos de cobro. Para estos efectos, se tendrán en cuenta las horas totales laboradas por mes, el valor del minuto, el tiempo de dedicación mínima y el costo unitario por cada actividad. Este costo, se deberá calcular anualmente teniendo en cuenta el incremento salarial aprobado por el Gobierno Nacional para las vigencias correspondientes.
ARTÍCULO 4. ESTIMACIÓN DE BENEFICIOS PARA EL CÁLCULO DE LA RELACIÓN COSTO - BENEFICIO. Los beneficios corresponden al valor estimado del recaudo esperado producto de la implementación de las distintas etapas de cobro que desarrolla la entidad.
En ese sentido, el concepto de beneficio comprende la suma de (i) el valor de la obligación a favor del Fondo Único TIC, (ii) el valor de las sanciones por extemporaneidad reconocidas por el PRST y (ii) los intereses causados por mora en el pago de la obligación antes de constituir el título, en etapa de cobro persuasivo o antes de librar mandamiento de pago, en etapa de cobro coactivo; o la suma de (i) el valor de la sanción, y (ii) la indexación de la sanción. Los intereses serán los calculados mediante el procedimiento estipulado para la entidad, a cargo de uno de los GIT. Las fórmulas serán las siguientes:
En cuanto a las obligaciones:
Beneficio = Valor de la obligación + Sanción por extemporaneidad + Intereses causados.
En cuanto a las sanciones, su fórmula de cálculo será la siguiente:
Beneficio = Valor de la sanción + Indexación del valor de la sanción de acuerdo con el IPC.
ARTÍCULO 5. IDENTIFICACIÓN DE LAS OBLIGACIONES DE IMPOSIBLE RECAUDO Y DEPURACIÓN DE CARTERA POR COSTO - BENEFICIO DURANTE LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO. La identificación de las obligaciones de imposible recaudo y su depuración de cartera derivada de la relación costo-beneficio, podrá ser presentada a consideración del Comité de Cartera por parte del Grupo Interno de Trabajo de Cartera, durante la etapa de cobro persuasivo, cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que no hayan transcurrido más de ciento ochenta (180) días posteriores al vencimiento del plazo de pago de la obligación que sería objeto de depuración.
2. Que el beneficio derivado del pago total de la obligación por parte del deudor no sea superior al costo acumulado calculado en aplicación de la metodología ABC contenida en el Anexo Metodológico, que hace parte integral de este acto administrativo y que, por lo tanto, a partir de la relación costo-beneficio, el cobro persuasivo resulte ineficiente.
3. Que haya surtido la comunicación de cobro persuasivo sin obtener el pago de la obligación.
PARÁGRAFO: El cálculo resultante de aplicar la metodología en la vigencia actual se relaciona a continuación:
| ETAPA DE CORTE | ACTIVIDAD | COSTO ACUMULADO CALCULADO EN LA VIGENCIA 2022 |
| Cobro Persuasivo | Cobro persuasivo / Constitución de título | $150.000,00 |
Esto quiere decir que procederá la declaración de imposible recaudo y la depuración en procedimientos administrativos en etapa de cobro persuasivo, para aquellas obligaciones en las que el valor total de la obligación sea igual o inferior a la suma resultante de aplicar la metodología, que en la actualidad asciende CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($150.000,00) sin que se logre el recaudo.
ARTÍCULO 6. IDENTIFICACIÓN DE LAS OBLIGACIONES DE IMPOSIBLE RECAUDO Y DEPURACIÓN DE CARTERA POR COSTO - BENEFICIO DURANTE LA ETAPA DE COBRO COACTIVO: La identificación de las obligaciones de imposible recaudo y su depuración derivada de la relación costo-beneficio, podrá ser presentada a consideración del Comité de Cartera por parte del Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo, durante el procedimiento de cobro coactivo, cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la cuantía de la obligación a cargo del deudor esté debidamente individualizada en un estado de cuenta que incluya el valor generado por intereses y/o actualizaciones, con el fin de que el valor total se encuentre dentro de los rangos establecidos para la procedencia de la causal de la relación costo- beneficio, según la etapa procesal en que se encuentra el procedimiento administrativo.
2. Que el beneficio derivado del pago total de la obligación por parte del deudor no sea superior al costo acumulado calculado en aplicación de la metodología ABC contenida en el Anexo Metodológico, que hace parte integral de este acto administrativo y que, por lo tanto, a partir de la relación costo-beneficio, el cobro coactivo resulte ineficiente.
PARÁGRAFO: El cálculo resultante de aplicar la metodología en la vigencia actual se relaciona a continuación:
| ETAPA DE CORTE | ACTIVIDAD | COSTO ACUMULADO PARA LA VIGENCIA 2022 |
| Mandamiento de pago | Cobro persuasivo / Cobro coactivo | $257.000,00 |
| Acto administrativo que resuelve excepciones | Cobro persuasivo / Cobro coactivo | $647.000,00 |
El cálculo en la vigencia actual, para los procedimientos en los que se haya expedido mandamiento de pago, asciende a la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($257.000,00); y para los procedimientos en los que haya sido expedido acto administrativo que resuelve excepciones, a la suma de SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL PESOS ($647.000,00).
Esto quiere decir que procederá la declaración de imposible recaudo y la depuración de las obligaciones que se encuentran en procedimientos administrativos en etapa de cobro coactivo a favor del Fondo Único de TIC, en las que se cumplan las siguientes premisas:
1. El valor total de la obligación sea igual o inferior a la suma resultante de aplicar la metodología, sin que se logre el pago de la obligación por parte del deudor para cada una de las etapas.
2. Se hayan adelantado todas las actuaciones dentro del procedimiento de cobro persuasivo y adicionalmente, todas aquellas actuaciones previas a la expedición de los actos administrativos especificados como “etapa de corte”, sin que con ocasión de las mismas se haya logrado respuesta favorable por parte del deudor, o pago de las obligaciones, y
3. Únicamente para la depuración de obligaciones en las que haya sido expedido el acto administrativo que resuelve excepciones, que se hayan adelantado las actuaciones de inicio mencionadas en el numeral anterior, y adicionalmente se haya ordenado mediante acto administrativo seguir adelante con la ejecución sin que se logre el recaudo.
ARTÍCULO 7. VERIFICACIÓN DE ACUMULACIÓN DE OBLIGACIONES PREVIO A LA DEPURACIÓN. Con el fin de determinar que el valor total a depurar por la causal costo-beneficio incluya todas las obligaciones causadas en cabeza de un mismo deudor, el respectivo GIT deberá verificar si procede o no la acumulación prevista en el artículo 3.11 del Manual de Cobro Persuasivo y Coactivo de la entidad.
ARTÍCULO 8. ACTUALIZACIÓN DE LA METODOLOGÍA Y AJUSTE DE LOS VALORES. En caso de presentarse, en el primer Comité de Cartera de cada vigencia, el Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo socializará las variaciones que reporten las áreas involucradas en la metodología, con el fin de que el Comité recomiende, por un lado, la realización del ajuste correspondiente, en caso de requerirse, y, por otro, la expedición de la Circular anual que defina el valor que tendrán los costos acumulados en cada etapa del cobro.
ARTÍCULO 9. VIGENCIA Y DEROGATORIA: La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 904 de 2015 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogotá D.C. a los
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
MARIA PIERINA GONZÁLEZ FALLA
Secretaria General
