RESOLUCION 1848 DE 2018

(julio 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se constituye y reglamenta el Comité de Cartera del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Artículo 18 de la Ley 1341 de 2009, numeral 14 del artículo 8o del Decreto 1414 de 2017 y el Artículo 2.5.6.5 del Decreto 1068 de 2015.

CONSIDERANDO

Que de conformidad con el artículo 1o de la Ley 1066 de 2006, y a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

Que el parágrafo 4o del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, señala que en los eventos en que la cartera sea de imposible recaudo por la prescripción o caducidad de la acción, por la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo que le dio origen o por la inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada y por tanto no sea posible ejercer los derechos de cobro, o bien porque la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente, las entidades públicas podrán realizar la depuración definitiva de estos saldos contables, realizando un informe detallado de las causales por las cuales se depura y las excluirá de la gestión, para lo cual el Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Que si bien a la fecha las entidades públicas cuentan con la facultad de ejercer el procedimiento administrativo de cobro coactivo para el recaudo de la cartera y dentro del mismo aplicar la figura de la "remisión de deudas” conforme lo dispuesto en el Estatuto Tributario, según remisión normativa contenida en el parágrafo 2o del artículo 5o de la Ley 1066 de 2006, existen cobros de obligaciones que son de imposible recaudo por cuanto no se subsumen dentro de las causales previstas en esta figura, así como acreencias que para su cobro no se aplica el procedimiento administrativo de cobro coactivo, como es el caso de las acreencias frente a entidades estatales a cargo de personas públicas y privadas en procesos de liquidación (judicial o administrativa), ya culminados, sin que existan activos que respalden el pago de las obligaciones reclamadas y reconocidas.

Que mediante Resolución 357 del 23 de julio de 2008, la Contaduría General de la Nación adoptó el procedimiento Interno contable y de reporte del Informe anual de evaluación a dicha entidad, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la Información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable, relevante y comprensible.

Que dentro del procedimiento de control interno contable, la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, en el numeral 3.1 señala, como. uno de los elementos, la depuración contable permanente y sostenibilidad, indicando que “las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informe y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y compresibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública”.

Que mediante el Decreto 445 de 2017 se adicionó el título 6 a la parte 2 del libro 2 del Decreto 1068 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”, a través del cual se reglamentó el parágrafo 4o del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo la manera en que las entidades públicas del orden nacional podrán depurar la cartera a su favor cuando sea de imposible recaudo, con el propósito de que sus estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial.

Que, conforme a dicha normativa, los representantes legales de las entidades públicas señaladas en el artículo 2.5.6.2 del Decreto 1068 de 2015 declararán, mediante acto administrativo, el cumplimiento de alguna o algunas de las causales para considerar de imposible recaudo la cartera, con base en un informe detallado, previa recomendación del Comité de Cartera que para tal efecto se constituya.

Que el artículo 2.5.6.5 del Decreto 1068 de 2015 señala que cuando no exista Comité de Cartera, el representante legal de la respectiva entidad lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo.

Que, a propósito de la anterior disposición, debe destacarse que al interior del Ministerio el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable viene cumpliendo las funciones propias de un Comité de Cartera. No obstante, en consideración a las observaciones presentadas por los Órganos de Control respecto a la gestión financiera y jurídica del Ministerio / Fondo de TIC, es oportuno escindir las funciones de dicho Comité, para que este mantenga las funciones propias de la contabilidad del Ministerio / Fondo, y las atinentes a la cartera sean asumidas por el Comité de Cartera que mediante el presente acto se crea, con el propósito de dotar a la gestión institucional de una instancia consultiva y de seguimiento especializada para la materia.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. CREACIÓN DEL COMITÉ DE CARTERA DEL MINISTERIO / FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Créase el Comité de Cartera del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como instancia encargada de evaluar el acaecimiento de alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 8 de la presente resolución, y, en consecuencia, recomendar al representante legal del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la procedencia de declarar si una acreencia es de imposible recaudo conforme a las mismas.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CARTERA. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 95 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Cartera estará integrado por los siguientes miembros, quienes tendrán voz y voto, su participación es obligatoria:

1. El Secretario General, o su designado, quien lo presidirá.

2. El Subdirector Financiero.

3. El Director de Industria de Comunicaciones, o quien este designe.

4. El Subdirector para la Gestión del Talento Humano.

5. El Director Jurídico.

6. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo.

7. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo, quien actuará como secretario del Comité.

8. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Cartera.

9. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad.

PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina Control Interno, o quien este designe, asistirá a todas las sesiones y participará con voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO 2o. A las sesiones del Comité de Cartera podrán ser invitados, con voz, pero sin voto, los servidores públicos y demás personas o colaboradores cuyo aporte se estime necesario para el cumplimiento de las funciones del Comité.

ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CARTERA. El Comité de Cartera tendrá las siguientes funciones:

a. Evaluar si se cumple alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 8o de la presente resolución para considerar que una acreencia a favor del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones constituye cartera de imposible recaudo, de lo cual se dejará constancia en acta.

b. Analizar los informes y demás documentos remitidos al Comité de Cartera, por las diferentes áreas del Fondo/Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el objeto de producir las recomendaciones respectivas.

c. Recomendar al representante legal del Ministerio /Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que se declare mediante acto administrativo, la ocurrencia de alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 8o de la presente resolución para considerar que una acreencia a favor del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones constituye cartera de imposible recaudo, y que se proceda a la depuración de dicha cartera, conforme al procedimiento dispuesto en el Reglamento Interno de Cartera y Manual de Cobro Administrativo en Etapa Persuasiva y Coactiva del Ministerio Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para el efecto.

d. Realizar recomendaciones respecto de la aplicación de la remisión de las obligaciones objeto de cobro, en los términos del artículo 820 del Estatuto Tributario y de conformidad con el procedimiento establecido por el Manual de Cobro en etapa persuasiva y coactiva del Ministerio.

e. Estudiar y aprobar los procesos y procedimientos que tengan relación con la administración y recaudo de la cartera del Fondo/Ministerio de Tecnologías de la Información y las. Comunicaciones, con el fin de aplicar los ajustes o cambios que considere necesarios para su mejora.

f. Evaluar la venta de la cartera del Ministerio/Fondo que esté permitida por ley, previa presentación por parte del Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo, ante el Comité de Cartera.

g. Recomendar la correcta toma de decisiones en cumplimiento del principio de transparencia, normatividad vigente respecto de las obligaciones en cobro coactivo que permitan mitigar factores de riesgo de gestión y de corrupción, como forma de autogobierno y como una cualidad de la información financiera, de acuerdo a la Ley 1314 de 2009.

h. Las demás funciones que le sean asignadas por el Representante Legal del Ministerio /Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y que sean afines a los objetivos del Comité.

ARTÍCULO 4o. REUNIONES Y QUÓRUM. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 95 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Cartera se reunirá cada tres (3) meses, previa citación del secretario del Comité, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran.

El Comité de Cartera sesionará con mínimo 5 de sus miembros permanentes para que exista Quórum deliberatorio, según corresponda, y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

El Comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, con arreglo a lo previsto en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 5. ACTAS DEL COMITÉ DE CARTERA. Las decisiones de cada sesión del Comité de Cartera quedarán consignadas en actas que deberán ser suscritas por los asistentes a la respectiva sesión, las cuales servirán de soporte para la expedición de los actos administrativos a que haya lugar por parte del representante legal del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ARTÍCULO 6. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. El presidente del Comité de Cartera tendrá las siguientes funciones:

a. Proponer estrategias de buen funcionamiento del Comité.

b. Verificar el quorum deliberatorio de las reuniones del Comité de Cartera.

c. Solicitar a las dependencias competentes, los informes y aclaraciones de carácter específico, relacionados con los temas de índole contable que serán tratados en el Comité.

d. Impartir las directrices a seguir respecto del adecuado tratamiento de la cartera a depurar.

e. Poner en consideración del Comité el orden del día y temas a desarrollar en las reuniones, al inicio de cada sesión.

f. Las demás que sean inherentes a su cargo.

ARTÍCULO 7. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. El Secretario del Comité de Cartera del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes funciones:

a. Convocar a las sesiones del Comité, de oficio o a solicitud del Presidente del Comité.

b. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité en lo referente al literal e del artículo 3o de la presente resolución.

c. Socializar a los Integrantes del Comité, copia de los documentos e informes que serán tratados en cada reunión para su evaluación.

d. Coordinar, con el apoyo de la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana, los trámites logísticos para llevar a cabo las reuniones del Comité.

e. Hacer entrega a los Integrantes del Comité, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la realización de cada reunión, una copla del acta correspondiente para la verificación y corrección a que haya lugar.

f. Llevar el archivo y custodia en forma cronológica, de las actas de reunión del Comité, previa suscripción de todos los Integrantes.

g. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría.

ARTÍCULO 8. CAUSALES DE DEPURACIÓN DE CARTERA DE IMPOSIBLE RECAUDO. Sin perjuicio de las gestiones que se hayan adelantado para su cobro, podrá ser depurada y castigada la cartera de imposible recaudo cuando se configure alguna de las siguientes causales:

a. Prescripción o caducidad de la acción.

b. Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen.

c. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que Impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.

d. Cuando la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.

ARTÍCULO 9. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, a los 10 JUL 2018

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

JUAN SEBASTÍAN ROZO RENGIFO

Viceministro de Conectividad y Digitalización encargado del Despacho del Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones