CIRCULAR 29 DE 2024
(octubre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| Para: | Viceministros, Jefes de oficina, Directores, Subdirectores, Coordinadores de GIT, Funcionarios, Contratistas de apoyo a la Supervisión |
| Asunto: | Lineamientos en materia de supervisión e interventoría y apoyo a la supervisión de contratos/ convenios/órdenes de compra |
En virtud del ejercicio de las competencias constitucionales y legales, así como del principio de responsabilidad en la función administrativa, corresponde a la entidad prevenir la inobservancia de la normativa aplicable a la contratación estatal.
En cumplimiento de una gestión pública transparente, se considera necesario emitir directrices para asegurar una adecuada supervisión e interventoría.
Es así que, considerando la relevancia de cumplir de manera integral con las obligaciones de la supervisión, las cuales se encuentran directamente vinculadas a los principios de la función administrativa[1]; buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, se recuerda a los supervisores de contratos que su función primordial consiste en la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de cada contrato, convenio u orden de compra que para el efecto se le haya designado.
En razón a lo anterior, se imparten las siguientes directrices que se deben tenerse en cuenta por parte de los supervisores del Ministerio y el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones:
1. RESPECTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SUPERVISORES:
Es fundamental tener presente que los supervisores e interventores tienen, entre otras, las funciones u obligaciones descritas en la "Guía para el Ejercicio de las Funciones de Supervisión e Interventoría de los Contratos del Estado" publicada por la Agencia Colombiana de Contratación Pública - Colombia Compra, así como en el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad.
De acuerdo con la Ley 80 de 1993 y el Estatuto Anticorrupción, las entidades estatales, servidores públicos, contratistas e interventores que participen en la celebración, ejecución y liquidación de contratos estatales son responsables de sus actuaciones y omisiones, y en consecuencia, responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas cometidas en el ejercicio de sus funciones.
- Responsabilidad Civil: La responsabilidad civil implica la obligación de reparar el daño causado a otro, normalmente mediante el pago de una indemnización. En el caso de los supervisores e interventores, la responsabilidad civil establecida en la Ley 80 de 1993 se concreta a través de la acción de repetición o el llamamiento en garantía, que debe ser ejercida por la entidad estatal cuando resulte condenada debido a daños generados por el incumplimiento, ya sea por acción u omisión, de su función de control y vigilancia sobre el contrato estatal.
- Responsabilidad Fiscal: La responsabilidad fiscal se atribuye a los servidores públicos y/o particulares cuando, en el ejercicio de la gestión fiscal, causen, por acción u omisión, y de manera dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado.
- Responsabilidad Penal: La responsabilidad penal se origina por actuaciones que infrinjan, sin justificación legítima, los bienes jurídicos protegidos por el ordenamiento penal. En el caso de supervisores e interventores, quienes son considerados particulares que ejercen funciones públicas, la responsabilidad penal se configura cuando incurren en conductas tipificadas como delitos contra la administración pública.
- Responsabilidad Disciplinaria: La responsabilidad disciplinaria surge cuando un servidor público o particular que ejerce funciones públicas incurre en faltas estipuladas en el Código Disciplinario Único, que impliquen incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por causales de exclusión de responsabilidad.
Es imperativo que la supervisión comprenda el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del
cumplimiento del objeto contractual desde el inicio de la ejecución contractual, que debe ser confirmado con:
- Registro Presupuestal.
- Aprobación de la garantía única de cumplimiento y su actualización si el contrato ha sufrido modificaciones.
- Inicio de cobertura ARL (en contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión).
En consecuencia, el supervisor no debe suscribir el acta de inicio ni autorizar actividades contractuales hasta que todos los requisitos legales y los establecidos en el manual de contratación y supervisión estén cumplidos.
Asimismo, el supervisor debe publicar en la plataforma del SECOP II el acta de inicio en los documentos de ejecución del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición y remitirla a la Subdirección de Gestión Contractual.
Finalmente, el supervisor es responsable del seguimiento y control de los amparos y vigencias de las garantías y la cobertura ARL (si aplica), respecto a la fecha real de inicio y el plazo de ejecución contractual, así como en caso de modificaciones contractuales.
2. RESPECTO DE LA EJECUCIÓN Y SU PUBLICACIÓN.
El supervisor del contrato debe, previo a la autorización del pago respectivo, verificar la acreditación del pago y cumplimiento de las obligaciones del contratista con el sistema de seguridad social integral en salud, pensión y riesgos profesionales, mes vencido (para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión), conforme a la normativa vigente, incluyendo los artículos 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 797 de 2003, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 780 de 2016, artículo 2.2.1.1.1.7, modificado por el artículo 1 del Decreto 1273 de 2018.[2]
Adicionalmente, el supervisor debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes que documenten la ejecución del contrato, en cumplimiento del Decreto 1081 de 2015 y la Ley de Transparencia, Prevención y Lucha contra la Corrupción, Ley No. 2195 de 2022.
La responsabilidad de la información contenida en SECOP recae exclusivamente en la entidad contratante y sus funcionarios. Los usuarios del SECOP son responsables de las actuaciones realizadas con su usuario. Los documentos electrónicos en SECOP son válidos y tienen valor probatorio conforme al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y al Código General del Proceso.
Cada supervisor debe registrarse previamente en la plataforma SECOP II como usuario. Si no cuenta con acceso, deberá solicitarlo a través de SECOP II a la entidad y requerir a la Subdirección de Gestión Contractual el acceso al contrato correspondiente. La responsabilidad de registrar y cargar información sobre todas las actividades y documentos derivados de la supervisión recae en el funcionario a cargo.
3. RESPECTO AL CONTENIDO DE LOS INFORMES DE EJECUCIÓN Y DE SUPERVISIÓN
Los informes deben incluir evidencias que respalden el cumplimiento de las obligaciones del contratista y la correcta ejecución del contrato, así como todos los documentos relacionados con el desarrollo del objeto contratado.
Antes de la liquidación del contrato y archivo del expediente contractual, se debe verificar que el expediente contenga todos los documentos que acrediten el cumplimiento de las etapas precontractual, contractual y postcontractual, tales como formatos diligenciados, soportes de pago, modificaciones, documentos de garantía del bien o servicio, entre otros.
4. RESPECTO DE LAS SOLICITUDES DE ADICIÓN, PRÓRROGA, SUSPENSIONES, CESIONES U OTRAS MODIFICACIONES
Para la adecuada tramitación y evaluación de las solicitudes de adición, prórroga, suspensiones, cesiones u otras modificaciones a los contratos, se deben considerar los siguientes aspectos:
a) Justificación y Soportes Documentales: Es fundamental que todas las solicitudes de modificación se presenten con una justificación detallada y adecuada. La justificación debe explicar claramente las razones que motivan la modificación y cómo estas impactan el contrato original. Adicionalmente, la solicitud debe estar acompañada de los soportes documentales pertinentes, tales como informes técnicos, estudios de viabilidad, o cualquier otro documento que respalde la necesidad de la modificación solicitada.
b) Formatos Estandarizados: Las solicitudes de modificación deben ser presentadas utilizando los formatos estandarizados establecidos por la entidad. La utilización de estos formatos asegura la uniformidad en la presentación de las solicitudes, facilita su procesamiento, evaluación y garantiza que se incluyan todos los datos requeridos para la revisión efectiva de la solicitud.
c) Plazos para la Radicación de Solicitudes: Es necesario que las solicitudes de modificación se radiquen con suficiente antelación para permitir que la Subdirección de Gestión Contractual y la Secretaría General, puedan realizar las revisiones pertinentes. La radicación temprana de las solicitudes es importante para cumplir con los tiempos de tramitación y de requerirse la presentación del proceso al Comité Asesor de Contratación. Esto permite la correcta evaluación de la solicitud y asegura que el proceso se desarrolle dentro de los términos requeridos.
El estricto cumplimiento de estos puntos garantiza una tramitación eficiente y adecuada de las solicitudes de modificación, contribuyendo al buen funcionamiento de la gestión contractual.
5. FRENTE A LA TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS.
Aunque el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 19 de 2012, establece que la liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, puede ser necesaria por terminación anticipada del contrato u otros motivos durante la ejecución del contrato. Por ello, el supervisor del contrato debe revisar y aprobar el informe final de supervisión y elaborar y radicar la solicitud de liquidación cuando sea requerido.
En contratos donde la liquidación sea necesaria por disposición legal y contractual o por otros motivos, el supervisor debe radicar el proyecto de acta de liquidación y sus documentos soporte a la Subdirección de Gestión Contractual de manera oportuna. La liquidación no podrá exceder el tiempo acordado para su realización o los plazos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 para revisión, acuerdo y consecución de firmas.
Es importante destacar que, conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, los servidores públicos que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación de contratos en calidad de supervisores son responsables por sus actuaciones y omisiones. Por esto, se recuerda la importancia de cumplir con los deberes, responsabilidades, obligaciones y prohibiciones relacionadas con la supervisión, según lo contemplado en la Constitución Política, la Ley, el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión e Interventoría adoptados por la entidad.
Así las cosas, se solicita el cumplimiento de cada uno de los lineamientos contenidos en la presente circular.
Cordialmente,
LINA PAOLA VACCA SALINAS
Secretaría General
1. Art 209 de la Constitución Política Nacional
2. Al respecto, el Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia del 8 de junio de 2011. Rad. 20001-23-31-000-2005-00409-01[AP]. Consejero Ponente: Enrique Gil Botero, indicó: “El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 tiene por objeto evitar la evasión por parte de los empleadores de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y de los aportes parafiscales; y que para lograr esa finalidad el legislador impuso a las entidades estatales la obligación de verificar, en los procesos de selección de contratistas y durante la ejecución y liquidación de los contratos, que tanto los oferentes como los contratistas hayan realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.”
