RESOLUCIÓN 1957 DE 2023

(mayo 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se implementan las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y se dictan otras disposiciones

LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En el ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el numeral 10 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 209 constitucional establece que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

La Constitución Política de Colombia en el artículo 72 establece “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”.

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, según el artículo 1 “tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”; e igualmente señala en el artículo 2 que dicho objeto

“comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley” y define en el artículo 3 que la “Gestión documental el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”, además que dicha gestión documental se materializa con la Función archivística comprendida como las “ Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente”.

La Gestión Documental y Función Archivística de la administración debe regirse y ejecutarse con arreglo a los principios contemplados en el artículo 4 de la ley 594 de 2000, esto es los fines de los archivos, la importancia de los archivos, la institucionalidad e instrumentalidad, la responsabilidad, la dirección y coordinación de la función archivística, la administración y acceso, la racionalidad, la modernización, las funciones probatorias, garantizadoras y perpetuadoras de la información, el manejo y aprovechamiento de los archivos, la interpretación legal del sistema de gestión documental y archivística. Aunado a ello estos principios integrativamente se deben interpretar y asociar a los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos de que trata el artículo 3 de la ley 1437 de 2011, en relación y “arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad”

La Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, en el artículo 11 señala la “Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

El artículo 16 de la Ley ibidem establece las “Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

El Acuerdo 042 del año 2022 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”, establece en el artículo 3 la “Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

El Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD” establece en su artículo 1 "Objeto y Ámbito de aplicación. Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales - RUSD sus Tablas de Retención Documental - TRD y sus Tablas de Valoración Documental - TVD de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”.

El Decreto 1064 de 2020 modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estableció las funciones para cada una de sus dependencias entre ellas la establecida en el numeral 10 del artículo 33 relacionada con la facultad de la Secretaría General de “10. Dirigir y evaluar la gestión documental del Ministerio y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”. A su vez, la estructura orgánica se complementó con los Grupos Internos de Trabajo creados mediante la Resolución 3066 de 2022.

El artículo 18 de la Resolución 2175 de 2022 "Por la cual se establecen el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y el Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 1092 de 2021 y sus modificatorias” en su numeral 11 establece que el Comité MIG debe “Cumplir las funciones en materia de archivo de que trata el capítulo 1 del título 2 de la parte 8 del libro 2 del Decreto 1080 de 2015 o las normas que lo modifique u en, subroguen o deroguen”.

El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, en la sesión del 29 de noviembre de 2022, según el acta de la sesión y fecha citada, convalidó por unanimidad las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Una vez obtenida la convalidación de parte del ente rector en materia archivística, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones solicitó al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado la convalidación de la actualización de sus Tablas de Retención Documental, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 y artículo 10 del Acuerdo No. 004 de 2019.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones radicó la versión definitiva de la actualización de las Tablas de Retención Documental con los soportes de elaboración y aprobación mediante números de radicados 1-2023-02041 y 1-2023-02045. Por lo tanto, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado procedió a expedir el certificado de convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con fecha 15 de marzo de 2023 y el Certificado de inscripción al Registro Único de Series Documentales, bajo el número TRD-634.

De conformidad con el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones comunicó sus Tablas de Retención Documental - TRD definitivas, en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información Pública dispuesto en su sitio web.

Conforme con lo expuesto, las actuaciones realizadas por parte de la Entidad, y el acatamiento de los principios y disposiciones relacionadas, mediante el presente acto se resolverá sobre la implementación y aplicación las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones convalidadas el 29 de noviembre de 2022 por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, asignando la codificación a todas las dependencias y Grupos Internos de Trabajo que se concretan en la parte resolutiva del presente acto para ser empleados en la producción y ciclo de vida de los expedientes físicos y electrónicos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. IMPLEMENTACIÓN. Implementar las Tablas de Retención Documental - TRD del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones convalidadas el 29 de noviembre de 2022 por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

ARTÍCULO 2. APLICACIÓN. Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD de forma inmediata en todas las dependencias del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como en sus grupos internos de trabajo, para la producción documental y tratamiento de sus expedientes físicos y electrónicos, hasta que la Entidad sufra una nueva modificación en su estructura orgánico - funcional.

PARÁGRAFO 1. Conforme a lo dispuesto en la normativa archivística, específicamente en Artículo 4 del Acuerdo 004 d e 20 19 d el AGN, las TRD objeto de e s ta resolución será n a p lica d as a los documentos producidos desde el 23 de julio de 2020, fecha en la que la entidad sufrió su última modificación orgánico - funcional. Por consiguiente, el proceso de gestión documental deberá garantizar que se realicen los ajustes a que haya lugar de la documentación física y electrónica producida durante el proceso de evaluación y convalidación, conforme lo establece el artículo 16 del acuerdo ibidem.

ARTÍCULO 3. CODIFICACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. La codificación de las dependencias y grupos internos de trabajo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que debe ser dispuesta en los documentos oficiales de la entidad es la siguiente:

ARTÍCULO 4. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su firmeza y deberá ser comunicada en la página web de la Entidad, en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información Pública, acompañando las Tablas de Retención Documental. Igualmente se comunicará a las unidades, grupos internos de trabajo de forma masiva mediante correo electrónico institucional.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los veintitrés (23) días del mes de mayo de 2023.

LUZ AIDA BARRETO BARRETO

Secretaria General