CIRCULAR 18 DE 2022

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

La Secretaria General, en cumplimiento de sus funciones señaladas por los numerales 1, 2, 4,12 y 14 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, es competente para dirigir, coordinar y hacer seguimiento a los procesos de contratación de bienes y servicios requeridos por el Ministerio y el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, velando porque las políticas y planes generales de contratación se cumplan de acuerdo con los términos y condiciones establecidos por la ley y demás normativa vigente.

Es por ello que, de manera atenta, se reitera la importancia que tiene para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como para el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el correcto ejercicio de las funciones seguimiento a los recursos transferidos y supervisión de los contratos y convenios suscritos.

Así mismo, es pertinente recordar algunas de las funciones y responsabilidades que conlleva dicha designación, de conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, así como en Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad, adoptado a través de la Resolución No. 619 de 2021 y formalizado mediante el Proceso de Gestión de Compras y Contratación con Código GCC-TIC-MA-004 publicado en SIMIG, la supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando no se requieren conocimientos especializados se ejerce por la misma entidad estatal. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo a través de los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión.

Vale la pena precisar que, este seguimiento debe realizarse desde el momento en que inicia la ejecución contractual. Para ello, el supervisor del contrato o convenio debe verificar que las actividades contractuales se inicien tan pronto como estén cumplidos la totalidad de los elementos requeridos por la ley, el contrato y por el manual de contratación.

En ese sentido, se insta a los supervisores y responsables del seguimiento de la ejecución de los recursos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para tener en cuenta tanto el contenido del Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad, como las directrices que a continuación se enuncian:

1. Se insta a los supervisores y responsables del seguimiento a la ejecución de recursos a que verifique minuciosamente la ejecución financiera y el cumplimiento de la proyección de legalizaciones, previo al trámite de adiciones, modificaciones, prórrogas y otrosíes de los contratos o convenios, en observancia del manual de supervisión vigente.

2. Se deberá tener en cuenta que, en curso del trámite de adicion, modificación, prórroga u otrosí de los contratos, convenios o transferencias, los miembros del Comité de Contratación y del Comité de Transferencias tendrán en consideración los indicadores de cumplimiento de ejecución financiera y de desembolsos para considerar los asuntos a su cargo.

3. Los supervisores y responsables del seguimiento deberán velar por el cumplimiento de la programación de desembolsos pactada, previendo los tiempos de revisión y giro de Secretaría General y demás áreas responsables del proceso de pago.

4. Se deberá exigir por parte de los respectivos supervisores y responsables de seguimiento, el cumplimiento en tiempos y la entrega de la totalidad de los soportes que permitan que las legalizaciones se realicen oportunamente de acuerdo con las proyecciones realizadas y los compromisos adquiridos.

5. Se insta a verificar la calificación que pueden tener los riesgos de ejecución de recursos y su respectiva legalización, con el apoyo de los analistas con los que cuenta la entidad para esa materia.

6. Los supervisores y responsables del seguimiento de contratos, convenios y transferencias cuyos recursos reposen en patrimonios autónomos, deberán revisar si el negocio jurídico o acto administrativo respectivo contiene cláusulas que establezcan el reintegro de recursos únicamente contra su liquidación o que, en su defecto, estén respaldando obligaciones aún vigentes, con el fin de evaluar su reintegro a corto plazo, en virtud de la normatividad presupuestal vigente. Lo anterior, deberá ser reportado en un plazo no mayor a los ocho (8) días hábiles siguientes a la expedición de esta circular, al correo oficinafondo@mintic.gov.co.

7. Se deberá tener en cuenta que la Subdirección de Gestión Contractual, en conjunto con el Despacho de la Secretaría General, evaluará la reasignación de cargas de los funcionarios que tienen a su cargo la supervisión y seguimiento de contratos, convenios y transferencias, con el fin de verificar sus capacidades operativas y de respuesta.

Aunado a lo anterior, se conmina a los supervisores y responsables del seguimiento a la ejecución de recursos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para tener en cuenta las medidas que se señalan a continuación y que se desarrollarán a través de directrices impartidas bajo los sistemas de planeación y de los procesos de gestión del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en conjunto con las expuestas previamente:

1. La Subdirección de Gestión Contractual, previo a la designación de supervisión y seguimiento de contratos y convenios, deberá verificar el valor acumulado de los negocios jurídicos que cada funcionario tiene a su cargo, para propender por la eficiencia en el desarrollo de la labor.

2. La Subdirección de Gestión Contractual verificará la conveniencia de incluir condiciones de legalización y de reintegro de recursos específicas, tanto en las minutas de contratos y convenios, así como al área técnica competente que proyecte los actos administrativos que ordenen transferencias.

3. En los casos excepcionales en los cuales proceda la contratación directa, se insta a las áreas técnicas que realicen la estructuración del proceso contractual, a hacer un estudio estricto tanto de la capacidad de ejecución del contratista como de las experiencias que ha tenido la entidad con el ejecutor.

Finalmente, vale la pena resaltar que, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 1521 de 2021, la entidad cuenta con el Comité de Seguimiento a la Legalización de Recursos, que es una instancia a la que las diferentes dependencias, los supervisores y los responsables de seguimiento a la ejecución de recursos, pueden acudir en el marco de sus funciones, con el fin de atender y socializar las distintas particularidades que a bien consideren.

Cordialmente,

MARÍA PIERINA GONZÁLEZ FALLA

Secretaria General

Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones