CIRCULAR EXTERNA SDJE 13 DE 2025

(noviembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

1. A través del artículo 206 de la Ley 2294 de 2023^[1] se creó el Sistema de Defensa Jurídica del Estado (en adelante SDJE) y se designó a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado como coordinadora. Este artículo fue reglamentado mediante el Decreto 104 de 2025^[2], que modificó, en lo pertinente, el Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.

2. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.3.2.4.6.2, del Decreto 1069 de 2015, modificado por el decreto 104 de 2025, el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es fuente oficial de la información litigiosa del Estado.

3. Igualmente, el Decreto 1069 de 2015, en el artículo 2.2.3.4.1.2. determina que, el objetivo del sistema eKOGUI es "(...) impulsar la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial, extrajudicial y arbitral del Estado, mediante el monitoreo y gestión los procesos y casos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contra lo ría General de la República". Para tal fin, el Sistema eKOGUI brindará mecanismos focalizados para generar conocimiento, formular políticas de prevención del daño antijurídico, crear estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.

4. En el mismo sentido, el artículo 2.2.3.4.1.3., respecto del ámbito de aplicación de eKOGUI, dispuso para las entidades de orden nacional, territorial, así como de las fiduciarias constituidas con recursos públicos que administren patrimonios constituidos con recursos públicos, que actúen como liquidadoras de entidades públicas del orden nacional o entidades administradas con recursos públicos, de las que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto Ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006, respectivamente, así como las voceras de patrimonios autónomos derivados de procesos de liquidación de este tipo de entidades, que deben reportar la información en el sistema.

5. A través del sistema eKOGUI, los usuarios asociados a las entidades que administran recursos públicos, incluyendo entidades del orden nacional y territorial, fiduciarias, patrimonios autónomos, fondos y entidades privadas que gestionen recursos públicos o actúen como liquidadoras de entidades estatales, pueden desarrollar en el sistema eKOGUI, entre otras funciones, las siguientes:

- Centralizar la información de todos sus procesos judiciales, conciliaciones y arbitrajes.

- Monitorear la litigiosidad, lo cual facilita la gestión del riesgo fiscal asociado.

- Gestionar los procesos judiciales, conciliaciones, arbitrajes y comité de conciliación, así como contar con la trazabilidad de las actividades adelantadas por la entidad en casa caso.

- Facilitar el trabajo colaborativo y la coordinación de la defensa entre entidades.

- Acceder a herramientas de analítica para conocer el mapa de litigiosidad activa y terminada, los datos para decidir sobre la estrategia de litigio y detectar los nichos de litigiosidad que permitan implementar acciones de mejora focalizados para cada entidad.

6. En el marco del Sistema de Defensa Jurídica del Estado y con el objetivo de incentivar la integración de las entidades que pueden hacer uso del sistema eKOGUI, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado informa que todos los servicios derivados de la implementación, uso y mantenimiento del sistema eKOGUI son totalmente gratuitos. Así como toda gestión del conocimiento para la debida implementación del SDJE a nivel nacional.

7. El proceso sugerido para llevar a cabo la implementación del sistema eKOGUI en las entidades descritas en el numeral 4 de la presente circular es el siguiente:

a. Para una entidad de orden nacional

- Resolución de creación de la entidad

- Acto administrativo de designación de rol administrador

- Relacionar los siguientes datos de la persona designada como administrador: nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, numero de telefónico de contacto directo.

b. Para otro tipo de entidad que administre recursos públicos - incluidas las Fiduciarias, Patrimonios autónomos y Fondos:

- Documento de existencia y representación legal

- Contrato en el marco de manejo de recursos públicos

- Comunicación, firmada por representante legar o Acto administrativo de designación de rol administrador

- Relacionar los siguientes datos de la persona designada como administrador: nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, numero de telefónico de contacto directo.

c. Para una entidad de orden territorial

- Conocimiento del sistema: Reconocer normativa, generalidades, módulos de gestión y herramientas de analítica dentro del Sistema. Si su entidad está interesada puede solicitar una mesa o una charla en donde le presentemos el Sistema y les expliquemos el acompañamiento en implementación desde la Dirección de Gestión de Información.

- Comunicación de intención de implementación del sistema por parte de la entidad territorial y su representante legal, dirigida a la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, designando a quién desempeñará el rol de administrador del sistema, en dicha comunicación se debe relacionar los siguientes datos: nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, numero de telefónico de contacto directo. Si la entidad territorial es distinta a un municipio, anexar documento de existencia y representación legal.

- Habilitación y creación de usuario administrador en el Sistema.

- Guía cercana en la apropiación y capacitación de los roles para el uso adecuado del sistema.

- Registro y actualización de procesos por parte de la entidad vinculada.

- Seguimiento de calidad de información y mesas de acompañamiento por parte de la Agencia.

- Se reitera que, tanto el ofrecimiento de implementación del sistema como el soporte brindado por el grupo de la Dirección de Gestión de Información de la Agencia no tienen ningún costo para la entidad.

Para formalizar su vinculación o recibir más información, comuníquese con la Dirección de Gestión de Información a través de los canales oficiales de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Respetuosamente,

JUAN CARLOS DELGADO D'ASTE

Director General (E)

Agencia Oracional de Defensa Jurídica del Estado

<NOTAS DE PIE DE PÁGINAS>

1."Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 "Colombia potencia mundial de la vida".

2."Por el cual se adiciona la Sección 4 al Capítulo 2 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y de! Derecho, para reglamentar el Sistema de Defensa Jurídica del Estado, se modifican algunos artículos del Título 3, Capítulo 4, Sección 1 del Decreto 1069 de 2015 y se dictan otras disposiciones"