RESOLUCION 3560 DE 2018

(diciembre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se adecúa el Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 161 del 08 de febrero de 2016

LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial de las que le confieren las leyes No. 87 de 1993,489 de 1998, los decretos No. 1083 de 2015,1414 de 2017, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 489 de 1998 “la orientación del ejercicio de las funciones a cargo de los organismos y entidades que conforman un sector administrativo está a cargo del Ministro o Director del Departamento Administrativo a cuyo despacho se encuentran adscritos o vinculados, sin perjuicio de las potestades de decisión, que de acuerdo con la ley y los actos de creación o de reestructuración, les correspondan”.

Que el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones expidió la Resolución No. 161 del 08 de febrero de 2016, “por la cual se adecúa el Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y Comunicaciones".

Que a través del Decreto 1414 de 2017 se dispuso la actual estructura orgánica del Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Incluyendo como parte de ella los órganos de asesoría y coordinación.

Que el artículo 39 del citado Decreto 1414 de 2017 dispone que el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones puede crear comités, permanentes o transitorios, especiales para el estudio, análisis y asesoría en los temas que consideren pertinentes.

Que la racionalización y simplificación del ordenamiento jurídico es una de las principales herramientas para asegurar la eficiencia económica y social del sistema legal y para afianzar la seguridad jurídica.

Que, conforme a los considerandos que preceden, se hace necesario derogar la Resolución 161 de 2016, para adecuar el Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y Comunicaciones a la actual estructura orgánica del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y así mismo minimizar trámites y estandarizar procesos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO 1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. El Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones estará conformado por los siguientes miembros con voz y voto:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Director de Industria de Comunicaciones.

3. El Director de Vigilancia y Control.

4. El Jefe de la Oficina T.l.

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeacion y Estudios Sectoriales.

6. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

7. El Subdirector Financiero.

8. El Subdirector Administrativo y de Gestión Humana.

9. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo

PARÁGRAFO. Concurrirán en calidad de invitados, con derecho a voz, pero sin voto, los funcionarios que, por su condición, sea jerárquica, funcional u otra, deban asistir según el asunto que vaya a ser tratado en la respectiva sesión.

ARTICULO 2. SESIONES Y QUORUM. Corresponde al Secretarlo General, citar a las sesiones del Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la información y Comunicaciones dos (2) veces al año en forma presencial o excepcionalmente de manera virtual y cuando las circunstancias así lo exijan. De las sesiones se levantará un acta en la que se consignarán los temas tratados.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y Comunicaciones se desarrollarán con la presencia de la mayoría de sus Integrantes, conformando el quorum deliberatorio y decisorio.

ARTICULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ejercerá las siguientes funciones:

1. Efectuar seguimiento y recomendaciones para la ejecución de contratos con recursos del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2. Efectuar las observaciones y/o recomendaciones a que hubiere lugar, en relación con el manejo financiero del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

3. Conocer los informes técnicos y estadísticos relacionados con los ingresos, recaudo y uso de los recursos financieros presentados por parte de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo y efectuar las recomendaciones pertinentes.

4. Coordinar y evaluar que los compromisos adquiridos en el Comité se estén cumpliendo, para lo cual se habilitarán mesas de trabajo de Seguimiento del Fondo.

5. Recomendar mecanismos de gestión, seguimiento y control sobre los procesos y fuentes generadoras de recursos.

6. Conocer y evaluar, cuando a ello hubiere lugar, el resultado de las reuniones de las mesas de trabajo creadas por la presente resolución.

7. Conocer y evaluar el estado de los planes, programas y proyectos financiados con recursos del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ARTICULO 4. OBLIGATORIEDAD DE LAS RECOMENDACIONES DEL COMITÉ. Las recomendaciones efectuadas por el Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones serán de obligatorio cumplimiento para los servidores y contratistas del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ARTÍCULO 5. SECRETARÍA DEL COMITÉ. La secretaría del Comité para el Control y Seguimiento de Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones será ejercida por el Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

a. Convocar a las sesiones del Comité, a solicitud del presidente del Comité

b. Elaborar las actas de cada sesión dentro los cinco días hábiles siguientes a la respectiva reunión.

c. Realizar seguimiento a las recomendaciones y decisiones del Comité

d. Llevar el archivo y custodia de forma cronológica de las actas de reunión del Comité, previa suscripción de los integrantes.

ARTICULO 6. MESAS DE TRABAJO. El Comité para el Control y Seguimiento del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes mesas de trabajo, como espacios de apoyo, sin perjuicio de otras que estime pertinente crear para el adecuado ejercicio de sus funciones:

6.1. Mesas de trabajo de seguimiento preventivo y correctivo a la ejecución contractual.

6.1.1. Propósito:

La mesa de trabajo de seguimiento preventivo y correctivo a la ejecución contractual tiene como propósito contar con un espacio para atender las novedades que afecten potencialmente la normal ejecución de un contrato.

6.1.2. Composición:

a. El Líder de la ficha y/o proyecto de inversión que financie el gasto, o su delegado.

b. El Supervisor del contrato.

c. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondos o su delegado

d. El Subdirector Financiero o su delegado.

6.1.3. Funciones:

a. Conocer y socializar inconvenientes que afecten el normal desarrollo del contrato.

b. Proponer acciones preventivas o correctivas que conlleven a la solución del inconveniente.

6.1.4 Sesiones

Las mesas de trabajo se llevarán a cabo ordinariamente con la participación de mínimo tres miembros que componen la mesa, cuando en la labor del seguimiento se detecten inconvenientes que potencialmente puedan afectar el desarrollo normal del contrato. Dichas mesas de trabajo pueden ser convocadas a petición de cualquiera de sus integrantes.

6.2. Mesas de trabajo de seguimiento a la gestión de ingresos del Fondo

6.2.1. Propósito

Efectuar seguimiento a la gestión de ingresos del Fondo con el fin de proponer acciones de mejora que coadyuven a la oportunidad del recaudo.

6.2.2 Composición

a. El Director de Industria de Comunicaciones o su delegado.

b. El Director de Vigilancia y Control, o su delegado.

c. El Jefe de la Oficina de TI o su delegado.

d. El Coordinador GIT de Cartera.

e. El Coordinador GIT de Cobro Coactivo.

f. El Coordinador GIT de Notificaciones.

g. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo o su delegado.

6.2.3 Funciones

a. Conocer y socializar inconvenientes que afecten el normal desarrollo de la cadena integral de cobro.

b. Proponer acciones de mejora continua, a efectos de propender el óptimo funcionamiento del Proceso de Gestión Integral de Cobro.

6.2.4. Sesiones

Las mesas de trabajo se llevarán a cabo ordinariamente con la participación del Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo o su delegado, y uno o más miembros que componen la mesa, con el propósito de tratar temas relevantes relacionados con la Gestión Integral de Cobro. Dichas mesas de trabajo pueden ser convocada a petición de cualquiera de sus integrantes.

ARTICULO 7. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 161 del 08 de febrero de 2016.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los

SYLVIA CONSTAÍN

Ministra de Tenologías de la Información y las Comunicaciones