RESOLUCION 3460 DE 2018
(diciembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Mlnlsterio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución No. 2929 de 2016
LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confieren la Ley 1341 de 2009 y el Decreto No 1414 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 "Por la cual se establecen las reglas y principios generales gue regulan la función archivlstica del Estado”, señala la obligatoriedad de las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD).
Que conforme el Decreto No. 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos, se establece que la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
Que mediante el Decreto No. 1414 de 2017 fue modificada la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que en virtud de lo anterior, y a través de la Resolución No. 2437 del 27 de agosto de 2018 se modificó la Resolución No. 3361 de 2017 que crea los Grupos internos de Trabajo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la cual fusionó el Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Información al Grupo Interno de Trabajo Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés y se le asignaron las funciones en materia de elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental (TRD).
Que el Acuerdo No. 004 de 15 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación, establece que las tablas de retención documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
Que la Resolución No. 911 del 26 de marzo de 2018, en el capítulo 2 artículo 9 "funciones del comité MIG” numeral 13 “Cumplir las funciones en materia de archivo de que trata el Decreto 2578 de 2018 o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen”.
Que mediante Acta No. 26 del 28 de noviembre de 2018, el Comité MIG del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, determinó, propuso y recomendó el nuevo esquema de las Tablas de Retención Documental que deben ser objeto de aplicación al intérior del Ministerio.
Que con ocasión de la nueva estructura organizacional del Minlsterio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y las directrices del Archivo General de la Nación, es necesario actualizar las Tablas de Retención Documental de la entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Aprobar la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de apoyar los programas y procesos documentales para la toma de decisiones en los aspectos administrativos y técnicos de la entidad, las cuales se adjuntan y forman parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO 2. Para efectos de la aplicación e implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, deberá tenerse en cuenta el uso de los códigos de las dependencias definidos en las mismas para el trámite de correspondencia.
ARTÍCULO 3. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 2929 de 2016.
Dada en Bogotá D.C., a los
PUBLlQUESE Y CÚMPLASE
SYLVIA CONSTAÍN
Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
