RESOLUCIÓN 2678 DE 2016
(diciembre 13)
Diario Oficial No. 50.096 de 23 de diciembre de 2016
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se reestructura el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución número 3753 de 2006 y se dictan otras disposiciones
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren los artículos 18 de la Ley 1341 de 2009 y numeral 17 del artículo 5o del Decreto 2618 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector público.
Que la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado (…)”, en su artículo 3o determinó que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.
Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de auditoría interna que trata la Ley 87 de 1993.
Que mediante Resolución 357 del 23 de julio de 2008 la Contaduría General de la Nación adoptó el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a dicha entidad, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable, confiable, relevante y comprensible.
Que dentro de los procedimientos de control interno contable, la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, en el numeral 3.1 señala como uno de los elementos, la depuración contable permanente y sostenibilidad, indicando que, “las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informe y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y compresibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública”.
Que acorde al Régimen de Contabilidad Pública, los elementos que componen el Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNPC), son entre otros “… las entidades públicas que emiten y presentan información y sus representantes legales en calidad de responsables…”.
Que este Ministerio, para entonces de Comunicaciones, expidió la Resolución 3757 de 2006 a través de la cual se conformó el Comité de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad.
Que en el año 2009 fue expedida la Ley 1341 de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y en virtud de la misma el Ministerio de Comunicaciones pasó a denominarse Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y el Fondo de Comunicaciones de que trata el Decreto 129 de 1976, se denominó Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que en el año 2012 fue expedido el Decreto 2618, a través del cual se modificó la estructura interna del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se asignaron funciones a sus nuevas dependencias.
Que a través de la Resolución 787 del año 2014 se crearon y organizaron los grupos internos de trabajo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se les asignaron sus funciones.
Que con ocasión de los referidos cambios normativos se hace necesario ajustar la composición y funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad a la actual estructura interna del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto reestructurar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio/ Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como instancia asesora del área contable y financiera, que propende por garantizar de manera permanente la depuración y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público encargado del área contable de la entidad y del Jefe de la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO 2. <Artículo modificado por el artículo 12 de la Resolución 1590 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará integrado por los siguientes miembros:
1. El Secretario General o su designado, quien lo presidirá
2. El Director Jurídico
3. El Subdirector Financiero
4. El Subdirector Administrativo
5. El Jefe de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo
6. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Cartera o quien haga sus veces
7. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad o quien haga sus veces
8. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería o quien haga sus veces
PARÁGRAFO PRIMERO. Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable actuarán con voz y voto en las deliberaciones y decisiones de este y su participación tiene carácter obligatorio e indelegable, salvo lo consagrado en el numeral 1 de este artículo.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El jefe de la Oficina de Control Interno participará permanentemente en las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y actuará con derecho a voz, pero sin voto. Sin perjuicio del cumplimiento de las funciones propias de su cargo, velará porque operen los controles asociados al proceso contable, con el propósito de obtener estados contables e informes razonables con la oportunidad y calidad requeridos.
PARÁGRAFO TERCERO. A las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable podrán ser invitados, con voz, pero sin voto, las personas o colaboradores que considere pertinente, con el fin de aclarar o soportar los informes, decisiones, estudio o evaluación de los hechos o situaciones que guardan relación con temas contables, incluyendo las recomendaciones que se deriven para garantizar la sostenibilidad del sistema de contabilidad.
PARÁGRAFO CUARTO. Actuará como secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Contabilidad o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio/ Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a las áreas fuente de información de base contable, en relación con las gestiones administrativas, financieras y las demás que sean necesarias, que conduzcan a garantizar la sostenibilidad, permanencia del sistema contable y que esta se produzca en forma oportuna y razonable.
2. Recomendar las acciones a seguir, producto del análisis de las situaciones presentadas por las áreas pertinentes, buscando el cumplimiento a nivel institucional de los objetivos, características, principios, normas técnicas relacionadas con la identificación, clasificación y registro contable para propender que la totalidad de las operaciones efectuadas por el Ministerio y el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se incorporen en la contabilidad en el momento de su ocurrencia con los soportes idóneos.
3. Recibir información sobre el cumplimiento en la realización de las conciliaciones y cruce de información entre las áreas fuente y contabilidad y evaluar los resultados de las mismas para proponer acciones que permitan corregir la presentación de partidas conciliatorias.
4. Recibir información sobre la situación, eventos de carácter extraordinario o inconsistencias presentadas por las áreas fuente o contabilidad, relacionadas con las limitaciones de orden operativo, administrativo o técnico y recomendar las acciones a seguir para lograr información contable confiable y oportuna.
5. Recibir información sobre situaciones que afecten la sostenibilidad del sistema de Contabilidad por deficiencias en la aplicación del MIG y recomendar acciones tendientes a su cumplimiento.
6. Efectuar reuniones de seguimiento y evaluación de los Estados Financieros, con la periodicidad establecida en el artículo 4o de esta resolución.
7. Las demás que le sean asignadas por el Representante Legal del Ministerio/ Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 4o. REUNIONES Y QUÓRUM. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se reunirá dentro del mes siguiente a la presentación de los estados financieros trimestrales, o cada vez que sea requerido, previa citación efectuada por el Secretario Técnico del Comité, y podrá deliberar válidamente con la asistencia de por lo menos seis (6) de sus integrantes.
Las reuniones extraordinarias se podrán efectuar cuando una situación específica así lo amerite, mediante convocatoria del Secretario del Comité.
El Comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, con arreglo a lo previsto en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. El Presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer estrategias conducentes al buen funcionamiento del Comité.
2. Poner en consideración del Comité el orden del día y temas a desarrollar en las reuniones, al inicio de cada sesión.
3. Las demás inherentes propias de la función.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio / Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité.
2. Remitir a los integrantes del Comité, con tres (3) días de antelación para su evaluación, copia de los documentos o informes que serán tratados en cada reunión.
3. Poner a disposición en forma oportuna y completa, a las jefaturas de las diferentes áreas, los resultados de la información contable, de manera que les permita efectuar el cruce, análisis y seguimiento de los datos a cargo de las mismas.
4. Solicitar a las Jefaturas de las diferentes áreas que son fuente de información de base contable, los informes y aclaraciones de carácter específico, relacionados con los temas de índole contable que serán tratados en Comité.
5. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité y suscribirlas junto con los demás integrantes.
6. Llevar a cabo el seguimiento a la implementación y puesta en marcha de las recomendaciones e instrucciones impartidas por el Comité, siempre que las mismas traten sobre aspectos de orden técnico contable.
7. Coordinar con el apoyo de la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana, los requerimientos logísticos para desarrollar las reuniones del Comité.
8. Hacer entrega a los integrantes del Comité, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de cada reunión, una copia del acta correspondiente para la verificación y corrección a que haya lugar.
9. Archivar, conservar y custodiar en forma cronológica las actas de reunión del Comité, debidamente suscritas por los integrantes.
10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría .
ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA. Para garantizar el debido proceso, determinar las correcciones, reclasificaciones y ajustes necesarios, las áreas que procesan o se relacionan con el proceso contable deberán adelantar las siguientes acciones s egún corresponda:
1. Adelantar las gestiones administrativas para depurar y/o mantener actualizadas las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros.
2. Adelantar las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información y evitar que se presenten situaciones tales como:
2.1. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
2.2. Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible hacerlos efectivos mediante jurisdicción coactiva
2.3. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
2.4. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
2.5. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
2.6. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
2.7. Derechos y obligaciones de mínima cuantía deberán evaluarse frente a la relación costo - beneficio.
2.8. Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.
2.9. Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación.
3. Informar al Comité sobre situaciones que afecten el proceso contable.
4. Explicar cuando sea el caso, sobre las acciones de carácter técnico para permitir el proceso de análisis y/o depuración de las cuentas cont ables.
5. Las demás que sean de su competencia.
ARTÍCULO 8o. DOCUMENTACIÓN PARA LA SOSTENIBILIDAD. Para la sostenibilidad y depuración de la información financiera se deberá acreditar la siguiente información y/o documentación:
1. Concepto de la Oficina Asesora Jurídica sobre la viabilidad de la depuración contable, el cual se emitirá a solicitud del área responsable d e la información.
2. Ficha Técnica para depuración contable y sostenibilidad, junto con sus anexos, la cual se incorpora como Anexo de la presente Resolución, firmada por el área responsable y la Oficina Asesora Jurídica.
3. Copia del acta del comité en la cual constan las recomendaciones de registro o depuración contable.
4. Los demás soportes que a juicio del Comité, se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.
5. Acto Administrativo expedido por el representante legal del Ministerio/Fondo, a través del cual se ordene la depuración o registro de la partida contable, cuya sustanciación y trámite estará a car go del área responsable.
ARTÍCULO 9o. ELABORACIÓN Y CONTENIDO DE LAS ACTAS. Las actas de reunión deberán contener como mínimo la siguiente información:
1. Numeración cronológica.
2. Lugar, fecha y hora de la reunión.
3. Listado de asistentes.
4. Orden del día.
5. Presentación de estados financieros, si aplica.
6. Resumen de las sesiones del Comité.
7. Relación de la documentación presentada como soporte de los temas tratados.
8. Proposiciones y varios.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 3753 de 2006.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 13 de diciembre de 2016.
El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
DAVID LUNA SÁNCHEZ.
