CIRCULAR 38 DE 2024
(diciembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| De: | LINA PAOLA VACCA SALINAS Secretaria General SERGIO ALVENIX FORERO REYES Subdirector de Gestión Contractual JUDDY ALEXANDRA AMADO SIERRA Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales |
| Para: | Viceministros (a), Directores (as), Subdirectores (as) Jefes de Oficina y demás servidores responsables de la contratación |
| Asunto: | Lineamientos para la Estructuración del PAA – 2025 |
Estimados (as) Viceministros (a), Directores (as), Subdirectores (as) y Jefes de Oficina:
En cumplimiento al procedimiento GCCTIC GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN - REVISIÓN, FORMALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PR-011 versión 4 y de acuerdo con las competencias de la Secretaría General, la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales (OAPES) y de la Subdirección de Gestión Contractual, con el fin de dar continuidad de manera adecuada a la planeación en virtud del anteproyecto de presupuesto 2025, se pretende adelantar la proyección de las necesidades contractuales de la entidad, por lo anterior se emiten los siguientes lineamientos para la elaboración, estructuración, consolidación, aprobación y publicación del Plan Anual de Adquisiciones - PAA 2025, en los siguientes términos:
1. Revisar y tener en cuenta lo dispuesto por la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente[1], que indica, lo siguiente:
"(...) 5.1.1 Preparación del equipo: En la preparación del equipo la entidad debe:
(i) designar un funcionario o contratista encargado del Plan Anual de Adquisiciones que será responsable de obtener la información necesaria para elaborarlo, diligenciar el documento, solicitar la aprobación de este, de revisarlo y actualizarlo;
(ii) conformar un equipo de apoyo; y
(iii) organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.
(…)”
El funcionario encargado de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones tiene a cargo entre otras las siguientes actividades:
- Obtener la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones.
- Diligenciar el documento.
- Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.
- Publicar el Plan Anual de Adquisiciones.
- Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones
El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la entidad estatal, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda la conformación de un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.
Así mismo, Colombia Compra Eficiente recomienda la elaboración de un cronograma de actividades que muestre en detalle las etapas de planeación y diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la entidad estatal, especificando las actividades coordinadas por el funcionario encargado y señalando el tiempo requerido para cada una de ellas.
Las dependencias al estructurar el PAA, deben analizar los diferentes aspectos relativos a las condiciones que soportan financiera, jurídica, regulatoria y técnicamente el proceso de contratación a adelantar por parte de la entidad, entre los cuales se resaltan la necesidad de ejercer una debida planeación, con énfasis en la aplicación de los principios que rigen la contratación estatal, especialmente el de transparencia, libre concurrencia y selección objetiva. Así mismo, en virtud de los principios referenciados, las dependencias deben planear sus contrataciones atendiendo a tiempos reales y eficaces de ejecución, con el fin de evitar la constitución de posibles reservas presupuestales.
2. Las diferentes áreas deberán designar formalmente un enlace interlocutor para todos los aspectos y actividades que se deriven de la proyección y construcción del PAA - 2025, conforme a las fichas de inversión para esta vigencia y rubro de funcionamiento, de acuerdo con lo dispuesto en la precitada Guía y en el Manual de Contratación de la entidad.
Dichos enlaces serán el canal de comunicación para todos los aspectos y actividades que se deriven de la proyección y construcción del PAA - 2025, y en este sentido corresponde a los Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y demás servidores responsables de la contratación de informar al correo electrónico: dponce@mintic.gov.co el nombre y correo electrónico de las personas designadas (funcionario o contratista) como enlace por cada dependencia. El correo debe ser remitido a más tardar el próximo 12 de diciembre de 2024, fecha máxima en la cual se debe tener consolidado el directorio de los enlaces designados para la proyección y construcción del PAA – 2025, así como el envío del formato diligenciado Excel PAA Masivo FUTIC-MINTIC.
3. En este sentido, es deber de cada una de las dependencias identificar sus necesidades de contratación para la vigencia 2025, registrar y programar las obras, bienes y servicios que se proyectan contratar en la próxima vigencia fiscal, así como establecer un cronograma donde se estimen las fechas en que cada dependencia planee efectuar las respectivas contrataciones, con el fin de atender y desarrollar el principio de planeación, base y soporte de toda la contratación de las entidades estatales. Por lo anterior, el formato Excel PAA Masivo FUTIC-MINTIC (Anexo), deberá venir diligenciado de forma íntegra y en concordancia con el anteproyecto de presupuesto 2025
4. La OAPES y la Subdirección de Gestión Contractual con el ánimo de alinear los Planes de Adquisiciones a la Planeación Institucional y a los componentes de orden funcional y de inversión, tendrán una participación y asesoramiento en las mesas de trabajo con las diferentes dependencias de la entidad en caso de requerirse, previo a la consolidación de dicho documento, asegurando la calidad de la información registrada por cada área y dependencia.
5. Una vez culminada la etapa de unificación de las adquisiciones en el formato previsto, este será objeto de sustentación por parte de los Viceministros, Directores, Jefes de Oficina y demás servidores responsables de la contratación, para revisión y validación del Ordenador del Gasto y del Despacho del Ministro. Dicha sustentación se realizará de acuerdo con la agenda del señor Ministro la cual será informada.
6. Posteriormente, el formato consolidado deberá ser puesto a consideración del Comité Asesor de Contratación para su correspondiente publicación por parte de la Subdirección de Gestión Contractual en la plataforma SECOP II.
7. Finalmente, la Subdirección de Gestión Contractual publicará la versión final unificada y aprobada en la plataforma del SECOP II, en la fecha prevista por Colombia Compra Eficiente (a más tardar el 31 de enero de 2025). A pesar de la fecha antes prevista y a fin de determinar el inicio oportuno de la contratación para la próxima vigencia fiscal, en especial las necesidades previstas para contratación por prestación de servicios que requiere la entidad, para su funcionamiento y cumplimiento de la misionalidad, es recomendable que el PAA sea publicado a más tardar el 31 de diciembre de 2024 a fin de recibir observaciones por la ciudadanía y poder iniciar las contrataciones necesarias en el mes de enero de 2025.
8. A continuación, se indican las principales actividades y fechas establecidas:
| ACTIVIDAD | DEPENDENCIA / RESPONSABLE | FECHA |
| Designación enlaces y diligenciamiento formato Excel PAA Masivo FUTIC-MINTIC al correo contratacion@mintic.gov.co | Viceministros, Directores, Subdirectores Jefes de Oficina y demás servidores responsables de la contratación | 12 de diciembre de 2024 |
| Realización mesa de trabajo con enlaces para inquietudes y validación del diligenciamiento del formato Excel PAA Masivo FUTIC-MINTIC (en caso de requerirse) | OAPES, Subdirección de GestiónContractual y Dependencias. | 13 de diciembre de 2024 |
| Validación del Despacho Ministro yOrdenador del Gasto | OAPES, Subdirección de GestiónContractual y Dependencias. | 20 de diciembre de 2024 |
| Aprobación del Comité Asesor de contratación | Comité Asesor de Contratación | 23 de diciembre de 2024 |
| Publicación final | Subdirección de Gestión Contractual - Ordenador del Gasto | 27 diciembre de 2024 |
Recomendaciones Generales:
- Los conceptos de gastos de viaje y comisiones, si bien no hacen parte del PAA deben ser incluidos en la pestaña denominada “comisiones” en el formato adjunto, conforme al análisis de cada una de las dependencias con la proyección y estimación anual, asignándolos como una bolsa de conformidad a la proyección que tengan presente para la vigencia 2025.
- Las adiciones proyectadas a contratos, si bien no hacen parte del PAA deben ser incluidos en la pestaña denominada “adiciones” en el formato adjunto, conforme al análisis de cada una de las dependencias con la proyección y estimación anual, asignándolos como una bolsa de conformidad a la proyección que tengan presente para la vigencia 2025.
Para lo anterior se deberá identificar al diligenciar la columna G (Objeto Contrato 2025) como adiciones.
- Se deberá identificar en la columna R (Unidad de Contratación), si las necesidades son financiadas con recursos MINTIC o FUTIC.
- Se precisa que no podrán iniciarse ningún tipo de contratación hasta tanto el PAA no se encuentre debidamente publicado, ya que cada línea debe ser enlazada previamente a su contratación.
Lineamientos para el Diligenciamiento del Formato
1. Todos los campos desde la Columna “A”, hasta la columna “V” se deben diligenciar. SECOP II rechazará las líneas que tengan celdas en blanco. Por lo que en caso de dejar campos sin diligenciar no podrían cargarse al PAA.
2. El código TIC se deben asignar por cada dependencia teniendo en cuenta el área ejecutora que es el área (Dependencia, despacho o GIT) que supervisa la línea (contratación).
Con el fin de facilitar el seguimiento, al cumplimiento del PAA, contratación y Presupuestal es necesario identificar cada línea del formato con un código único interno llamado “Código TIC” el cual servirá de referencia para todos los trámites relacionados con las necesidades de contratación planeadas y caracterización presupuestal de proyectos internos de la entidad, el cual será incluido en los estudios previos de cada necesidad de gasto y/o de contratación, así como en la solicitud de CDP.
Nota: Únicamente para la solicitud de CDP el código TIC debe tener 4 dígitos adicionales (para un total de 11 dígitos) que permiten tener la caracterización presupuestal.
Para el PAA el código TIC contiene 7 dígitos; los primeros 4 dígitos serán la referencia de cada área/Dependencia ejecutora de la necesidad de gasto y/o de contratación, los siguientes 3 dígitos corresponden al orden interno del área en registrar cada línea.
Ejemplo para la codificación del PAA: Para el caso de la primera línea del Despacho del Ministro debe llevar el siguiente código TIC: 1000001, donde el inicio del código (1000) corresponde al área ejecutora y los siguientes 3 dígitos (001) a la línea de registro y consecutivo que el área asignó a la necesidad de gasto y/o de contratación; para el registro de necesidad de gasto y/o de contratación número 030 del Despacho del Ministro, el código será 1000030, para el registro de necesidad de gasto y/o de contratación número 105 del Despacho del <ministro, el código será 1000105. Así con todas las áreas ejecutoras
Código TIC (7 dígitos: 4 Ubicación del área ejecutora y 3 del número de la línea de contratación)
| Dependencias | Inicio del Código TIC (Primeros 4 dig) |
| Despacho Del Ministro | 1000 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Seguridad Y Privacidad de la información | 1010 |
| Oficina Asesora De Planeación Y Estudios Sectoriales | 1100 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Planeación y Seguimiento | 1110 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Estadísticas Y Estudios Sectoriales | 1120 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional | 1130 |
| Oficina Asesora De Prensa | 1200 |
| Oficina Internacional | 1300 |
| Oficina de Tecnologías de La Información | 1400 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Servicios Tecnológicos | 1410 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Gestión y Sistemas de Información | 1420 |
| Oficina de Fomento Regional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones | 1500 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Consenso Social | 1510 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Enfoque Regional | 1520 |
| Oficina De Control Interno | 1600 |
| Dirección Jurídica | 1700 |
| Despacho Del Ministro | 1000 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Doctrina Y Seguridad Jurídica | 1710 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Procesos Judiciales Y Extrajudiciales | 1720 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Cobro Coactivo | 1730 |
| Viceministerio de Conectividad | 2000 |
| - Grupo Interno de Trabajo Especializado de e Apelaciones | 2010 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento Al Sistema de Medios Públicos | 2020 |
| Dirección de Infraestructura | 2100 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Relaciones Institucionales | 2101 |
| Subdirección de Estructuración de Proyectos | 2110 |
| Subdirección De Operaciones | 2120 |
| Dirección De Industria De Comunicaciones | 2200 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Gestión De Garantías | 2201 |
| Subdirección Para La Industria De Comunicaciones | 2210 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Gestión De Espectro Radioeléctrico | 2211 |
| Subdirección De Radiodifusión Sonora | 2220 |
| Subdirección De Asuntos Postales | 2230 |
| Dirección De Vigilancia, Inspección Y Control | 2300 |
| Subdirección De Vigilancia E Inspección | 2310 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Promoción Y Prevención | 2311 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Administración De Recolección Y Análisis De Información | 2312 |
| Subdirección De Investigaciones Administrativas | 2320 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Procesos Administrativos Sancionatorios | 2321 |
| Viceministerio De Transformación Digital | 3000 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Dominio.Co Y Gobernanza De Internet | 3010 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Respuesta a Emergencias Cibernéticas de Colombia COLCERT | 3020 |
| Dirección De Apropiación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones | 3100 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Inclusión Tic para Personas con Condición de Discapacidad | 3110 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Educación Y Cultura Digital | 3120 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Fomento de Habilidades Digitales para la Productividad | 3130 |
| Dirección De Gobierno Digital | 3200 |
| Subdirección de Estándares y Arquitectura de T.I. | 3210 |
| Subdirección de Fortalecimiento de Capacidades Públicas Digitales | 3220 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Servicios Ciudadanos Digitales | 3230 |
| Dirección De Economía Digital | 3300 |
| Subdirección Para Las Competencias Digitales | 3310 |
| Subdirección De Industria De Tecnologías De La Información | 3320 |
| Subdirección Para La Transformación Sectorial | 3330 |
| Secretaría General | 4000 |
| - Grupo Interno de Trabajo De Control Disciplinario Interno | 4010 |
| Oficina Para La Gestión De Ingresos Del Fondo | 4100 |
| - Grupo Interno de Trabajo de Seguimiento a la Ejecución de Recursos del Fondo | 4110 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Seguimiento A Los Ingresos Del Fondo | 4120 |
| Subdirección Financiera | 4200 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Tesorería | 4210 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Contabilidad | 4220 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Presupuesto | 4230 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Cartera | 4240 |
| Subdirección Para La Gestión Del Talento Humano | 4300 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Gestión Del Talento Humano | 4310 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Gestión Pensional | 4320 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Administración de Personal | 4330 |
| Subdirección Administrativa | 4400 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Administración De Bienes | 4410 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Notificaciones | 4420 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Grupos De Interés Y Gestión Documental | 4430 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Gestión De Servicios Administrativos | 4440 |
| Subdirección De Gestión Contractual | 4500 |
| - Grupo Interno De Trabajo De Actuaciones Administrativas Contractuales | 4510 |
De generarse dudas en el diligenciamiento del formato los designados de las áreas deberán comunicarse con el ingeniero Diego Armando Ponce Cárdenas, a través del correo electrónico dponce@mintic.gov.co
Se solicita a las áreas y dependencias sujetas al proceso de contratación, validar y cumplir estrictamente las anteriores medidas, programación y lineamientos, así como extenderlo y socializarlo a todos los servidores públicos y colaboradores que participan en la gestión contractual, toda vez que las mismas fueron dispuestas con la finalidad de garantizar el adecuado y oportuno trámite de las diferentes solicitudes y evitar escenarios de acumulación, demoras y reprocesos que impacten la buena gestión y el cumplimiento de las funciones misionales de la Entidad.
De manera adjunta a este comunicado se remite el formato de Plan de Adquisiciones 2025 – PAA en formato Excel para tu correspondiente diligenciamiento y tramite.
LINA PAOLA VACCA SALINAS
Secretaria General
SERGIO ALVENIX FORERO REYES
Subdirector de Gestión Contractual
JUDDY ALEXANDRA AMADO SIERRA
Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_para_elaborar_el_plan_anual_de_adquisiciones_0.pdf
<Consultar anexo original descargado de la web de la entidad: 20 de noviembre de 2024, directamente en el siguiente enlace:
https://normograma.com/documentospdf/PDF/C_MTIC_0038_2024_ANEXO.xlsx
