CIRCULAR 36 2024

(noviembre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Estimados (as) Viceministros (a), Directores (as), Subdirectores (as) y Jefes de Oficina:

Con el fin de realizar una adecuada planeación y alistamiento para llevar a cabo los procesos de contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión vigencia 2025, los cuales deben adelantarse con la debida antelación y de esta forma garantizar el óptimo cumplimiento de los objetivos de la entidad, desde la Subdirección de Gestión Contractual, como área encargada de dirigir, coordinar y hacer seguimiento a los procesos de contratación, así como la orientación a todas las dependencias en la ejecución y dirección de las etapas de los procesos de contratación, se procede a emitir los lineamientos que deben ser adoptados por cada una de las áreas a fin de priorizar y optimizar los trámites para la celebración de los contratos mencionados.

Por lo anterior, es necesario aunar esfuerzos entre las distintas dependencias de la entidad y la Subdirección de Gestión Contractual, con el fin de iniciar el alistamiento desde la presente anualidad. De acuerdo con ello, el plan de trabajo se establecerá de la siguiente forma:

ALISTAMIENTO CONTRATACIÓN 2025:

1. Revisar y tener en cuenta lo dispuesto en la Guía para la Incorporación de Lineamientos de Integridad en la contratación de prestación de servicios expedida por Colombia Compra Eficiente^[1].

2. Las dependencias para el alistamiento de la contratación de la vigencia 2025 deberán tener en cuenta las necesidades establecidas en el proyecto de Plan Anual de Adquisiciones, en concordancia con lo consignado en el anteproyecto de Presupuesto.

3. Designar formalmente un enlace interlocutor para todos los aspectos y actividades que se deriven de la contratación 2025, conforme con lo dispuesto en la precitada Guía y en el Manual de Contratación de la entidad.

Dichos enlaces serán el canal de comunicación para todos los aspectos y actividades que se deriven de la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 2025, y en este sentido corresponde a los Viceministros, Directores, Jefes de Oficina y demás servidores responsables de la contratación, informar a través del siguiente formulario electrónico https://forms.office.eom/r/6V50807i0K el nombre y correo electrónico de las personas designadas (funcionario o contratista) como enlace por cada dependencia. Dicha información deberá ser remitida a más tardar el próximo 2 de diciembre de 2024, fecha máxima en la cual se debe tener el consolidado de los enlaces designados para la contratación 2025.

4. Posteriormente. las dependencias deberán identificar, proyectar y remitir a más tardar el 6 de diciembre de 2024 la relación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para la vigencia 2025 a través del formulario “Contratación OPS 2025” link https://forms.office.com/r/xsKzWtyUkL, el cual deberá venir diligenciado de forma completa, atendiendo estrictamente las necesidades institucionales, en concordancia con el anteproyecto de presupuesto 2025, así como con el proyecto de Plan Anual de Adquisiciones - PAA 2025.

5. Las dependencias realizarán el alistamiento de los documentos iniciales que serán requeridos para el proceso de contratación, teniendo en cuenta la siguiente lista de chequeo, de tal forma que los mismos deben surtir revisión previa por parte de los abogados de la Subdirección de Gestión Contractual. Estos documentos se deberán cargar en la carpeta compartida creada por la Subdirección de Gestión Contractual, cuyo acceso será habilitado al enlace designado por cada dependencia.

Los anteriores documentos serán necesarios para el alistamiento, sin perjuicio de que las áreas deban remitir al inicio de la vigencia 2025, la totalidad de requisitos contenidos en la hoja de control que reposa en el Sistema Integrado de Gestión.

6. En virtud de lo anterior, se aclara entonces que se deberán realizar la entrega de documentación a la Subdirección de Gestión Contractual en dos (2) oportunidades, así:

a. La primera, con los documentos preliminares que se encuentran identificados en el numeral 5 de la presente circular, los cuales deben ser cargados en el enlace mencionado, de acuerdo con el cronograma y en la fecha establecida (6 diciembre de 2024).

b. La segunda, durante la vigencia 2025, a través de la cual las dependencias radicarán la totalidad de los documentos requeridos en la hoja de control dispuesta en el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta que, para ese momento, los documentos preliminares ya deben contar con la revisión y visto bueno por parte de la Subdirección de Gestión Contractual.

7. A continuación, se indican las principales actividades y fechas establecidas:

Recomendaciones Generales:

En cuanto a la documentación requerida se establecen las siguientes recomendaciones:

-Todas las consultas que correspondan a antecedentes profesionales, procuraduría, contraloría, policía, RNMC, certificaciones de afiliación a salud y pensión, así como la cuenta bancaria del futuro contratista deberán contar con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días contados a partir del momento de la radicación de la documentación, salvo que el documento señale una vigencia específica.

- El examen médico preocupacional deberá tener vigencia máxima de tres (3) años contados a partir de su expedición. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.

- La declaración de bienes y rentas y conflictos de intereses publicada en el aplicativo para la integridad pública debe ser presentada al Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones según corresponda y deberá contar con información a corte 31 de diciembre de 2024.

- Verificar que el futuro contratista cuente con los perfiles de usuario, proveedor y registro en todas las plataformas de consulta y trámite, a saber: Perfil de usuario / proveedor en SECOP II, SIGEP y REDAM- Registro de Deudores Alimentarios Morosos a través de la Carpeta Ciudadana Digital.

- El Registro Único Tributario -RUT deberá contener el régimen tributario del futuro contratista con una vigencia posterior al 30 de junio de 2019. Las actividades económicas allí previstas deberán estar relacionadas con los servicios que se prestarán.

- Las certificaciones que acrediten la experiencia requerida deberán contener los siguientes datos: i) Nombre e identificación del futuro contratista, ii) Periodo laborado (desde y hasta), iii) En los casos que se requiera experiencia específica, se deberá relacionar las funciones y/u obligaciones que evidencien el cumplimiento del perfil solicitado y iv) Deberán estar suscritas por la persona autorizada o competente para expedirlas.

- Los hombres deberán acreditar que han definido su situación militar de conformidad con la Ley.

- Los documentos aportados deben ser legibles, completos, en formato PDF, evitando el uso de los formatos.zip y.rar.

Revisión de carpetas por parte de la Subdirección de Gestión Contractual:

- La Subdirección de Gestión Contractual realizará la revisión de las carpetas en el orden en que sean cargadas en el enlace dispuesto para tal efecto. Al interior de la Subdirección se hará la asignación (reparto) a los abogados quienes revisarán los documentos remitidos por cada una de las dependencias.

- Si se realizan observaciones a la documentación, el abogado de la Subdirección de Gestión Contractual enviará una respuesta a través de correo electrónico al enlace del área solicitante, quien una vez realice las correcciones deberá cargar la versión actualizada de los documentos del proceso de contratación en el citado link y avisar al abogado encargado.

- Una vez la carpeta contractual se encuentre revisada y con visto bueno de la Subdirección de Gestión Contractual, la dependencia solicitante no podrá modificarla y será responsable por el contenido de ésta; los documentos enviados por la dependencia serán los utilizados para realizar el cargue en la plataforma del SECOP II.

- Antes de la elaboración del contrato electrónico en la plataforma SECOP II, el abogado de la Subdirección de Gestión Contractual efectuará la revisión de los documentos internos, realizará las consultas y efectuará el cargue respectivo en SECOP II; Se advierte que, en caso de encontrar alguna inhabilidad sobreviniente, se rechazará la solicitud y se devolverá al área técnica.

Se agradece a cada una de las dependencias observar y cumplir estrictamente las anteriores medidas, programación y lineamientos, así como extenderlo y socializarlo a todos los servidores públicos y colaboradores que participan en la gestión contractual, toda vez que las mismas fueron dispuestas con la finalidad de garantizar el adecuado y oportuno trámite de las diferentes solicitudes y evitar escenarios de acumulación, demoras y reprocesos que impacten la buena gestión y el cumplimiento de las funciones misionales de la Entidad.

Finalmente se informa que, próximamente se convocará a los servidores públicos y colaboradores que participan en la gestión contractual de las diferentes dependencias del Ministerio a una jornada de orientación que brindará la Subdirección de Gestión Contractual, en la cual se detallarán los aspectos esbozados en la presente comunicación y se responderán las consultas e inquietudes que surjan sobre el particular.

Atentamente,

LINA PAOLA VACCA SALINAS

Secretaria General

SERGIO ALVENIX FORERO REYES

Subdirector de Gestión Contractual

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. https://colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce documents/cce-eicp-gi-

23 guia contratación prestación de servicios vi 11-07-2023 def 1 1.pdf