CIRCULAR 35 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
| Para: | Todas las dependencias del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones |
| Asunto: | Aplicación atributo de integridad en los documentos que se remiten para archivo, de conformidad con el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación. |
Cordial saludo:
La Secretaría General, en desarrollo de la función asignada en el numeral 2 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, relacionada con el diseño y formulación de directrices para la administración de los recursos documentales del Ministerio y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo No. 001 del 29 de febrero de 2024, “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General De La Nación; se permite impartir los siguientes lineamientos a fin de asegurar el atributo de integridad de la información de los documentos y expediente producidos al Interior de esta Cartera:
1. Es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
2. Los documentos desde el momento de su emisión deben guardar el atributo de integridad, es decir, además de conservarse en buen estado en cuanto a color, textura, formato, tamaño, sin rasgaduras, sin manchas, ni microorganismos presentes etc., también deben ser funcionales, esto es, tener la capacidad de dar fe y testimonio de hechos y actuaciones administrativas a través de su lectura, interpretación reproducción del contenido.
El acuerdo 001 del 2024 en su Artículo 4.3.1.7. “Obligatoriedad de la conformación de las unidades documentales en sus diferentes soportes físicos o formatos electrónicos”, señala que: “Los sujetos obligados deben crear y conformar unidades documentales simples, o unidades documentales complejas o expedientes, con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento; independientemente del tipo de información, soporte físico o formato electrónico; las unidades documentales deben agruparse conformando series o subseries documentales.
Por su parte, el artículo 4.3.1.8. “Criterios para la organización de las unidades documentales en sus diferentes soportes físicos o formatos electrónicos” del mismo acuerdo, señala que: “Las oficinas productoras son responsables de garantizar la conformación de las unidades documentales, conforme a los lineamientos que se establezcan en el Programa de Gestión Documental y atendiendo los siguientes criterios:
I. La clasificación de las unidades documentales debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD.
II. Los tipos documentales se ordenarán de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo del trámite (principio de orden original).
III. En la organización de los archivos públicos se debe velar porque las unidades de almacenamiento y sistemas de almacenamiento garanticen la autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de los documentos.
Teniendo en cuenta lo anterior, se reitera a los funcionarios, contratistas y colaboradores del Ministerio que todos los documentos allegados para archivo en formatos de índice electrónico, memorando GDO-TIC-FM- 012 o FUID que sean ilegibles, en blanco, sin datos de contacto, sin firmas, sin estética o aquellos que denoten falta de integridad, autenticidad, veracidad o fidelidad del contenido de acuerdo con la normatividad vigente, serán devueltos y no podrán ser incluidos dentro de los expedientes del Ministerio, así como tampoco serán recibidos para proceso de registro de comunicaciones oficiales.
Así mismo se solicita enviar de manera oportuna la documentación al archivo de la entidad, por intermedio del Grupo Interno de Trabajo de Grupos de Interés y Gestión Documental de la Subdirección Administrativa, respetando el principio de orden original y el principio de procedencia de los documentos que componen los expedientes, para garantizar así la integridad y conformación de las unidades documentales, bajo os criterios establecidos por la reglamentación del Archivo General de la Nación.
La presente circular subroga en todas sus partes la Circular 2 de 2021 expedida por la Secretaría General.
Atentamente,
LINA PAOLA VACCA SALINAS
Secretaria General
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
