CIRCULAR 34 DE 2024
(noviembre 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| Para: | Viceministros, directores, subdirectores, jefes de oficina, coordinadores y supervisores de contratos. |
| Asunto: | Directrices para el cierre presupuestal y financiero de la vigencia 2024- ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones -PGN, regalías y fondo único de tecnologías de la información y las comunicaciones. |
Respetuoso saludo:
La presente circular tiene como propósito establecer los criterios y orientaciones que las áreas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que son ejecutoras del presupuesto, deben tener en cuenta a fin de dar cumplimiento a los procedimientos y términos necesarios para la realización oportuna y adecuada de la gestión financiera y presupuestal, en el proceso de cierre de la vigencia fiscal 2024 e inicio de la ejecución presupuestal de la vigencia fiscal 2025.
1. ASPECTOS PRESUPUESTALES
1.1. SALDOS DE APROPIACIÓN.
Las disposiciones del artículo 89 del Decreto 111 de 1996[1], artículo 2.8.1.7.6 del Decreto 1068 de 2015[2] y artículo 8 de la Ley 819 de 2003[3], señalan que, las apropiaciones presupuestales debidamente programadas y aprobadas por el Congreso de la República deben ser comprometidas y ejecutadas en cada vigencia fiscal. Por lo anterior, se solicita a las dependencias ejecutoras revisar las apropiaciones vigentes en los rubros presupuestales de funcionamiento o en los proyectos de inversión a su cargo para determinar los saldos que se encuentren disponibles, de manera que sean ejecutados en lo que resta de la presente vigencia fiscal, con el propósito de maximizar la ejecución de las apropiaciones autorizadas para la actual vigencia y cumplir con los objetivos de los recursos programados.
En consideración al tiempo que demanda la evaluación y registro en los sistemas de información, se insta a las áreas ejecutoras para que, si requieren adelantar trámites para la aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del Decreto de Liquidación, así como para la presentación de solicitudes de autorización de vigencias futuras ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, radiquen la solicitud ante la Subdirección Financiera a más tardar el 2 de diciembre de 2024, con la justificación técnico - económica correspondiente, así como el concepto favorable del DNP para los traslados presupuestales que afecten el presupuesto de inversión, especificando que su ejecución se efectuará antes del 31 de diciembre de 2024.
Se recomienda tener en cuenta que mediante la Circular Externa No. 023 del 25 de julio de 2024, expedida por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, existe restricción para las solicitudes de autorización de vigencias futuras con afectación en la vigencia 2025, con recursos fuente Nación.
Ahora bien, respecto de la solicitud de vigencias futuras, se tendrá en cuenta para su trámite lo siguiente:
- La justificación técnico-económica[4],
- que la fuente de los recursos que soporten la solicitud sean del tipo 20 - Ingresos propios[5].
- que estén incluidas en el Marco de Gasto de Mediano Plazo aprobado para la entidad,
- que cuenten con la proyección de pagos conforme a la planeación de la ejecución del contrato y/o convenio,
- que se evidencie la real capacidad de ejecución que pueden tener los futuros contratistas[6],
- que incluya los supuestos macroeconómicos del Gobierno Nacional,
- que garantice que el contrato o convenio será suscrito en la actual vigencia para el caso de las solicitudes de tipo ordinario.
Con el propósito de no presentar saldos en certificados de disponibilidad presupuestal - CDP y en registros presupuestales - RP, que no se ejecutarán en la presente vigencia, es necesario que, los responsables de la ejecución presupuestal de gastos en cada una de las áreas soliciten a la Coordinación del GIT de Presupuesto la liberación de los recursos que no van a ser objeto de compromisos u obligaciones así:
a. En el caso de los recursos que se van a comprometer de manera parcial de un CDP; o saldos en compromisos RP en contratos que por proporcionalidad en el primer pago o suspensiones deban liberarse, cada área ejecutora radicará la correspondiente solicitud de liberación, antes del viernes 6 de diciembre de 2024.
b. Para los casos de anulación de CDP (liberación total) cada área ejecutora radicará el oficio de solicitud, debidamente suscrito por la Ordenadora del Gasto, a través de INTEGRATIC y dirigido a la Coordinadora del GIT de Presupuesto, antes del viernes 6 de diciembre de 2024.
1.2. CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES A 31 DE DICIEMBRE DE 2024.
Sobre reservas presupuestales, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y los artículos 2.8.1.7.3.1 y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015, cabe señalar que, los recursos apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de diciembre. De tal modo, las solicitudes para constituir reservas presupuestales deberán ser presentadas por el supervisor del contrato y el responsable del área ejecutora a la ordenadora del gasto, quien las analizará y autorizará si así lo considera. Cada solicitud deberá ser radicada por medio de INTEGRATIC a más tardar el 20 de diciembre de 2024, explicando de manera clara y detallada las razones de fuerza mayor o caso fortuito que impidieron la ejecución del compromiso durante la vigencia 2024 y que justifican la constitución de la reserva, e incluyendo el cronograma de pagos para la vigencia 2025 del valor solicitado, esta información se requiere para la programación del PAC de rezago presupuestal.
1.3. RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS AL CIERRE DE 2023 Y NO EJECUTADAS DURANTE EL 2024.
El Decreto 1068 de 2015 en sus artículos 2.8.1.7.3.3 y 2.8.1.7.3.4, dispone lo relativo al fenecimiento y a la extinción de la reservas presupuestales y cuentas por pagar. En sujeción a dichas disposiciones se informa a las áreas ejecutoras, que deberán adelantar los trámites para pago que permitan la ejecución de dichos compromisos a más tardar el 13 de diciembre de 2024, enviando al GIT de Presupuesto con 5 días de anticipación, la cuenta bancaria del tercero beneficiario para registro, dado que sin cuenta bancaria activa el pago tampoco podrá ser efectuado, esto con el fin de evitar que se materialicen pagos por concepto de pasivos exigibles-vigencias expiradas en la siguiente vigencia, con las consecuencias fiscales y disciplinarias[7] que se puedan derivar.
En caso de que se requiera la reducción de la reserva presupuestal, se solicita que se remita al GIT de Presupuesto, a más tardar el 29 de noviembre de 2024, la solicitud de liberación junto con su justificación y los documentos soporte (actos administrativos o documentos contractuales) que reducen los compromisos originados por los contratos celebrados, en el marco de lo establecido en el artículo 2.8.1.7.3.4 del Decreto 1068 de 2015.
1.4. CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR.
En cuanto a la constitución de cuentas por pagar, el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 - EOP, contempla que “cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios”.
Para el anterior efecto, todos los documentos deben estar debidamente radicados en el gestor documental INTEGRATIC al usuario CUENTACOBROTIC, de acuerdo con el cronograma indicado en el cuadro resumen dispuesto en la tabla 2.2 CUADRO RESUMEN DE ACTIVIDADES PARA 2024 de esta circular. No obstante,
la fecha límite para el registro de obligaciones con el cumplimiento de todos los requisitos será hasta el jueves 26 de diciembre de 2024, frente a lo cual procede advertir que, para el registro de obligaciones correspondientes a anticipos pactados o a la recepción de bienes y servicios, se deberá contar con el correspondiente Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC de la vigencia.
Nota: De acuerdo con lo establecido en el inciso 2 del artículo 28 de la Ley 2342 de 2023, se constituirán como reservas presupuestales, aquellos trámites que no cuenten con PAC disponible.
En el evento que se tramiten anticipos pactados en contratos para constituir cuentas por pagar, estos deberán contar con todos los soportes de perfeccionamiento y ejecución incluyendo el plan de inversión del anticipo y la aprobación de este por parte del supervisor o interventor según sea el caso.
Los supervisores y los contratistas son directamente responsables por el oportuno y correcto diligenciamiento de los documentos que presentan para los trámites financieros; los documentos errados o mal diligenciados darán lugar a devolución.
1.5. CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS APROBADOS POR EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO QUE NO SEAN UTILIZADOS.
De conformidad con las disposiciones de los artículos 2.8.1.7.6. y 2.8.1.7.1.10. del Decreto 1068 de 2015, la Subdirección Financiera realizará el registro de compromisos con cargo a vigencias futuras hasta el viernes 20 de diciembre de 2024; en ese sentido, se solicita a los responsables de la ejecución presupuestal revisar sus procesos precontractuales con el fin de tener en cuenta los tiempos previstos en la presente circular y cumplir con las fecha establecidas, de modo que se eviten inconvenientes al momento de realizar el registro en el sistema SIIF Nación, ya sea por fallas en este o por deficiencias en la información presentada por parte de las áreas ejecutoras.
En ese orden de ideas, aquellos contratos y/o convenios que cuenten con cupos de vigencias futuras aprobados por el MHCP deben ser remitidos al GIT de Presupuesto dentro del plazo establecido en el párrafo anterior para realizar el correspondiente registro presupuestal en el sistema SIIF Nación, so pena de las consecuencias de tipo fiscal y disciplinario que puede conllevar no registrar en el mencionado sistema aquellos contratos con afectación del presupuesto de vigencias posteriores.
1.6. REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS EN LA VIGENCIA 2025.
De conformidad con las disposiciones de los artículos 2.8.1.7.6. y 2.8.1.7.1.10. del Decreto 1068 de 2015, la Subdirección Financiera realizará el registro de compromisos con cargo a vigencias futuras que afecten el presupuesto de la vigencia 2025, durante los primeros 15 días del mes de enero de la vigencia 2025. Por lo anterior, amablemente se solicita a los responsables de las áreas ejecutoras que, con el propósito de facilitar esta actividad, se articulen junto con el GIT de Presupuesto de la Subdirección Financiera en lo siguiente:
- Enviar al correo electrónico apenaa@mintic.gov.co las minutas de los contratos, convenios, órdenes de compra con su correspondiente plan de pagos, indicando el o los rubros a máximo nivel de desagregación con su respectivo valor y objeto de gasto, en el cual se realizará la ejecución de los recursos, a más tardar el miércoles 31 de diciembre de 2024. (Sin ésta información no podrá realizarse el registro presupuestal del contrato que tenga vigencia futura para 2025).
Vale la pena tener en cuenta que la información del plan de pagos y el objeto de gasto para la ejecución son responsabilidad exclusiva de la dependencia que tiene a su cargo los recursos.
1.7. VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE.
En relación con el particular, se informa que la fecha límite para solicitar comisiones de servicios es el 16 de diciembre de 2024 de la presente vigencia, y que todas las comisiones de servicios deben quedar legalizadas antes del 27 de diciembre de 2024, a fin de que queden constituidas como cuentas por pagar, toda vez que por este concepto no es posible constituir reservas.
1.8. CALENDARIO DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2024.
| ACTIVIDAD | FECHA MÁXIMA |
| a) Solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación. | 2 de diciembre de 2024 |
| b) Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras. | 2 de diciembre de 2024 |
| c) Solicitud de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para contratación. | 6 de diciembre de 2024 |
| d) Solicitud de Registros Presupuestales (Compromisos) para contratación. | 13 de diciembre de 2024 |
| e) Solicitud de gastos autorizados por caja menor. | 13 de diciembre de 2024 |
| f) Legalización y Reintegros de gastos autorizados por caja menor. | 19 de diciembre de 2024 |
| g) Cierre final de caja menor. | 20 de diciembre de 2024 |
| h) Justificación para constitución de reservas presupuestales por parte de los responsables de la ejecución. | 20 de diciembre de 2024 |
| i) Fecha límite para la legalización de comisiones de servicio | 27 de diciembre de 2024 |
| j) Reducción de compromisos de reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia 2023 que no se ejecutarán en la presente vigencia, con la respectiva justificación por parte del área ejecutora. | 29 de noviembre de 2024 |
Importante: es indispensable registrar correcta y oportunamente en el Sistema SIIF Nación, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por la entidad en la vigencia 2024; asimismo, es necesario hacer validaciones de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año, por lo que se reitera la atención y el estricto cumplimiento a las fechas establecidas.
2. ASPECTOS DE TIPO TESORAL
2.1. PROCESO DE PAGOS MINISTERIO PGN y REGALIAS - FONDO ÚNICO TIC
2.1.1. COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE NOVIEMBRE 2024 EN RELACIÓN CON CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS.
El trámite para pago de los honorarios correspondientes al periodo concluido al 30 de noviembre de 2024 se realizará acorde con lo establecido en el contrato mes vencido y se llevará a cabo mediante la radicación al usuario CUENTACOBROTIC entre el 29 de noviembre y 5 de diciembre de 2024 únicamente, con el fin de que el pago sea efectuado dentro de los términos y documentos definidos en el numeral 1 del cuadro resumen dispuesto en el punto 2.2 de esta circular.
2.1.2. COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE 2024 EN RELACIÓN CON CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES.
El trámite para pago de los honorarios correspondientes al periodo de DICIEMBRE se realizará acorde con lo establecido en el contrato y se llevará a cabo mediante la radicación al usuario CUENTACOBROTIC entre el 13 y 16 de diciembre de 2024 únicamente. A continuación, se relacionan las fechas establecidas para los pagos del MinTIC PGN y Regalías / Fondo Único de TIC:
| 2.2 CUADRO RESUMEN DE ACTIVIDADES PARA 2024 | |||
| 1. TRÁMITE PARA PAGO HONORARIOS NOVIEMBRE | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| i) Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC mes de noviembre. ii) Factura electrónica venta periodo noviembre (obligados a facturar). iii) Planilla de seguridad social de octubre obligatorio. iv) Planilla de seguridad social de noviembre opcionales temas tributarios. v) Informe de Seguimiento contractual periodo noviembre. | CUENTACOBROTIC | Desde el 29 de noviembre hasta el 5 de diciembre de 2024. Los trámites radicados fuera de esta fecha se atenderán acorde con la disponibidad y de ser el caso se constituirán en cuentas por pagar por acumulación. | Máximo 8 días hábiles después de radicado correctamente. |
| Nota 1: para cobrar noviembre en las fechas indicadas debe estar al día en los trámites de cobro de los meses hasta octubre. De no ser así, los trámites se gestionarán, pero podrán dada la acumulación, ser parte de la constitución de cuentas por pagar y su pago será junto con la cuenta de diciembre a partir del mes de febrero del año 2025. | |||
| 2. CUENTA DICIEMBRE | |||
| a) Contratos prestación de servicios personas naturales | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| 1. Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC mes de diciembre | CUENTACOBROTIC | 13 al 16 diciembre de 2024 (únicos días, incluido el fin de semana) | Máximo hasta el 30 diciembre de 2024. |
| 2. Planillas de pago de seguridad social de noviembre y diciembre 2024. De no adjuntar planilla pagada del mes de noviembre y diciembre el trámite quedará en cuentas por pagar a la espera de que sea entregada la planilla en estado pagada. | |||
| 3. Paz y salvo de la entidad GCC-TIC-FM-058 debidamente firmado por los responsables mediante el mecanismo establecido por la Subdirección Administrativa, Oficina de TI y la OAPES. | |||
| 4. Oficio de cambio de supervisor cuando aplique. | |||
| 5. Informe de ejecución del mes de diciembre con fecha de emisión únicamente del día 13 al 16 de diciembre según día de aprobación del supervisor. | |||
| 6. Los demás soportes que apliquen para el mes de diciembre | |||
| Nota 1. Si dentro del trámite de pago de honorarios mes de diciembre se solicitan deducciones para AFC o AVP estas serán giradas a las respectivas cuentas máximo dentro de los 20 días del mes de enero de 2025. Nota 2. Hay que recordar que para el trámite de la cuenta de diciembre se debe haber gestionado previamente todos los trámites de honorarios de los meses hasta noviembre y dentro de los tiempos definidos en está circular, de no estar al día en dichos trámites serán recibidos para la constitución como cuentas por pagar hasta el 27 de diciembre de 2024 y su pago será a partir de febrero de 2025 sujeto a PAC. | |||
| 3. OTRAS CUENTAS | |||
| a) Cuentas derivadas de convenios, contratos o transferencias | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Lo que defina la resolución contrato o convenio que establece su pago | CUENTACOBROTIC | Dic.5 por bienes y servicios recibidos a nov. 30 de 2024 | Máximo hasta el 30 diciembre de 2024 |
| Radicados entre el 6 y el 20 de dic. De 2024 con la recepción de bienes y servicios | A partir del 1 día hábil de febrero de 2025 | ||
| b) Viáticos y gastos de viaje | |||
| Los definidos en la resolución de viáticos y desplazamientos | CUENTACOBROTIC | Dic. 5 por comisiones realizadas a nov. 30 de 2024 Los radicados del 6 al 27de dic serán cuentas por pagar | Máximo hasta el 30 diciembre de 2024 A partir del 1 día hábil de febrero de 2025 sujeto a PAC |
| Los definidos en la resolución de viáticos y desplazamientos | CUENTACOBROTIC | Dic. 19 comisiones autorizadas y ejecutadas del 1 al 16 de diciembre de 2024 se constituirán en cuentas por pagar | A partir de Del 1 de febrero de 2025 sujeto a PAC |
| 4. RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS DE LA VIGENCIA 2023 PARA EJECUCION EN 2024 | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| -Todo lo exigible en el contrato y/o convenio, y/o Resolución, así como el soporte de la aprobación de la constitución de la Reserva Presupuestal firmada por el Ordenador del gasto al cierre de la vigencia 2023. -Enviar a registro con 5 días de anticipación (máximo el 6 de diciembre de 2024 la cuenta bancaria del tercero al GIT de Presupuesto. | CUENTACOBROTIC | Máximo el 13 de diciembre de 2024 | Máximo el 30 de diciembre de 2024 |
| Toda reserva constituida y no pagada en 2024 expira acorde con la normatividad indicada por tanto la fecha máxima para radicar no puede ser modificada. | |||
| 5. RECEPCIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRONICA VIGENCIA 2024 | |||
| Requisitos | Usuario receptor | Plazo de expedición | Requisito para gestión |
| Facturas emitidas por los proveedores con contratos con el Ministerio o Fondo Único TIC las cuales deben cumplir con las exigencias definidas por la DIAN. El correo de recepción factura es: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.go v.co NOTA: no tener la factura aprobada en el SIIF NACIÓN impide el registro de la obligación y por tanto la constitución de las cuentas por pagar, lo cual es responsabilidad del supervisor. | SIIF NACIÓN FACTURA ELECTRÓNICA | 16 de diciembre de 2024 | Toda factura debe ser recibida por SIIF NACIÓN verificada y aprobada por el supervisor antes del 20/12/2024 para la constitución de las cuentas por pagar. |
| 6. CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 2024 | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Soportes que permitan su registro, según lo indicado en los instructivos GEF-TIC-IN-021 y GEF-TIC-IN-017 | CUENTACOBROTIC | hasta el 26 de diciembre de 2024. | A partir del 1 día hábil de febrero de 2025, sujeto a PAC. |
Finalmente, se aclara que las cuentas radicadas para trámite de pago sean de proveedores, personas jurídicas, de contratistas personas naturales o por comisiones o gastos de desplazamiento, que no sea posible realizar el pago en las fechas previstas en la mencionada tabla se les aplicará el procedimiento para constitución de cuentas por pagar y su pago se hará a partir del mes de febrero de 2025, sujeto a disponibilidad de liquidez y aprobación de recursos PAC.
Con el propósito de realizar un adecuado cierre financiero se invita a revisar que la ejecución contractual sea gestionada y tramitada con la oportunidad que el proceso amerita, y con ello, a cumplir con la programación de los pagos correspondientes a la recepción efectiva de bienes y servicios dentro de la actual vigencia fiscal, atendiendo el cronograma aquí definido.
LINA PAOLA VACCA SALINAS
Secretaria General
1. Estatuto Orgánico del Presupuesto - EOP.
2. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.
3. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
4. Presentada con el formato establecido en la circular externa 023 del 25 de julio de 2024, expedida por el Director General del Presupuesto Público Nacional.
5. De acuerdo con lo indicado en la circular externa 023 del 25 de julio de 2024, expedida por el Director General del Presupuesto Público Nacional.
6. Basada en estudios de mercado, costos históricos o elementos técnicos.
7. De acuerdo con lo previsto en los artículos 112 y 113 del Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.” Y el artículo 14 de la Ley 2342 de 2023 “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2024”
