CIRCULAR 34 DE 2022

(diciembre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

De conformidad con los lineamientos y términos previstos en la Resolución 193 de 2016⁽¹⁾, el Instructivo 002 de 2022⁽²⁾ emitido por la Contaduría General de la Nación y la Circular Externa 039 de 2022⁽³⁾ emitida por la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y con el propósito de propender por la producción de información financiera del MinTIC y Fondo Único de TIC con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del régimen normativo contable aplicable a las entidades de Gobierno previsto en la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015⁽⁴⁾ y sus modificatorios, y, de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable; se imparten instrucciones para el reporte de información por parte de las áreas misionales y de apoyo que generan información económica y financiera para ser reconocida y revelada contablemente, con ocasión al cierre de la vigencia contable de la vigencia 2022, de la siguiente manera:

1. Las áreas misionales y de apoyo (directores, subdirectores, coordinadores, líderes de proyectos, jefes de oficina, entre otros), que generan información económica y financiera del Ministerio y/o del Fondo Único de TIC, para ser reconocida y revelada contablemente, con corte al 31 de diciembre de 2022, deberán remitir la información con la oportunidad y calidad requerida, como lo establece la Resolución 193 de 2016, en especial el numeral 3.2.9 del Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, adoptado por la citada resolución, reporte que deberá efectuarse a más tardar el 20 de enero de 2023 al GIT de Contabilidad.

2. Todas aquellas operaciones que no se realicen a través de los módulos integrados en los aplicativos SEVEN y SIIF NACIÓN (Tesorería, Cartera, Bienes, Nómina), deberán ser remitidas a más tardar el 20 de enero de 2023 al GIT de Contabilidad, junto con los documentos y soportes idóneos que respaldan las transacciones realizadas hasta el 31 de diciembre de 2022, según lo establecido en el Manual de Políticas de Operación - GEF-TIC-MA-004, cuyo registro se efectúa de forma manual para los siguientes conceptos:

- Actualización de Inversiones Patrimoniales

- Cuotas Partes Pensionales por Cobrar

- Créditos pensionados Inravisión

- Cartera Clandestinos e Ilegales

- Intereses moratorios de Cartera inferior a 5 años

- Legalización de Anticipos de Viáticos, Convenios, Fiducias, Transferencias.

- Actualización derechos en Fideicomiso de Patrimonios - Relación de las Cuentas por pagar de los bienes y servicios recibidos, que al final de la vigencia se constituyen como reserva presupuestal, para causación contable - Provisión y Contingencias de los Procesos Judiciales - Provisión de la proyección de la Franquicia Postal - Déficit del SPU - Cálculo Actuarial de Cuotas Partes y Bonos Pensionales de las entidades adscritas y liquidadas del Sector, así como del Ministerio TIC, entre otros.

3. Para la conciliación de operaciones reciprocas con las entidades que presentan recursos pendientes de legalizar de contratos y/o convenios suscritos con la entidad, se requiere que los Supervisores entreguen a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 31 de enero de 2022, las certificaciones de saldos por legalizar emitidas por los contratistas y fiduciarias debidamente firmadas por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal (cuando estén obligados), además de la relación de cuentas por pagar que quedan pendientes al cierre de la vigencia.

Cabe aclarar que los valores por concepto de “Rendimientos Financieros” no forman parte de la legalización de recursos, ni del saldo pendiente por ejecutar. Sin embargo, los entes receptores de recursos deberán emitir certificado donde se especifique el valor de los rendimientos financieros que a corte del 31 de diciembre de 2022 no se hayan consignado al Fondo Único de TIC, el cual deberá entregarse a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 31 de enero de 2023.

4. Las notas de los estados financieros de la vigencia 2022, se deberán remitir por parte de las áreas que generan información económica y financiera, así como las involucradas en el proceso contable, a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 20 de enero de 2023, acorde con los lineamientos o directrices consignadas en el memorando que será remitido a cada una de las áreas.

La elaboración de las notas consiste en proporcionar información que explique de forma cuantitativa y cualitativa, conforme a lo determinado en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, en la Resolución 441 y 425 de 2019 de la CGN, para cada una de las cuentas contables, lo descrito a continuación:

- El comportamiento de las cifras y de los saldos al corte del 31 de diciembre de 2022

- Variaciones significativas (en cifras y porcentajes) frente al periodo anterior

- Situaciones particulares

Se puede consultar como apoyo, la guía y los lineamientos a seguir para su elaboración, en el instructivo de Buenas Prácticas Contables GEF-TIC-IN-009 (consultar en el MIG).

Finalmente, se informa que los lineamientos establecidos en la presenta circular son de estricto cumplimiento por parte de las áreas que generan hechos económicos y financieros del Ministerio y del Fondo Único de TIC, con el propósito de generar información financiera y contable, confiable, comprensible y de calidad.

Cordialmente,

LUZ AÍDA BARRETO BARRETO

Secretaria General

<NOTAS PIE DE PÁGINA>

1 "Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Publica el Procedimiento para la evaluación del control interno contable” Contaduría General de la Nación”.

2 “Instrucciones dirigidas a las ECP relacionadas con el cambio del periodo contable 2022-2023, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable”.

3 “Aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2022 y apertura del año 2023 en el SIIF NACIÓN”.

4 “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”.