CIRCULAR 31 DE 2022
(diciembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| PARA: | VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES Y SUPERVISORES DE CONTRATOS |
| ASUNTO: | DIRECTRICES PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2022 - MINISTERIO Y FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES |
La presente circular tiene como propósito establecer los criterios que deben tener en cuenta las áreas ejecutoras del presupuesto del Ministerio y Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para realizar oportuna y adecuadamente su gestión financiera y presupuestal dentro del proceso de cierre de la vigencia fiscal 2022, e inicio de la ejecución de la vigencia fiscal 2023, la cual se encuentra enmarcada en las directrices impartidas por las Circulares 033 del 18 de noviembre de 2022 y 039 del 15 de noviembre de 2022, expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Teniendo en cuenta las directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) en materia de cierre presupuestal y los hallazgos observados por la Contraloría General de la República (CGR) en el marco de la auditoría presupuestal y financiera 2021 realizada al Ministerio y Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, plasmados en el plan de mejoramiento para la vigencia 2022, se remite para conocimiento y aplicación por parte de las áreas ejecutoras del presupuesto, calendario de actividades y requisitos a tener en cuenta para un acertado cierre presupuestal de la vigencia 2022.
Se resalta que el Decreto 1068 de 2015 Decreto Único Reglamentario - DUR del Sector Hacienda y Crédito Público, establece que toda la información que se registra en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es la oficial y esta debe ser consistente con los soportes que respaldan los registros presupuestales, contables y tesorales.
1. PRESUPUESTALES
- SALDOS NO EJECUTADOS
El artículo 8 de la Ley 819 de 2003[1], sobre la ejecución de las apropiaciones presupuestales, dispone:
“Artículo. 8o. Reglamentación a la Programación Presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.” (Resaltado y subrayado fuera del texto original)
Igualmente, el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto - EOP, establece:
“Artículo 89. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.
Después del 31 de diciembre de cada año estas a autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (...)”(Resaltado y subrayado fuera del texto original)
De otra parte, el artículo 2.8.1.7.6 del Decreto 1068 de 2015 - DUR del Sector Hacienda y Crédito Público, prevé:
“Art. 2.8.1.7.6. Ejecución compromisos presupuestales. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago.
El cumplimiento de la obligación se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago.
Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte de Consejo Nacional de Política Fiscal - CONFIS o quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberá contarse con dicha autorización. (...)”
De acuerdo con las normas precitadas, las apropiaciones presupuestales debidamente programadas y aprobadas por el Congreso deben ser comprometidas y ejecutadas en cada vigencia fiscal. Por lo anterior, se solicita a las áreas revisar las apropiaciones vigentes en los rubros presupuestales de funcionamiento o en los proyectos de inversión a cargo para determinar los saldos que efectivamente se ejecutarán en lo que resta de la presente vigencia fiscal, con el propósito de garantizar una efectiva ejecución de las apropiaciones y cumplir con los objetivos de los recursos programados al inicio de la vigencia fiscal.
Ahora bien, según lo establecido por la Circular 033 del 18 de noviembre de 2022[2], el límite para la aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del Decreto de Liquidación, así como para presentar las solicitudes de autorización de vigencias futuras ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, es el 9 de diciembre de 2022. Por tal razón, se insta a las áreas ejecutoras para que dichas solicitudes sean presentadas y debidamente radicadas a la Subdirección Financiera a más tardar el 6 de diciembre de 2022, teniendo en cuenta el tiempo que estas requieren para ser evaluadas y debidamente registradas en los sistemas de información.
Las áreas deben tener en cuenta que las solicitudes relacionadas con traslados presupuestales deben contar con la justificación técnico - económica donde se especifique que su ejecución se efectuará antes del 31 de diciembre de 2022, así como el concepto favorable del DNP para los traslados presupuestales que afecten el presupuesto de inversión.
Igualmente, tener en cuenta que las solicitudes de vigencias futuras deben contar con el soporte de una proyección de obligaciones y pagos del contrato y/o convenio conforme a la planeación de los hitos de los mismos y la real capacidad de ejecución que pueden tener los futuros contratistas y la entidad en su labor de seguimiento y supervisión, basado en estudios de mercado, costos históricos o elementos técnicos que las sustenten y deben tener en cuenta los supuestos macroeconómicos del Gobierno Nacional.
Observación de la CGR: Pérdidas de Apropiación en los últimos años - Presupuesto no ejecutado. Lo anterior evidencia deficiencias en el manejo y seguimiento de la información presupuestal de la entidad, generando incertidumbre y falta de confiabilidad en la misma.
Con el fin de no presentar saldos en Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP y Registros Presupuéstales - RP que no se ejecutarán en la presente vigencia, se solicita a las áreas responsables de la ejecución presupuestal, solicitar a la Coordinación GIT de Presupuesto la liberación de los recursos que no van a ser objeto de compromisos u obligaciones, teniendo en cuentas las siguientes consideraciones:
- En el caso de los recursos que se van a ejecutar de manera parcial en un CDP o en contratos y/o convenios que por proporcionalidad en el primer pago deban liberarse, cada área ejecutora deberá enviar la correspondiente solicitud de liberación antes del viernes 9 de diciembre de 2022.
- Para los casos de anulación de CDP (liberación total) cada área ejecutora deberá radicar el oficio de solicitud, debidamente suscrito por la Ordenadora del Gasto, a través de INTEGRATIC y dirigido a la Coordinación del GIT de Presupuesto, a más tardar el viernes 9 de diciembre de 2022.
- Se deberán ajustar los contratos, convenios, órdenes de compra, actos administrativos de transferencia u ordenación de gasto que no se alcancen a ejecutar en la presente vigencia, al valor proyectado de su ejecución al cierre de la vigencia, y remitir copia de esta modificación a la Coordinación del GIT de Presupuesto de la Subdirección Financiera, antes del viernes 9 de diciembre de 2022.
- CONSTITUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES A 31 DE DICIEMBRE DE 2022 Sobre reservas presupuestales, el Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto - EOP, establece:
“Artículo 89. (...) Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuéstales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen (...)”.
Igualmente, los artículos 2.8.1.7.3.1 y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015, disponen:
“Artículo 2.8.1.7.3.1. Reservas presupuestales y cuentas por pagar. A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación se definirán, cada vigencia y con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior, las reservas presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación. Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar a la diferencia entre las obligaciones y los pagos.
Artículo 2.8.1.7.3.2. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar. A más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. En dicho plazo, solo se podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, sin que en ningún caso se puedan registrar nuevos compromisos ni obligaciones. (...)”
De otra parte, de conformidad con las normas transcritas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, los recursos apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de diciembre. No puede considerarse que las entidades cuenten con la potestad de inducir la constitución de reservas presupuestales hasta el 2% en funcionamiento y el 15% en inversión, ya que esta interpretación de la norma no es correcta. Las reservas solo son el resultado de un hecho de fuerza mayor que obligue su constitución, que debe ser explicado por la entidad. Cada peso que se constituya como reserva debe justificarse de manera amplia y suficiente. (Aspectos Generales del Presupuesto Público Colombiano - MHCP).
Observación de la CGR: Constitución de reservas presupuestales. Administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Sobrestimación de las reservas ya que en algunos casos no correspondían a casos de fuerza mayor y en otros los bienes y servicios ya habían sido ejecutados.
“La Contraloría estableció que durante la vigencia 2021, el FUTIC constituyó reservas presupuestales por $43.079.8 millones, correspondientes a compromisos cuya recepción de los bienes o servicios contratados se realizó dentro de la vigencia, pero sus pagos no fueron tramitados oportunamente, así como reservas solicitadas pero que está en duda su pago dado que se encuentran en proceso”.
En consecuencia, las solicitudes para constituir reservas presupuestales deberán ser presentadas por parte del supervisor del contrato y el responsable del área ejecutora a la ordenadora del gasto, quien las autorizará. Cada solicitud deberá ser radicada por medio de INTEGRATIC máximo hasta el 20 de diciembre de 2022, este documento debe justificar las razones de fuerza mayor o caso fortuito que impidieron la ejecución del compromiso de manera amplia y suficiente. Además, el oficio de solicitud para constituir reservas presupuestales deberá incluir el cronograma de pagos para la vigencia 2023 del valor solicitado, esta información se requiere para adelantar la resolución de PAC de rezago.
El hecho de reflejar saldos sin ejecutar en los compromisos presupuestales (contratos/convenios, resoluciones, etc) al cierre de la vigencia sin la debida justificación de la circunstancia de fuerza mayor que impidió su ejecución para ser constituido como reserva presupuestal, ha sido objeto de hallazgo por la CGR por deficiencias en el principio de la planeación
- RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS EN EL 2021 Y NO EJECUTADAS DURANTE EL 2022 Los artículos 2.8.1.7.3.3 y 2.8.1.7.3.4 del Decreto 1068 de 2015, dispone:
“Art. 2.8.1.7.3.3. Fenecimiento de Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar. Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán.
Art. 2.8.1.7.3.4. Extinción del compromiso u obligación fundamento de Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar. Si durante el año de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar desaparece el compromiso u obligación que las originó, el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto elaborarán un acta, la cual será enviada a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional para los ajustes respectivos.” (Resaltado y subrayado fuera del texto original)
Observación de la CGR: Reservas constituidas no ejecutadas, deficiencias en la gestión. Lo anterior, evidencia deficiente planeación y constitución de compromisos sin la debida certeza para su ejecución y genera mayores trámites para la cancelación de dichos compromisos. Esto es repetitivo.
El hecho de constituir reservas presupuestales y no ejecutarlas en su totalidad conlleva al hallazgo de la CGR por falta de planeación y gestión en los compromisos adquiridos. Por lo anterior, se recuerda a las áreas ejecutoras que se deberán adelantar los trámites pertinentes que permitan la ejecución de dichos compromisos máximo hasta el 31 de diciembre de 2022, con el fin de evitar una reserva presupuestal no ejecutada al finalizar el año o que se materialicen pagos por el concepto de pasivos exigibles-vigencias expiradas en la siguiente vigencia, con las consecuencias fiscales y disciplinarias que lo anterior conlleva.
En caso de que se requiera la reducción de la reserva presupuestal, se solicita que se remita al GIT de Presupuesto, máximo hasta el 9 de diciembre de 2022, la solicitud de liberación junto con su justificación y los documentos soporte (actos administrativos o documentos contractuales) que reducen los compromisos originados por los contratos celebrados, en el marco de lo establecido en el artículo 2.8.1.7.3.4 del Decreto 1068 de 2015.
- CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
Respecto a la constitución de cuentas por pagar, el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 - EOP establece:
“Artículo 89. (...) Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.
El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar para el cumplimiento del presente artículo.” (Resaltado y subrayado fuera del texto original)
Igualmente, los artículos 2.8.1.7.3.1 y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015, disponen que las cuentas por pagar corresponden a la diferencia entre las obligaciones y pagos al 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior, y que se podrán constituir a más tardar el 20 de enero de cada año por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación.
Es importante resaltar que para el registro de obligaciones correspondientes a anticipos pactados o por la recepción de bienes y servicios, se deberá contar con el correspondiente Programa Anual Mensualizado de Caja PAC de la vigencia. Las cuentas por pagar requieren contar con PAC, de lo contrario se constituirán como reservas presupuestales, de acuerdo con lo establecido en el inciso 2 del artículo 27 de la Ley 2159 de 2021.
Para poder constituir cuentas por pagar todos los documentos deben estar debidamente radicados en el gestor documental INTEGRATIC al usuario CUENTACOBROTIC, de acuerdo con el cronograma indicado en la circular del proceso de pagos para el cierre 2022. No obstante lo anterior, la fecha límite para el registro de obligaciones con el cumplimiento de todos los requisitos, será hasta el 30 de diciembre.
En el evento que se tramiten anticipos pactados en contratos para constituir cuentas por pagar, estos deberán contar con todos los soportes de perfeccionamiento y ejecución incluyendo el plan de inversión del anticipo y la aprobación de este por parte del supervisor o interventor según sea el caso.
Los supervisores y los contratistas son directamente responsables por el oportuno y correcto diligenciamiento de los documentos que presentan para los trámites financieros; la entrega de documentos errados o mal diligenciados dará lugar a devolución. Por lo tanto, del correcto cumplimiento de los requisitos dependerá que el proceso culmine satisfactoriamente en las fechas establecidas y que el pago se realice en la vigencia 2022.
De igual manera, los ejecutores de proyectos y supervisores de contratos/convenios/transferencias, son responsables directos de realizar un seguimiento estricto a la ejecución presupuestal y de tramitar todos sus pagos en forma oportuna en lo que resta de la presente vigencia. En el evento que se evidencie que, por causa de fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificado, no sea posible la ejecución en la presente vigencia, esta situación debe ser informada por escrito a la Secretaría General y a la Subdirección Financiera a más tardar el 20 de diciembre de 2022, para tomar las decisiones a que haya lugar.
- CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS APROBADOS POR EL MHCP NO UTILIZADOS
El artículo 2.8.1.7.6 del Decreto 1068 de 2015, establece:
“Art. 2.8.1.7.6. Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte de Consejo Nacional de Política Fiscal - Confis o quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberá contarse con dicha autorización.
Artículo 2.8.1.7.1.10. Caducidad de las vigencias futuras y los avales fiscales. Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año caducan sin excepción.
En consecuencia, los órganos deberán registrar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación a más tardar el 31 de diciembre de cada año la utilización de los cupos autorizados, operación que refleja la utilización de los cupos autorizados dentro de la vigencia.”
Observación de la CGR: Deficiencias en la planeación repetido en los últimos años, pérdidas de cupos presupuestales autorizados de vigencias futuras.
La Subdirección Financiera realizará el registro de compromisos de vigencias futuras hasta el viernes 16 de diciembre de 2022. En ese sentido, se solicita a los responsables de la ejecución presupuestal revisar sus procesos precontractuales con el fin de tener en cuenta los tiempos previstos en la presente circular y cumplir con la fecha establecida.
En ese orden de ideas, aquellos contratos y/o convenios que cuenten con cupos de vigencias futuras aprobados por el MHCP deben ser remitidos al GIT de Presupuesto dentro del plazo establecido en el párrafo anterior para realizar el correspondiente registro presupuestal en el sistema SIIF Nación.
Teniendo en cuenta que, en el desarrollo de los procesos precontractuales, las áreas ya deben conocer el monto del cupo de vigencia futura que van a utilizar, es necesario informar y justificar ante la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Financiera sobre los saldos que quedarán sin ejecutar por medio de oficio radicado en INTEGRATIC.
Lo anterior, con el fin de que se realicen los trámites a que haya lugar ante las autoridades presupuestales el Departamento Nacional de Planeación - DNP y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP, que conduzcan a la reducción de estos saldos y evitar otro hallazgo por parte de la CGR.
- VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE:
Se informa que la fecha límite para solicitar registros presupuéstales para comisiones y gastos de viaje es el 19 de diciembre de la presente vigencia, a excepción de los cargos de la Ministra, Viceministros y Secretaria General. Por lo tanto, no se expedirán actos administrativos para conferir comisiones ni ordenación de pagos posterior a esta fecha. Finalmente, la fecha límite de legalización de anticipos otorgados para la realización de comisiones será una vez cumplido el plazo dado en el acto administrativo que la ordenó
- CALENDARIO DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2022
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| a) Límite solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación de acuerdo con los instructivos GEF-TIC-PR-044 modificación traslados presupuestales externos v1 y GEF-TIC-PR-048 modificación traslados presupuestales internos v1 | 6 de diciembre de 2022 |
| b) Límite de radicación de trámite vigencias futuras | 6 de diciembre de 2022 |
| c) Límite solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para contratación. | 9 de diciembre de 2022 |
| d) Límite solicitudes de Registros (Compromisos) Presupuestales para contratación. | 9 de diciembre de 2022 |
| e) Límite entrega de recursos para gastos autorizados por caja menor | 9 de diciembre de 2022 |
| f) Límite reintegros y legalizaciones de gastos autorizados por caja menor | 16 de diciembre de 2022 |
| g) Límite cierre final de caja menor | 19 de diciembre de 2022 |
| h) Límite para recibir solicitudes de constitución de reservas presupuestales por parte de los responsables de la ejecución. | 20 de diciembre de 2022 |
| i)Límite para reducir compromisos de reservas presupuestales que no se ejecutarán en la presente vigencia, previa modificación del contrato que dio origen a la reserva. | 20 de diciembre de 2022 |
2. TESORALES
- PROCESO DE PAGOS
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2022.
A. CUENTA PROVISIONAL
Para agilizar el trámite del pago de los honorarios del mes de diciembre de los contratos de prestación de servicios con personas naturales que NO son responsables de facturar electrónicamente, se podrá radicar entre el 2 y 7 de diciembre, los siguientes documentos de manera provisional:
1. Formato Único para Pago a Contratistas Personas Naturales - FUPC virtual para trámite provisional, el cual recibirán en el correo electrónico institucional del contratista.
2. Aportes AFC o AVP:
a. Para los casos en que los contratistas requieran descuentos de sus honorarios por aportes a AFC y/o AVP se debe incluir en la cuenta provisional la CERTIFICACIÓN DE LA CUENTA AFC O AVP ACTIVA, y se deberá marcar con X en la sección SI de la casilla 3.1 del FUPC.
b. Para los contratistas que realizan sus aportes de AFC y/o AVP de manera directa, deberán incluir el SOPORTE DE LA CONSIGNACIÓN O TRANSFERENCIA con periodo de pago del mes de diciembre, y se deberá marcar con X en la sección SI de la casilla 3.2 del FUPC.
c. Para los contratistas que no realizan aportes voluntarios a AFC y AVP, marcar con X en la sección NO, de las casillas 3.1 y 3.2 del FUPC.
Nota 1. Estos documentos deben presentarse todos en UN SOLO PDF junto con la cuenta de noviembre, en un solo radicado al usuario CUENTACOBROTIC del sistema de gestión documental.
Nota 2. Las personas naturales responsables de facturar electrónicamente no realizan trámite provisional de cobro de los honorarios del mes de diciembre.
B. CUENTA DEFINITIVA DE LOS HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2022
1. NO RESPONSABLES DE FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE
Los requisitos para presentar la cuenta de cobro de honorarios del mes de diciembre, la cual debe estar radicada el 20 de diciembre de la vigencia 2022 (único día), solicitud de cuenta de cobro, en un sólo PDF, al usuario de INTEGRATIC TESORERIAPAGOS, son los siguientes:
a. Certificado de cumplimiento del contrato y autorización para pago diciembre de 2022: Suscrito por el supervisor y contratista donde se certifique que el contratista ha ejecutado y cumplido ha satisfacción todas las obligaciones del contrato. Este documento será enviado por el GIT de Tesorería al correo electrónico institucional del contratista el 15 de diciembre de 2022. Con este documento, el supervisor del contrato ratifica la aceptación de los informes ya presentados dentro de la vigencia, incluido el del mes de diciembre, y autoriza que se dé trámite al último pago del contrato. Es importante aclarar que todo certificado debe ser firmado por el supervisor y por el contratista mediante el mecanismo autorizado en el Ministerio TIC mediante la Resolución 2256 del 6 de noviembre de 2020, que puede ser, firma electrónica a través del sistema INTEGRATIC, no deberán generarse documentos físicos para estos trámites.
b. Planillas de seguridad social pagadas correspondientes al periodo de cotización para los meses de noviembre y diciembre de 2022_(se debe evidenciar el IBC de cada mes).
c. Formato de paz y salvo de la entidad, GCC-TIC-FM-058 debidamente firmado por los responsables mediante el mecanismo establecidos por la Subdirección Administrativa, Oficina de TI y la OAPES.
d. Incluir oficio o acto administrativo del cambio de supervisor en los casos que aplique.
e. Informe de ejecución contrato de prestación de servicios (GCC-TIC-FM-055) del mes de diciembre.
f. Los demás que apliquen de acuerdo con el instructivo GEF-TIC-IN-021 (Adición, Actas de Suspensión, etc).
Nota 1: Quien no allegue los documentos del listado anterior debidamente diligenciados, así haya presentado pre cuenta, no será tenido en cuenta para tramitar su pago en el mes de diciembre.
Nota 2: Se recuerda que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1393 de 2010, la entidad tiene el deber de realizar la verificación de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social y podrá adoptar mecanismos de retención para el cumplimiento de las mismas. Así mismo, la DIAN también ha ratificado a través de varios conceptos lo enunciado, particularmente en el concepto 12887 del 05 de Mayo de 2015.
2. RESPONSABLES DE FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE
Los requisitos para presentar la cuenta de cobro de honorarios del mes de diciembre, la cual debe estar radicada el 20 de diciembre de la vigencia 2022 (único día), solicitud de cuenta de cobro, en un sólo PDF, al usuario CUENTACOBROTIC, son los siguientes:
a. Factura Electrónica enviada con las instrucciones establecidas en la circular 009 de marzo de 2021, aplica para responsables del IVA.
b. Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC virtual, el cual recibirán en el correo electrónico institucional del contratista el 19 de diciembre. Es importante aclarar que todo FUPC debe ser firmado por el supervisor mediante el mecanismo autorizado en el Ministerio TIC a través de la Resolución 2256 del 6 de noviembre de 2020, que puede ser firma electrónica a través del sistema INTEGRATIC. No deberán generarse documentos físicos para estos trámites.
c. Planillas de seguridad social pagadas correspondientes a los periodos de cotización para los meses de noviembre y diciembre de 2022 (se debe evidenciar el IBC de cada mes).
d. Formato de paz y salvo de la entidad, GCC-TIC-FM-058 debidamente firmado por los responsables mediante el mecanismo establecidos por la Subdirección Administrativa, Oficina de TI y la OAPES
e. Incluir oficio o acto administrativo del cambio de supervisor en los casos que aplique.
f. Informe de ejecución contrato de prestación de servicios (GCC-TIC-FM-055) del mes de diciembre.
g. Los demás que apliquen de acuerdo con el instructivo (GEF-TIC-IN-021), (Adición, Actas de Suspensión, etc).
Nota. Se informa que, para poder realizar la obligación presupuestal de la cuenta de cobro, la factura electrónica debe estar aprobada por el supervisor a través de la plataforma Olimpia IT previamente a la radicación, por tal razón, gestionar este proceso con oportunidad permitirá validar la aprobación y evitará demoras en el registro de la obligación.
A continuación, se relaciona el resumen de las fechas establecidas para los pagos del MinTIC / Fondo Único de TIC:
| CUADRO RESUMEN DE ACTIVIDADES | |||
| 1. CUENTA PROVISIONAL DICIEMBRE (solo para NO responsables de facturar electrónicamente) | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| i) Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC virtual para trámite provisional | CUENTACOBROTIC | Desde el 2 hasta el 7 de diciembre de 2022 | Máximo hasta el 29 diciembre de 2022. |
| ii) Aportes AFC / AVP o Certificación de cuenta AFC / AVP, depende el caso que aplique. | |||
| Notas. Estos documentos deben presentarse todos en UN SOLO PDF junto con la cuenta de noviembre en un solo radicado. | |||
| Las personas naturales responsables de facturar electrónicamente no realizan trámite provisional | |||
| 2. CUENTA DEFINITIVA DICIEMBRE | |||
| a) Contratos prestación de servicios personas naturales NO responsables de facturación electrónica. | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| 1. Certificado de cumplimiento de contrato con firma electrónica a través de INTEGRATIC. | TESORERÍAPAGOS | 20 de diciembre de 2022 | Máximo hasta el 29 diciembre de 2022. |
| 2. Planilla de seguridad de noviembre y diciembre. | |||
| 3. Paz y salvo de la entidad firmado. | |||
| 4. Oficio de cambio de supervisor cuando aplique. | |||
| 5. Informe de ejecución del mes de diciembre | |||
| 6. Los demás soportes que aplique para el mes de diciembre | |||
| b) Contratos prestación de servicios personas naturales responsables de facturación electrónica. | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| 1. Factura electrónica, dando cumplimiento a la circular 009 de 2022 emitida por la Secretaria General del Fondo Único TIC. | CUENTACOBROTIC | 20 de diciembre de 2022 | Máximo hasta el 29 diciembre de 2022. |
| 2. Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC virtual, con firma electrónica a través de INTEGRATIC. | |||
| 3. Planillas de pago de seguridad social de noviembre y diciembre. | |||
| 4. Paz y salvo de la entidad firmado. | |||
| 5. Informe de ejecución del mes de diciembre. | |||
| 6. Los demás soportes que aplique para el mes de diciembre | |||
| Nota. Estos documentos para los dos casos deben presentarse todos en UN SOLO PDF | |||
| 3. CUENTAS OTROS PERÍODOS (correspondientes a bienes o servicios recibidos de enero a noviembre de 2022) Y OTROS CONCEPTOS DE PAGO | |||
| a) Contratos prestación de servicio persona natural responsables y NO responsables de facturación electrónica. | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Para la cuenta del mes de noviembre deberá: 1. Cumplir con los requisitos descritos en el instructivo GEF-TIC-IN-021. Para responsables y NO responsables de facturación electrónica 2. Para NO responsables de facturación electrónica podrá radicar la cuenta del mes de noviembre con la pre-cuenta de diciembre en un sólo PDF. | CUENTACOBROTIC | Desde el 2 hasta el 7 de diciembre de 2022 | Entre el 15 y el 28 de diciembre de 2022. |
| Se deberá tramitar el cobro de aquellos honorarios de personas naturales con contratos de prestación de servicios, que tengan cuentas de meses anteriores pendientes de tramitar con corte al 31 de octubre de 2022, por parte del supervisor del contrato. Debe radicar de acuerdo con el Instructivo GEF-TIC-IN-021 | CUENTACOBROTIC | Desde el 2 hasta el 7 de diciembre de 2022 | Entre el 15 y el 28 de diciembre de 2022. |
| b) Cuentas derivadas de contratos suscritos con personas jurídicas: | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Radicación de trámites para pago a proveedores por bienes y servicios recibidos a satisfacción en la entidad al 30 de noviembre de 2022. | CUENTACOBROTIC | 2 al 7 de diciembre de 2022 | Entre el 15 y el 28 de diciembre de 2022 |
| c) Pago de reservas presupuestales constituidas para ejecución en la vigencia 2022 | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Soportes que permitan su registro, según lo indicado en los instructivos GEF-TIC-IN-021 y GEF-TIC-IN-017 | CUENTACOBROTIC | 2 al 7 de diciembre de 2022 | Entre el 15 y el 28 de diciembre de 2022 |
| d) Cuentas derivadas de convenios o transferencias | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Soportes que permitan su registro, según lo indicado en el instructivo GEF-TIC-IN-017 | CUENTACOBROTIC | 21 de diciembre de 2022 | Entre el 26 y el 29 de diciembre de 2022 |
| e) Viáticos y gastos de viaje | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Fecha límite de recepción de solicitudes de Registro de Compromisos Presupuestales para comisiones y gastos de viaje. | CUENTACOBROTIC | 16 de diciembre de 2022 | Entre el 26 y el 29 de diciembre de 2022. |
| 4. CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR PARA LA VIGENCIA 2023 | |||
| Requisitos | Usuario Integratic receptor | Plazo de radicación | Fecha de pago |
| Soportes que permitan su registro, según lo indicado en los instructivos GEF-TIC-IN-021 y GEF-TIC-IN-017 | CUENTACOBROTIC | 20 de diciembre de 2022 | A partir de febrero de 2023 |
El no registro oportuno de las cuentas de acuerdo con los planes de pagos ocasiona represamientos en la Subdirección Financiera e incumplimiento en la ejecución establecida en el Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, tanto del Fondo Único de TIC como del Ministerio de TIC, afectando sus indicadores y por lo tanto reflejando deficiente gestión ante los organismos de control. Esta clase de situaciones pueden conducir a la entidad a constituir reservas presupuestales por deficiencia de PAC. Por lo tanto, se solicita a los supervisores, contratistas y responsables de la ejecución presupuestal, dar cumplimiento a los lineamientos, directrices y fechas establecidas en la presente circular.
Cordialmente,
LUZ AÍDA BARRETO BARRETO
Secretaria General
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y AUTORIZACIÓN PARA PAGO DICIEMBRE:
El (la) suscrito(a) supervisor(a) del contrato de prestación de servicios que se relaciona a continuación, certifica que hasta la fecha de suscripción del presente documento, el contratista ha ejecutado el contrato, ha cumplido con todas las obligaciones del mismo, y se han recibido a satisfacción los productos y/o servicios contratados:
| Contrato Número | _________de 2022 |
| Suscrito con: | Fondo Único de TIC [ ] MinTIC [ ] |
| Nombre Contratista | |
| Número de Cédula | |
| Radicado de trámite de cuenta provisional de diciembre | Si el contratista presentó cuenta provisional de diciembre, deberá indicar el número del radicado en Integratic. |
Así mismo, el suscrito contratista manifiesta que se compromete a continuar ejecutando el citado contrato con sujeción al objeto, obligaciones, actividades y/o productos previstos, cumpliendo satisfactoriamente con el trámite de los asuntos asignados bajo los términos y condiciones establecidos hasta la finalización del plazo de ejecución contractual, so pena de que la entidad pueda dar inicio a las acciones a que haya lugar.
La presente se expide como requisito para trámite y autorización del último pago del contrato, que corresponde a los honorarios del mes de diciembre de 2022; el cual se adjunta previamente revisado, aprobado y firmado digitalmente.
La presente certificación se expide el día 19 de diciembre de 2022.
FIRMA DEL SUPERVISOR
Nombre
CAR
FIRMA CONTRATISTA
Nombre
GDO-TIC-FM-011 V 8
1. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
2. Cierre Presupuesto General de la Nación-PGN para la vigencia fiscal de 2022 e Inicio de la ejecución del PGN de la vigencia fiscal 2023.
