CIRCULAR 000030 DE 2026

(septiembre 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Código TRD: 4000

Con la expedición de la Resolución No. 03873 del 22 de septiembre de 2026, mediante la cual se deroga la Resolución No. 00214 de 2021 y sus modificatorias, se unifica y actualiza el trámite institucional para conferir comisiones de servicios a servidores públicos y autorizar desplazamientos a contratistas de prestación de servicios.

En cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa y de las disposiciones del Plan de Austeridad del Gasto establecidas en el Decreto 0618 de 2026, y con el propósito de promover el uso eficiente y racional de los recursos públicos, se recuerda a los servidores públicos y contratistas que la solicitud, gestión y seguimiento de las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento, tanto en el territorio nacional como en el exterior, deberán tramitarse obligatoriamente a través del Aplicativo de Comisiones Institucional, disponible en la plataforma BPM https://bpm.mintic.gov.co/.

Con el fin de garantizar la adecuada planeación, ejecución y posterior legalización de las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento, se deberá dar cumplimiento a las siguientes directrices institucionales:

1. Principios de austeridad del gasto y verificación de la necesidad

En el estudio, trámite y aprobación de las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento, se deberán observar los principios que rigen la función administrativa y las disposiciones de austeridad del gasto público previstas en el Decreto 0618 de 2026 y en la Resolución No. 03873 de 2026.

En consecuencia, los ordenadores del gasto, directivos y jefes inmediatos deberán verificar que:

a) Priorización de medios virtuales: Se deberá justificar técnicamente la necesidad de realizar presencialmente la actividad, reunión o evento, indicando las razones por las cuales su finalidad no puede cumplirse mediante videoconferencia u otros medios virtuales disponibles.

b) Optimización del personal: La participación deberá limitarse al número estrictamente necesario de servidores públicos o contratistas, de acuerdo con las necesidades y objetivos de la actividad.

c) Duración estrictamente necesaria: La comisión o autorización de desplazamiento deberá programarse por el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de la agenda, y cualquier desplazamiento anterior o posterior al desarrollo de las actividades deberá encontrarse debidamente justificado y autorizado.

PARÁGRAFO. Como soporte de la verificación de la necesidad y aplicación de las medidas de austeridad, toda solicitud que se registre en el Sistema de Comisiones Institucional deberá contar con el Formato de Verificación de Necesidad y Austeridad debidamente diligenciado y aprobado por el jefe inmediato, cuando se trate de servidores públicos, o por el supervisor del contrato, cuando se trate de contratistas de prestación de servicios.

2. Planeación de comisiones y autorizaciones de desplazamiento

Con el fin de fortalecer la planeación institucional y la adecuada ejecución presupuestal, las dependencias deberán mantener actualizada la programación de las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento previstas durante la vigencia.

Esta programación permitirá:

- Facilitar la planeación institucional de los desplazamientos.

- Optimizar la gestión presupuestal de viáticos y tiquetes.

- Reducir la presentación de solicitudes extemporáneas.

La información reportada deberá guardar coherencia con las solicitudes que posteriormente se registren en el Sistema de Comisiones Institucional, sin perjuicio de las modificaciones que se presenten por necesidades del servicio y que se encuentren debidamente justificadas y autorizadas.

3. Tiempos para la solicitud de comisiones y autorizaciones de desplazamiento

Las solicitudes de comisión de servicios y de autorización de desplazamiento deberán presentarse con la antelación mínima establecida en la Resolución No. 03873 de 2026, así:

- Cinco (5) días hábiles para desplazamientos en el territorio nacional.

- Quince (15) días hábiles para desplazamientos al exterior.

El cómputo de estos términos se efectuará de conformidad con los días hábiles establecidos en el calendario laboral de la Entidad.

Excepcionalmente, las solicitudes presentadas por fuera de los términos señalados podrán tramitarse cuando exista una necesidad del servicio debidamente justificada y se cuente con la autorización correspondiente, de conformidad con las disposiciones establecidas para el efecto en la Resolución No. 03873 de 2026.

En el caso de las comisiones de servicios al exterior, el trámite deberá garantizar, además, el cumplimiento de las autorizaciones previas que resulten aplicables.

4. Flujo y Trámite de Aprobación de Solicitudes (Artículo 3 de la Resolución No. 03873 de 2026)

Toda comisión de servicios o autorización de desplazamiento deberá gestionarse a través del Sistema de Comisiones Institucional, de acuerdo con la naturaleza del desplazamiento, nacional o internacional.

A. Comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento nacionales

(Antelación mínima obligatoria: 5 días hábiles antes de la fecha de inicio)

1. Solicitud, verificación de necesidad y revisión del jefe de área o supervisor. El solicitante deberá diligenciar en el Sistema de Comisiones Institucional la solicitud correspondiente y adjuntar obligatoriamente el Formato de Verificación de Necesidad y Austeridad del Gasto, junto con los soportes requeridos, tales como invitación, agenda o memorando. Corresponderá al jefe del área, cuando se trate de servidores públicos, o al supervisor del contrato, cuando se trate de contratistas, revisar la solicitud, verificar la pertinencia y necesidad del desplazamiento, así como la justificación del personal requerido, y efectuar la aprobación que corresponda en el sistema.

2. Autorización de la dependencia competente. La solicitud será sometida a la autorización de la dependencia competente, de acuerdo con la estructura organizacional, la adscripción del área y las competencias establecidas en la Resolución No. 03873 de 2026.

3. Visto bueno del Despacho de la Ministra. Cuando corresponda, la solicitud será revisada por el asesor designado del Despacho de la Ministra, quien otorgará el visto bueno institucional de conformidad con el procedimiento establecido.

4. Expedición del acto administrativo y trámite presupuestal. Una vez surtidas las etapas de revisión y aprobación correspondientes, la autoridad competente expedirá el acto administrativo que confiere la comisión de servicios o autoriza el desplazamiento y se efectuarán los registros correspondientes en el Módulo de Viáticos de SIIF Nación, de acuerdo con el trámite aplicable.

B. Comisiones y Desplazamientos Internacionales

(Antelación mínima obligatoria: 15 días hábiles antes de la fecha de inicio)

1. Verificación de necesidad, agenda e invitación internacional. El trámite iniciará con el diligenciamiento del Formato de Verificación de Necesidad y Austeridad del Gasto y la presentación de la agenda e invitación oficial, para su revisión por parte del jefe del área o supervisor del contrato y de la dependencia competente en asuntos internacionales, según corresponda. Cuando resulte aplicable, la participación deberá contar con la aprobación previa del Despacho de la Ministra.

2. Cotización del tiquete y registro en el Sistema de Comisiones. Una vez surtidas las aprobaciones previas correspondientes, se gestionará la cotización del tiquete aéreo con el Grupo de Servicios Administrativos y se registrará la solicitud en el Sistema de Comisiones Institucional, adjuntando los documentos y soportes requeridos para el trámite. El jefe del área o supervisor del contrato efectuará la revisión y aprobación que corresponda.

3. Autorización de la dependencia y trámite ante el DAPRE. Surtida la autorización de la dependencia competente, la Entidad adelantará el trámite de autorización previa ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, cuando se trate de comisiones de servicios al exterior de servidores públicos y de acuerdo con las disposiciones aplicables. Para los contratistas de prestación de servicios, se surtirán las autorizaciones institucionales que correspondan, de conformidad con la Resolución No. 03873 de 2026.

4. Visto bueno y expedición del acto administrativo. Una vez obtenidas las autorizaciones previas que correspondan, se continuará con el visto bueno institucional del Despacho de la Ministra, cuando resulte aplicable. Posteriormente, la autoridad competente expedirá el acto administrativo correspondiente y se efectuarán los registros respectivos en el Módulo de Viáticos de SIIF Nación.

5. Emisión de tiquetes aéreos. Una vez expedido y comunicado el acto administrativo correspondiente, el Grupo de Servicios Administrativos gestionará la emisión de los tiquetes aéreos exclusivamente a través del operador contratado por la Entidad, de conformidad con las condiciones y autorizaciones previamente aprobadas.

5. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

(En cumplimiento del artículo 7 de la Resolución No. 03873 del 22 de septiembre de 2026 y de las disposiciones vigentes del Plan de Austeridad del Gasto.)

La liquidación de viáticos para servidores públicos y de gastos de desplazamiento para contratistas de prestación de servicios se efectuará de conformidad con las escalas vigentes, las disposiciones establecidas en la Resolución No. 03873 de 2026 y los límites y condiciones previstos en la normativa de austeridad del gasto que se encuentre vigente, atendiendo a la duración de la comisión o autorización de desplazamiento y al horario efectivo de regreso registrado en el Sistema de Comisiones Institucional.

a) Base de Liquidación para Contratistas Los gastos de desplazamiento para contratistas de prestación de servicios se calcularán sobre el cuarenta y dos por ciento (42 %) del valor de los honorarios mensuales pactados, antes de IVA, sobre el cual se aplicará la escala de viáticos correspondiente, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 03873 de 2026 y las limitaciones previstas en las disposiciones de austeridad del gasto vigentes.

b) Porcentajes Efectivos de Liquidación En aplicación de las medidas de austeridad del gasto previstas en el Decreto 0618 de 2026, la Entidad establece los siguientes porcentajes de reconocimiento sobre la tarifa diaria base:

Tabla Consolidada de Porcentajes Efectivos Finales a Pagar

c) Excepciones y Reglas Especiales de Liquidación

1. Sábados, Domingos y Festivos: No generarán derecho al reconocimiento de viáticos ni gastos de desplazamiento, salvo que se encuentren comprendidos dentro del período autorizado, resulten indispensables para el cumplimiento del objeto de la comisión y cuenten con la justificación previa y aprobación explícita del Ordenador del Gasto.

2. Municipios de Cundinamarca Aledaños a Bogotá: Los desplazamientos a los municipios de Bojacá, Cajicá, Cota, Cogua, Chía, Chipaque, Choachí, La Calera, El Rosal, Facatativá, Fómeque, Funza, Gachancipá, Guasca, Guatavita, Madrid, Mosquera, Nemocón, Sesquilé, Sibaté, Soacha, Sopó, Subachoque, Suesca, Tabio, Tenjo, Tocancipá, Zipacón y Zipaquirá, por regla general, no generarán viáticos ni gastos de desplazamiento. Excepcionalmente procederán cuando la pernoctación sea indispensable y así haya sido justificado y autorizado previamente por el Ordenador del Gasto.

3. Comisiones Financiadas por Terceros / Invitaciones: Cuando un tercero u organismo internacional sufrague la totalidad de los gastos de alojamiento y manutención, la Entidad no reconocerá viáticos. Si el cubrimiento es parcial, se tomará como referencia la proporción del 60% para alojamiento, 30% para alimentación (10% por cada comida) y 10% para transporte interno para descontar los conceptos cubiertos antes de liquidar el valor neto correspondiente.

6. GESTIÓN Y ASIGNACIÓN DE TIQUETES AÉREOS, RESTRICCIONES Y SOBRECOSTOS (Artículos 9 y 11 de la Resolución 03873 de 2026)

La gestión, reserva, asignación y emisión de tiquetes aéreos para las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento se sujetará a las siguientes reglas obligatorias:

1. Gestión Exclusiva con el Operador Contratado: La compra de pasajes aéreos se realizará únicamente a través de la agencia de viajes u operador contratado por la Entidad. No se tramitarán compras a través de plataformas comerciales externas ni habrá lugar a reembolsos por tiquetes adquiridos por medios propios.

2. Criterios de Asignación de Aerolíneas e Itinerarios: La selección de la aerolínea, horario y ruta es facultad exclusiva del Ministerio en aplicación de los principios de austeridad y eficiencia. Se seleccionará siempre la opción más económica del mercado que resulte adecuada para el cumplimiento de la agenda. Los programas de viajero frecuente o beneficios personales no serán tenidos en cuenta como criterio de selección.

3. Mantenimiento de Tarifas Oportunas: Para garantizar disponibilidad y acceder a mejores tarifas, las solicitudes deberán radicarse respetando los tiempos mínimos de planeación (5 días hábiles para desplazamientos nacionales / 15 días hábiles para internacionales).

4. Carácter Inalienable y Cambios: Los tiquetes son personales e intransferibles. Toda penalidad, multa o costo adicional derivado de cambios de itinerario, pérdida de vuelo o cancelación atribuible al comisionado o contratista, deberá ser asumido directamente por este.

Excepción: No serán imputables al comisionado los costos adicionales cuando el cambio obedezca a razones de fuerza mayor, caso fortuito o necesidades sobrevinientes del servicio, previa validación y justificación por parte del jefe inmediato o supervisor del contrato, según corresponda, y aprobación del Despacho de la Ministra. En estos casos, el mayor valor que resulte procedente será reconocido mediante el acto administrativo correspondiente, expedido por la autoridad competente.

1. Transporte desde y hacia Aeropuertos: Para las ciudades con tarifas fijas especificadas en el Artículo 11 de la Resolución 03873 de 2026 (p. ej. Rionegro-Medellín, Palmira-Cali, Lebrija- Bucaramanga, entre otras), se reconocerá el valor estipulado en la norma sin requerir soporte adicional para su legalización. Si el traslado se realiza en vehículo oficial, no habrá lugar a dicho reconocimiento.

7. NOVEDADES, MODIFICACIONES Y CANCELACIONES

(Artículos 12 y 13 de la Resolución 03873 de 2026)

Cuando se presenten circunstancias que modifiquen o impidan la ejecución de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, tales como prórroga, aplazamiento, cambio de fecha, modificación del itinerario o cancelación, deberá adelantarse el trámite correspondiente a través del Sistema de Comisiones Institucional, de conformidad con el procedimiento y las autorizaciones previstas en la Resolución No. 03873 de 2026.

1. Trámite oportuno: Las modificaciones deberán solicitarse antes o durante la ejecución de la comisión o autorización de desplazamiento y, en todo caso, antes de finalizar el término inicialmente autorizado, cuando ello resulte posible.

2. Aprobación de las modificaciones: Las modificaciones estarán sujetas a las revisiones y autorizaciones que correspondan de acuerdo con su naturaleza y con el procedimiento establecido en la Resolución No. 03873 de 2026.

3. Cancelaciones y revocatorias: Cuando el desplazamiento no se realice, deberá gestionarse oportunamente su cancelación en el Sistema de Comisiones Institucional. Cuando la comisión o autorización de desplazamiento deba finalizar anticipadamente, se deberá adelantar el trámite de revocatoria dentro del término establecido en la Resolución No. 03873 de 2026.

4. Sobrecostos: Los gastos o costos adicionales que se generen por modificaciones no autorizadas o que sean atribuibles al servidor público o contratista estarán a su cargo, de conformidad con las disposiciones aplicables.

8. PRESENTACIÓN DE INFORME Y LEGALIZACIÓN DE RECURSOS (Artículos 15, 16 y 17 de la Resolución 03873 de 2026)

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión de servicios o autorización de desplazamiento, o a la fecha de su revocatoria, cuando corresponda, el servidor público o contratista deberá realizar el trámite de legalización conforme al siguiente procedimiento:

1. Informe de actividades: El servidor público o contratista deberá registrar el informe de actividades en el Sistema de Comisiones Institucional y obtener la aprobación del jefe inmediato o del supervisor del contrato, según corresponda. La presentación del informe por parte del Ministro(a) se efectuará de acuerdo con la excepción prevista en la Resolución No. 03873 de 2026.

2. Consolidación de soportes: Una vez aprobado el informe, el comisionado deberá radicar en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad, en un solo archivo PDF, los documentos requeridos para la legalización, de acuerdo con la naturaleza del desplazamiento, entre ellos:

- Informe de actividades aprobado.

- Pasabordos de los trayectos realizados o certificación expedida por la aerolínea, cuando corresponda.

- Soportes de transporte terrestre público intermunicipal o especial, cuando aplique.

- Copia del acto administrativo o documento equivalente que autorizó la comisión o el desplazamiento.

- Facturas y soportes de peajes y combustible, cuando correspondan a los casos autorizados.

- Comprobante de reintegro, cuando existan saldos a favor de la Entidad.

3. Reintegro de saldos no ejecutados: Cuando se generen saldos a favor del Ministerio o del FUTIC por recursos no ejecutados, modificación de los días autorizados o cualquier otra circunstancia que dé lugar a reintegro, este deberá efectuarse dentro del término establecido en la Resolución No. 03873 de 2026 y mediante los mecanismos dispuestos por la Entidad.

4. Cierre en la plataforma: Una vez radicada la documentación correspondiente en el Sistema de Gestión Documental, el comisionado deberá registrar el número de radicado en el Sistema de Comisiones Institucional y actualizar el estado del trámite a "Legalizado".

5. Incumplimiento del término de legalización: El incumplimiento de la obligación de legalizar dentro del término establecido dará lugar a las medidas previstas en la Resolución No. 03873 de 2026 y en las demás disposiciones aplicables, incluida, cuando corresponda, la imposibilidad de gestionar nuevas solicitudes hasta tanto se encuentre debidamente legalizada la comisión o autorización de desplazamiento.

Se recuerda a todas las dependencias, servidores públicos y contratistas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - FUTIC la obligación de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la presente circular.

Atentamente,

LIZA NATHALIA RODRIGUEZ GALVIS

Secretaria General