CIRCULAR 30 DE 2023
(diciembre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
| PARA: | TODAS LAS DEPENDENCIAS |
| ASUNTO: | INSTRUCCIONES CIERRE CONTABLE AÑO 2023 - MINTIC Y FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. |
| FECHA: | 06 DE DICIEMBRE 2023 |
La presente circular tiene como fin establecer instrucciones para ser atendidas por parte de las áreas misionales y de apoyo que generan información económica y financiera que debe ser reconocida y revelada contablemente, con ocasión al cierre de la vigencia 2023 del Ministerio y del Fondo Único de TIC y de conformidad con los lineamientos y términos previstos en la Resolución No. 193 de 2016[1], el Instructivo para cambio de periodo contable 2023-2024[2] emitido por la Contaduría General de la Nación y la Circular Externa 034 de 2023[3] - cierre Presupuesto General de la Nación vigencia fiscal 2023 e inicio ejecución PGN vigencia fiscal 2024, emitida por la Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Lo anterior, con el propósito de propender por la producción de información financiera del MinTIC y del Fondo Único de TIC con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del régimen normativo contable aplicable a las Entidades de Gobierno previsto en la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015 y sus modificatorios, y de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable.
Por lo expuesto, se deben atender las siguientes instrucciones:
1. Las áreas misionales y de apoyo (directores, subdirectores, coordinadores, líderes de proyectos, jefes de oficina, entre otros), que generan información económica y financiera del Ministerio y/o del Fondo Único de TIC, para ser reconocida y revelada contablemente, con corte a 31 de diciembre del 2023, deberán remitir la información con la oportunidad y calidad requerida, como lo establece la Resolución No. 193 de 2016, en especial el numeral 3.2.9 del Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, adoptado por la citada resolución, información que deberá reportarse a más tardar el 20 de enero de 2024 al GIT de Contabilidad, incluidas aquellas que No se realicen a través de los módulos integrados en los aplicativos SEVEN y SIIF NACIÓN (Tesorería, Cartera, Bienes, Nómina), deberán ser enviadas, junto con los documentos y soportes idóneos que respaldan las transacciones realizadas hasta el 31 de diciembre de
2023, según lo establecido en el Manual de Políticas de Operación - GEF-TIC-MA-004 V3, cuyo registro se efectúa de forma manual para los siguientes conceptos:
- Cuotas Partes Pensionales por Cobrar.
- Créditos pensionados Inravisión.
- Cartera Clandestinos e Ilegales.
- Intereses moratorios de Cartera inferior a 5 años.
- Legalización de Anticipos de Viáticos.
- Provisión y Contingencias de los Procesos Judiciales.
- Provisión de la proyección de la Franquicia Postal - Déficit del SPU.
- Cálculo Actuarial de Cuotas Partes y Bonos Pensionales de las entidades adscritas y liquidadas del Sector, así como del Ministerio TIC, entre otros.
- Relación de las Cuentas por pagar de los bienes y servicios recibidos, que al final de la vigencia se constituyen como reserva presupuestal, para causación contable.
En lo que respecta a la actualización y/o legalización de recursos entregados en administración:
- Actualización de Inversiones Patrimoniales.
- Actualización Derechos en Fideicomiso de Patrimonios.
- Legalización Convenios, Fiducias, Transferencias.
Por tratarse de información recibida de entes externos, el plazo máximo de radicación al GIT de Contabilidad será hasta el 26 de enero del 2024.
2. Para la conciliación de “Operaciones Reciprocas” con las entidades que presentan recursos pendientes de legalizar de convenios suscritos con la entidad, se requiere que los Supervisores entreguen a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 31 de enero de 2024, las “Certificaciones de saldos por Legalizar” emitidas por los contratistas y fiduciarias debidamente firmadas por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal (cuando estén obligados), además de la relación de “Cuentas por Pagar” que quedan pendientes al cierre de la vigencia.
Cabe aclarar que los valores por concepto de “Rendimientos Financieros” no forman parte de la legalización de recursos, ni del saldo pendiente por ejecutar. Sin embargo, los entes receptores de recursos deberán emitir certificado donde se especifique el valor de los rendimientos financieros que a corte del 31 de diciembre de 2023 no se hayan consignado al Fondo Único de TIC, el cual deberá entregarse a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 31 de enero de 2024.
3. Las Notas de los Estados Financieros de la vigencia 2023, se deberán remitir por parte de las áreas que generan información económica y financiera, así como las involucradas en el proceso contable, a la Coordinación del GIT de Contabilidad a más tardar el 6 de febrero de 2024, acorde con los lineamientos o directrices consignadas en el memorando que será remitido a cada una de las áreas.
La elaboración de las notas consiste en proporcionar información que explique de forma cuantitativa y cualitativa, conforme a lo determinado en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, en la Resolución No. 441 y 425 de 2019 y 193-2020, de la CGN, para cada una de las cuentas contables, información con las siguientes características:
- El comportamiento de las cifras y de los saldos al corte del 31 de diciembre de 2023. o Variaciones significativas (en cifras y porcentajes) frente al periodo anterior. o Situaciones particulares.
Se puede consultar como apoyo, la guía y los lineamientos a seguir para su elaboración, en el instructivo de Buenas Prácticas Contables - Notas Contables GEF-TIC-IN-023 V3, (consultar en el MIG), sin embargo, cualquier inquietud o duda podrá consultarse al GIT de Contabilidad.
Finalmente, se informa que los lineamientos establecidos en la presenta circular son de estricto cumplimiento por parte de las áreas que generan hechos económicos y financieros del Ministerio y del Fondo Único de TIC, con el propósito de generar información financiera y contable, confiable, comprensible y de calidad.
Cordialmente,
MARTHA LILIANA GONZÁLEZ MARTÍNEZ
Secretaria General
1. "Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Publica el Procedimiento para la evaluación del control interno contable” Contaduría General de la Nación
2. “Instrucciones dirigidas a las ECP relacionadas con el cambio del periodo contable 2023-2024, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable”
3. “Aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2023 y apertura del año 2024 en el SIIF NACION”
