CIRCULAR 29 DE 2023

(noviembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

PARA:	VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES Y SUPERVISORES DE CONTRATOS
ASUNTO:	DIRECTRICES PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL Y FINANCIERO DE LA VIGENCIA 2023 - MINISTERIO TIC PGN Y REGALIAS Y FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

La presente circular tiene como propósito establecer los criterios y orientaciones que las áreas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ejecutoras del presupuesto, deben tener en cuenta a fin de dar cumplimiento a los procedimientos y términos, necesarios para la realización oportuna y adecuada de la gestión financiera y presupuestal, en el proceso de cierre de la vigencia fiscal 2023 e inicio de la ejecución presupuestal de la vigencia fiscal 2024, los cuales se encuentran armonizados con las directrices impartidas en las Circulares 034 y 035 emitidas el 8 y el 15 de noviembre de 2023, respectivamente, por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y la Administración del SIIF Nación, unidades que hacen parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP).

Por lo anterior, y considerando los hallazgos observados por la Contraloría General de la República (CGR) en el marco de la auditoría presupuestal y financiera de 2022, realizada al Ministerio y al Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre enero y mayo de 2023, los cuales dieron origen al plan de mejoramiento en ejecución, cuyas acciones propuestas deben terminar en diciembre de 2023, se remite para conocimiento y aplicación por parte de las áreas ejecutoras del presupuesto, el calendario de actividades y requisitos a tener en cuenta para un exitoso y efectivo cierre presupuestal de la vigencia 2023.

1. ASPECTOS DE TIPO PRESUPUESTAL.

1.1. SALDOS DE APROPIACIÓN

Las disposiciones del artículo 89 del Decreto 111 de 1996^[1], artículo 2.8.1.7.6 del Decreto 1068 de 2015 ^[2] y artículo 8 de la Ley 819 de 2003^[3], señalan que, las apropiaciones presupuestales debidamente programadas y aprobadas por el Congreso de la República deben ser comprometidas y ejecutadas en cada vigencia fiscal. Por lo anterior, se solicita a las áreas revisar las apropiaciones vigentes en los rubros presupuestales de funcionamiento o en los proyectos de inversión a su cargo para determinar los saldos que se encuentren disponibles, de manera que sean ejecutados en lo que resta de la presente vigencia fiscal, con el propósito de maximizar la ejecución de las apropiaciones autorizadas para la actual vigencia y cumplir con los objetivos de los recursos programados.

En consideración al tiempo que demanda la evaluación y registro en los sistemas de información, se insta a las áreas ejecutoras para que, si requieren adelantar trámites para la aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del Decreto de Liquidación, así como para la presentación de solicitudes de autorización de vigencias futuras ante la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, radiquen la solicitud ante la Subdirección Financiera a más tardar el 4 de diciembre de 2023, con la justificación técnico - económica correspondiente, así como el concepto favorable del DNP para los traslados presupuestales que afecten el presupuesto de inversión, especificando que su ejecución se efectuará antes del 31 de diciembre de 2023.

Adicionalmente, respecto de la solicitud de vigencias futuras, se tendrá en cuenta para su trámite lo siguiente: la justificación técnico-económica^[4], que estén incluidas en el Marco de Gasto de Mediano Plazo aprobado para la entidad, que cuenten con la proyección de pagos conforme a la planeación de la ejecución del contrato y/o convenio, que se evidencie la real capacidad de ejecución que pueden tener los futuros contratistas^[5], y que incluya los supuestos macroeconómicos del Gobierno Nacional, todo esto, orientado a garantizar que el contrato o convenio será suscrito en la actual vigencia para el caso de las solicitudes de tipo ordinario.

Con el propósito de no presentar saldos sin ejecutar en certificados de disponibilidad presupuestal - CDP y registros presupuéstales - RP, que no se ejecutarán en la presente vigencia, es necesario que, los responsables de la ejecución presupuestal de gastos en cada una de las áreas, soliciten a la Coordinación del GIT de Presupuesto, la liberación de los recursos que no van a ser objeto de compromisos u obligaciones así:

a. En el caso de los recursos que se van a ejecutar de manera parcial en un CDP; o en contratos que por proporcionalidad en el primer pago deban liberarse, cada área ejecutora radicará la correspondiente solicitud de liberación, máximo hasta el 7 de diciembre de 2023.

b. Para los casos de anulación de CDP (liberación total) cada área ejecutora radicará el oficio de solicitud, debidamente suscrito por la Ordenadora del Gasto, a través de INTEGRATIC y dirigido a la Coordinadora del GIT de Presupuesto, máximo hasta el 7 de diciembre de 2023.

c. El valor de los contratos, convenios, órdenes de compra, actos administrativos de transferencia u ordenación de gasto que no se alcancen a ejecutar en la presente vigencia, deberá ajustarse al valor proyectado de su ejecución al cierre de la vigencia, y remitir copia de esta modificación a la Coordinación del GIT de Presupuesto de la Subdirección Financiera, máximo hasta el 7 de diciembre de 2023.

1.2. CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES A 31 DE DICIEMBRE DE 2023

Sobre reservas presupuestales, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y los artículos 2.8.1.7.3.1 y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015, cabe señalar que, los recursos apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de diciembre. De tal modo, las solicitudes para constituir reservas presupuestales deberán ser presentadas por el supervisor del contrato y el responsable del área ejecutora a la ordenadora del gasto, quien las analizará y autorizará si así lo considera. Cada solicitud deberá ser radicada por medio de INTEGRATIC máximo hasta el 20 de diciembre de 2023, explicando de manera suficiente las razones de fuerza mayor o caso fortuito que impidieron la ejecución del compromiso y que justifican la constitución de la reserva, e incluyendo el cronograma de pagos para la vigencia 2024 del valor solicitado, esta información se requiere para la programación del PAC de rezago presupuestal.

1.3. RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS AL CIERRE DE 2022 Y NO EJECUTADAS DURANTE EL 2023

El Decreto 1068 de 2015 en los artículos 2.8.1.7.3.3 y 2.8.1.7.3.4, dispone lo relativo al fenecimiento y a la extinción de la reservas presupuestales y cuentas por pagar. En sujeción a dichas disposiciones se informa a las áreas ejecutoras, que deberán adelantar los trámites que permitan la ejecución de dichos compromisos máximo hasta el 15 de diciembre de 2023, enviando al GIT de presupuesto con 5 días de anticipación, la cuenta bancaria del tercero beneficiario para registro, dado que sin cuenta bancaria activa el pago tampoco podrá ser efectuado, esto con el fin de evitar que se materialicen pagos por el concepto de pasivos exigibles-vigencias expiradas en la siguiente vigencia, con las consecuencias fiscales y disciplinarias que se puedan derivar.

En caso de que se requiera la reducción de la reserva presupuestal, se solicita que se remita al GIT de Presupuesto, máximo hasta el 7 de diciembre de 2023, la solicitud de liberación junto con su justificación y los documentos soporte (actos administrativos o documentos contractuales) que reducen los compromisos originados por los contratos celebrados, en el marco de lo establecido en el artículo 2.8.1.7.3.4 del Decreto 1068 de 2015.

1.4. CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

En cuanto a la constitución de cuentas por pagar, el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 - EOP, contempla que “[c]ada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios”.

Para el anterior efecto, todos los documentos deben estar debidamente radicados en el gestor documental INTEGRATIC al usuario CUENTACOBROTIC, de acuerdo con el cronograma indicado en el cuadro resumen dispuesto en el punto 3.2 de esta circular. No obstante, la fecha límite para el registro de obligaciones con el cumplimiento de todos los requisitos será hasta el 27 de diciembre de 2023, frente a lo cual procede advertir que, para el registro de obligaciones correspondientes a anticipos pactados o a la recepción de bienes y servicios, se deberá contar con el correspondiente Programa Anual Mensualizado de Caja PAC de la vigencia. Las cuentas por pagar requieren contar con PAC, de lo contrario se constituirán como reservas presupuestales, de acuerdo con lo establecido en el inciso 2 del artículo 28 de la Ley 2276 de 2022.

En el evento que se tramiten anticipos pactados en contratos para constituir cuentas por pagar, estos deberán contar con todos los soportes de perfeccionamiento y ejecución incluyendo el plan de inversión del anticipo y la aprobación de este por parte del supervisor o interventor según sea el caso.

Los supervisores y los contratistas son directamente responsables por el oportuno y correcto diligenciamiento de los documentos que presentan para los trámites financieros; los documentos errados o mal diligenciados darán lugar a devolución.

1.5. CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS APROBADOS POR EL MHCP NO UTILIZADOS

De conformidad con las disposiciones de los artículos 2.8.1.7.6. y 2.8.1.7.1.10. del Decreto 1068 de 2015, la Subdirección Financiera realizará el registro de compromisos con cargo a vigencias futuras hasta el viernes 22 de diciembre de 2023; en ese sentido, se solicita a los responsables de la ejecución presupuestal revisar sus procesos precontractuales con el fin de tener en cuenta los tiempos previstos en la presente circular y cumplir con las fecha establecidas, de modo que se eviten inconvenientes al momento de realizar el registro en el sistema SIIF Nación, ya sea por fallas en este o por deficiencias en la información presentada por parte de las áreas ejecutoras.

En ese orden de ideas, aquellos contratos y/o convenios que cuenten con cupos de vigencias futuras aprobados por el MHCP deben ser remitidos al GIT de Presupuesto dentro del plazo establecido en el párrafo anterior para realizar el correspondiente registro presupuestal en el sistema SIIF Nación.

1.6. VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE:

En relación con el particular, se informa que la fecha límite para solicitar comisiones de servicios es el 15 de diciembre de la presente vigencia, y que todas las comisiones de servicios deben quedar legalizadas antes del 29 de diciembre, a fin de que queden constituidas como cuentas por pagar, toda vez que por este concepto no es posible constituir reservas.

1.7. CALENDARIO DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2023

ACTIVIDAD	FECHA MÁXIMA
a) Solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación.	4 de diciembre
b) Solicitud de Autorización de Vigencias Futuras.	4 de diciembre
c) Solicitud de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para contratación.	4 de diciembre
d) Solicitud de Registros Presupuestales (Compromisos) para contratación.	11 de diciembre
e) Solicitud de gastos autorizados por caja menor.	11 de diciembre
f) Legalización y Reintegros de gastos autorizados por caja menor.	18 de diciembre
g) Cierre final de caja menor.	22 de diciembre
h) Justificación para constitución de reservas presupuestales por parte de los responsables de la ejecución.	20 de diciembre
i) Fecha límite para la legalización de comisiones de servicio	29 de diciembre
j) Reducción de compromisos de reservas presupuestales que no se ejecutarán en la presente vigencia, previa modificación del contrato o acto administrativo que dio origen a la reserva.	7 de diciembre

Importante: es indispensable registrar correcta y oportunamente en el Sistema, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por la entidad en la vigencia 2023; asimismo, es necesario hacer validaciones de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año, por lo que se reitera la atención y el cumplimiento a las fechas establecidas.

2. ASPECTOS DE TIPO TESORAL

2.1. PROCESO DE PAGOS MINISTERIO PGN y REGALIAS - FONDO ÚNICO TIC

2.1.1 COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE NOVIEMBRE 2023 EN RELACIÓN CON CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS.

El trámite para pago de los honorarios correspondientes al periodo concluido al 30 de noviembre se realizará acorde con lo establecido en el contrato mes vencido y se llevará a cabo mediante la radicación al usuario CUENTACOBROTIC entre el 1 y 6 de diciembre únicamente, con el fin de que el pago sea efectuado dentro de los términos y documentos definidos en el numeral 1 del cuadro resumen dispuesto en el en punto 3.2 de esta circular.

Si la radicación de trámite para pago de honorarios del mes de noviembre no se realiza entre el 1 y 6 de diciembre, NO podrá gestionarse el FUPC para registro financiero provisional de diciembre; no obstante, podrá adelantarse el trámite de forma independiente para el pago de noviembre y para el de diciembre, siendo importante indicar que para el pago de los honorarios del mes de diciembre la radicación debe ser realizada cuando el contratista cuente con el cumplido final, el paz y salvo, y el informe de seguimiento del mes de diciembre y siempre antes del 26 de diciembre para que se constituya en cuentas por pagar. Y se radica al usuario integratic CUENTACOBROTIC

2.1.2. COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE 2023 EN RELACIÓN CON CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS.

A fin de generar con oportunidad el registro financiero sobre los contratos que se encuentran vigentes y en ejecución normal, se habilitará el proceso para iniciar la gestión y afectación financiera de los valores de los contratos de prestación de servicios con personas naturales respecto de los honorarios correspondientes al mes de diciembre.

2.1.2.1 TRÁMITE PARA REGISTRO FINANCIERO- PROVISIONAL

Para agilizar el trámite financiero de registro de los valores de los honorarios del mes de diciembre de los contratos de prestación de servicios con personas naturales, se deberá radicar el siguiente documento:

Formato Único para Pago a Contratistas Personas Naturales - FUPC para trámite de registro financiero-provisional, el cual recibirá el contratista en su correo electrónico institucional, este documento debe presentarse para trámite de registro financiero junto con los documentos del trámite para pago de honorarios del periodo de noviembre en UN SOLO PDF, y radicarse al usuario CUENTACOBROTIC del sistema de gestión documental, entre el 1 y 6 de diciembre.

Importante: Se precisa que no existe trámite financiero provisional para contratos suscritos con personas jurídicas, todo trámite de pago en contratos con proveedores personas jurídicas debe realizarse con el lleno de los requisitos establecidos en el contrato, resolución o convenio.

2.1.2.2. TRÁMITE DEFINITIVO DE CUMPLIDO PARA PAGO DE LOS HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2023

Realizada la radicación de honorarios de noviembre y trámite de registro financiero-provisional de diciembre máximo al 6 de diciembre de 2023, procede radicar los documentos requeridos para presentar el trámite definitivo de cumplido para pago de honorarios del mes de diciembre, el 18 de diciembre de la vigencia 2023 (único día), en un sólo PDF debidamente firmado por el supervisor y contratista a través de INTEGRATIC, dirigido al usuario de integratic CUMPLIDOFINAL (este usuario únicamente estará habilitado el día 18 de diciembre), el documento PDF debe contener según aplique, los documentos establecidos en el numeral 1 del cuadro resumen dispuesto en el en punto 3.2 de esta circular.

2.1.2.3. PROCESO PARA PAGO DE HONORARIOS SI NO FUE REALIZADO EL TRÁMITE DE CUMPLIDO FINAL EL 18 DE DICIEMBRE

Si no se realizó la radicación de los documentos de cumplido final el 18 de diciembre, deberá llevarse a cabo la radicación de la cuenta de forma completa en INTEGRATIC al usuario CUENTACOBROTIC máximo el 22 de diciembre incluyendo todos los documentos exigibles para pago y esta se constituirá en cuentas por pagar.

A continuación, se relacionan las fechas establecidas para los pagos del MinTIC PGN y Regalías / Fondo Único de TIC:

3.2. CUADRO RESUMEN DE ACTIVIDADES PARA 2023

1. TRAMITE PARA PAGO HONORARIOS NOVIEMBRE Y TRAMITE DE REGISTRO FINANCIERO-PROVISIONAL DICIEMBRE

Requisitos	Usuario Integratic receptor	Plazo de radicación	Fecha de pago
i) Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC mes de noviembre ii) Factura electrónica venta periodo noviembre (obligados a facturar) iii) Seguridad social Octubre obligatorio iv) Seguridad social Noviembre opcional temas tributarios v) Informe de Seguimiento contractual periodo noviembre.	CUENTACOBROTIC	Desde el 1 hasta el 6 de diciembre	Máximo hasta el 18 diciembre
i) Formato único para pago a contratistas personas naturales FUPC para trámite de registro financiero- provisional ii) Factura electrónica venta periodo diciembre (obligados a facturar)	CUENTACOBROTIC	Desde el 1 hasta el 6 de diciembre	Máximo hasta el 28 diciembre

2. CUENTA DEFINITIVA DICIEMBRE

a) Contratos prestación de servicios personas naturales

Requisitos	Usuario Integratic receptor	Plazo de radicación	Fecha de pago
1. Certificado de cumplimiento del contrato y autorización para pago diciembre. Documento que deberá ser suscrito por el supervisor y contratista donde se certifique que el contratista ha ejecutado y cumplido a satisfacción todas las obligaciones del contrato. Este documento será enviado por el GIT de Tesorería al correo electrónico institucional del contratista el 11 de diciembre de 2023.
2. Planillas de pago de seguridad social de noviembre y diciembre 2023. De no adjuntar planilla pagada del mes de noviembre y diciembre el trámite quedará en cuentas por pagar a la espera de que sea entregada la planilla en estado pagada.	CUMPLIDOFINAL	18 de diciembre (único día que se habilita ese usuario)	Máximo hasta el 28 diciembre
3. Paz y salvo de la entidad firmado. GCC-TIC-FM-058 debidamente firmado por los responsables mediante el mecanismo establecido por la Subdirección Administrativa, Oficina de TI y la OAPES.
4. Oficio de cambio de supervisor cuando aplique.
5. Informe de ejecución del mes de diciembre
6. Los demás soportes que apliquen para el mes de diciembre

Nota1: Si dentro del trámite de pago de honorarios mes de diciembre se solicitan deducciones para AFC o AVP estas serán giradas a las respectivas cuentas máximo dentro de los 20 días del mes de enero de 2024.

3. OTRAS CUENTAS

a) Cuentas derivadas de convenios, contratos o transferencias

Requisitos	Usuario Integratic receptor	Plazo de radicación	Fecha de pago
Lo que defina la resolución contrato o convenio que establece su pago	Dic. 7 por bienes y servicios recibidos a nov. 30		Máximo hasta el 28 diciembre
CUENTACOBROTIC		Radicados entre el 7 y el 20 de dic. con la recepción de bienes y servicios	A partir del 1 día hábil de febrero de 2024

b) Viáticos y gastos de viaje

Los definidos en la resolución de viáticos y desplazamientos	CUENTACOBROTIC	Dic. 7 por comisiones realizadas a nov. 30	Máximo hasta el 28 diciembre
Los definidos en la resolución de viáticos y desplazamientos	CUENTACOBROTIC	Dic. 18 comisiones autorizadas y ejecutadas del 1 al 15 de diciembre	Máximo 28 de diciembre

4. RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS DE LA VIGENCIA 2022 PARA EJECUCION EN 2023

Requisitos	Usuario Integratic receptor	Plazo de radicación	Fecha de pago
Todo lo exigible en el contrato y/o convenio, y/o Resolución, así como el soporte de la aprobación de la constitución de la Reserva Presupuestal firmada por el Ordenador del gasto al cierre de la vigencia 2022. Haber enviado a registro con 5 días de anticipación la cuenta bancaria del tercero del contrato al GIT de Presupuesto	CUENTACOBROTIC	Máximo el 7 de diciembre de 2023	Máximo el 28 de diciembre de 2023

Toda reserva constituida y no pagada en 2023 expira acorde con la normatividad indicada por tanto la fecha máxima para radicar no puede ser

modificada

5. RECEPCION DE FACTURACIÓN ELECTRONICA VIGENCIA 2023

Requisitos	Usuario receptor	Plazo de expedición	Requisito para gestión
Facturas emitidas por los proveedores con contratos con el Ministerio o Fondo Único TIC las cuales deben cumplir con las exigencias definidas por la DIAN El correo de recepción factura es siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co	OLIM PIAIT	20 de diciembre de 2023	Toda factura debe ser recibida por OLIMPIAIT verificada y aprobada por el supervisor antes del 26/12/2023 para la constitución de las cuentas por pagar.

6. CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA 2023

Requisitos	Usuario Integratic receptor	Plazo de radicación	Fecha de pago
Soportes que permitan su registro, según lo indicado en los instructivos GEF-TIC-IN-021 y GEF-TIC-IN-017	CUENTACOBROTIC	Entre el 7 y el 20 de diciembre de 2023	A partir del 1 día hábil de febrero de 2024

A las cuentas radicadas para trámite de pago con posterioridad al 7 de diciembre, sean de proveedores personas jurídicas, de contratistas personas naturales o por comisiones o gastos de desplazamiento, se les aplicará el procedimiento para constitución de cuentas por pagar y su pago se hará máximo en el mes de febrero de 2024.

Con el propósito de realizar un adecuado cierre financiero se invita a revisar que la ejecución contractual sea gestionada y tramitada con la oportunidad que el proceso amerita, y con ello, a cumplir con la programación de los pagos correspondientes a la recepción efectiva de bienes y servicios dentro de la actual vigencia fiscal, atendiendo el cronograma aquí definido.

Cordialmente,

MARTHA LILIANA GONZÁLEZ MARTÍNEZ

Secretaria General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Estatuto Orgánico del Presupuesto - EOP

2. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público

3. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

4. Presentada con el formato establecido en la circular externa 033 del 20 de octubre de 2023, expedida por la Directora General del Presupuesto Público Nacional

5. basada en estudios de mercado, costos históricos o elementos técnicos