CIRCULAR NO. 29 DE 2022

(noviembre 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se encuentra adelantando el cierre de vigencia fiscal, el cual confluye con la contingencia de la celebración de los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión para el año 2023, y, en atención a la circular 001 de 2019 emanada por la Agencia de Compras Públicas - Colombia Compra Eficiente, la cual establece la obligatoriedad de adelantar los contratos que se celebren a través de la plataforma del SECOP II, la Secretaria General, en cumplimiento de las funciones que le fueron delegadas a través del artículo 1.3 de la Resolución No. 1725 de 2020, procede a impartir lineamientos relacionados con la radicación de trámites contractuales en el siguiente sentido:

1. RADICACIÓN DE TRÁMITES CONTRACTUALES DURANTE EL ÚLTIMO BIMESTRE 2022

1.1. Respecto a los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión:

Para el cierre de la vigencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de la gestión de la Entidad, de manera excepcional y solamente en aquellos casos que se autoricen, el área deberá identificar y justificar la necesidad de la posible modificación contractual de los contratos que tienen un plazo de vencimiento anterior al 31 de diciembre de 2022, para proceder cuando corresponda a tramitar la adición y prórroga correspondiente.

De igual forma y conforme a los parámetros anteriores, en lo que corresponde a la presente vigencia sólo se podrán radicar solicitudes de nuevos contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión hasta el día 22 de noviembre de 2022 con la correspondiente documentación conforme a la hoja de control para esta tipología contractual ante la Subdirección de Gestión contractual para proceder con la gestión correspondiente. Es de mencionar que, para tal fin, deben estar creadas las líneas en el Plan Anual de Adquisiciones, de lo contrario, el área tendrá que solicitar la modificación correspondiente para la inclusión respectiva al comité del PAA previsto para el día 22 de noviembre de 2022.

Lo anterior deberá tener en cuenta la Directiva Presidencial 08 de 2022 que establece:

“Las entidades públicas solo podrán celebrar contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión cuando estos sean estrictamente necesarios por el volumen de trabajo que tenga a su cargo su personal de planta, o por la necesidad de conocimientos especializados. La necesidad de estos contratos deberá justificarse detalladamente, caso a caso, en los documentos precontractuales, entre otros, con las cifras de procesos, el número de proyectos, la gestión mensual, razones de la complejidad del servicio a contratar y el tiempo durante el cual se requerirá ese apoyo, que en ningún caso tendrá vocación de permanencia”.

Por lo cual, el área solicitante deberá llevar a cabo la planeación y programación adecuada de las actividades que se incluirán como obligaciones contractuales, estas deberán atender a los criterios de razonabilidad y deben ser realizables y verificables durante el término de ejecución de los contratos que culminarán hasta el 31 de diciembre de 2022.

1.2. Respecto de los contratos diferentes a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que cuenten con saldos que no se ejecutaran al cierre de la vigencia 2022.

Teniendo en cuenta que las reservas presupuestales corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones registrados en el SIIF Nación al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, y que el registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que no sea desviada a ningún otro fin., las áreas deberán adelantar las solicitudes de modificación de los contratos diferentes a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que cuenten con saldos que no serán ejecutados durante la vigencia 2022.

Lo anterior, teniendo en cuenta que según lo expuesto por la Contraloría General de la República, en la función de advertencia de 2012 y en la circular 005 del 16 de enero de 2012, las reservas presupuestales corresponden a aquellas obligaciones que no pudieron ser ejecutadas por razones de fuerza mayor o caso fortuito que impidieron la ejecución del compromiso.

Cualquier inquietud quedamos atentos a comentarios.

Cordialmente,

LUZ AÍDA BARRETO BARRETO

Secretaria General

Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones