CIRCULAR 27 DE 2021
(noviembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
<Ver texto original en PDF>
| PARA: | VICEMINISTROS DE DESPACHO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA SUBDIRECTORES DE ÁREA Y SERVIDORES EN GENERAL |
| ASUNTO: | DIRECTRICES QUE DEBEN APLICARSE POR PARTE DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, EN APLICACIÓN DE LA LEY 996 DE 2005 - LEY DE GARANTÍAS ELECTORALES |
En la presente Circular se incluyen directrices y lineamientos de obligatorio cumplimiento, de conformidad con los términos previstos en la Ley 996 de 2005 "(...) Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el articulo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones (...)” teniendo en cuenta que en el año 2022 se llevarán a cabo las elecciones para elegir a los miembros del Congreso de la República (13 de marzo de 2022), así como las elecciones presidenciales para elegir al Presidente y Vicepresidente de la República (primera vuelta para el 29 de mayo de 2022 y la segunda vuelta tendrá lugar tres semanas más tarde, es decir, el 19 de junio de 2022, lo anterior en caso de que ninguno de los candidatos obtenga la mitad más uno de los votos).
La Ley 996 de 2005 define el marco legal para garantizar que las elecciones y sus campañas se adelanten en condiciones de igualdad y trasparencia para sus electores, esta Ley busca que prime la democracia, las ideas y los programas propuestos y que estas no se vean afectadas por la participación de recursos públicos en favor de determinados candidatos. De esta forma se imponen limitaciones a la utilización de la modalidad de contratación directa a los diferentes entes públicos tanto del orden nacional como territorial.
1. RESTRICCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ESTATAL ELECCIONES MIEMBROS DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA.
La restricción en materia contractual consiste en que las entidades del orden territorial no puedan celebrar convenios ni contratos interadministrativos, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones; es decir, que no podrán celebrar este tipo de convenios y contratos desde las 00:00 horas del 13 de noviembre de 2021 y hasta el 29 de mayo de 2022 o 19 de junio de 2022, en caso de segunda vuelta.
Se debe tener en cuenta que la celebración de contratos y convenios interadministrativos es una de las modalidades de contratación directa, por lo que las demás modalidades de contratación directa no estarán restringidas para dichas entidades sino a partir de las 00:00 horas del 29 de enero de 2022, por motivo de las elecciones presidenciales.
De acuerdo con lo anterior, si bien el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, son entidades del orden nacional y en principio no les aplica dicha restricción, al suscribir el convenio o contrato interadministrativo una de las partes es una entidad territorial, aplicaría la restricción contractual a partir del 13 de noviembre de 2021. Es decir, podrá celebrar este tipo de convenios y contratos solo entre entidades del orden nacional hasta el término en que inicien las restricciones para las elecciones presidenciales.
1.1. LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ENTRE ENTIDADES TERRITORIALES Y EL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES/FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONESCOMO CONSECUENCIA DE LA RESTRICCIÓN POR LA ELECCIÓN DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Se fijan los siguientes lineamientos para la radicación, revisión y legalización de estudios previos y la aprobación en SECOP II de convenios y contratos interadministrativos con entidades territoriales al interior del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
| Actividad | Fecha Limite | Responsable |
| Radicación de Estudios Previos | 3 de noviembre de 2021 | Líder de cada dependencia solicitante / Área gestora |
| Revisión y aprobación de estudios previos | 5 de noviembre de 2021 | Subdirección de Gestión Contractual y Lideres de cada dependencia solicitante / Área gestora |
| Comité de Contratación | 8 de noviembre de 2021 | Secretaría General y Subdirección de Gestión Contractual. |
| Cargue y aprobación en la plataforma SECOP II | Desde el 09 de noviembre de 2021 hasta el 11 de noviembre de 2021 | Secretaría General y Subdirección de Gestión Contractual. |
*Para el cumplimiento de este cronograma se deben prever los tiempos establecidos por la Subdirección Financiera para la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y por la Oficina Asesora de Planeación para el trámite de las Vigencias Futuras.
Es importante que, el líder o gestor de cada dependencia solicitante planee y socialice los documentos previos con las entidades territoriales, previo a la radicación, lo anterior con el fin de evitar reprocesos.
Es responsabilidad de las áreas planear su contratación y decidir qué contratos necesitaran vigencias futuras, para que su ejecución se extienda hasta junio de 2022, sin superar el período de gobierno y realizar el trámite oportuno teniendo en cuenta los plazos aquí señalados.
Por lo anterior, es importante que a más tardar hasta el 2 de noviembre de 2021 se informe a la Subdirección de Gestión Contractual los contratos y convenios interadministrativos que se requiere sean suscritos antes del 13 de noviembre de 2021, inicio de la Ley de Garantías para entes territoriales.
2. RESTRICCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ESTATAL ELECCIONES PARA PRESIDENTE Y VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Para las elecciones de presidente y vicepresidente, el artículo 33 de la Ley 996 de 2005 señala que durante los cuatro (4) meses anteriores a la fecha de votación en primera vuelta, y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.
Conforme con lo anterior, el Ministerio Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, tendrá prohibido celebrar contratos bajo la modalidad de contratación directa, desde las 00:00 horas del 29 de enero de 2022 y hasta el 29 de mayo de 2022 o si como consecuencia de la segunda vuelta, se extiende hasta el 19 de junio de 2022.
La restricción es la prohibición de suscribir toda clase de contratación directa, como contratos y convenios interadministrativos, contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, contratos y convenios para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, contratación con único oferente, arrendamiento o adquisición de inmuebles, convenios o contratos de cooperación internacional, los instrumentos de agregación a la demanda con único oferente, los convenios de asociación entre entidades públicas.
Las demás modalidades de contratación no están prohibidas, luego, para la satisfacción de las necesidades, se pueden adelantar los siguientes procesos de selección: invitaciones de mínima cuantía, selecciones abreviadas incluidas las adquisiciones a través de Acuerdo Marco de Precios (siempre que no se trate de único proveedor), concursos de méritos y licitaciones públicas.
Es importante señalar que, no se encuentran restricciones para las prórrogas, modificaciones, cesiones o adiciones, pero es mandatario justificar en debida forma y atender los principios de transparencia, planeación y de responsabilidad.
Se exceptúa lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalaria.
2.1. LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN DIRECTA COMO CONSECUENCIA DE LA RESTRICCIÓN POR LA ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Se fijan los siguientes lineamientos para la radicación, revisión y legalización de estudios previos y la aprobación en SECOP II de contratos directos cualquier sea su tipología conforme a lo desarrollado en el punto anterior:
| Actividad | Fecha Limite | Responsable |
| Radicación de Estudios Previos | 16 de Noviembre de 2021 | Líder de cada dependencia solicitante / Áreagestora |
| Revisión y aprobación de estudios previos | 3 de diciembre de 2021 | Subdirección de Gestión Contractual y Lideres de cada dependencia solicitante / Área gestora |
| Comité de Contratación | entre el 6 y 10 de diciembre de 20221 | Secretaría General y Subdirección de Gestión Contractual. |
| Expedición CDP. Radicación de solicitudes de contratación R | Desde el 3 al 7 de enero de 2021 | Subdirector FinancieroLíder de cada dependencia solicitante / Área gestora |
| Cargue y aprobación en la plataforma SECOP II | Desde el 11 al 26 de enero 2022 | Secretaría General y Subdirección de Gestión Contractual. |
*Para el cumplimiento de este cronograma se deben prever los tiempos establecidos por la Subdirección Financiera para la expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y por la Oficina Asesora de Planeación para el trámite de las Vigencias Futuras.
Las dependencias deberán informar a la Ordenadora del Gasto, a más tardar el 5 de noviembre de 2021, la priorización de los contratos o convenios bajo la modalidad de contratación directa, que se suscribirán antes del 28 de enero de 2022.
Así mismo, las áreas deberán consolidar al Plan Anual de Adquisiciones para el año 2022 de conformidad con la circular que expida para tal efecto este Ministerio, dentro de la cual debe figurar la contratación directa mencionada en párrafos anteriores.
Para los casos en los que se requieran vigencias futuras, se podrán tramitar solo para para adición de contratos, toda vez que se deben contemplar los tiempos del trámite ante el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito y Público, así como los necesarios para garantizar la correcta ejecución del apalancamiento.
3. LINEAMIENTOS PRESUPUESTALES Y FINANCIEROS
Se fijan los siguientes lineamientos en materia presupuestal con el fin de garantizar que en el periodo de restricción por Ley de Garantías, los contratos solicitados y aprobados se registren con oportunidad en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, para inicio de su ejecución.
Con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos de inversión para la vigencia 2022, a partir del 1 de enero de 2022, se requiere que las dependencias presenten oportunamente en las fechas que indique la Oficina asesora de Planeación y Estudios Sectoriales los correspondientes documentos de actualización de ficha presupuestal y cadena de valor correspondiente al ajuste del Decreto de liquidación para la vigencia 2022.
3.1. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP
Debe realizarse una única solicitud por cada contrato, indicando al iniciar el párrafo del objeto el número o números del Plan Anual de Adquisiciones previamente aprobado previamente aprobado, y establecer de forma clara la prestación del servicio o adquisición a contratar, es importante precisar que cada objeto debe ser acorde a la naturaleza del objeto de gasto.
Una vez desagregado y cargado el presupuesto bajo los parámetros definidos en la resolución de apertura presupuestal que se expida para tal fin, se recibirán las solicitudes de CDP para contratos en la modalidad de contratación directa en concordancia con la restricción de la Ley de Garantías, para el primer tema, restricción por la elección del congreso de la república se reciben solicitudes de CDPs hasta el 30 de noviembre de 2021 y para los procesos de la vigencia 2022 hasta el 7 de enero de 2022.
3.2. EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES - RP
En relación con la expedición de registros presupuéstales, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los documentos que se relacionan a continuación deben estar publicados en la plataforma SECOP II para su consulta y validación para el proceso de expedición del registro presupuestal, los cuales deben estar previamente aprobados por el ordenador del gasto:
a) Clausulado anexo del contrato, convenio u orden de aceptación a registrar. Para los contratos o convenios cuya aprobación no se adelante en SECOP II, deben allegar copia del contrato o convenio. Para el caso de resoluciones de ordenación de gasto, remitir el acto administrativo numerado y firmado.
b) Certificación vigente de la cuenta bancaria del contratista.
c) Copia del registro único tributario - RUT.
d) Certificado de Disponibilidad Presupuestal
e) Cuando el contrato este financiado por más de un CDP se debe determinar el plan de pagos para cada uno de ellos; de igual manera, cuando el contrato programe el pago de anticipo se debe establecer claramente el monto del anticipo porcada fuente de financiación del contrato.
f) Demás documentos o requisitos que se definan en los actos administrativos de ordenación de gasto o contratos.
4. LINEAMIENTOS EN MATERIA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO COMO CONSECUENCIA DE LAS LIMITACIONES A LA VINCULACIÓN DE PERSONAL O MODIFICACIÓN DE LA NÓMINA ESTATAL
Además de las restricciones señaladas en materia de contratación, la Ley 996 de 2005 establece también restricciones a la modificación de la nómina de las entidades estatales:
El parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005 establece: “La nómina del respectivo ente territorial o entidad no se podrá modificar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones a cargos de elección popular, salvo que se trate de provisión de cargos por faltas definitivas, con ocasión de muerte o renuncia irrevocable del cargo correspondiente debidamente aceptada, y en los casos de aplicación de las normas de carrera administrativa". (Negrita nuestra)
A su tumo el artículo 32 de la Ley 996 de 2005 que establece: “(...) Vinculación a la nómina estatal. Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso. Se exceptúan de la presente disposición, los casos a que se refiere el inciso segundo del artículo siguiente. (...)
En línea con lo expresado, el Artículo 33 de la Ley 996 de 2005, inciso segundo dispuso: “(...) Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias. ' (Negrita y subraya son nuestras)
Conforme a las restricciones referidas y atendiendo a las consideraciones de la Corte Constitucional en la sentencia C-1153 de 2005[1], la prohibición de suspender cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal hace referencia a la imposibilidad de creación de nuevos cargos y a la provisión de los mismos, lo cual significa que los procesos de creación y provisión de empleos de carácter temporal que la Entidad viene adelantando, deberán encontrarse terminados antes del 28 de enero del 2022.
5. LINEAMIENTOS FINALES CONSECUENCIA DE LAS LIMITACIONES CON OCASIÓN DE LAS ELECCIONES DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA Y PARA LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Finalmente, con el fin de garantizar la transparencia electoral y la no participación en actividades políticas de los servidores públicos, la Ley 996 de 2005 contempla las siguientes prohibiciones aplicables en todo el periodo electoral (desde el 13 de noviembre de 2021 al 29 de mayo de 2022, y en caso de segunda vuelta, hasta al 19 de junio de 2022):
1. Acosar, presionar, o determinar, en cualquier forma, a subalternos para que respalden alguna causa, campaña o controversia política.
2. Difundir propaganda electoral a favor o en contra de cualquier partido, agrupación o movimiento político, a través de publicaciones, estaciones oficiales de televisión y de radio o imprenta pública, a excepción de lo autorizado en la Ley 996.
3. Favorecer con promociones, bonificaciones, o ascensos indebidos, a quienes dentro de la entidad a su cargo participan en su misma causa o campaña política, sin perjuicio de los concursos que en condiciones públicas de igualdad e imparcialidad ofrezcan tales posibilidades a los servidores públicos.
4. Ofrecer algún tipo de beneficio directo, particular, inmediato e indebido para los ciudadanos o para las comunidades, mediante obras o actuaciones de la administración pública, con el objeto de influir en la intención de voto.
5. Aducir razones de "buen servicio" para despedir funcionarios de carrera por razones políticas, durante los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones.
La infracción de alguna de las anteriores prohibiciones constituye falta gravísima.
Los anteriores lineamientos se expiden con el fin de garantizar los principios de planeación, transparencia y responsabilidad consagrados en la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, por tanto, requerimos de su colaboración y coordinación para el debido funcionamiento de las diferentes áreas intervinientes en el proceso contractual, presupuestal y de gestión del Talento Humano del Ministerio.
Cordialmente,
MARIA PIERINA GONZALEZ FALLA
Secretaria General
1. Corte Constitucional, sentencia del 11 de noviembre de 2005, magistrado ponente: Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. Control constitucional al Proyecto de Ley Estatutaria No 216/05 Senado, No 235-Cámara, 'por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004. y se dictan otras disposiciones:
