CIRCULAR 27 DE 2020

(noviembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

FECHA:

Apreciados Supervisores,

Reciban un especial saludo. Como es de su conocimiento el ejercicio de la labor de supervisión de los contratos es fundamental en la consecución de las metas y objetivos del Ministerio y del Fondo, y por supuesto, los es también, en la prevención y mitigación del daño antijuridico.

Por lo anterior, me permito realizar las siguientes recomendaciones, en relación con el ejercicio de la supervisión los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que se suscriban con personas naturales:

1. Para el cumplimiento del objeto contractual, los contratistas que presten sus servicios profesionales o de apoyo a la gestión, tienen plena autonomía e independencia técnica, administrativa y financiera. No obstante, es necesario que a través del supervisor se verifique su cumplimiento, con especial énfasis en las metas e indicadores que se deriven de las obligaciones contractuales.

2. La prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión por parte de contratistas está dada para la adquisición de servicios tendientes a desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, sin que por dicha causa se permita consolidar una relación de naturaleza diferente ni genere una relación laboral o prestaciones sociales a cargo^[1].

Todo ello, habida cuenta de la diferenciación de la relación que sustenta su vinculación con la de los servidores públicos de la entidad.

3. En consecuencia, de lo anterior, las personas naturales contratadas para la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión no están ni deben estar sometidos a ninguna relación de subordinación ni dependencia, sino a una relación que implica una sincronización de las actividades que ejerce el contratista con las directrices que imparte el contratante para la ejecución eficiente y eficaz del contrato, pues es indispensable que exista una concertación contractual, en la que aquél cumple su contrato con independencia.

4. Está prohibido exigir a los contratistas el cumplimiento de horarios específicos o reposición de tiempo, sin perjuicio de que procedan las acciones coordinadas requeridas para garantizar la efectiva prestación del servicio acorde con el cronograma o metas que se hayan establecido para tal fin.

5. La permanencia de los contratistas en las instalaciones de la entidad debe ser congruente con el cumplimiento del objeto del contrato y las disposiciones establecidas dentro del mismo.

6. Los contratistas podrán abanderar actividades en cumplimiento del objeto y actividades contractuales, bajo el seguimiento permanente del supervisor, sin que ello implique la constitución de condiciones laborales o de jerarquía en el área en la cual presta sus servicios.

7. La coordinación y supervisión de los contratos de prestación de servicios no debe generar confusión respecto de los elementos propios de la relación contractual, por lo que no son procedentes ni deben generarse “llamados de atención”; así las cosas, los requerimientos o aclaraciones deberán corresponder al ejercicio de las acciones de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado, los cuales deberán realizarse por escrito y en uso de los medios oficialmente establecidos dentro de la entidad.

8. Ante la evidencia de presuntos incumplimientos, el supervisor deberá informarlo de inmediato y dar impulso a los procedimientos establecidos contractual, reglamentaria y legalmente, requiriendo los procesos conminatorios y/o sancionatorios respectivos y de ser el caso la exigencia de las garantías contractuales.

9. Cualquier trámite de suspensión de los contratos de prestación de servicios, debe ser tramitada con anterioridad a la ocurrencia de la misma, y/o de manera inmediata, al conocimiento de las condiciones que la generen.

10. Carecerán de validez, las modificaciones contractuales a través de actas, toda modificación debe ser tramitada con la debida antelación ante la Subdirección de Gestión Contractual y ser suscrita por las partes del contrato.

Por otra parte, se resalta la importancia de dar cumplimiento al principio de responsabilidad establecido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, en virtud del cual, entre otros, implica que: (i) los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato y (ii) los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

Además de lo anterior, deberán cumplir con las previsiones contenidas en la Ley 1474 de 2011, el Manual de contratación vigente del MinTIC/Fondo Único TIC y las específicas de cada contrato objeto de supervisión; al igual que las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente en sus circulares y guías.

Agradecemos toda la colaboración en el cumplimiento de los deberes que corresponden a quienes ejercen la labor de supervisión de los contratos de la entidad, al igual que acatar de manera rigurosa los anteriores lineamientos, y en caso de que se presente alguna duda el equipo de la Secretaria General está a su disposición.

ADRIANA MEZA CONSUEGRA

Secretaria General

Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Ver más, numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.