CIRCULAR 22 DE 2022

(agosto 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Esta circular contiene directrices para tener en cuenta en la estructuración de los procesos contractuales de cada una de las dependencias y/o áreas de la entidad, específicamente en lo que respecta a la elaboración de documentos previos para la modalidad de selección de Contratación Directa.

Lo anterior aunado a lo definido en el artículo 1 del Decreto 397 de 2022, “Por la cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2022 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación” en aras de dar cumplimiento al plan de ahorro y austeridad del gasto para la vigencia 2022, así como para las vigencias subsiguientes, con el propósito de promover el uso eficiente de los recursos de la entidad.

En ese orden de ideas desde la Secretaria General, de conformidad con las funciones consagradas en los numerales 1, 2 y 12 del artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, se propende por el desarrollo de estrategias que optimicen la administración de los recursos de la entidad, así como por fortalecer los procesos de contratación a cargo del Ministerio y del Fondo Único de TIC. En el mismo sentido, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 3 del Artículo 34 del mismo Decreto, es función de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo - OGIF, asesorar la estructuración de planes de trabajo y la conceptualización del componente económico de los instrumentos jurídicos que comprometan recursos del Fondo.

Así las cosas, la Secretaría General con acompañamiento de la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo imparte las siguientes instrucciones y pone a disposición de todas las áreas las herramientas que se enuncian a continuación:

1. TABLERO DE CONTROL DE COSTOS HISTÓRICOS

Es un instrumento que permite analizar las compras históricas realizadas por la entidad con el fin de constituir una herramienta para la elaboración de estudios de mercado y para facilitar la identificación de posibles proveedores para la adquisición de bienes y servicios.

Es de recalcar que la información que lo compone será actualizada periódicamente por la OGIF, por lo cual se recomienda su consulta con el fin de que desde las áreas se pueda identificar, aprovechar y obtener información que puede ser de utilidad, acerca de cómo han sido estructurados los procesos en vigencias anteriores.

2. METODOLOGÍA DE COSTOS HISTÓRICOS APLICADA AL PORCENTAJE DE FEE

El Fee (Costo o Gasto de Administración) corresponde a un porcentaje sobre el valor del contrato relacionado con los gastos indirectos necesarios para el desarrollo y funcionamiento permanente del proyecto.

Producto de un ejercicio realizado por la OGIF, se cuenta con una metodología estadística que permite estimar porcentajes máximos de Fee que podrán ser asumidos por la entidad y con base en la cual se imparten algunas directrices generales para los procesos que se encuentran en estructuración, así como recomendaciones específicas para los diferentes procesos contractuales que ya se encuentran en curso:

A. Directrices Generales

1. El área técnica consultará a la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo cual es el porcentaje máximo de costo o gasto de administración (Fee) que se ajusta a la modalidad de selección mediante la cual se pretende llevar a cabo el proceso contractual, de acuerdo con su base de costos históricos.

2. La OGIF analizará y revisará el estudio de mercado y, en caso de que cuente con un costo o gasto de administración (Fee), analizará su viabilidad en comparación con los datos que se encuentran en la base de costos históricos.

3. Cuando el porcentaje de administración supere aquel sugerido por la OGIF, se solicitará al área estructuradora una justificación técnica que explique la decisión o, en su defecto, el ajuste del valor que se va a destinar a este rubro.

B. Procesos en curso

En aquellos casos en que el área técnica se encuentre en curso de la revisión, análisis y observaciones en etapa precontractual, se evaluará si se requiere aclaración al estudio de mercado solicitando a la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo el valor máximo correspondiente, con el fin de compararlo con el que se adoptó y proceder con los ajustes o justificaciones del caso.

Por otra parte, es de recalcar que la Oficina para la Gestión de Ingresos del Fondo socializará las herramientas de Costos Históricos descritas anteriormente y se reitera que tanto la Secretaría General como la OGIF se encuentran en total disposición, en el marco de sus funciones, para recibir las consultas pertinentes, incluso en el trámite de elaboración de los documentos previos correspondientes a los procesos de contratación que se adelanten a través de las demás modalidades de selección previstas en la Ley 1150 de 2007.

Esta circular es de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha en que sea expedida y publicada.

Cordialmente,

MARIA PIERINA GONZALEZ FALLA

Secretaria General

Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones