CIRCULAR 19 DE 2025
(mayo 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| Para: | Viceministros, directores, subdirectores, jefes de oficina, coordinadores y demás responsables y estructuradores de la contratación |
| Asunto: | Actualización lineamientos para el desarrollo de los procesos de selección de mayor cuantía y/o de interés misional |
| Fecha: | 06 de mayo de 2025 |
Con el fin de continuar de manera eficaz y adecuada con los procesos de selección, garantizando el óptimo cumplimiento de los objetivos de la entidad, la Subdirectora Financiera con delegación de funciones de Ordenadora del Gasto, facultada para adelantar, ejecutar y dirigir las etapas precontractual, contractual y post contractual de los procesos de contratación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (sin consideración a la cuantía, salvo aquellos que se hayan delegado de manera particular a los viceministros), junto con la Subdirectora de Gestión Contractual, encargada de orientar a los ordenadores del gasto y a todas las dependencias en la ejecución y dirección de las etapas precontractual, contractual y poscontractual en los procesos de contratación de bienes y/o servicios del Ministerio y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, proceden a actualizar los lineamientos impartidos en la Circular 000027 del 14 de agosto de 2024, los cuales deben ser acatados por cada una de las áreas en el desarrollo de todos los procesos contractuales.
Conforme a ello se procede a señalar los responsables y puntos de control en cada una de las etapas del proceso de selección en los siguientes términos:
| HITO | NORMATIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLES | PUNTO DE CONTROL |
| PUBLICACIÓN EN SECOP II - PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES | Artículos 2.2.1.1.2.1.2. aviso de convocatoria. 2.2.1.1.2.1.3. pliegos de condiciones 2.2.1.1.2.1.4. observaciones al proyecto de pliegos de condiciones Decreto 1082 de 2015 | Una vez radicados los documentos finales y recomendados por Comité de Contratación, por el área solicitante para el proceso de selección, la Subdirección de Gestión Contractual procede a la elaboración del Aviso de Convocatoria Pública y Proyecto de Pliego de Condiciones para efectos de la publicación en SECOP II. Se precisa que la entrega de documentación para publicación de proceso deberá ser radicada por lo menos un (01) día hábil antes de la publicación del mismo. | Estructuración: Jefe Área técnica / misional solicitante Profesionales técnicos Abogados Asesores Administración SECOP II: Jefe SGC Abogado asignado Revisor Aprobación publicación proceso SECOP II: Ordenadora del Gasto previa revisión de los asesores | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. |
| RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO | Artículo 2.2.1.1.2.1.4. Decreto 1082 de 2015 | El área solicitante/misional, radica a la SGC las respuestas a observaciones y documentos anexos | Aspectos técnicos: Jefe Área solicitante / misional Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: Jefe Sub Financiera Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: Jefe SGC Abogado asignado Revisor | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. |
| APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN - PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO | Artículo 2.2.1.1.2.1.5. Decreto 1082 de 2015 | Emitidas las respuestas a las observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones por cada uno de los responsables, la Subdirección de Gestión Contractual procede a la elaboración de la Resolución de Apertura y Pliego de Condiciones Definitivo para efectos de la publicación en SECOP II. | Aspectos técnicos: Jefe Área técnica / misional solicitante Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: Jefe Sub Financiera Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: Jefe SGC Abogado asignado Revisor | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. |
| RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO (EN TIEMPO Y EXTEMPORANEAS) | Concepto C – 310 de 2022 CCE: La Entidad estatal está en la obligación de responder todas las observaciones y las extemporáneas antes de que inicie la siguiente etapa o fase del proceso contractual. Las respuestas a las observaciones como consecuencia del proceso precontractual, deberán estar radicadas en el término previsto en el cronograma del proceso de acuerdo con las indicaciones dadas por el abogado a cargo de la SGC | Aspectos técnicos: Jefe Área técnica / misional solicitante Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: Jefe Sub Financiera Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: Jefe SGC Abogado asignado Revisor | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. | |
| EXPEDICIÓN DE ADENDAS | Artículo 2.2.1.1.2.2.1. Decreto 1082 de 2015 | En virtud de las respuestas a las observaciones presentadas al Pliego de Condiciones Definitivo y conforme a la solicitud de adenda, si está justificada, la SGC publica la adenda en SECOP II | Aspectos técnicos: Jefe Área técnica / misional solicitante Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: Jefe Sub Financiera Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: Jefe SGC Abogado asignado Revisor | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. |
| EVALUACIÓN DE PROPUESTAS | Artículo 2.2.1.1.2.2.2. Ofrecimiento más favorable Artículo 2.2.1.1.2.2.3. Comité Evaluador. Artículo 2.2.1.1.2.2.4. Oferta con valor artificialmente bajo Decreto 1082 de 2015 CONCEPTO CCE C- 522 DE 2021 | El comité emitirá el informe que contendrá la evaluación de las ofertas frente a todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, incluyendo la oferta económica, los requisitos habilitantes y los de asignación de puntaje, conforme con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 399 de 2021 De igual forma, dará respuesta a las observaciones que se presenten al Informe de evaluación y realizará la recomendación de adjudicación de acuerdo con el resultado de la evaluación NOTA: LOS EVALUADORES DESIGNADOS DEBEN SUSCRIBIR EL ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES EN EL PROCESO CONTRACTUAL | COMITÉ EVALUADOR Aspectos técnicos: Jefe del área técnica / misional y demás profesionales designados. Aspectos Financieros: Jefe de la Subdirección Financiera y demás profesionales designados. Aspectos Jurídicos: Jefe de la SGC y los abogados designados | Designación del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces como evaluador del proceso. |
| ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN | Articulo 9 Ley 1150 de 2007 | La decisión de la adjudicación se adoptará mediante resolución motivada (acto administrativo), la cual será notificada al adjudicatario y se comunicará a los demás oferentes, mediante la publicación del acto de adjudicación en la plataforma Secop II, y conforme al cronograma del proceso. Una vez surtida la notificación al proponente adjudicatario, se procederá a la suscripción y legalización del contrato, de acuerdo con el plazo consignado en el cronograma | COMITÉ EVALUADOR Aspectos técnicos: Jefe del área técnica / misional y demás profesionales designados. Aspectos Financieros: Jefe de la Subdirección Financiera y demás profesionales designados. Aspectos Jurídicos: Jefe de la SGC y los abogados designados Aceptación de la recomendación: Ordenadora del Gasto | VoBo en los documentos por parte del Jefe Área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces. |
Solicitudes de Adenda:
Es de señalar, que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015, “La Entidad Estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.” en ese sentido, es preciso establecer unos plazos razonables para la radicación de las solicitudes de adendas, con el fin de que la Subdirección de Gestión Contractual pueda surtir la actuación administrativa correspondiente, de manera oportuna, eficaz y eficiente.
Los plazos para la solicitud de radicación de adendas serán los siguientes:
| ACTIVIDAD | PLAZO PARA SOLICITUD DE RADICACIÓN |
| Radicación de solicitud de adenda para modificación de cronograma | Deberán radicarse a más tardar a las 12 M del día señalado como fecha máxima según el cronograma del proceso. |
| Radicación de solicitud de adenda para modificación de documentos definitivos con ocasión de adenda | Deberán radicarse a más tardar el día anterior del día señalado como fecha máxima según el cronograma del proceso junto con los documentos definitivos |
CONCLUSIONES
- El Jefe área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces será quien otorgue el Vo.Bo a los documentos del proceso de selección conforme las actividades detallas.
- El comité evaluador será designado por el ordenador del gasto e incluirá al Jefe del área técnica / misional solicitante o quien haga sus veces, lo cual aplica para la evaluación de los aspectos técnicos, ponderables, económicos, financieros y jurídicos.
- Los evaluadores designados deberán suscribir el acuerdo de confidencialidad y la declaración de inexistencia de conflicto de intereses en el proceso contractual.
Lo anterior permitirá que los trámites de gestión contractual sean más eficientes y eficaces, adaptándose a la dinámica de los procesos y a los actores que participan en ellos. Por tanto, se agradece a cada una de las dependencias observar y cumplir estrictamente las medidas y lineamientos mencionados, así como socializarlos entre todos los servidores públicos y colaboradores que participan en la gestión contractual.
Cordialmente,
FLOR ÁNGELA CASTRO RODRIGUEZ
Subdirectora Financiera con delegación de funciones de Ordenadora del Gasto
JULIANA RAMIREZ ZAMBRANO
Subdirectora de Gestión Contractual
