CIRCULAR 27 DE 2024
(agosto 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| Para: | Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores y demás responsables y estructuradores de la contratación |
| Asunto: | Lineamientos para el Desarrollo de los procesos de selección de mayor cuantía y/o de interés misional - solicitud de adendas |
Con el fin de continuar de manera eficaz y adecuada con los procesos de selección garantizando el óptimo cumplimiento de los objetivos de la entidad, la Secretaria General, en cabeza de la Subdirección de Gestión Contractual, como área encargada de dirigir, coordinar y hacer seguimiento a los procesos de contratación, así como orientar a todas las dependencias en la ejecución y dirección de las etapas de dichos procesos, procede a comunicar los lineamientos que deben ser acatados por cada una de las áreas para lograr mayor eficiencia y eficacia en los trámites inherentes al desarrollo de los procesos de selección de mayor cuantía, entre los cuales se encuentran Procesos de Licitación Pública, Concursos de Méritos, Selección Abreviada por Subasta Inversa, Contrataciones Directas y Procesos que por su naturaleza u objeto sean de gran interés misional para la entidad.
Sea lo primero informar que el presente lineamiento es general, por lo que no contradice los procedimientos establecidos y publicados en el Modelo Integrado de Gestión dentro del Macroproceso Gestión de Compras y Contratación determinados para cada modalidad de contratación en específico los correspondientes a GCC-TIC-PR-007 - Concurso de Méritos; GCC-TIC-PR-005 - Selección abreviada por subasta; GCC-TIC-PR-008 - Contratación Directa y GCC- TIC-PR-006 - Licitación Pública, por el contrario, busca fortalecer los puntos de control en las etapas preliminares (estructuración) y precontractuales (desde el aviso de convocatoria y hasta la adjudicación) en aras de fortalecer el proceso de contratación.
Para ello, a partir de la presente, será requerido el visto bueno -VoBo o firma por parte del Director (o aquel que haga sus veces en cada dependencia, entiéndase, entre otros, subdirector, jefe, coordinador según aplique) y Viceministro según corresponda en las diferentes ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN, así:
| HITO | NORMATIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLES | PUNTO DE CONTROL ADICIONAL |
| PUBLICACIÓN EN SECOP II - PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES | Artículos 2.2.1.1.2.1.2. aviso de convocatoria. 2.2.1.1.2.1.3. pliegos de condiciones 2.2.1.1.2.1.4. observaciones al proyecto de pliegos de condiciones Decreto 1082 de 2015 | Una vez radicados los documentos finales y recomendados por Comité de Contratación, por el área solicitante para el proceso de selección, la Subdirección de Gestión Contractual procede a la elaboración del Aviso de Convocatoria Pública y Proyecto de Pliego de Condiciones para efectos de la publicación en SECOP II. Se precisa que la entrega de documentación para publicación de proceso deberá ser radicada por lo menos un (01) día hábil antes de la publicación del mismo | Estructuración: - Jefe Área solicitante / misional - Profesionales técnicos - Abogados Asesores Administración SECOP II: - Jefe SGC - Abogado asignado - Revisor Aprobación Publicación Proceso SECOP II: - Secretaria General, previa revisión asesores | VoBo en los documentos por parte del Director y Viceministro según corresponda |
| RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO | Artículo 2.2.1.1.2.1.4. Decreto 1082 de 2015 | El área solicitante/misional, Radica a la SGC las respuestas a observaciones y documentos anexos | Aspectos técnicos: - Jefe Área solicitante / misional - Profesionales técnicos - Abogados Asesores Aspectos Financieros: - Jefe Sub Financiera - Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: s Jefe SGC s Abogado asignado s Revisor | VoBo de los documentos del Director y Viceministro según corresponda |
| APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN - PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO | Artículo 2.2.1.1.2.1.5. Decreto 1082 de 2015 | Emitidas las respuestas a las observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones por cada uno de los responsables, la Subdirección de Gestión Contractual procede a la elaboración de la Resolución de Apertura y Pliego de Condiciones Definitivo para efectos de la publicación en SECOP II. | Aspectos técnicos: - Jefe Área solicitante / misional - Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: - Jefe Sub Financiera - Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: - Jefe SGC s Abogado asignado - Revisor | VoBo de los documentos del Director y Viceministro según corresponda |
| RESPUESTA A OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO (EN TIEMPO Y EXTEMPORANEAS) | Concepto C – 310 de 2022 CCE: La Entidad estatal está en la obligación de responder todas las observaciones y las extemporáneas antes de que inicie la siguiente etapa o fase del proceso contractual. Las respuestas a las observaciones como consecuencia del proceso precontractual, deberán estar radicadas en el término previsto en el cronograma del proceso de acuerdo con las indicaciones dadas por el abogado a cargo de la SGC | Aspectos técnicos: - Jefe Área solicitante / misional - Profesionales técnicos - Abogados Asesores Aspectos Financieros: - Jefe Sub Financiera - Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: - Jefe SGC s Abogado asignado - Revisor | VoBo de los documentos del Director y Viceministro según corresponda | |
| EXPEDICIÓN DE ADENDAS | Artículo 2.2.1.1.2.2.1. Decreto 1082 de 2015 | En virtud de las respuestas a las observaciones presentadas al Pliego de Condiciones Definitivo y conforme a la solicitud de adenda, si está justificada, la SGC publica la adenda en SECOP II | Aspectos técnicos: Jefe Área solicitante / misional Profesionales técnicos Abogados Asesores Aspectos Financieros: Jefe Sub Financiera Profesionales Financieros Aspectos jurídicos: Jefe SGC Abogado asignado Revisor | VoBo de los documentos del Director y Viceministro según corresponda |
| EVALUACIÓN DE PROPUESTAS | Artículo 2.2.1.1.2.2.2. Ofrecimiento más favorable Artículo 2.2.1.1.2.2.3. Comité Evaluador. Artículo 2.2.1.1.2.2.4. Oferta con valor artificialmente bajo Decreto 1082 de 2015 CONCEPTO CCE C- 522 DE 2021 | El comité emitirá el informe que contendrá la evaluación de las ofertas frente a todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, incluyendo la oferta económica, los requisitos habilitantes y los de asignación de puntaje, conforme con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 399 de 2021 De igual forma, dará respuesta a las observaciones que se presenten al Informe de evaluación y realizará la recomendación de adjudicación de acuerdo con el resultado de la evaluación NOTA: LOS EVALUADORES DESIGNADOS DEBEN SUSCRIBIR EL ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA DE CONFLICTO DE INTERESES EN EL PROCESO CONTRACTUAL | COMITÉ EVALUADOR Aspectos técnicos: Viceministro, Director, Jefe del área técnica / misional y demás profesionales designados. Aspectos Financieros: Jefe de la Subdirección Financiera y demás profesionales designados. Aspectos Jurídicos: Jefe de la SGC y los abogados designados. | Designación del Director y Viceministro como evaluadores del proceso |
| ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN | Articulo 9 Ley 1150 de 2007 | La decisión de la adjudicación se adoptará mediante resolución motivada (acto administrativo), la cual será notificada al adjudicatario y se comunicará a los demás oferentes, mediante la publicación del acto de adjudicación en la plataforma Secop II, y conforme al cronograma del proceso. Una vez surtida la notificación al proponente adjudicatario, se procederá a la suscripción y legalización del contrato, de acuerdo con el plazo consignado en el cronograma | COMITÉ EVALUADOR Aspectos técnicos: Viceministro, Director, Jefe del área técnica / misional y demás profesionales designados. Aspectos Financieros: Jefe de la Subdirección Financiera y demás profesionales designados. Aspectos Jurídicos: Jefe de la SGC y los abogados designados Aceptación recomendación: Secretaría General | VoBo del Director y Viceministro en la recomendación de adjudicación |
Solicitudes de Adenda:
Es de señalar, que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015, “La Entidad Estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación." (subrayado fuera de texto); en ese sentido, es preciso establecer unos plazos razonables para la radicación de las solicitudes de adendas, con el fin de que la Subdirección de Gestión Contractual pueda surtir la actuación administrativa correspondiente, de manera oportuna, eficaz y eficiente.
Los plazos para la solicitud de radicación de adendas serán los siguientes:
| ACTIVIDAD | PLAZO PARA SOLICITUD DE RADICACIÓN |
| Radicación de solicitud de adenda para modificación de cronograma | Deberán radicarse a más tardar a las 12 M del día señalado como fecha máxima según el cronograma del proceso. |
| Radicación de solicitud de adenda para modificación de documentos definitivos con ocasión de adenda | Deberán radicarse a más tardar el día anterior del día señalado como fecha máxima según el cronograma del proceso junto con los documentos definitivos |
CONCLUSIONES Y ACCIONES DE MEJORA
- Inclusión de punto de control y designación como evaluadores de Director y Viceministro. NOTA: Impacto de al menos 2 días hábiles adicionales para la radicación de los documentos por parte de las áreas solicitantes.
- Comité evaluador designado diferente al equipo estructurador del proceso, con excepción del Director y Viceministro.
- Suscripción del acuerdo de confidencialidad y declaración de inexistencia de conflicto de intereses en el proceso contractual por parte de los evaluadores designados.
- Cronograma interno de las actuaciones contractuales.
Esto permitirá un fortalecimiento de los puntos de control, además de una mejor organización y gestión de las solicitudes que se hacen a la SGC, en el marco de los procesos contractuales que adelanta la entidad. Por tanto, se agradece a cada una de las dependencias observar y cumplir estrictamente las anteriores medidas y lineamientos, así como socializarlo a todos los servidores públicos y colaboradores que participan en la gestión contractual, toda vez que las mismas fueron dispuestas con la finalidad de garantizar el adecuado y oportuno desarrollo de los procesos de selección, mitigando la probabilidad de aspectos que impacten la buena gestión y el cumplimiento de las funciones misionales de la Entidad.
Cordialmente,
LINA PAOLA VACCA SALINAS
Secretaria General / Ordenadora del Gasto
SERGIO ALVENIX FORERO REYES
Subdirector de Gerstión Contractual
