CIRCULAR 0019 DE 2021
(septiembre 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
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| PARA: | VICEMINISTROS, JEFES DE OFICINA, ASESORES, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, COORDINADORES DE GRUPO Y SUPERVISORES DE CONTRATOS. |
| DE: | SECRETARIA GENERAL |
| ASUNTO: | ORIENTACIONES PARA ENVÍO DE COMUNICACIONES A EXTERNOS EN EL MARCO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL |
Respetados, cordial saludo,
En cumplimiento de las funciones contenidas en los numerales 10 el artículo 33 del Decreto 1064 de 2020, amablemente me permito impartir las siguientes directrices y orientaciones, las cuales se deberán atender en cuanto al envío de comunicaciones a terceros externos a la entidad, en el marco de la ejecución de los contratos y/o convenios que tengan a su cargo:
1. Para el envío de comunicaciones que deban tramitar, previamente a la radicación formal, deberá verificar la existencia de las direcciones de correo electrónico a las que se deba dirigir su comunicación, para lo cual deberán consultar los correos dispuestos por los terceros en cada uno de los sitios web oficiales que hayan habilitado para el efecto los destinatarios.
2. Así mismo, se debe verificar en la herramienta de comunicación el dominio asociado al correo electrónico que se pretenda dirigir cada comunicación, validando su correcta digitación (Ejemplo:.com, com.co,.gov, etc).
3. Todas las comunicaciones deberán tramitarse a través del Sistema de Gestión de Documento Electrónico (SGDE)- IntegraTic, como único medio de comunicación habilitado para el efecto y sobre el cual, resulta indispensable el uso de los usuarios de cada supervisor de contratos y/o convenios, quienes deben directamente adelantar el proceso de radicación.
4. Por último, con el fin de asegurar el correcto envío de las comunicaciones a que haya lugar, cada emisor debe validar que dentro del Sistema de Gestión de Documento Electrónico (SGDE)- IntegraTic, obre el certificado de entrega por el correo certificado emitido por el operador 4-72, documento que estará disponible para su consulta luego de las 24 horas posteriores al envío de la comunicación correspondiente.
Recomendaciones para el correcto uso del Sistema de Gestión de Documento Electrónico (SGDE)- IntegraTic en cuanto al envío de las comunicaciones pertinentes:
Se debe validar que el correo electrónico asociado al destinatario de cada comunicación se encuentre previamente creado dentro del sistema, de manera adicional se podrán crear y/o actualizar los datos de cada destinatario, tal como se muestra a continuación:
Para la consulta del certificado de correo electrónico implementado a través del operador 4/72, se debe tener tengan en cuenta que dicho certificado estará habilitado dentro de las 24 horas siguientes al envío de la comunicación, por lo que para acceder a él, se debe hacer uso de la funcionalidad “Buscar Radicados” tal como se ilustra a continuación:
Es así, como solicito a las diferentes áreas dar cumplimiento a cada una de estas directrices y orientaciones que permiten realizar una adecuada comunicación con nuestros externos en el marco de la ejecución contractual, cualquier duda será aclarada por la Subdirección administrativa, quien recibirá sus inquietudes en el correo: anino@mintic.gov.co
Atentamente,
ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA
Secretaria General
