CIRCULAR 18 DE 2025

(abril 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

En el marco de lo previsto en Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”, Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, Decreto 103 de 2015, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, Decreto 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.", procedimientos internos de la entidad y demás normas concordantes, con el objetivo de garantizar la trazabilidad, transparencia y adecuada gestión contractual, se recuerda a todos los supervisores de contratos/convenios/ órdenes de compra, su obligación de registrar de manera oportuna, completa y veraz las evidencias de la ejecución de los contratos a su cargo en la plataforma SECOP I, SECOP II o en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, según corresponda, y en los expedientes contractuales creados en el Archivo de la entidad.

Es importante que se adjunten como mínimo los siguientes documentos en el módulo correspondiente y en los expedientes contractuales creados en el Archivo de la Entidad:

1. Informes de supervisión, los cuales hacen parte integral del seguimiento a la ejecución contractual, (formato de seguimiento y requisito para pago a contratistas personas naturales/jurídicas, parafiscales y sus soportes, informe formatos GCC-TIC-FM-055 / GCC-TIC-FM-051 / GCC-TIC-FM- 060 / GCC-TIC-FM-063 según corresponda).

2. Evidencias de cumplimiento del objeto contractual (entregables, certificaciones, actas etc.). Las cuales deben ser congruentes con las actividades presentadas en el informe de la supervisión.

3. Comunicaciones relevantes con el contratista^[1].

4. Constancias de pagos o documentos soporte del trámite.

5. Los demás documentos que se generen en desarrollo del contrato/convenio/orden de compra.

El cumplimiento de este requerimiento es de carácter obligatorio y será objeto de seguimiento. La omisión en el cargue de esta información puede acarrear sanciones administrativas y disciplinarias conforme a la normatividad vigente.^[2]

Agradecemos su compromiso con la correcta gestión contractual y quedamos atentos para resolver cualquier inquietud sobre el procedimiento para el cargue de documentos en SECOP I, II, en la TVEC y en el Archivo de la entidad.

Cordialmente,

FLOR ANGELA CASTRO RODRIGUEZ

Secretaria General (E)

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito (Artículo 32 de la Ley 80 de 1993) y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP (Artículo 8 del Decreto 103 de 2015).

2. Al respecto, es importante recordar que la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS DEL ESTADO”, versión G-EFSICE-02 expedida por Colombia Compra Eficiente, indica que: “Las Entidades Estatales, los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos son responsables por sus actuaciones y omisiones. En consecuencia, responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones. Los contratistas que apoyan labores de supervisión y ejercen actividades de interventoría son considerados por la Ley como particulares que ejercen funciones públicas en lo que tiene que ver con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos celebrados por las Entidades Estatales.”