CIRCULAR 13 DE 2021

(agosto 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

<Ver texto original en PDF>

Con el propósito de promover el uso de los recursos de la entidad de manera eficiente y reiterar las directrices emitidas por parte del Gobierno Nacional frente al Plan de Austeridad del Gasto para la vigencia 2021, aplicable para el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se remiten a continuación las recomendaciones para que desde la gestión de cada área se aporte a este objetivo y se cumpla con la finalidad del Plan de Austeridad.

En este sentido, con fundamento en lo definido en el Decreto 371 del 8 de abril de 2021, “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2021 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación”, se recuerdan y complementan las siguientes recomendaciones y acciones para la ejecución de los recursos del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en aras de dar cumplimiento al Plan de ahorro y austeridad del gasto para la vigencia 2021:

- Modificación de la estructura, la planta de personal y gastos de personal para la presente vigencia no se contemplarán modificaciones sobre la planta de personal y estructura organizacional definidas mediante los Decretos 1064 y 1065 de 2020.

- Contratación de personal para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se recomienda en primera medida la liberación oportuna de saldos identificados producto de proporcionalidades pactadas en los contratos. De manera adicional y con el fin de garantizar la adecuada asignación de recursos, se priorizarán las cesiones de contrato sobre cualquier otro mecanismo que permita proveer la prestación de servicios profesionales para los diferentes proyectos o procesos.

- Mantenimiento de bienes inmuebles, cambio de sede y adquisición de bienes muebles. Para el desarrollo del mantenimiento de los bienes inmuebles del Ministerio se realizará seguimiento y reporte mensual a la ejecución del plan de mantenimiento preventivo y correctivo, así como a la ejecución de los recursos definidos para este rubro, permitiendo identificar variaciones en su ejecución y de esta manera determinar las acciones necesarias para su normalización, optimizando de esta manera los gastos asociados. Para este seguimiento, reporte y determinación de acciones corresponderá a la Subdirección Administrativa adelantar todo el proceso en articulación con las demás áreas del Ministerio que intervienen.

- Prelación de encuentros y eventos virtuales. Para efectos del desarrollo de eventos o reuniones se priorizarán el uso de herramientas virtuales o en su defecto cuando por las características propias del evento o de la reunión así lo requieran, se deberán identificar espacios físicos propios o aquellos que mediante aliados estratégicos permitan desarrollarse al menor costo posible.

- Suministro de Tiquetes. Como orientación general se determina que, para la solicitud de tiquetes en el desarrollo de comisiones y desplazamientos a nivel nacional e internacional, deberán solicitarse en clase económica o en la tarifa que no supere el costo de esta. Así mismo, solo se atenderán solicitudes de manera ordinaria, cualquier solicitud extemporánea deberá contar con la debida justificación por ser de fuerza mayor e imprevisible, además requerirá de un análisis y visto bueno por parte de la Secretaría General para ser atendida. Lo anterior, de conformidad con la resolución 00214 de febrero de 2021, por la cual se establece el trámite para conferir comisiones de servicio y para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales, el pago de viáticos y autorizar el trámite y pago de desplazamientos y el reconocimiento de gastos de transporte en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Fondo Único TIC.

- Como parte del control para la solicitud de comisiones de servicios o desplazamiento al interior del país, estas deberán solicitarse a través del sistema de comisiones, diligenciando todos los apartes requeridos por el sistema y adjuntando los documentos de soporte de la solicitud, tales como: invitación, delegación, correos electrónicos, agenda, entre otros. Por consiguiente, como medio de control y seguimiento la Subdirección Administrativa emitirá el reporte mensual por dependencia en el cual se detallará el comportamiento de las solicitudes extemporáneas determinando las causales y áreas recurrentes, con el fin de definir estrategias que permitan disminuir la frecuencia con que llegasen a ocurrir dichas solicitudes extemporáneas.

- Reconocimiento de viáticos. En virtud de lo dispuesto en la resolución 214 de 2021, el reconocimiento de los viáticos ocasionados por una comisión de servicio o desplazamiento se determinará conforme a la escala de viáticos vigente y estipulada por el Gobierno Nacional. Para los contratistas, los gastos de desplazamiento se liquidarán sobre el cuarenta y dos por ciento (42%) del valor de los honorarios mensuales, antes de IVA, contractualmente pactados.

No se reconocerán viáticos o gastos de desplazamiento para los días sábado, domingo y festivos, salvo autorización expresa de la Secretaría General, cuando las necesidades del desplazamiento al sitio lo requieran o por necesidad del servicio.

Los viáticos y gastos de desplazamiento ocasionados por comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento al interior o al exterior del país, se reconocerán atendiendo los criterios generales establecidos en la resolución 00214 de 2021. En este sentido, como medio de control el aplicativo de sistema de comisiones es el encargado de tarifar las comisiones para los colaboradores del Ministerio.

- Papelería y telefonía. Respecto al uso adecuado de papelería, se está promoviendo el uso de los medios digitales de manera preferente para los procesos que sean requeridos, como la notificación por correo electrónico. Así mismo, las publicaciones que la Entidad requiera se deberán realizar preferiblemente en el sitio web de ésta. Por otro lado, desde la vigencia 2019 no se ha realizado la contratación de suministro de papelería, en caso de requerirse en el futuro, deberán tenerse en cuenta los criterios de sostenibilidad ambiental para la reducción de consumo de ella.

- Suscripción a periódicos y revistas, publicaciones y bases de datos. Por orientación general de la entidad no se realizarán suscripciones a periódicos y revistas, publicaciones y bases de datos, con excepción de aquellas que, por necesidad previamente justificada por el área, se determine de interés estratégico para la entidad y el sector.

- Sostenibilidad ambiental. Para lograr un ahorro y uso eficiente de agua se instalaron dispositivos ahorradores en lavamanos e inodoros y se realiza seguimiento mensual al consumo de agua determinando el ahorro del recurso hídrico; de igual forma, se realizó la instalación de la automatización de la iluminación interna del Edificio Murillo Toro, sede del MINTIC, con el propósito de optimizar el consumo de energía como parte de los Planes Ambientales acorde con los lineamientos institucionales de Ecoeficiencia Administrativa. Así mismo, la entidad continuará desarrollando la estrategia de ahorro de energía orientada en suspender la energía en el edificio a las 6:30 pm, con el fin de lograr un ahorro y uso eficiente de la misma.

El seguimiento y generación de informe sobre el Plan de Ahorro y Austeridad, se desarrollará de manera trimestral a la ejecución de los rubros asociados, permitiendo de esta manera identificar variaciones significativas que sean la base fundamental para la toma de decisiones.

Cordialmente,

ADRIANA VANESSA MEZA CONSUEGRA

Secretaria General