CIRCULAR 2 DE 2024

(enero 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Respetuoso Saludo,

Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en los Decretos 2242 de 2015 y 358 de 2020, en la Resolución 042 de 2020 y la modificatoria 094 de 2020 emitidas por la DIAN, la Directiva Presidencial 9 de 2020 y la Circular externa 042 de diciembre de 2023 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público relacionados con la emisión y recepción de la facturación electrónica y los lineamientos para efectuar el pago a los proveedores de las entidades del Estado, la Secretaría General informa el procedimiento que deberá realizarse por los destinatarios de la presente circular que estén obligados a emitir facturación electrónica, para su trámite ante el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y/o Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para lo cual deberán tener en cuenta lo siguiente:

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS “DE” Factura electrónica, notas débito y notas crédito Emitidas por los proveedores y/o contratistas

1. El emisor debe elaborar la factura electrónica de venta mediante operador tecnológico autorizado, solución gratuita de la DIAN o software propio, previa habilitación ante la DIAN.

2. Registrar en datos del Adquiriente el correo electrónico:

siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co yen el campo notas u observaciones, registrar la Posición de Catálogo Institucional (PCI) que identifica a la entidad que gestionará el pago, es decir la que corresponde a la entidad en la que se registró el compromiso presupuestal para el caso del FONDO UNICO TIC el número de la PCI es 23-06-00 y para el MINISTERIO TIC la PCI es 23-01-01; datos del contrato o caja menor; y correo del supervisor o cuentadante de caja menor que aprobará el DE, separados por punto y coma y entre los signos #$ al inicio y final de dicha información, ejemplo:

FONDO ÚNICO DE TIC

#$23-06-00;Contratoxyz;PedroPerez@mintic.gov.co#$

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

#$23-01-01;Contratoxyz;PedroPerez@mintic.gov.co#$

En el evento en que el proveedor al momento de emitir el DE no registre la información en las notas u observaciones como se mencionó en el párrafo anterior y con el fin de agilizar la gestión de estos documentos, el Sistema Facturación Electrónica SIIF Nación los asignará a la Unidad Ejecutora identificada con el Nit reportado en los datos del Adquirente del DE y quedará en estado “Pendiente por distribuir” para que el supervisor asigne la PCI o se lo asigne para su trámite.

Para la gestión de los documentos recepcionados por parte de los usuarios de las entidades se mantiene el link de acceso al aplicativo dispuesto en la página web del SIIF Nación.

Acceso al SIIF Nación /Usuario Supervisor Aprobación Factura Electrónica

La guía que contiene el procedimiento para la aprobación/rechazo de Documento Electrónico-DE (Factura(s), Nota(s) débito, Nota(s) Crédito) y la reasignación la encontraran en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público/SIIF Nación/ciclo de negocio 18. Sistema Facturación Electrónica - SIIF Nación / Procesode Recepción de Facturas para pago.

https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pages_ciclodenegocios/p18recepcionfacturaelectronica/procesorecepcionfacturasparapago

Contingencia al Sistema de Facturación Electrónica del SIIF Nación

En caso de contingencia al Sistema de Factura Electrónica del SIIF Nación las entidades deberán hacer lo siguiente:

 Proceso de recepción de facturas electrónicas: Las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán validar manualmente las facturas electrónicas de proveedores y contratistas a través del servicio ofrecido por la DIAN, mientras se supera los inconvenientes que afecten este proceso.

PROCESO QUE DEBE REALIZAR EL SUPERVISOR

Para la gestión de los documentos recepcionados se realizará a través del SIIF NACION como software propio para la gestión de las facturas electrónicas, notas débito y notas crédito, los supervisores cuentan acceso al aplicativo dispuesto en la página web del SIIF Nación en el siguiente enlace:

Acceso al SIIF Nación /Usuario Supervisor Aprobación Factura Electrónica

Para tener acceso a este sistema el supervisor deberá previamente validar con la tesorería de la entidad al correo smartinez@mintic.gov.co o transferencia@mintic.gov.co si está registrado como supervisor o solicitar su registro de ser el caso.

Se habilitará a cada supervisor un usuario denominado “Entidad-Supervisor” por ser la persona de la entidad que tiene la responsabilidad de ingresar al Sistema de Facturación Electrónica -SIIF Nación para aprobar, rechazar o reasignarse facturas para pago.

Registro y acceso al sistema por parte del supervisor:

Únicamente las personas que fueron creadas como se indicó en el punto anterior, podrán registrarse y acceder al Sistema de Facturación Electrónica -SIIF Nación.

En la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público /SIIF Nación/ciclo de negocio 18. SistemaFacturación Electrónica - SIIF Nación / Acceso al Sistema, bajo el título Registro y acceso al sistema se explica cómo los usuarios podrán registrarse e ingresar al Sistema de Facturación Electrónica- SIIF Nación.

Acceso al SIIF Nación /Usuario Supervisor Aprobación Factura Electrónica

Nota: Supervisor la Factura electrónica de venta se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclama en contra de su contenido dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción, de conformidad con el inciso 2, del artículo 773 del Código de Comercio modificado por el artículo 86 de la Ley 1676 de 2013.

PARA TRÁMITE DE PAGO

El supervisor deberá descargar el PDF de la factura electrónica de venta que recibió y aceptó y deberá conformar la unidad documental que le permita iniciar el trámite de pago acorde con los lineamientos internos formatos y requisitos de pago y cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el contrato.

Si el contrato tiene más de un supervisor, los supervisores tienen el deber de informar al proveedor cuál de los supervisores será el que reciba la factura electrónica de venta.

Nota: Se recomienda tener especial atención en brindar a todos los proveedores la información de esta comunicación y también frente al registro del correo oficial para la recepción de facturación electrónicas.

Si requieren información adicional frente al proceso a realizar, pueden escribir al correo electrónico smartinez@mintic.gov.co o transferencia@mintic.ggv.cg

La presente circular deroga totalmente la Circular 009 de 29 de marzo de 2021 y sus modificaciones.

Cordialmente,

(Firmado Electrónicamente)

FLOR ÁNGELA CASTRO RODRÍGUEZ

Secretaria General ( E )