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RESOLUCIÓN 1758 DE 2020

(septiembre 11)

Diario Oficial No. 51.454 de 01 de octubre de 2020

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se establecen obligaciones de reporte de información de la operación de giros postales de pago y riesgo operativo a cargo de los Operadores Postales de Pago.

LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confieren los artículos 4o y 18 de la Ley 1369 de 2009, 5o del Decreto 1064 de 2020, y

CONSIDERANDO QUE:

La Ley 1369 de 2009, actual marco general de los servicios postales, en su artículo primero, otorga a estos servicios la connotación de servicio público en los términos del artículo 365 de la Constitución Política y señala que su prestación estará sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad.

En virtud de lo establecido en el numeral 1 del artículo 18 de la Ley 1369 de 2009, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tiene entre sus funciones la de ejercer como autoridad de inspección, control y vigilancia frente a todos los operadores postales.

De acuerdo a las facultades del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecidas en el artículo 22 de la Ley 1369 de 2009, le corresponde ejercer inspección, vigilancia y control sobre los operadores de servicios postales de pago (Giros Nacionales y Giros Internacionales, este último a cargo del Operador Postal Oficial), sin perjuicio de las facultades con las que cuenta el Banco de la República para solicitar información relativa a operaciones cambiarias y con las que cuentan la DIAN en materia de investigaciones por infracciones al régimen cambiario, así como la Unidad de Información y Análisis Financiero sobre el control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el marco de las disposiciones y funciones establecidas en el parágrafo 2 del artículo 4o, el artículo 18 y el artículo 22 de la Ley 1369 de 2009, requiere consolidar y fortalecer las facultades de inspección, vigilancia y control de la actividad de órdenes de pago de la operación de servicios postales de pago.

Al respecto, de conformidad con lo establecido en el artículo 4o de la Ley 1369 de 2009, es deber del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, verificar la estructura operativa de los operadores postales, con el fin de asegurar la idoneidad y capacidad del servicio.

En concordancia con lo anterior, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como autoridad de vigilancia y control, debe tener la trazabilidad de todos los movimientos de las operaciones postales de pago, basándose en un reporte en línea que permita dar razón del monto total movilizado y del número de operaciones de cada persona por las diversas redes, en un periodo de tiempo determinado, al igual que identificar tendencias, innovaciones y oportunidades de mejora, así como fortalecer las funciones de inspección, vigilancia y control de las obligaciones legales, contractuales y regulatorias a cargo de los operadores postales de pago.

Para tal efecto, se requiere inspeccionar y hacer seguimiento a la operación postal de pago, en lo que concierne a las características del servicio, el tipo de servicio y la estructura operativa, con el fin de establecer que exista correspondencia fáctica entre la realidad de la operación y la realidad jurídica del contrato.

Por otro lado, conforme al artículo 113 de la Constitución Política y al 6o de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, por lo que deben prestar su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones, absteniéndose de impedir su cumplimiento. En este orden de ideas, la labor del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de las demás autoridades no es compartimentada ni segmentada, sino que debe propender porque las funciones se cumplan de manera articulada y coordinada, permitiendo el adecuado cumplimiento de los fines de la administración pública.

Igualmente, la colaboración armónica entre las autoridades constituye un criterio crucial en la lucha contra la criminalidad, con base en la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Trasnacional, aprobada mediante la Ley 800 de 2003, según la cual, en su artículo 27, se deben mejorar los canales de comunicación entre las autoridades, organismos y servicios competentes, a fin de facilitar el intercambio seguro y rápido de información sobre todos los aspectos de los delitos comprendidos en la Convención. Lo anterior, en congruencia con las Recomendaciones de 2007 y 2010 de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) sobre medidas para combatir el cohecho de funcionarios públicos extranjeros en las transacciones comerciales internacionales y cooperación entre las autoridades tributarias y financieras, postulados acogidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022.

En el desarrollo y fortalecimiento del modelo de inspección, vigilancia y control, junto a las recomendaciones del GAFILAT (Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica), el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desde noviembre de 2017, desarrolló una herramienta tecnológica (servicio web - repositorio de información de la operación postal de pago) que permite la transmisión por parte de los operadores postales de pago, de información relacionada con el lugar de imposición y pago del giro postal, montos, flete, fecha y hora de imposición y pago, datos de identificación del emisor y receptor del giro, así como el estado del giro, en un periodo no mayor a un día desde la admisión de la operación postal de pago, lo que facilita la obtención y análisis de información detallada para ejercer las funciones de inspección y vigilancia, al igual que conocer información de los operadores postales de pago que pueda ser utilizada para análisis y comportamientos del sector postal.

El numeral 3 del artículo 21 del Decreto 1064 de 2020, determina como función de la Dirección de Vigilancia Inspección y Control del MinTIC verificar el cumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y regulatorias a cargo de los prestadores de postales.

De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, y en concreto la contenida en la Sentencia C-570/12 del 18 de junio de 2012: “(…) (i) la función de inspección se relaciona con la posibilidad de solicitar y/o verificar información o documentos en poder de las entidades sujetas a control, (ii) la vigilancia alude al seguimiento y evaluación de las actividades de la autoridad vigilada (…)”.

En razón a lo anterior, teniendo en cuenta que, en los términos previstos en el artículo 9o de la Resolución MinTIC 3680 de 2013, “Por la cual se establecen los requisitos y parámetros mínimos del Sistema de Administración y Mitigación del Riesgo Operativo”, los operadores postales de pago cuentan con una plataforma tecnológica mediante la cual manejan y controlan el conjunto de sus operaciones, se hace necesario que este Ministerio, junto con los operadores postales de pago, estandaricen la manera como se llevan a cabo los reportes a través de los diferentes canales de distribución autorizados, mediante la puesta en marcha de una plataforma de transmisión de información, que permita, por un lado, fortalecer la inspección, vigilancia y control de las operaciones postales de pago, verificar el cumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y regulatorias a cargo de los operadores postales de pago, y por otro lado, realizar los estudios sectoriales e investigaciones en materia postal, que permitan la formulación y elaboración de propuestas de política sectorial y planes para el desarrollo de los servicios postales, en los términos del numeral 1 del artículo 17 del Decreto 1064 de 2020, al igual que identificar tendencias, innovaciones y oportunidades de mejora, así como fortalecer las funciones de inspección, vigilancia y control de las obligaciones legales, contractuales y regulatorias a cargo de los operadores postales de pago.

De acuerdo con lo establecido en la citada Resolución 3680 de 2013, los operadores postales de pago deben identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos operativos de la organización como parte de las actividades de verificación del cumplimiento del Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO), así como mantener un registro de estos riesgos, razón por la cual se hace necesario que este Ministerio realice el seguimiento a los riesgos mencionados, con el fin de evidenciar el cumplimiento efectivo de las anteriores etapas y la posible materialización de los riesgos.

Como quiera que se pretende administrar información asociada a la operación postal de pago, es preciso aplicar a dicha información, la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de los servicios del Ministerio/ Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecidos en la Resolución 1124 del 2020, que desarrolla las directrices sobre la materia establecidas en la Ley 1581 de 2012.

En virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto, estandarizar y fijar el proceso de reporte que deben seguir los operadores postales de pago al remitir la información relacionada con las operaciones postales de pago realizadas a través de los diferentes canales de distribución autorizados, así como la forma en que deben reportar los riesgos operativos identificados, medidos, controlados y monitoreados en el desarrollo de la operación postal de pago, que permita evidenciar el cumplimiento del Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) en el sector postal de pago.

PARÁGRAFO. Para el cumplimiento de lo previsto en el presente artículo, se pondrá en marcha una plataforma de transmisión de información (repositorio de información de la operación postal de pago) por parte de los operadores de servicios postales de pago, haciendo uso del servicio web dispuesto por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

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ARTÍCULO 2o. SUJETOS OBLIGADOS. Las obligaciones establecidas en esta resolución se encuentran a cargo de los operadores postales de pago habilitados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como del operador postal o concesionario de correo oficial en cuanto a las actividades que desarrolla en materia de giros internacionales.

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ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:

a) Bus de Servicio (ESB): Modelo de arquitectura de software que gestiona la comunicación entre servicios web, permitiendo una comunicación efectiva entre diferentes herramientas de software. Se caracteriza por su capacidad para conectar sistemas con lenguajes de programación no necesariamente iguales.

b) Canales de distribución de los servicios postales de pago: Cualquier medio, previamente autorizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permita al usuario interactuar con el operador postal de pago para atender la necesidad de realizar una operación postal de pago, tales como puntos de atención al público, dispositivos y medios tecnológicos.

c) Plataforma de transmisión de información de operación postal de pago (Repositorio de información de la operación postal de pago): Es el sistema de reporte de información que consume el bus de servicio (ESB) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para que los operadores postales de pago remitan a esta entidad el detalle de la operación postal de pago.

d) Servicio web MINTIC: Mecanismo sistematizado de recepción de información del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, a través del cual se genera la captura, validación, cifrado y transmisión de la información de la operación postal de pago por parte de los operadores postales de pago.

e) Transacciones en efectivo: Para efectos del presente documento se entenderán como transacciones en efectivo las definidas en el artículo 3o, de la Resolución 2679 de 2016, expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y/o sus modificaciones posteriores.

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ARTÍCULO 4o. REPORTE DE INFORMACIÓN AL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Los operadores postales de pago deben remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la información correspondiente a las operaciones postales de pago cursadas en sus diferentes canales de distribución, bajo la estructura y demás condiciones especificadas en la presente resolución y sus anexos.

4.1. Reporte operación postal de pago

4.1.1.Reporte de operación en línea

Para efectos de la operación en línea, el procedimiento informático y tecnológico del reporte de las transacciones de operaciones postales de pago cursadas en los diferentes canales de distribución de servicios postales de pago, debe efectuarse a través de una plataforma de transmisión de información, desarrollada por el operador postal de pago, que permite transmitir de manera inmediata la operación postal de pago realizada, mediante el servicio web desarrollado y dispuesto por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de acuerdo con el Anexo 1 de la presente resolución. Esto supone que la transacción correspondiente no debe ser almacenada ni procesada por parte del operador postal de pago previo al envío al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones de suministro, recuperación y reporte información establecidas en la normatividad aplicable vigente.

4.1.2. Reporte al cierre de la operación postal

Cuando el operador postal de pago no pueda realizar el reporte en línea, debe consolidar la información de su operación postal de pago una vez culminadas las transacciones en efectivo realizadas durante el día en los diferentes canales de distribución de servicios postales de pago y trasmitirla de acuerdo con la estructura establecida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la cual consiste en la construcción de un componente-consumidor que permite realizar el envío de las transacciones realizadas a este ministerio según lo dispuesto en el Anexo 1 de la presente resolución. Este reporte deberá ser entregado máximo al siguiente día del cierre de la operación.

PARÁGRAFO. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones brindará la información técnica necesaria para la implementación de las plataformas de transmisión de información, requeridas para el cumplimiento de los reportes de información de los operadores postales de pago. El desarrollo de los mecanismos de transmisión de información estará a cargo del operador postal de pago quien debe garantizar la transmisión cumpliendo con los mecanismos establecidos en la presente resolución.

4.1.3 Contingencias en el reporte de la operación postal de pago

En caso de que el operador postal de pago no pueda transmitir la información al cierre de la operación, deberá informar y justificarlo al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El reporte del incidente deberá realizarlo a más tardar el día hábil siguiente a su materialización, los soportes del incidente se remitirán máximo al tercer día hábil siguiente de su ocurrencia. Tanto la información del incidente como los respectivos soportes se enviarán a través del correo electrónico habilitado para el efecto. Revisadas las justificaciones, el ministerio autorizará la entrega del reporte de información, el cual deberá ser realizado por el operador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que sea informado de dicha autorización.

PARÁGRAFO 1o. En caso de que el operador postal de pago no presente la debida justificación por una falla en la transmisión, la presente con soportes insuficientes o faltos de claridad, que impidan evidenciar las razones de esta, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones analizará la procedencia o no de iniciar una investigación administrativa en el marco de lo establecido en la Ley 1369 de 2009 que regula la operación postal.

PARÁGRAFO 2o. En caso de que se presenten fallas imputables a los sistemas del Ministerio, el operador postal de pago pondrá los archivos en un protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP por sus siglas en inglés) Seguro, sobre su infraestructura, indicando en un correo electrónico habilitado por el Ministerio, para el efecto las credenciales para acceder a la información. Este procedimiento deberá ser informado y autorizado por este Ministerio y se debe atender dentro de los tiempos de reporte de incidentes establecidos en el numeral.

La información debe estar en archivos planos, de acuerdo con la estructura establecida en los Anexos 1 y 2 de la presente Resolución.

4.2. Reporte base de datos de riesgos operativos

Corresponde al registro de los riesgos operativos identificados, medidos, controlados y monitoreados por parte del operador postal de pago, de acuerdo con el formato establecido en el Anexo 2 de la presente resolución. La información deberá ser remitida semestralmente al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones por medio de servicio web dispuesto por este Ministerio dentro de los quince (15) días calendario del mes siguiente al período reportado.

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ARTÍCULO 5o. LINEAMIENTOS DE REPORTE. Los reportes de que trata la presente resolución y sus anexos deberán efectuarse atendiendo los lineamientos técnicos que sobre el particular establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través de su Oficina de Tecnologías de la Información.

PARÁGRAFO 1o. La estructura que debe ser utilizada por parte de los operadores postales de pago, en lo relacionado con las transacciones diarias, se encuentra establecida en el Anexo 1 Reporte diario de operación postal de pago, que forma parte integral de la presente resolución.

PARÁGRAFO 2o. La estructura que debe ser utilizada por parte de los operadores postales de pago en lo relacionado a riesgos operativos se encuentra establecida en el Anexo 2 Reporte matriz de Riesgo Operativo, que forma parte integral de la presente resolución.

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ARTÍCULO 6o. SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN. La información suministrada por los operadores postales deberá contar con los controles de seguridad y privacidad de la información establecidos mediante la Resolución 1124 del 30 de junio de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y aquellas que la adicionen, modifiquen o subroguen.

PARÁGRAFO 1o. La información suministrada por los operadores postales de pago referente a los servicios postales de pago será tratada de acuerdo con la Resolución 924 de 2020, mediante la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales, en los términos previstos en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, o por la norma que la adicione, modifique o subrogue.

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ARTÍCULO 7o. IMPLEMENTACIÓN. Los operadores postales de pago contarán con un término de dos (2) meses, que inicia a partir de la entrada en vigor del presente acto administrativo, para que ajusten y actualicen sus sistemas de información, de acuerdo con lo reglado en la presente resolución y sus anexos.

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ARTÍCULO 8o. ACCESO A LA INFORMACIÓN REPORTADA POR LOS OPERADORES POSTALES DE PAGO POR PARTE DE AUTORIDADES PÚBLICAS. Las solicitudes de acceso a la información reportada por los operadores postales de pago en virtud de la presente resolución se tramitarán de acuerdo con lo reglado en el artículo 19 de la Resolución MinTIC 3333 de 2015, y las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen”.

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ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 11 de septiembre de 2020.

La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Karen Abudinen Abuchaibe.

<Para consultar el anexo Reporte diario operación postal de pago VF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_MTIC_1758_2020_ANEXO_1.pdf>

<Para consultar el anexo Reporte Matriz de Riesgo Operativo VF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_MTIC_1758_2020_ANEXO_2.pdf>

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Última actualización: 5 de julio de 2022 - (Diario Oficial No. 52066 - 15 de junio de 2022)

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