RESOLUCIÓN 924 DE 2020

(junio 4)

Diario Oficial No. 51.336 de 5 de junio de 2020

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Por la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/ Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 2007 de 2018.

LA MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial en desarrollo de lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley 1581 de 2012, 5o del Decreto 1414 de 2017 y 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, y

CONSIDERANDO QUE:

La protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar y su buen nombre, lo mismo que conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas. A su vez, el artículo 20 ibidem garantiza a toda persona el derecho fundamental de informar y recibir información veraz e imparcial.

En desarrollo de los preceptos constitucionales antes citados, el Congreso de la República expidió la Ley 1266 de 2008, con el objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos personales.

A su turno, el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Régimen General de Protección de Datos Personales”, y el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, consagraron la necesidad de garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data y estableció dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para este derecho.

La Ley 1712 de 2014, sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional, adiciona nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en el Libro 2. Parte VIII, Título IV “Gestión de la Información Clasificada y Reservada” del Decreto 1080 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados.

A través del Decreto 1083 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, (modificado por el Decreto 1499 de 2017) se promueve el mejoramiento continuo de las entidades públicas del país, garantizando un adecuado ambiente de control mediante la definición de responsabilidades en relación con las líneas de defensa del Modelo Estándar de Control Interno.

Mediante Resolución número 1905 de 2019, se actualizó el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, acogiendo los lineamientos del Decreto 1499 de 2017 y estableciendo el Comité MIG como la instancia orientadora del Modelo, en donde se tratan los temas referentes a las dimensiones y políticas de gestión y desempeño Institucional. De acuerdo con el numeral 14 del artículo 9o de la misma resolución, corresponde al Comité MIG aprobar y hacer seguimiento a las políticas de gestión y directrices en materia de Estrategia de gobierno digital y Seguridad de la Información en la Entidad.

El Comité del Modelo Integrado de Gestión del Ministerio TIC, a través de la Sesión número 39 llevada a cabo el 10 de marzo de 2020, la cual consta en acta de la misma fecha, aprobó la actualización de la política de tratamiento de datos personales de la Entidad en torno al contexto institucional y sus partes interesadas internas y externas.

Mediante documento del Modelo Integrado de Gestión con código GTI-TIC-MA-005 del 20 de mayo de 2015 se creó la primera versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad del Ministerio TIC y se actualizó con la Resolución 2007 de 2018.

Con el propósito de garantizar la seguridad y privacidad de la Información y el fortalecimiento del Modelo Integrado de Gestión (MIG), el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones debe actualizar la política de tratamiento de datos personales, de manera que contenga los lineamientos necesarios para el tratamiento de los datos personales recolectados directamente por la entidad o trasladados por otras autoridades, en el actual contexto institucional.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.  

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (En adelante Ministerio/Fondo Único de TIC) con el fin de asegurar una adecuada gestión Institucional.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente Política aplica a los datos personales que reposan en bases de datos y/o archivos que se encuentren en poder de la Entidad, de los servidores públicos, contratistas, operadores, terceros y todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan algún tipo de relación con el Ministerio TIC/Fondo Único de TIC, y que de conformidad con la normatividad vigente sean objeto de tratamiento.

El Ministerio/Fondo Único TIC en relación con el tratamiento de los datos personales da por entendido que los mismos son propiedad de los titulares, y solo hará uso de aquellos para la finalidad manifiesta al titular. Se exceptúan de este alcance los casos establecidos por el artículo 2o de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o subroguen.

ARTÍCULO 3o. OBJETIVO GENERAL DE LA POLÍTICA. El objetivo general de la presente Política es establecer los lineamientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y la gestión en materia de tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 4o. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA POLÍTICA. Los objetivos específicos de la presente Política son:

a. Dar a conocer el responsable del tratamiento de los datos personales que gestiona el Ministerio/Fondo Único de TIC en ejecución de sus funciones y como usuario de la información que requiere de los particulares y/o de otros entes del Estado, también en ejecución de sus funciones.

b. Adoptar los lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales administrados por el Ministerio TIC/ Fondo Único de TIC en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia.

c. Establecer el tratamiento al cual son sometidos los datos personales en el Ministerio TIC/ Fondo Único de TIC y su finalidad.

d. Definir los procedimientos generales para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización de tratamiento de datos personales en los casos que la ley lo permita.

e. Establecer los criterios que permitan clasificar al Interior del Ministerio TIC/ Fondo Único de TIC la información de carácter personal en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y al mismo tiempo respetar los derechos fundamentales a la Intimidad, Hábeas data y Protección de datos de los ciudadanos.

ARTÍCULO 5o. DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones⁽¹⁾:

a. Autorización: consentimiento previo, voluntario, excepcional, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable o Encargado, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d. Confidencialidad: propiedad de prevenir el acceso o la divulgación de la información a personas o sistemas no autorizados.

e. Custodio del activo de información: es una parte designada del Ministerio, un cargo, proceso, o grupo de trabajo encargado de administrar y hacer efectivos los controles de seguridad que el propietario haya definido.

f. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

g. Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

h. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

i. Dato personal privado: toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

j. Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

k. Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

l. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

m. Información: conjunto organizado de datos generados, obtenidos, adquiridos, transformados o controlados que constituyen un mensaje sin importar el medio que lo contenga (digital y no digital).

n. Líder de Protección de Datos: dependencia que asume al interior del Ministerio/ Fondo Único TIC, la función de articular los lineamientos para la protección de datos personales y gestión del trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas o disposiciones que la modifiquen, complementen o reemplacen.

o. Oficial de protección de datos: es la persona dentro del Ministerio/Fondo Único TIC, que depende del Líder de protección de datos personales, que tiene como función u obligación, velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad, bajo la orientación y lineamientos del Comité MIG.

p. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

q. Seguridad de la Información: preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad pueden estar involucradas [NTC-ISO/IEC 27001].

r. Titular de los datos: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

s. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

t. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

u. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

v. Terceros: partes interesadas o grupos de interés de carácter externos al Ministerio/ Fondo Único TIC que soliciten información que contengan datos personales. Entre estos se pueden considerar a los ciudadanos, entes de vigilancia, control y/o certificación.

w. Operadores o proveedor de redes y servicios de telecomunicaciones⁽²⁾: persona jurídica responsable de la operación de las redes y/o de la provisión de servicios de comunicaciones.

x. Anonimización⁽³⁾: un “dato anónimo” no permite razonablemente establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia, entonces dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que por cualquier medio, tecnología o proceso se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.

ARTÍCULO 6o. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. El Ministerio/Fondo Único de TIC actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de estos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el artículo 10 de la presente política, y sobre la base de la Ley y la normatividad vigente. A continuación, se presentan los datos de identificación del responsable del tratamiento:

a. Nombre: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

b. NIT: 899.999.053-1

c. Domicilio: Bogotá - Colombia - Edificio Murillo Toro - Cra. 8 entre Calles 12 y 13

d. Sitio web: http://www.mintic.gov.co

e. Correo electrónico: minticresponde@mintic.gov.co

f. Teléfono: 3443460

g. Línea Nacional: 01-800-0914014

PARÁGRAFO. El Encargado será la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Ministerio/Fondo Único de TIC, y tendrá la obligación de cumplir lo establecido en esta política acorde con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

ARTÍCULO 7o. DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como responsable del tratamiento, debe cumplir con los deberes establecidos por el artículo 17 de Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la Información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que Imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p. Anonimizar los datos personales de los titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles, así como los datos de los niños, niñas y adolescentes de cualquier tipo.

ARTÍCULO 8o. DERECHOS DE LOS TITULARES. El titular de los datos personales recolectados por el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, tiene los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, Inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g. Abstenerse de diligenciar cualquier instrumento de recolección de datos personales que no cumpla con el marco legal sobre datos personales.

ARTÍCULO 9o. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los derechos establecidos en el artículo 8o del presente documento, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que el Ministerio/Fondo Único TIC le ponga a disposición.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO AL CUAL SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que gestiona, realizará la recolección a través de medios físicos o digitales, almacenamiento en infraestructura tecnológica o archivos físicos, uso para las finalidades específicas en diferentes medios, circulación permitida en el marco normativo y administración de los mismos de acuerdo a las políticas de operación, sin permitir en ningún caso el acceso a la información por terceros salvo en casos expresamente previstos en la ley, ni la violación de derechos de los titulares, con el fin de:

a. Permitir el desarrollo del objeto del Ministerio/Fondo Único TIC, en los términos de los artículos 1o y 2o del Decreto 1414 de 2017 y el artículo 22 de la Ley 1978 de 2019, o las normas que los modifiquen, subroguen o deroguen.

b. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para la contratación oficial del Ministerio/Fondo Único TIC destinada a garantizar el funcionamiento de la entidad y la ejecución de proyectos y el desarrollo de esquemas de gerencia de proyectos.

c. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la entidad.

d. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias.

e. Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de funcionarios del Ministerio/Fondo Único TIC.

f. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.

g. Conservar evidencia de los eventos realizados, audiencias de adjudicación de contratos, reuniones internas y externas.

h. Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.

i. Efectuar la convocatoria y generar evidencia de la realización de sesiones de rendición de cuentas y participación ciudadana.

j. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios del Ministerio/Fondo Único TIC, a través de encuestas.

k. Registrar y/o autorizar el ingreso a las instalaciones del Edificio Murillo Toro o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión del Ministerio/Fondo Único TIC.

l. Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones referidas en el literal k de este numeral.

m. Realizar monitoreo a través de sistemas de videovigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones del Edificio Murillo Toro o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión del Ministerio/Fondo Único TIC.

ARTÍCULO 11. DE LA TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA E INTEROPERABILIDAD DE DATOS PERSONALES. El Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, exclusivamente para el desarrollo de sus objetivos y funciones legales, podrá transmitir a los operadores de los distintos programas e iniciativas, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, o la norma que lo modifique, subrogue o derogue, así como, realizar las transferencia de información a los entes de control o aquellos estipulados en la ley o cualquiera que indique un mandato judicial, de igual manera, aportando a la transformación digital del Estado, se podrá realizar intercambio de información en el marco de la interoperabilidad con otras entidades, previa suscripción de un documento tipo acuerdo entre las partes que lo formalice.

CAPÍTULO II.

PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.  

ARTÍCULO 12. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE GESTIONAR LAS SOLICITUDES. El Ministerio TIC, a través del Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de la Relación con los Grupos de Interés o quien haga sus veces y de acuerdo con el procedimiento interno vigente, es responsable de la recepción, radicación y reparto de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias del titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y/o revocar la autorización conferida al Ministerio/Fondo Único TIC para el tratamiento de los mismos.

Por su parte, el funcionario que ejerza las funciones de Oficial de Seguridad y Privacidad de la información es responsable de realizar el monitoreo periódico a la atención y respuesta que efectúen los encargados del tratamiento a los requerimientos de dicha naturaleza.

ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DATOS PERSONALES. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de titulares de datos personales podrán consultar los datos personales del titular que repose en cualquier base de datos y/o archivo en poder del Ministerio/Fondo Único TIC, el cual deberá suministrar al solicitante toda la información que repose en sus bases de datos y/o archivos y que esté vinculada con la identificación del titular, previa verificación de su identidad, para lo cual el solicitante deberá suministrar la documentación requerida que acredite su calidad.

Para la gestión de la consulta de datos personales se tendrán en cuenta los siguientes términos y canales de comunicación:

a. Términos para la consulta. La consulta de datos personales será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se Informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrán superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Asimismo, las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

b. Canales disponibles para la consulta. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de titulares de datos personales podrán radicar consultas de datos personales a través de los canales dispuestos por el Ministerio TIC según lo establecido en el artículo 5o de la Resolución 3333 de 2015, o la norma que lo modifique, subrogue o derogue.

ARTÍCULO 14. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o las personas señaladas en el artículo 11 de este documento de Política, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Ministerio/Fondo Único TIC, el cual será tramitado bajo los siguientes lineamientos:

a. Términos para los reclamos. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Ministerio TIC, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderán que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la(s) base(s) de datos respectiva(s) una leyenda de identificación del “reclamo en trámite” motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si vencido el término legal respectivo para la supresión de la información y la revocatoria de la autorización al responsable, no se hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. No procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. Canales disponibles para los reclamos. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de titulares de datos personales podrán radicar reclamos para solicitar la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto Incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, a través de los canales a que se refiere el literal b) del artículo 13 de esta resolución.

PARÁGRAFO. En caso en que el titular realice el reclamo por otro medio de carácter institucional, diferente a los aquí presentados, se deberá remitir la solicitud a la dependencia responsable de atención al ciudadano, para su respectivo trámite.

ARTÍCULO 15. CONSIDERACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Los datos personales de los menores de 18 años, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos en los términos de la Ley 1581 de 2012, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes en el marco de la Ley 1098 de 2006 o cualquiera que la adicione, modifique, derogue o subrogue.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES FINALES.  

ARTÍCULO 16. INSTRUMENTOS DE LA POLÍTICA. Son instrumentos de la presente política las estrategias, programas, manuales, guías, procedimientos, instructivos y formatos documentados y aprobados por el MIG, que sean necesarios para la adecuada implementación de los lineamientos establecidos por la normatividad vigente relacionada con el tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 17. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 2007 de 2018.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de junio de 2020.

La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Karen Abudinen Abuchaibe

ANEXO 1.

<Anexo del archivo de la entidad emisora, no publicado en el Diario Oficial>

IMPORTANTE: (El Ministerio/Fondo Único de TIC debe diligenciar lo que se encuentra resaltado en amarillo) – Antes de imprimir o enviar, debe borrar el texto subrayado en amarillo de este documento – Sí tiene dudas al diligenciar el formulario comuníquese con el Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información del MINTIC.

En mi calidad de titular de información personal, actuando libre y voluntariamente, al diligenciar los datos aquí solicitados, autorizo al Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para que de forma directa o a través de terceros realice el tratamiento de la siguiente información personal el cual consiste en recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir y administrar mis datos personales (marque con un “x” los datos que autoriza a tratar):

(Colocar en cada una de las checkbox siguientes solo datos semiprivados, privados o sensibles, un dato por checkbox, ejemplo fecha de nacimiento dirección, teléfono, datos biométricos, salarios, cuentas bancarias, fotografías, ETC)… copie y pegue la cantidad de checkbox que necesite

- Información personal 1 (Ej. Fecha de nacimiento)

- Información personal 2 (Ej. fotografía)

- Información personal 3 (Ej. Datos biométricos de rostro)

- Información personal 4 (Ej. Dirección de residencia)

(El área encargada de la recolección debe colocar en detalle todos los datos individuales a recolectar)

Los datos autorizados para el tratamiento se utilizarán únicamente para las siguientes finalidades:

El área encargada de la recolección debe describir en el siguiente cuadro los fines del tratamiento de los datos que solicita recolectar, teniendo como referente los definidos en la política de tratamiento de datos personales del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y Comunicaciones la cual encontrará en www.mintic.gov.co. Resolución 924 de 2020 (Recuerde que cuando los datos personales se recolectan en el marco del cumplimiento de las funciones del Ministerio no se requiere autorización, y en ese caso aplica únicamente formato “Aviso de Privacidad”.

Advertencia: Cada finalidad que usted incluya en este formato debe contar con un mecanismo que le permita al Titular seleccionar por separado si acepta o no que se efectúe ese tratamiento particular.

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible (esto únicamente si se recolectan datos sensibles), tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados. (Lo mismo se debe incluir en caso de que se recolecten datos de menores de edad). Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

(La siguiente información solo se deja cuando se recolecten datos sensibles)

Manifiesto que me informaron que los datos sensibles que se recolectarán serán utilizados para las siguientes finalidades: (dejar este párrafo solo si recolectamos datos sensibles, de lo contrario borrar del formato antes de imprimir o enviar)

1. Indicar finalidad 1 de los datos sensibles de acuerdo con el cuadro anterior

2. Indicar finalidad 2 de los datos sensibles de acuerdo con el cuadro anterior

De manera expresa manifiesto que he sido informado y entiendo mis derechos como titular de datos personales frente a i) conocer, actualizar y rectificar los datos personales, ii) solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, iii) ser informado por el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales, iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del(los) dato(s) en los casos en que sea procedente, vi) acceder en forma gratuita a los mismos, y vii) abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes y que los puedo consultar en la Resolución 924 del 4 de junio de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones publicada en el diario oficial y en el sitio web www.mintic.gov.co. Lo anterior, de conformidad con el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

Manifiesto que he sido informado que para ejercer mis derechos, lo podré hacer a través de la página web del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (www.mintic.gov.co) - en la opción de Atención al Ciudadano/PQRSD o comunicarse a la línea telefónica gratuita nacional 01-800-0914014, línea gratuita anticorrupción 01-800-0912667, línea fija desde Bogotá D.C. 57 (1) 3443460, al fax 57 (1) 3442293, o en el Punto de Atención al Ciudadano y al Operador ubicado en el Edificio Murillo Toro, carrera 8 a entre calles 12 y 13, Bogotá, de acuerdo a lo establecido en el artículo 13 de la Resolución 924 del 4 de junio de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC.

Leído lo anterior y al diligenciar este formulario autorizo de manera previa, explícita e inequívoca al Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizar el tratamiento de los datos personales diligenciados dentro de las finalidades legales, contractuales, comerciales y las aquí contempladas, de acuerdo con la Política de tratamiento de datos personales del Ministerio/Fondo Único de TIC (Resolución 924 de 2020); además, declaro ser el titular de la información suministrada en este formulario es completa, confiable, veraz, exacta, y manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

(La siguiente información debe llenarla el ciudadano) – borrar antes de imprimir o enviar.

Conforme con lo anterior:

                        _, identificado con cédula de ciudadanía ( ) cédula de extranjería ( ) otro ( ) ___________ N°           , a los       días del mes de      del año    , AUTORIZO el tratamiento de mis datos personales para los exclusivos fines aquí referidos y en el marco señalado.

Firma del Titular: __________________________

NOTAS AL FINAL:

1. Definiciones tomadas de la Ley 1581 de 2012, Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) de la Superintendencia de Industria y Comercio y NTC/ IEC ISO 27001:2013, Manual de Seguridad de la Información de MINTIC

2. Resolución 202 del 8 de marzo de 2010 del Ministerio de TIC.

3. Concepto con Radicación: 18- 233185-2 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

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"Compilación Juridica MINTIC"
ISSN [2745-2646]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)

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