CIRCULAR 2 DE 2023

(febrero 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (en adelante "la Agencia"), de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 20 del Decreto 4085 del 2011, administra el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (en adelante “eKOGUI"), herramienta que hace posible el seguimiento de las actividades, procesos y procedimientos Inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e Internacionales.

Dicho sistema registra las conciliaciones, procesos judiciales y arbitrajes que vinculan como demandante o demandado a las entidades públicas del orden nacional. Y, a partir de él. es posible obtener datos que contribuyen a la toma de decisiones en relación con la prevención del daño antijurídico y la defensa jurídica del Estado.

La Agencia, de acuerdo con el artículo 199 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo “CPACA”, es notificada de todos los procesos que se tramitan ante cualquier jurisdicción en donde estén involucrados los Intereses litigiosos de la Nación⁽¹⁾. Además, el artículo 613 de la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso “CGP”, desarrollado por el artículo el artículo 2.2.3.2.1.4 del Decreto 1069 de 2015, establece que los convocantes de una audiencia de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo⁽²⁾, deberán acreditar la entrega de una copia de su petición a la Agencia, en los mismos términos previstos para el convocado, cuando el asunto involucre intereses litigiosos de la Nación. En virtud de lo anterior, la Agencia ha venido recibiendo las solicitudes de audiencia de conciliación extrajudicial en donde sean parte entidades públicas del orden nacional.

Ahora bien, la Ley 2220 de 2022⁽³⁾, en su artículo 106, dispone que en la admisión que realiza el Ministerio Público a la solicitud de audiencia de conciliación extrajudicial⁽⁴⁾, se debe ordenar comunicar a la Agencia. Con base en lo expuesto, en cumplimiento de los principios de la función pública de economía, eficiencia y celeridad, fundados en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991, desde la entrada en vigor de la referida ley, esto es el 30 de diciembre de 2022, los apoderados de las entidades públicas solo tendrán que registrar en eKOCUI las conciliaciones extrajudiciales que han sido admitidas por la Procuraduría General de la Nación.

Lo anterior, no exonera a las entidades públicas o apoderados de las partes del cumplimiento de su deber de entregar copia a la Agencia de la petición de audiencia de conciliación extrajudicial, consagrado en el artículo 613 de la Ley 1564 de 2012 y artículo 2.2.3.2.1.4 del Decreto 1069 de 2015, antes de su radicación en el Ministerio Público.

De otra parte, es importante señalar que el artículo 2.2.3.4.1.3 del Decreto 1069 de 2015 indica que la responsabilidad de registrar y actualizar los procesos en el sistema eKOGUI es de las entidades usuarias de éste. En particular, el artículo 2.2.3.4.1.10 de la misma disposición estableció, como función de los abogados apoderados de las entidades públicas del orden nacional, el registro y actualización de manera oportuna de las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo. Asimismo, debe tenerse en cuenta que, según lo prevé el parágrafo del artículo 2.2.3.4.1.13 del decreto en mención, los usuarios del sistema "son los responsables directos por la veracidad y oportunidad de la información que ellos reporten en el mismo dentro del marco de sus competencias funcionalesl'

Por lo anterior, y a efectos cíe depurar el sistema eKOGUI y ajustarlo a la normativa vigente, las oficinas jurídicas deberán atender, antes del 30 de marzo de 2023. las siguientes instrucciones:

(i) Identificar las solicitudes de conciliación extrajudicial, en las que sea parte su entidad, que fueron comunicadas a la Agencia antes del 30 de diciembre de 2022⁽⁵⁾;

(ii) Registrar en eKOGUI las que han sido admitidas

(iii) Reportar a la Agencia las que no lo han sido y que, por tanto, deben darse de baja. El registro se debe realizar siguiendo los lineamientos establecidos por la Agencia en el Manual del Abogado⁽⁶⁾

La Agencia acompañará a las entidades en este proceso, pues la toma de decisiones estratégicas y pertinentes para la prevención del daño antijurídico y la defensa jurídica del Estado depende de la adecuada actualización de la información en el sistema eKOGUI.

Atentamente,

MARTHA LUCIA ZAMORA ÁVILA

Directora

agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

NOTAS AL FINAL:

1. En los términos del parágrafo del artículo 2o del Decreto 4085 de 2011.

2. Requisito de procedibilidad para poder acudir ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, conforme.o señala el artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) y en concordancia con-, el artículo 35 de 1a Ley 640 de 2001.

3. Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones.

4. Según el artículo 23 de la Ley 640 de 2001, las conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo sólo podrán ser adelantadas ante los agentes del Ministerio Público asignados a esta jurisdicción.

5. Antes del 30 de diciembre de 2022, fueron comunicadas a la Agencia un total de 4.921 solicitudes de conciliaciones extrajudlciales, que vinculan a 50 entidades públicas del orden nacional, que no han sido registradas en eKOGUI y de las cuales no se conoce el auto admisorio del agente del Ministerio Público.

6. Disponible en: https://www.defensajuridica.gov.co/normatividad/normas-internas/resoluciones_2dl9/resoluciones_2022/Lists/resoluciones%202022/DispForm.aspx?ID=3&ContentTypel d=0x0100877147E B2 F B160447B7655C5ED9FDC E43

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ISSN [2745-2646]
Última actualización: 14 de junio de 2024 - (Diario Oficial No. 52.762 - 20 de mayo de 2024)

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