RESOLUCION 33 DE 2020
(enero 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se conforma y adopta el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 3211 del 23 de noviembre de 2018
LA MINISTRA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confieren las Leyes 87 de 1993, 489 de 1998, y los Decretos 1083 de 2015 y 1414 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que conforme lo establecen los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, es obligación de la Administración Pública en todos sus órdenes, diseñar y aplicar, acorde con la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, el cual debe ser ejercido en los términos que señale la Ley.
Que la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control interno en las entidades y organismos del Estado" dispuso en el artículo 6o que “el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las dependencias de las entidades y organismos”.
Que el artículo 13 de la citada Ley, determina que, las entidades deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que el artículo 39 del Decreto 1414 de 2017, señala como Órganos de Asesoría y Coordinación, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y la Comisión de Personal, los cuales se organizarán y ejercerán sus funciones conforme a lo previsto por la normatividad vigente.
Que adicionalmente, el citado artículo, dispuso que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá crear comités permanentes o transitorios especiales, para el estudio, análisis y asesoría en los temas que considere pertinentes.
Que el artículo 4o del Decreto 648 de 2017, que adiciona el artículo 2.2.21.1.2 al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, estableció que “las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del Control Interno.
Que mediante Resolución 3212 del 23 de noviembre de 2018, se conformó y adoptó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Que en sesión del 9 y 10 de diciembre de 2019, se puso a consideración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interna del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, realizar modificaciones frente a la creación, conformación y funciones del Comité, las cuales fueron aprobadas por todos los miembros como consta en el acta de 2019 'núrneró'2 de dicha instancia.
Que, en virtud de lo anterior, es procedente realizar las modificaciones aprobadas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interna del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, derogando en su totalidad la Resolución 3212 de 2018 con el fin de tener disposiciones normativas uniformes que garanticen la seguridad jurídica. .
En mérito de lo expuesto.
RESUELVE
COMITE INSTITUCIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO
ARTÍCULO 1. CREACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Créase el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (CICCI) del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones / Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como órgano asesor e instancia decisoria con el carácter o la capacidad de impartir lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Institucional de Control Interno.
ARTÍCULO 2. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1590 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité estará integrado por los siguientes miembros, con voz y voto:
1. El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. Un Director designado por los directores que participan en el Comité Directivo.
4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales.
5. El Director Jurídico.
Con voz y sin voto:
- El Jefe de la Oficina de Control Interno
- El funcionario que ejerza el rol de Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información
PARÁGRAFO 1. Podrán ser invitados a las sesiones del Comité los servidores públicos y/o colaboradores del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que para efecto del desarrollo de las sesiones se estime conveniente cuya presencia se considere pertinente de acuerdo con los temas a tratar.
PARAGRAFO 2. La asistencia a las sesiones del Comité es obligatoria e indelegable, excepto para el caso previsto en el numeral 1 del presente artículo.
ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Comité Institucional de Control Interno:
1. Evaluar el estado del Sistema Institucional de Control Interno de acuerdo con las características propias del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de Control Interno y organismos de control.
2. Someter a aprobación la Política de Control Interno.
3. Someter a aprobación la Política de Administración del Riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
4. Impartir lineamientos sobre la administración de los riesgos propios del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
5. Analizar las evaluaciones de la gestión del riesgo, elaboradas por la segunda y tercera Línea de Defensa del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
6. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
7. Supervisar la fiabilidad, integridad y seguridad de ía información.
8. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
9. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el Jefe de Control Interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la Administración.
10. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
11. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
12. Las demás asignadas por el Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 4. PERIODICIDAD DE REUNIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá ordinariamente como mínimo dos (2) veces al año de forma presencial, o virtual en los términos del artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, previa citación por parte del Secretario Técnico del Comité. Así mismo se reunirá de manera extraordinaria cuando las necesidades así lo exijan, por convocatoria del Ministro o su delegado.
ARTÍCULO 5. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaria Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Programar y convocar las sesiones del Comité. La convocatoria se hará a través de cualquier medio eficaz de preferencia por medios electrónicos.
2. Preparar y elaborar la agenda de los asuntos que serán puestos a consideración del Comité en cada sesión.
3. Registrar las decisiones y temas tratados, y elaborar las actas de las sesiones con el apoyo de quienes presentaron los correspondientes temas, para remitirlas a los miembros del Comité para sus observaciones.
4. Gestionar la firma del acta de la sesión del Comité, de aquellos miembros asistentes a la misma.
5. Realizar el seguimiento de los compromisos de las sesiones y acciones pendientes del Comité.
6. Preparar los informes que le sean solicitados en relación con temas pertinentes a las funciones del Comité.
7. Llevar acabo el archivo de las actas y demás documentos soportes de conformidad con los lineamientos adoptados para la gestión documental.
8. Presentar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno los resultados de las
evaluaciones de control, así como del estado de los elementos del Sistema de Control interno acorde con las normas vigentes sobre la materia.
9.Las demás que asigne el Ministro de Tecnologías de la información y las Comunicaciones.
PARÁGRAFO: Las decisiones que adopte el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, constarán en actas suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico.
ARTICULO 6. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES O CONFLICTOS DE INTERÉS. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno están sujetos a las causales de Impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando un miembro del Comité advierte que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarle inmediatamente al Presidente del Comité, quien deberá decidir. De aceptarlo, designará su remplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos.
Cuando el integrante del Comité no manifesté su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que consideré necesarias para decidir el impedimento.
Cuando el impedimento recaiga en el presidente del Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 7. QUORUM. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros.
ARTICULO 8. DECISIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité sin perjuicio de que para casos particulares puedan delegar en el presidente la firma.
El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.
Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTICULO 9o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presenté resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 3211 del 23 de noviembre de 2018.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C.
SYLVIA CONSTAÍN
MINISTRA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
