RESOLUCIÓN 2425 DE 2023

(diciembre 27)

Diario Oficial No. 52.623 de 29 de diciembre de 2023

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Por la cual se crea e implementa el Sistema de Identificación y Caracterización de Oferta y Demanda Estadística (Sicode) del Sistema Estadístico Nacional (SEN).

EL DIRECTOR (E) DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE)

en ejercicio de sus facultades Constitucionales y legales, en especial, las conferidas por el artículo 209 de la Constitución Política, la Ley 2335 de 2023, el Decreto número 2123 de 2023, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio del interés general y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el artículo 5o de la Ley 489 de 1998 expone que los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo.

Que el artículo 5o de la Ley 2335 de 2023 adopta unas definiciones, la del numeral 1 define que las estadísticas oficiales son las que permiten conocer la situación económica, demográfica, ambiental, social y cultural de acuerdo con el nivel de desagregación territorial de la operación estadística, y sirven como insumo para la toma de decisiones públicas y privadas, en especial, para la generación, el diseño y el seguimiento de las políticas públicas

Que la del numeral 12 ídem, define que los metadatos es la información necesaria para el uso e interpretación de las estadísticas. Los metadatos describen la conceptualización, calidad, generación, cálculo y características de un conjunto de datos estadísticos.

Que este mismo artículo, en el numeral 14, define que una operación estadística es la aplicación del conjunto de procesos y actividades que comprende la identificación de necesidades, diseño, construcción, recolección o acopio, procesamiento, análisis, difusión y evaluación, la cual conduce a la producción de información estadística sobre un tema de interés nacional o territorial.

Que, a su vez, el numeral 16 del mismo artículo define el registro administrativo como el conjunto de datos que contiene la información recogida y conservada por entidades y organizaciones en el cumplimiento de sus funciones o competencias misionales u objetos sociales. de igual forma, se consideran registros administrativos las bases de datos con identificadores únicos asociados a números de identificación personal, números de identificación tributaria u otros, los datos geográficos que permitan identificar o ubicar espacialmente los datos, así como los listados de unidades y transacciones administrados por los integrantes del SEN.”

Que el artículo 6o. de la Ley 2335 de 2023 establece que el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) es la autoridad estadística en Colombia, en tal virtud, además de las funciones y competencias establecidas por la Constitución y la ley, dirige la producción de información estadística con plena independencia técnica, ejerce la regulación en materia estadística, es el administrador de datos para su uso y aprovechamiento con fines estadísticos y es el ente rector del Sistema Estadístico Nacional (SEN).

Que el artículo 9o. de la Ley 2335 de 2023 decreta que el director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) deberá fomentar la independencia técnica del Sistema Estadístico Nacional (SEN) y liderará el desarrollo estratégico de las estadísticas oficiales, las alianzas y la relación con las partes interesadas, a fin de incrementar la idoneidad de las estadísticas oficiales, ejecutando las operaciones estadísticas con altos estándares de calidad y eficiencia.

Que el mismo artículo dispone que el director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) representará al Sistema Estadístico Nacional (SEN). En tal sentido, podrá aprobar estándares y emitir directrices, a partir de criterios técnicos, normas reconocidas internacionalmente y buenas prácticas estadísticas, a fin de ser aplicadas en todo el Sistema Estadístico Nacional para la elaboración, la producción y difusión de las estadísticas oficiales.

Que el artículo 13 de la Ley 2335 de 2023 establece unas obligaciones para quienes integran el SEN, entre las que se destaca la establecida en el numeral 12, la cual señala “Reportar de forma oportuna la creación, actualización y cualquier otra novedad en la producción y difusión de información estadística o registro administrativo, relacionada con los metadatos y variables de caracterización de la operación estadística de acuerdo con la regulación expedida por el DANE y de acuerdo con la periodicidad establecida en el Plan Estadístico Nacional (PEN). Este sistema informático contendrá los metadatos de las operaciones estadísticas y de los registros administrativos para aprovechamiento estadístico”.

Que teniendo en cuenta que la Ley 2335 de 2023 expresa que el sistema informático contendrá los metadatos de las operaciones estadísticas y de los registros administrativos para aprovechamiento estadístico. Es importante resaltar que este proceso se ha venido desarrollando en el DANE y es una herramienta que ha servido para realizar la caracterización de la oferta de información estadística del país y tener información actualizada y oportuna de creación, actualización y cualquier otra novedad en la producción y difusión de la información estadística o registros administrativos.

Que a los integrantes del SEN les asisten unas obligaciones, especialmente las contempladas en los artículos 13, 19, 22 y 57 de la Ley 2335 de 2023. El artículo 57 señala que el DANE podrá imponer sanciones pecuniarias a las personas naturales o jurídicas que incumplan lo dispuesto en la ley u obstaculicen la realización de los censos, encuestas u otras operaciones estadísticas, previo agotamiento del procedimiento administrativo sancionatorio contemplado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que, a su vez, el inciso segundo del artículo 46 de la Ley 2335 de 2023 expresa que quienes producen estadísticas oficiales deberán generar los metadatos asociados a cada una de las actividades del proceso estadístico, así como los conjuntos de datos resultantes, de forma estandarizada. Las personas usuarias serán informadas acerca de las fuentes y los métodos de producción estadística y sobre la calidad de los resultados estadísticos a través de metadatos.

Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8o. de la Ley 1437 de 2011 y del artículo 2.1.2.1.21 y siguientes del Decreto 1081 de 2015 fue publicado en la página web de la entidad el proyecto de Resolución por la cual se crea e implementa el Sistema de Identificación y Caracterización de Oferta y Demanda Estadística (Sicode) del Sistema Estadístico Nacional (SEN)”, entre el 10 de noviembre y el 24 de noviembre de 2023 para comentarios y observaciones de los miembros del SEN, ciudadanos y grupos de interés.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente acto administrativo tiene como objeto crear e implementar el Sistema de Identificación y Caracterización de Oferta y Demanda Estadística (Sicode) del Sistema Estadístico Nacional (SEN), que contendrá los metadatos de las operaciones estadísticas y de los registros administrativos para aprovechamiento estadístico.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución será aplicable a las entidades del orden nacional y territorial integrantes del Sistema Nacional Estadístico (SEN) que son productoras de operaciones estadísticas o responsables de registros administrativos para aprovechamiento estadístico:

1. Pertenecientes a las ramas del poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente; del orden nacional, departamental, municipal y distrital.

2. Los órganos, los organismos o las entidades estatales independientes o autónomas de control.

3. Las personas jurídicas, públicas o privadas, que presten servicios públicos.

4. Cualquier persona jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública.

5. Personas jurídicas que posean, produzcan o administren registros administrativos en el desarrollo de su objeto social, que sean insumos necesarios para la producción de estadísticas oficiales.

6. Quienes producen estadísticas oficiales, en el marco del Sistema Estadístico Nacional (SEN).

ARTÍCULO 3o. REPORTE DE INFORMACIÓN AL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE OFERTA Y DEMANDA ESTADÍSTICA AL SEN. Las entidades productoras o administradoras de operaciones estadísticas o responsables de registros administrativos para aprovechamiento estadístico deben reportar las creaciones y actualizaciones de estos a través de los instrumentos dispuestos por el DANE en el Sistema de Identificación y Caracterización de Oferta y Demanda Estadística (Sicode) del SEN.

PARÁGRAFO. Se entenderá por actualización de operaciones estadísticas y registros administrativos el cambio en alguna(s) de su(s) característica(s) o cambios en el proceso de conformación del registro administrativo.

ARTÍCULO 4o. TIPOS DE REPORTE. En el sistema informático se podrán realizar reportes ordinarios o extraordinarios.

PARÁGRAFO 1o. Para el reporte ordinario, las entidades del SEN informarán en los términos del artículo 6 de la presente resolución las actualizaciones de las operaciones estadísticas y registros administrativos.

PARÁGRAFO 2o. Para el reporte extraordinario, las entidades del SEN deberán reportar en el momento en que se produzca una de las siguientes novedades, así:

1. La creación de una operación estadística o de un registro administrativo.

2. Cambio en alguna(s) característica(s) de la operación estadística: objetivo, variables, indicadores, cobertura geográfica, desagregación temática, desagregación geográfica, periodicidad de recolección y difusión, unidad de observación y tipo de operación estadística.

3. Cambio en alguna(s) característica(s) del registro administrativo: objetivo, variables, cobertura geográfica, periodicidad de recolección, desagregación por grupos y unidad de observación.

4. Cambios en los datos de identificación, contacto o ubicación de la dependencia responsable y el temático o responsable técnico de la operación estadística o registro administrativo.

PARÁGRAFO 3o. Cuando se presente alguna novedad en la información de la entidad esta deberá ser actualizada en el directorio de entidades del Sicode.

ARTÍCULO 5o. PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. Para la creación y actualización de las operaciones estadísticas y registros administrativos, se deberán realizar de forma satisfactoria las fases de Reporte, Crítica y Publicación.

- En la fase de Reporte, las entidades del SEN deben reportar la creación o actualización de las operaciones estadísticas y registros administrativos en el Sicode, teniendo en cuenta los periodos y plazos definidos para el reporte de la información.

- En la fase de Crítica, el DANE revisará la información ingresada por la entidad y le notificará los resultados obtenidos, los cuales podrán ser: i) observaciones y comentarios por tener en cuenta para que la entidad los ajuste cuando el DANE los notifique en el sistema, o ii) aceptación de la información reportada, sin ninguna observación.

- En la fase de Publicación, una vez aceptada la información se procederá a publicarla dentro del sistema. El DANE notificará la publicación a la entidad por medio del Sicode.

ARTÍCULO 6o. PERIODICIDAD Y PLAZO PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN. Las entidades deberán realizar el reporte ordinario entre el primero (1) y el treinta y uno (31) de agosto de cada año y el reporte extraordinario cuando se presente la novedad.

PARÁGRAFO. Una vez reportada la información por parte de la entidad, el DANE la revisará en un lapso no mayor a diez (10) días hábiles. En el caso de requerir ajustes se notificarán las observaciones pertinentes en la sección de comentarios del aplicativo. La entidad tendrá diez (10) días hábiles para revisar, complementar o ajustar la información. Estos plazos aplican para ambos tipos de reporte.

ARTÍCULO 7o. DIFUSIÓN DE LOS INVENTARIOS DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS Y OPERACIONES ESTADÍSTICAS. El DANE pondrá a disposición los inventarios de registros administrativos y operaciones estadísticas en la página del Sistema Estadístico Nacional (SEN) www.sen. gov.co, los cuales estarán conformados por las principales características definidas por el DANE.

ARTÍCULO 8o. SOPORTE Y ASISTENCIA. El DANE brindará apoyo y asistencia técnica a las entidades que reportan información, con el fin de realizar un acercamiento y buen manejo del sistema de información.

ARTÍCULO 9o. SANCIONES. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente acto administrativo por parte de las entidades obligadas a reportar la información en el Sistema informático que almacena los metadatos de operaciones estadísticas y registros administrativos acarreará sanciones.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable a los órganos constitucionales autónomos, conforme a lo establecido en el artículo 57 de la Ley 2335 de 2023.

ARTÍCULO 10. PUBLICIDAD. Publicar de la presente resolución en la página web del DANE.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C., a 27 de diciembre de 2023.

El Director(e),

Leonardo Trujillo Oyola