MEMORANDO 202000331 DE 2020
(marzo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| PARA: | MINISTRA, VICEMINISTROS, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES DE GIT |
| ASUNTO: | Lineamientos para la Recolección de datos personales en MinTIC de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y Resolución 924 de 2020 |
Estimados Directivos, cordial saludo.
En el marco del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, es imperativo la correcta recolección de los datos personales que están bajo la responsabilidad del Ministerio, en ese sentido, en mi calidad de Oficial de Seguridad y Privacidad de la Información, a continuación se detallan lineamientos para la correcta recolección teniendo en cuenta la Resolución 924 de 2020 “Por la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 2007 de 2018”. y el manual de Lineamientos de Seguridad para la protección y Tratamiento de Datos Personales MIG-TIC-MA-010:
1. Establecer el alcance de la finalidad de los datos para su tratamiento claramente e informar de la misma manera, debido a que una vez el titular autorice, no se pueden utilizar sus datos para otras finalidades no contempladas en el aviso.
2. Revisar a detalle la pertinencia de la recolección de los datos personales a solicitar, de acuerdo con el tema y finalidad, esto con el propósito de no requerir datos con carácter sensibles, privados, semiprivados que no sean necesarios para llevar a cabo la actividad.
3. La autorización solicitada al titular debe ser expresa, esto quiere decir que debe ser diseñada de tal manera que no dé lugar a insinuaciones y supuestos.
4. En el caso de que se solicite información para temas diferentes a encuestas y eventos, se debe utilizar el formato con código MIG-TIC-FM-014 - Autorización expresa de recolección y tratamiento de datos personales (mediante formato adjunto a la inscripción firmado o sistematizado dentro de los formularios de inscripción)
5. Una vez el titular autorice el tratamiento de sus datos personales, esta debe enviada al correo electrónico del titular, con copia al correo datospersonales@mintic.gov.co
6. En el caso de que se recolecte información de Niños, Niñas y Adolescentes, la autorización para su tratamiento la debe otorgar la persona responsable del menor de edad, en el marco de lo establecido por la normativa vigente.
7. Indicar a los terceros que hacen recolección de datos en nombre del Ministerio/Fondo Único de TIC, tener en cuenta las políticas y lineamientos que en la materia ha dictado el Ministerio.
8. Cuando un tercer entregue información personal recolectada a nombre del Ministerio debe allegar las respectivas autorizaciones firmadas por los titulares de la información.
9. Si en poder de la dependencia reposan formatos de autorización de datos personales, por favor hacer envío de una copia al correo datospersonales@mintic.gov.co indicando la estrategia o programa para el cual se recolectó.
10. Contar con el acompañamiento del equipo de Seguridad y Privacidad de la Información del Despacho de la Ministra para estas actividades de recolección de datos personales:
1. Ing. Andrés Díaz Molina - adiazm@mintic.gov.co
2. Ing. Dayana Carbonó Carbonó - dcarbono@mintic.gov.co
3. Ing. Sergio Ramos Pahuana - sramos@mintic.gov.co
De ante mano <sic> muchas gracias por el apoyo y gestión, cualquier duda al respecto no duden en contactarnos.
ANDRÉS DÍAZ MOLINA
Asesor del Despacho de la Ministra
