CIRCULAR 31 DE 204

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En el marco del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos que integran la gestión contractual, actividad transversal a todas las dependencias de la Entidad, que se ejerce en forma mancomunada y con el apoyo de cada una de ellas, la Secretaría General y la Subdirección de Gestión Contractual, en el marco de sus competencias, para efectos del desarrollo eficiente de la gestión contractual de la Entidad y con el propósito de garantizar el adecuado trámite de los procesos de selección programados en el Plan Anual de Adquisiciones de la presente vigencia fiscal, solicita atender las siguientes orientaciones y fechas del calendario:

PROCESOS DE SELECCIÓN QUE IMPLIQUEN CONVOCATORIA PÚBLICA.

Los documentos y estudios previos necesarios para el inicio de los respectivos procesos de selección que se adelanten y que impliquen convocatoria pública deberán ser radicados en la Subdirección de Gestión Contractual con la debida antelación a fin de ser publicados a más tardar en la plataforma SECOP II y/o Tienda Virtual como se indica a continuación:

NOTA 1: Para los plazos señalados anteriormente, se deberán tener en cuenta los plazos internos de gestión a fin de que los procesos puedan ser publicados en el SECOP II. Dichos tiempos internos comprenden las actividades previas de acompañamiento, presentación ante Comité de Contratación, ajuste de los documentos una vez recomendado y radicación final, de tal manera que, con la radicación definitiva el trámite a seguir sea el inicio formal del proceso de selección, según la modalidad establecida.

NOTA 2: Si bien el objetivo es lograr la adjudicación del contrato, también está dentro de las previsiones legales la posible declaratoria de desierto, lo cual debe considerarse dentro de la planeación de las áreas requirentes, así como el plazo de ejecución de los contratos que se pretendan suscribir.

NOTA 3: En atención al principio de anualidad consagrado en el artículo 14 del Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto, se debe tener en cuenta que las actividades a realizar deben ser ejecutadas en la presente vigencia y por ende su respectiva legalización, salvo que se cuente con la respectiva aprobación de vigencias futuras

NOTA 4: Aunado a lo anterior y en pro de una adecuada planeación y ejecución contractual no se recomienda constituir reservas presupuestales; en todo caso, en los eventos que así lo determinen las áreas, los requisitos y lineamientos para su procedencia deberán ser consultados a la Subdirección Financiera de la entidad.

NOTA 5: Es de señalar que las fechas tentativas de adjudicación podrán variar de acuerdo con el desarrollo propio del proceso, lo que podría conllevar a que el mismo resulte ser más extensivo. Lo anterior resulta de gran importancia, ya que la modificación de los tiempos podría generar un impacto en el plazo de ejecución que se prevé para el contrato

Cordialmente,

SERGIO ALVENIX FORERO REYES

Subdirector de Gestión Contractual

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones