CIRCULAR 29 DE 2021

(noviembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

PARA:	VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES GIT Y SUPERVISORES DE CONTRATOS
DE:	MARÍA PIERINA GONZALEZ FALLA SECRETARÍA GENERAL
ASUNTO:	CIERRE FISCAL AÑO 2021 MINISTERIO Y FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

En el marco del Estatuto Orgánico del Presupuesto - Decreto 111 de 1996 y sus decretos reglamentarios, incorporados al Decreto 1068 de 2015, Decreto Único del Sector Hacienda y Crédito Público (DURSHCP) y las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su Circular 032 del 5 de noviembre de 2021 en relación con el cierre presupuestal en la presente vigencia fiscal; con el propósito de lograr una ejecución del 100% en el presupuesto asignado a cada entidad, programar las acciones correspondientes para dar cumplimiento a las metas de compromisos, obligaciones, pagos y uso de PAC; se emiten las siguientes orientaciones y se presenta el calendario con las fechas para cada una de las actividades previstas en el cierre presupuestal 2021.

Es preciso indicar que de acuerdo con el Decreto 1068 de 2015 – DURSHCP (Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público), toda la información que se registra en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación es la oficial y ésta debe ser consistente con los soportes que respaldan los registros presupuestales, contables y tesorales.

- CIERRE PRESUPUESTAL

FUNDAMENTO LEGAL

Ley 819 de 2003 (Normas orgánicas presupuestales de disciplina fiscal)

Art. 8o. Reglamentación a la Programación Presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las Entidades Territoriales, deberá sujetarse a los correspondientes Marcos Fiscales de Mediano Plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las Asambleas y los Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. (el resaltado es nuestro) (……)

Decreto 111 de 1996 – EOP (Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación)

Art. 89. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.

Decreto 1068 de 2015 - DURSHCP

Art. 2.8.1.7.6. Ejecución compromisos presupuestales. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago.

El cumplimiento de la obligación se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago.

Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte de Consejo Nacional de Política Fiscal - Con?s o quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de selección de contratistas en los que se Evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia ?scal, deberá contarse con dicha autorización.

De acuerdo con la norma precitada, las apropiaciones presupuestales debidamente programadas y aprobadas por el Congreso deben ser comprometidas y ejecutadas en cada vigencia fiscal. Por lo anterior, se solicita a las áreas revisar los rubros presupuestales o proyectos a cargo para determinar lo que efectivamente alcanzan a ejecutar en lo que resta de la presente vigencia fiscal. En el evento que reflejen sobrantes presupuestales deben informar a la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales si se trata de proyectos de inversión y a la Subdirección Financiera cuando sea de funcionamiento para que se proceda a solicitar su reducción ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP).

Todas las orientaciones aquí establecidas van encaminadas a reducir al máximo las pérdidas de apropiación, por lo anterior se requiere especial atención a lo anterior para evitar los hallazgos administrativos y disciplinarios observados por la Contraloría General de la República en la auditoría presupuestal y financiera de la vigencia fiscal 2020 y anteriores, las cuales se enuncian a continuación.

Observación de la CGR: Pérdidas de Apropiación en los últimos años - Lo anterior evidencia deficiencias en el manejo y seguimiento de la información presupuestal de la entidad, generando incertidumbre y falta de confiabilidad en la misma.

Por lo anterior, los responsables de la ejecución en cada una de las áreas deben remitir o solicitar según sea el caso a la Subdirección Financiera - Coordinación GIT de Presupuesto, la liberación de los recursos que no van a ser objeto de compromisos:

- Enviar Solicitud de liberación de los recursos que no se van a ejecutar parcial o total en CDPs o en contratos que por proporcionalidad en el primer pago deban liberarse.

- Modificar los contratos, convenios, órdenes de compra o actos administrativos de transferencia /ordenación de gasto que no se alcanzan a ejecutar en la presente vigencia y remitir copia a la Subdirección Financiera. El área debe justificar el 100% de los recursos comprometidos y no obligados al 31 de diciembre de la vigencia fiscal. La no justificación ha sido objeto de hallazgo por la CGR por deficiencias en el principio de la planeación.

- Para el caso de anulación de CDP se debe remitir a la Subdirección Financiera-GIT presupuesto, previa autorización de la Ordenadora del Gasto.

- CONSTITUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES

FUNDAMENTO LEGAL

Decreto 111 de 1996 - EOP

Art. 89….

Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

La justificación para la constitución de reservas presupuestales deber ser presentada por el supervisor y responsable del área y validada por la ordenadora del gasto (previo concepto de viabilidad emitido por la Subdirección Financiera), la cual debe atender la función de advertencia emitida por la Contraloría General del República en noviembre de 2012, en el sentido de que las mismas deben corresponder a situaciones excepcionales dentro de su ejecución presupuestal.

La fecha máxima para la radicación de solicitudes será el 20 de diciembre de 2021, justificando de manera amplia y suficiente las razones de fuerza mayor que impidieron la ejecución del compromiso.

Debe enfatizarse que de acuerdo con lo establecido en el citado Decreto 1068 de 2015 los recursos apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de diciembre.

De igual manera se recomienda el trámite oportuno de las obligaciones o cuentas por pagar de conformidad con lo establecido en el plan de pagos. Lo anterior con el fin de evitar constituir reservas presupuestales por no disponibilidad de PAC, lo que implicaría un hallazgo por parte del órgano de control fiscal – CGR si no se alcanzara a realizar las modificaciones de PAC correspondiente, en el evento de ser posible.

- RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS EN EL 2020 Y NO EJECUTADAS EN EL 2021

FUNDAMEMNTO LEGAL

Decreto 1068 de 2015

Art. 2.8.1.7.3.3. Fenecimiento de Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar. Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán.

Se recalca la importancia, por parte de las áreas responsables de cada reserva presupuestal, de pagar antes finalizar el mes de noviembre de la presente vigencia los saldos por obligar y pagar de las reservas constituidas en diciembre de 2020 o solicitar la reducción de los compromisos, previa modificación de los actos administrativos que los originaron, con el fin de reducir en el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- y evitar que al cierre de la vigencia queden reservas no ejecutadas.

Lo anterior, va encaminado a reflejar unas reservas presupuestales ejecutadas en su totalidad al finalizar su vigencia. La no atención de las indicaciones dadas le ocasiona a la entidad los hallazgos administrativos y disciplinarios observados por la Contraloría General de la República en la auditoría presupuestal y financiera de la vigencia fiscal 2020 y anteriores, las cuales se enuncian a continuación.

Observación de la CGR: Reservas constituidas no ejecutadas, deficiencias en la gestión. Lo anterior, evidencia deficiente planeación y constitución de compromisos sin la debida certeza para su ejecución y genera mayores trámites para la cancelación de dichos compromisos. Esto es repetitivo.

- CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR

FUNDAMENTO LEGAL

Decreto 1060 de 2015

Artículo 2.8.1.7.3.2. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar. A más tardar el 20 de enero de cada los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. En dicho plazo, podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, que en ningún caso se puedan registrar nuevos compromisos.

Para el registro de obligaciones sobre anticipos pactados o por la recepción de bienes y servicios, se deberá contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja PAC de la vigencia. (Cuentas por pagar requieren contar con PAC).

Para poder constituir cuentas por pagar todos los documentos deben estar debidamente radicados ante la Subdirección Financiera en las fechas indicadas en la presente circular.

De igual manera, los ejecutores de proyectos y supervisores de contratos/convenios/transferencias, son responsables directos de realizar un seguimiento estricto a la ejecución presupuestal y de tramitar todos sus pagos en forma oportuna en lo que resta de la vigencia 2021.

Con lo anterior se busca evitar pagos a través de la figura “vigencias expiradas” establecidas en el artículo 50 de la Ley 2063 de 2020. Además de la apertura de posibles procesos fiscales y disciplinarios.

- CUPOS NO UTILIZADOS O UTILIZADOS PARCIALMENTE DE VIGENCIAS FUTURAS APROBADAS POR EL MHCP

FUNDAMENTO LEGAL

Decreto 1068 de 2015.

(….)

Art. 2.8.1.7.6. Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte de Consejo Nacional de Política Fiscal - Con?s o quien éste delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberá contarse con dicha autorización.

Art. 2.8.1.7.1.1. Autorizaciones de Vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, el Confis o su delegado podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los contratos que se encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

Artículo 2.8.1.7.1.10. Caducidad de las vigencias futuras y los avales fiscales. Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre de cada año caducan sin excepción.

En consecuencia, los órganos deberán registrar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación a más tardar el 31 de diciembre de cada año la utilización de los cupos autorizados, operación que refleja la utilización de los cupos autorizados dentro de la vigencia…».

En ese orden de ideas las áreas que cuenten con cupos de vigencia futuras aprobado por el MHCP y hayan celebrado contratos con cargo a estos, los saldos no utilizados deben reportarlos a la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales si se trata de proyectos de inversión o a la Subdirección Financiera si son del presupuesto de funcionamiento para que se adelanten los trámites a que haya lugar ante las autoridades competentes. No atender las orientaciones aquí señaladas nos ocasionará el hallazgo repetitivo que ha observado la Contraloría General de la República en la auditoría presupuestal y financiera 2020 y anteriores, enunciado a continuación.

Observación de la CGR: Deficiencias en la planeación repetido en los últimos años, pérdidas de cupos presupuestales.

- CALENDARIO DE ACTIVIDADES CIERRE PRESUPUESTAL 2021

ACTIVIDADES	FECHA MÁXIMA
a) Solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación de acuerdo con los instructivos GEF-TIC-PR-044 modificación traslados presupuestales externos v1 y GEF-TIC-PR-048 modificación traslados presupuestales internos v1.	17 de noviembre de 2021
b) Radicación de trámite vigencias futuras (únicamente para adición de contratos)	17 de noviembre de 2021
c) Solicitud de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para contratación.	20 de noviembre de 2021
d) Solicitudes de Registro Presupuestal de Compromisos para contratación.	30 de noviembre de 2021
e) Solicitudes de liberaciones de CDP por parte de las áreas	26 de noviembre de 2021
f) Cierre y legalización de caja menor	15 de diciembre de 2021
g) Liberación de compromisos (previa modificación de actos administrativos)	17 de noviembre de 2021

- PROCESO DE PAGOS - CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE NOVIEMBRE:

DOCUMENTOS PARA RADICAR EL TRÁMITE DE LA CUENTA DE LOS SERVICIOS PRESTADOS CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE:

1. Los documentos soporte de acuerdo con el Instructivo para el cobro de honorarios de personas naturales_v6

2. PLANILLAS DE SEGURIDAD SOCIAL en estado pagado desde el mes inicio de contrato hasta el mes de noviembre de 2021 donde se evidencie el IBC. Es decir, ejemplo: si el contratista inició su contrato en el mes de julio, deberá anexar las planillas correspondientes de los meses de julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre. (es importante que se pueda visualizar el ingreso base de cotización utilizado y la fecha de pago.)

3. Incluir oficio o acto administrativo del cambio de supervisor en los casos que aplique.

Nota:

- Las cuentas de los contratistas de personas naturales deben ser radicadas en INTEGRATIC dentro de las fechas establecidas. El responsable del área debe remitir en cada fecha (1, 2 o 3 de diciembre) en el formato establecido la relación de la totalidad de los contratistas que radicaron la cuenta o factura

- La radicación posterior a las fechas establecidas (después del 3 de diciembre) conllevará a que el pago sea realizado a finales del mes.

PARA EL COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE DOCUMENTOS PARA ENTREGAR EL 20 DE DICIEMBRE (ÚNICO DÍA) PARA FINALIZAR EL PROCESO DE COBRO DE HONORARIOS DEL MES DE DICIEMBRE AL USUARIO CUENTACOBROTIC:

Notas:

a. RESPONSABLES DE IVA: Factura Electrónica la cual deberá ser enviada acorde con las instrucciones dadas en la circular 009 de marzo de 2021.

b. Deben entregar FORMATO UNICO PARA PAGO A CONTRATISTAS PERSONAS NATURALES FUPC VIRTUAL. el cual recibirán en el correo electrónico institucional del contratista. Es importante aclarar que todo FUPC debe ser firmado por el supervisor mediante el mecanismo autorizado en el Ministerio TIC mediante la Resolución 2256 del 6 de noviembre de 2020, que pueden ser, firma digital o firma electrónica a través del sistema INTEGRATIC, no deberán generarse documentos físicos para estos trámites.

c. Deben entregar la planilla de seguridad social pagada correspondiente al periodo de cotización diciembre 2021 (quien no allegue la planilla de seguridad social de diciembre no será posible tramitar su pago, por consiguiente, se constituirá en cuentas por pagar hasta que se pueda validar el cumplimiento de este requisito legal).

d. Todos deben entregar el Paz y salvo en formato de la entidad, debidamente firmado mediante el mecanismo que autorice y habilite el Ministerio.

e. Incluir oficio o acto administrativo del cambio de supervisor en los casos que aplique

- Todos los pagos se deben tramitar a través de INTEGRATIC / CUENTA COBROTIC NO SE RECIBEN CUENTAS EN FÍSICO.

- Las cuentas de los contratistas de personas naturales deben ser radicadas en INTEGRATIC en la única fecha establecida. El responsable en cada área debe remitir el mismo 20 de diciembre antes de la 5 pm, a la Subdirección Financiera, la relación de la totalidad de los contratistas que radicaron la cuenta de acuerdo con el formato establecido para tal fin.

CRONOGRAMA DE PAGOS

ACTIVIDAD	FECHA LÍMITE DE RADICACIÓN	FECHA MÁXIMA DE PAGO
a) PAGO CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIO-PERSONA NATURAL- NOVIEMBRE RADICACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL: en un único documento en formato PDF se debe incluir la cuenta de noviembre RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	1, 2 y 3 de diciembre - 2021	.13 y 14 de diciembre
ACTIVIDAD	FECHA LÍMITE DE RADICACIÓN	FECHA MÁXIMA DE PAGO
b) PAGO CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIO-PERSONA NATURAL- DICIEMBRE RADICACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL: en un único documento en formato PDF se debe incluir la cuenta de noviembre RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC” IMPORTANTE: los documentos recibidos con posterioridad a la fecha máxima de radicación se constituirán en cuentas por pagar, sin excepción y el pago se realizará a partir después de febrero de 2022.	20 de diciembre 2021	28 o 29 dic- 2021 Únicos días
PAGOS DE CONTRATOS QUE NO ESTÉN AL DÍA. (REZAGOS EN FLUJOS DEPAGOS) Es obligatorio tramitar el pago de los contratos, cumpliendo los requisitos para cada uno, que tengan cuentas pendientes de tramitar a 30 de octubre por parte del supervisor del contrato. RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	20 de noviembre	N/A
d) DEMÁS CONTRATOS-PERSONA JURÍDICAS: Radicación de trámites para pago a proveedores por bienes y servicios recibidos a satisfacción en la entidad al 30 de noviembre de 2021 (sujeto a la disponibilidad de PAC), Los contratos suscritos en el mes de diciembre con bienes y servicios recibidos antes del 24 de diciembre se tramitará su pago previa disponibilidad de PAC RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	1 al 7 dic- 2021	Entre 15 y 28 dic-2021
e) RADICACIÓN TRÁMITES DE PAGO CON CARGO A LAS RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS EN DICIEMBRE DE 2020 Las reservas presupuestales 2020 que no se paguen en la presente vigencia fenecerán sin excepción de acuerdo con la normatividad presupuestal y se notificará para las respectivas acciones disciplinarias a que haya lugar. RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	30 de noviembre 2021	N/A

Con el fin de evitar incumplimientos en la ejecución del Plan Anual de Caja o poner en riesgo el cierre presupuestal, por el no registro oportuno de operaciones presupuestales (RP y obligaciones), se solicita a los supervisores cumplir con los tiempos establecidos en la presente circular.

Observaciones generales de la CGR:

- Deficiencias en la ejecución del PAC

- Represamientos por volúmenes tramitados al finalizar la vigencia contribuyendo al incremento de Cuentas por Pagar.

- Deficiencias en la planeación del recibo de los bienes y servicios

- Constitución de reservas presupuestales inducidas.

- No efectividad en las propuestas de mejora en el Plan de Mejoramiento

- No ejecución oportuna de las actividades previstas en los planes estratégicos y de acción de la entidad, de acuerdo con la programación.

- Deficiencias en la legalización de los gastos de los recursos administrados entregados a través de convenios y resoluciones.

ACTIVIDAD	FECHA LÍMITE
VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE
Radicación de solicitudes de Registros (Compromisos) Presupuestales para comisiones y gastos de viaje. NOTA: No aplica para la ministra, los viceministros y la Secretaria General.	15 de diciembre
Trámite de pago de las comisiones. NOTA: No aplica para la ministra, los viceministros y la Secretaria General. RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	20 de diciembre
PARQUEADEROS
Radicación de pago por reconocimiento de pago	22 de diciembre
RESOLUCIONES Y CONVENIOS EN EJECUCION 2021
Radicación trámite de desembolsos de convenios o resoluciones. RADICAR AL USUARIO “CUENTACOBROTIC”	15 de diciembre

NOTAS FINALES:

- El responsable de la caja menor realizará el trámite de legalización de la caja menor en la fecha establecida a través de INTEGRATIC.

- Es responsabilidad de los supervisores, interventores y jefes de áreas verificar, antes de la radicación en INTEGRATIC, la completitud y autenticidad de los documentos que soportan las cuentas de cobro con el fin de evitar devoluciones y demorar los pagos o constituirlos como reservas presupuestales.

- Considerando que el último día para generar y autorizar órdenes de pago está previsto para el 24 de diciembre, se recomienda a las áreas cumplir con las fechas establecidas en la presente circular.

- Se recomienda a todos los jefes de áreas, supervisores, funcionarios y contratistas legalizar las comisiones pendientes antes del 17 de noviembre.

CIERRE PRESUPUESTAL DE INGRESOS – RECAUDO CUOTAS PARTES MINTIC

De acuerdo con lo dispuesto en la Circular 032/2021 del MHCP, todos los recaudos deben estar imputados presupuestalmente, atendiendo los diferentes conceptos rentísticos de ingresos de los cuales es responsable la entidad, por tanto, no deben quedar valores pendientes por identificar.

El registro de los recaudos y su respectiva imputación por los diferentes conceptos de ingresos se debe realizar dentro de la vigencia fiscal en que se generan. Por lo anterior la fecha máxima de recepción para reclasificación de partidas de ingresos es hasta el 24 de diciembre.

Finalmente, solicitamos a los responsables de la ejecución de los Presupuestos de Ingresos y Gastos de Funcionamiento e Inversión especial observancia y estricto cumplimiento a las directrices aquí señaladas.

Cordialmente;

MARÍA PIERINA GONZÁLEZ FALLA

Secretaria General del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones