CIRCULAR 25 DE 2025

(julio 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Para:	VICEMINISTROS, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, COORDINADORES, FUNCIONARIOS y CONTRATISTAS
Asunto:	Lineamientos contractuales en aplicación de la Ley 996 de 2005 - Ley de Garantías Electorales
Fecha:	Julio de 2025

En cumplimiento de la función de orientar a las diferentes dependencias del Ministerio y del Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la ejecución y dirección de las etapas precontractual, contractual y poscontractual de los procesos de contratación de bienes y/o servicios, se considera necesario impartir los siguientes lineamientos, con el fin de garantizar el estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 996 de 2005 - Ley de Garantías Electorales.

Lo anterior, en atención al calendario electoral expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual establece como fechas para las elecciones del Congreso de la República el 8 de marzo de 2026 y para la elección de Presidente y Vicepresidente de la República la primera vuelta el 31 de mayo de 2026 (y segunda vuelta, si fuere el caso, el 21 de junio de 2026). En tal sentido, se insta a las áreas competentes a tener en cuenta las restricciones y recomendaciones que se detallan a continuación, con el propósito de planificar adecuadamente sus actividades contractuales, de manera oportuna y conforme a la normativa vigente.

RESTRICCIONES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Durante el periodo electoral mencionado, aplicarán las siguientes restricciones:

1. Elecciones al Congreso de la República

De conformidad con el parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005, a partir de los cuatro (4) meses anteriores a la fecha de elecciones al Congreso de la República, los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, ni podrán participar, promover o destinar recursos públicos de las entidades a su cargo -o en las cuales hagan parte de sus juntas directivas- para reuniones de carácter proselitista.

Teniendo en cuenta que las elecciones de Senado y Cámara de Representantes se celebrarán el domingo 8 de marzo de 2026, la restricción comenzará a regir a partir de las 00:00 horas del 8 de noviembre de 2025. Hasta esa fecha inclusive, podrán suscribirse convenios y contratos interadministrativos con recursos públicos en los términos permitidos por la ley con entidades territoriales.

1.1. Recomendaciones

Se recomienda a todas las áreas responsables de planeación y contratación:

- Revisar y ajustar sus cronogramas de contratación con suficiente antelación.

- Tener en cuenta las fechas de inicio de las restricciones legales.

- Priorizar la planificación contractual, de manera que se garantice el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Garantías Electorales.

1.2. Cronograma de actividades precontractuales

En atención al proceso electoral para elecciones de Senado y Cámara de Representantes, se deben gestionar las necesidades aplicables a esta restricción, en los siguientes términos:

ACTIVIDAD	FECHA	DEPENDENCIA A CARGO
Fecha límite para solicitar acompañamiento	Hasta el 7/10/2025	Todas las dependencias
Fecha límite para suscripción de convenios y contratos interadministrativos (entidades territoriales)	Hasta el 7/11/2025	Todas las dependencias

2. Elección de Presidente y Vicepresidente de la República.

Según lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial, ninguna entidad del Estado podrá realizar contratación directa. Esta restricción regirá desde las 00:00 horas del 31 de enero de 2026 hasta la realización de la segunda vuelta electoral, si fuere el caso.

No obstante, se aclara que las modificaciones, prórrogas, adiciones y/o cesiones contractuales durante este periodo sí podrán efectuarse, siempre y cuando se realicen en observancia de los principios de la función administrativa y estén debidamente justificadas.

2.1. Recomendaciones

Se recomienda a todas las áreas responsables de planeación y contratación:

- Revisar y ajustar sus cronogramas de contratación con suficiente antelación.

- Tener en cuenta las fechas de inicio de las restricciones legales.

- Priorizar la planificación contractual, de manera que se garantice el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Garantías Electorales.

2.2. Cronograma de actividades precontractuales

En atención al proceso electoral para el presidente y vicepresidente 2026, se deben gestionar las necesidades aplicables a esta restricción, en los siguientes términos:

ACTIVIDAD	FECHA	DEPENDENCIA A CARGO
Carga de documentos en el share Point de procesos de contratación CPS	A partir del 01/10/2025 hasta el 31/10/2025	Todas las dependencias
Revisión preliminar de los documentos - CPS	A partir del 01/11/2025	Subdirección de Gestión Contractual
Cargue de procesos en la plataforma SECOP II - CPS	A partir del 2/01/2026 hasta el 28/01/2026	Subdirección de Gestión Contractual
Fecha límite para suscripción de contratos - CPS	Hasta el 30 de enero de 2026	Todas las dependencias

Plan Anual de Adquisiciones

ACTIVIDAD	FECHA	DEPENDENCIA A CARGO
Elaboración matriz PAA	Hasta el 28/11/2025	Todas las dependencias
Aprobación del PAA en Comité de contratación	30/12/2025	Subdirección de Gestión Contractual
Carga en la plataforma SECOP II del PAA	2/01/2026	Subdirección de Gestión Contractual

2.3. Reglas generales para la consolidación y disposición de la información en los procesos de contratación de prestación de servicios.

En el SharePoint, cada área deberá crear tres carpetas, las cuáles, serán nombradas de la siguiente manera:

1. Documentos del proceso (1. Solicitud de contratación; 2. Autorización objetos iguales (si aplica); 3. Certificación servicios Altamente calificados (si aplica); 4. Estudio previo, estudio del sector y matriz de riesgos; 5. Certificación administración de personal (insuficiencia); 6. CDP).

2. Anexos contrato (condiciones del contrato) (1. Hoja de vida SIGEP; 2. Cédula; 3. Examen médico pre ocupacional; 4. RUT; 5. SIIF; 6. Cuenta bancaria)

3. Documentos del contrato (1. Estudios previos; 2. CDP; 3. Certificado de experiencia e idoneidad del contratista; 4. Clausulado CPS; 5. Formato plan de pagos; 6. Certificado de existencia y representación legal y/o documento que lo acredite (si aplica) (Persona Jurídica); 7. Documentos que autorizan al representante legal para la firma del contrato o convenio (si aplica) (Persona Jurídica); 8. Declaración de bienes y rentas y conflicto de intereses publicada en APLICATIVO PARA LA INTEGRIDAD PÚBLICA; 9. Soportes académicos; 10. Soportes de experiencia; 11. Tarjeta profesional (si aplica); 12. Certificado de antecedentes profesionales (si aplica); 13. Libreta militar (si aplica); 14. Antecedentes disciplinarios; 15. Antecedentes fiscales; 16. Antecedentes judiciales; 17. Antecedentes medidas correctivas; 18. Certificación de seguridad social y parafiscales; 19. Declaración de conflicto de intereses; 20. Compromiso de confidencialidad de información; 21. Autorización expresa de recolección y tratamiento de datos personales; 22. Consulta REDAM; 23. Captura pantalla registro SECOP II.

2.4. Entrega documentación a la Subdirección de Gestión Contractual a partir del 01/10/2025 hasta el 31/10/2025

a. Para la actividad denominada "Carga de documentos en el SharePoint de procesos de contratación", se entregará la siguiente documentación, considerando la distribución de carpetas establecida:

- Documentos del proceso (; 2. Autorización objetos iguales (si aplica); 3. Certificación servicios Altamente calificados (si aplica); 4. Estudio previo, estudio del sector y matriz de riesgos;

- Anexos contrato (condiciones del contrato) (1. Hoja de vida SIGEP; 2. Cédula; 3. Examen médico pre ocupacional; 4. RUT; 5. SIIF; 6. Cuenta bancaria)

- Documentos del contrato (3. Certificado de experiencia e idoneidad del contratista; 4. Clausulado CPS (contratos); 5. Formato plan de pagos; 6. Certificado de existencia y representación legal y/o documento que lo acredite (si aplica) (Persona Jurídica); 7. Documentos que autorizan al representante legal para la firma del contrato o convenio (si aplica) (Persona Jurídica); 9. Soportes académicos; 10. Soportes de experiencia; 11. Tarjeta profesional (si aplica); 23. Captura pantalla registro SECOP II.

Se entiende que los documentos anteriores serán entregados en formato de borrador.

b. Para la actividad denominada "Cargue de procesos en la plataforma SECOP II" (2026), se entregará la siguiente documentación, considerando la distribución de carpetas establecida:

- Documentos del proceso (1. Solicitud de contratación; 2. Autorización objetos iguales (si aplica); 3. Certificación servicios Altamente calificados (si aplica); 4. Estudio previo, estudio del sector y matriz de riesgos; 5. Certificación administración de personal (insuficiencia); 6. CDP).

- Anexos contrato (condiciones del contrato) (1. Hoja de vida SIGEP (validada); 2. Cédula; 3. Examen médico pre ocupacional; 4. RUT; 5. SIIF; 6. Cuenta bancaria)

- Documentos del contrato (1. Estudios previos; 2. CDP; 3. Certificado de experiencia e idoneidad del contratista; 4. Clausulado CPS; 5. Formato plan de pagos; 6. Certificado de existencia y representación legal y/o documento que lo acredite (si aplica) (Persona Jurídica); 7. Documentos que autorizan al representante legal para la firma del contrato o convenio (si aplica) (Persona Jurídica); 8. Declaración de bienes y rentas y conflicto de intereses publicada en APLICATIVO PARA LA INTEGRIDAD PÚBLICA; 9. Soportes académicos; 10. Soportes de experiencia; 11. Tarjeta profesional (si aplica); 12. Certificado de antecedentes profesionales (si aplica); 13. Libreta militar (si aplica); 14. Antecedentes disciplinarios; 15. Antecedentes fiscales; 16. Antecedentes judiciales; 17. Antecedentes medidas correctivas; 18. Certificación de seguridad social y parafiscales; 19. Declaración de conflicto de intereses; 20. Compromiso de confidencialidad de información; 21. Autorización expresa de recolección y tratamiento de datos personales; 22. Consulta REDAM; 23. Captura pantalla registro SECOP II.

Todos los documentos para esta etapa deban estar firmados y radicados.

2.5. Directrices para la consolidación de la información de contratación:

a. Hoja de vida SIGEP se empezarán a validar desde la vigencia 2025.

b. Exámenes médicos deben estar vigentes para la vigencia 2026.

c. Certificación Cuentas bancarias con expedición no mayor a 3 meses (Las cuentas bancarias de bancos virtuales (Lulo Bank, Nu Bank y otros) aún no están habilitadas o validadas para realizar pagos en SIIF, por lo tanto, deben informarles a los contratistas que debe ser en los bancos autorizados)

d. Declaración de bienes y rentas y conflicto de intereses publicada en APLICATIVO PARA LA INTEGRIDAD PÚBLICA debe expedirse en la vigencia de 2026.

e. Los siguientes certificados deberán aportarse con una vigencia no mayor a 60 días para el momento de la contratación:

12. Certificado de antecedentes profesionales (si aplica); 13. Libreta militar (si aplica); 14. Antecedentes disciplinarios; 15. Antecedentes fiscales; 16. Antecedentes judiciales; 17. Antecedentes medidas correctivas; 18. Certificación de seguridad social y parafiscales;

f. Los siguientes formatos, propios de la Entidad, deberán diligenciarse incluyendo únicamente el mes y el año en que se presentan, omitiendo el día específico:

19. Declaración de conflicto de intereses; 20. Compromiso de confidencialidad de información; 21. Autorización expresa de recolección y tratamiento de datos personales.

La Subdirección de Gestión Contractual estará atenta para brindar orientación adicional que sea requerida en relación con estos lineamientos.

Atentamente,

FLOR ÁNGELA CASTRO RODRÍGUEZ

Subdirectora Financiera con delegación de funciones de Ordenadora del Gasto