CIRCULAR 18 DE 2016
(septiembre 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
| PARA | Todas las dependencias del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las comunicaciones |
| ASUNTO | Salida de expedientes de las instalaciones del MINTIC |
De conformidad con las disposiciones legales sobre la salida o traslado de expedientes por fuera de sus instalaciones, el Archivo General de la Nación por medio de la Ley General de Archivos, describe de manera expresa las clases de documentos y los casos en los que se autoriza la salida de los mismos del archivo de Gestión así
*Artículo 30 Documentos administrativos Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar fe salida temporal de los documentos de archivo
Artículo 31 Documentos históricos En los archivos públicos da carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal da los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad la segundad, la conservación o el reintegro de los memos Procederá dicha automación en los siguientes términos
a) Motivos légales,
b) Procesos técnicos
c) Exposiciones culturales *
Bajo estas premisas, la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de su Grupo de Gestión de la Información, comunica a todas las dependencias de la Entidad, que no se puede hacer el retiro de expedientes de sus instalaciones, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley por parte de servidor, funcionario, colaborador o particular alguno
Adicionalmente, el personal que requiera para el desarrollo de sus actividades durante los espacios de teletrabajo, deberá solicitar al archivo de gestión con mínimo dos (2) días de anticipación, la digitalización de los expedientes y o documentos que prease para tal fin
Para la salida de expedientes en los casos permitidos por la ley, se debe comunicar dicha situación a la Coordinación del Grupo de Gestión de la Información para la realización del trámite respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente
Cordialmente,
JUAN DAVID DUQUE BOTERO
Secretario General
Mintic
