CIRCULAR 14 DE 2019

(junio 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Respetados funcionarios y Contratistas:

Con ocasión a la ejecución de la nueva Orden de Compra enmarcada dentro del nuevo Acuerdo Marco de Precios de suministro de Tiquetes Aéreos CCE-853-1-AMP-2019, que entrará en ejecución a partir del próximo 16 de junio de 2019, y con el fin de autorizar el suministro de tiquetes aéreos para los funcionarios y contratistas que por ejercicio de sus funciones y/o obligaciones deben trasladarse a un lugar diferente a su sede habitual de trabajo o ejecución de sus obligaciones contractuales en lugar diferente al domicilio contractual, resulta pertinente acoger las recomendaciones de Colombia Compra Eficiente, en línea con las las <sic> directrices de austeridad impartidas a través de la Directiva Presidencial 09 de 9 de noviembre de 2018 y lo establecido en la Resolución 0002502 de 2018 - Porta cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio y pago de viáticos (...)”

En tal sentido y como quiera que esta Entidad es participe del mencionado Acuerdo Marco de Precios, resulta obligatorio atender las directrices dispuestas en el mismo, dentro de las cuales se encuentra:

- Cumplir con las disposiciones del Acuerdo Marco durante la vigencia de todas las órdenes de compra que se deriven.

- Establecer políticas encaminadas a la generación de ahorros a través de la implementación de buenas prácticas en la compra de los tiquetes que se requieran para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

- Adquirir el tiquete aéreo más económico ofrecido por el proveedor en la plataforma establecida para ello, de acuerdo con las características del tiquete aéreo solicitado.

Ahora bien, es del caso precisar que el nuevo Acuerdo Marco establece como Políticas de Viaje “(...)EI conjunto de reglas y normas para todos los aspectos relacionados con el transporte aéreo, que permiten a las Entidades Compradoras controlar y optimizar los recursos invertidos en la adquisición de Tiquetes Aéreos... Establecidas por Colombia Compra Eficiente(...)”

Así las cosas y con fundamento en lo expuesto se adoptan y se recuerdan las siguientes directrices, las cuales deberán ser cumplidas sin excepción el trámite de comisiones nacionales e internacionales:

- Las solicitudes deben tramitarse por lo menos con ocho (8) días de antelación a la misma, con el fin de planear los viajes y optimizar los recursos públicos. Todas las tarifas de los Tiquetes Aéreos comprados serán expedidas en clase económica.

- Los horarios de la comisión solicitados a través del aplicativo comisiones en línea deben ser los más ajustados a la necesidad de la comisión, buscando: a) asistir puntualmente a la reunión, b) obtener las mejores tarifas y c) optimizar el tiempo del funcionario o contratista.

- La decisión sobre la Aerolínea y el itinerario para un viaje será seleccionada por la Entidad, buscando obtener economía en las compras de los mismos.

- El programa de viajero frecuente del pasajero no será tenido en cuenta en la planeación del viaje, pues los recursos de los contribuyentes y los intereses de la Entidad Compradora son la guía para adoptar la decisión sobre la Aerolínea y el trayecto.

- Si el viajero solicita alguna adición personal al viaje, los gastos adicionales generados deberán ser cubiertos por el viajero.

- No se autorizarán, salvo situaciones de fuerza mayor informadas inmediatamente a la Entidad, modificaciones en los itinerarios ya que están sujetas a la política de cambios y cancelaciones de la Aerolínea, y pueden generan penalidades económicas y en los casos de los Tiquetes Aéreos no reembolsables la pérdida del valor pagado.

- El supervisor de la orden de compra para la adquisición de tiquetes hará el control en el cumplimiento de las políticas de viajes.

Atentamente,

LUZ NAGELA CRISTANCHO CORREDOR

Asesora de Despacho de la Ministra encargada de las Funciones del empleo de Secretarioa General