CIRCULAR 13 DE 2026
(marzo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
Código TRD: 4000
| Para: | Directivos, Funcionarios y Contratistas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. |
| Asunto: | Socialización de las directrices dispuestas en las Resoluciones No. 00214 del 2 de febrero de 2021, No. 1855 del 28 de julio de 2023 y No. 04260 del 9 de noviembre de 2023. |
| Fecha: | 18 de marzo de 2026 |
Estimados miembros del equipo MinTIC:
En cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 00214 de 2021, modificada por la Resolución 1855 de 2023 y la Resolución 04260 de 2023 del Ministerio TIC, y con el fin de garantizar la adecuada planeación, trámite, ejecución y legalización de las comisiones de servicio y desplazamientos al interior y exterior del país, se recuerda a todos los servidores públicos y contratistas que dichas solicitudes deberán tramitarse a través del Aplicativo de Comisiones Institucional, disponible en el enlace:
https://bpm.mintic.gov.co/home/Home.aspx
Para tal efecto, se solicita dar cumplimiento a la normativa interna vigente y tener en cuenta las siguientes directrices:
1. Principios de austeridad del gasto
En el estudio y aprobación de comisiones de servicios o desplazamientos deberán aplicarse los principios de eficiencia, economía y austeridad del gasto, priorizando la pertinencia y necesidad del desplazamiento.
En consecuencia, se deberá:
a) Optimizar el número de asistentes.
b) Priorizar, cuando sea posible, el uso de herramientas virtuales.
c) Realizar la comisión por el tiempo estrictamente necesario.
2. Planeación de comisiones y autorizaciones de desplazamiento
Con el fin de fortalecer la planeación institucional y la adecuada ejecución presupuestal, las dependencias deberán mantener actualizada la programación de las comisiones de servicio y autorizaciones de desplazamiento proyectadas durante la vigencia.
Esta programación permitirá:
a) Facilitar la planeación institucional de los desplazamientos.
b) Optimizar la gestión presupuestal de viáticos y tiquetes.
c) Reducir solicitudes extemporáneas o de última hora.
La información reportada deberá ser coherente con las solicitudes que posteriormente se registren en el Sistema de Comisiones.
3. Tiempos para la solicitud de comisiones y autorizaciones de desplazamiento
Las solicitudes de comisión de servicios o autorización de desplazamiento deberán realizarse con la antelación mínima establecida en la normativa vigente, así:
a) Cinco (5) días hábiles para desplazamientos al interior del país.
b) Quince (15) días hábiles para desplazamientos al exterior.
Los tiempos se contabilizan dentro del horario laboral institucional (lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.).
Solo se tramitarán solicitudes por fuera de estos términos de manera excepcional, cuando exista una necesidad del servicio debidamente justificada y cuente con la autorización del funcionario delegado del Despacho del Ministro.
4. Solicitud de visto bueno del Despacho del señor Ministro
Previo al registro de la solicitud en el Sistema de Comisiones de la entidad, el jefe superior de la dependencia (Viceministros, Jefes de Oficina y Secretaría General) deberá remitir la respectiva solicitud al correo electrónico del funcionario delegado por el Despacho del señor Ministro, anexando el formato en Excel que se adjunta a la presente circular, debidamente diligenciado con la información completa de la comisión y/o desplazamiento.
5. Registro en el Sistema de Comisiones
Con el visto bueno del funcionario delegado por el Despacho del señor Ministro o quien haga sus veces, el comisionado deberá ingresar la solicitud en el Sistema de Comisiones de la entidad, cumpliendo los términos, requisitos y procedimientos establecidos en la normativa vigente.
Una vez registrada la solicitud en el sistema, ésta deberá surtir los avales y validaciones correspondientes por parte de los jefes inmediatos, supervisores y dependencias competentes.
Las solicitudes que no cumplan con los requisitos, tiempos o autorizaciones establecidas podrán ser devueltas para su ajuste.
6. Responsabilidad sobre la información registrada
El servidor público o contratista que solicite la comisión o autorización de desplazamiento será responsable de verificar y mantener actualizada su información personal y financiera en el Sistema de Comisiones Institucional antes de registrar cada solicitud.
En consecuencia, el comisionado deberá validar previamente que se encuentre correctamente registrada la siguiente información:
a) Cuenta bancaria activa y correcta para efectos del pago de viáticos o gastos de viaje.
b) Salario mensual, en el caso de servidores públicos.
c) Valor mensual de honorarios, en el caso de contratistas, sin incluir el IVA.
d) Dependencia o área de adscripción dentro de la Entidad.
La información registrada deberá ser completa, veraz y estar debidamente actualizada, con el fin de evitar inconsistencias, reprocesos o retrasos en el trámite administrativo de la comisión o desplazamiento.
Sin perjuicio de lo anterior, los jefes inmediatos y supervisores deberán verificar la información registrada antes de otorgar los avales correspondientes.
7. Expedición del acto administrativo
De conformidad con la normativa interna vigente, ningún servidor público o contratista podrá iniciar una comisión o desplazamiento sin que previamente se haya expedido el acto administrativo correspondiente.
En consecuencia:
a) Para servidores públicos, la comisión deberá estar autorizada mediante acto administrativo que confiere la comisión de servicios.
b) Para contratistas, el desplazamiento deberá estar autorizado mediante acto administrativo de autorización de desplazamiento.
El acto administrativo se materializará mediante una resolución o un documento de autorización, reconocimiento y ordenación de pago generado en el sistema SIIF Nación, según corresponda.
En caso de que el desplazamiento se realice sin la expedición previa del acto administrativo correspondiente, el servidor público o contratista podrá verse incurso en eventuales responsabilidades disciplinarias o contractuales, según aplique, y no habrá lugar al reconocimiento ni pago de viáticos, gastos de viaje o cualquier otro concepto asociado al desplazamiento.
8. Asignación de aerolíneas
La selección de la aerolínea será definida por la Entidad, en aplicación de los principios de austeridad y eficiencia para la entidad.
Por ello, es indispensable que las solicitudes se realicen oportunamente, a fin de:
a) Garantizar la asistencia a la reunión o evento.
b) Acceder a mejores tarifas.
c) Optimizar los tiempos de desplazamiento.
9. Gestión y adquisición de tiquetes aéreos
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones cuenta con un contrato vigente con un operador autorizado para la gestión y suministro de tiquetes aéreos, a través del cual se realizan las reservas, expediciones, cambios y demás trámites relacionados con el transporte aéreo para las comisiones de servicio y autorizaciones de desplazamiento.
En consecuencia, la gestión de los tiquetes aéreos deberá realizarse exclusivamente a través del operador contratado por la entidad, de conformidad con las condiciones establecidas en el respectivo contrato.
Por lo anterior, aunque los servidores públicos o contratistas identifiquen en otras páginas web, aerolíneas o plataformas comerciales tarifas diferentes o disponibilidad de vuelos, la entidad únicamente podrá tramitar y expedir los tiquetes con base en las opciones, tarifas y disponibilidad que sean suministradas por el operador contratado.
En ese sentido, no es posible realizar la compra de tiquetes por otros medios, plataformas o agencias externas, ni gestionar reservas por fuera del operador autorizado por la entidad.
Así mismo, los programas de viajero frecuente o beneficios personales no serán considerados como criterio para la expedición de tiquetes aéreos.
10. Restricciones en cambios de tiquetes
Los tiquetes expedidos a nombre del servidor público o contratista no podrán ser transferidos a terceros.
Las penalidades o multas generadas por cambios atribuibles al comisionado o contratista deberán ser asumidas por este, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificados.
11. Modificaciones de la comisión de servicio y autorización de desplazamiento
Las modificaciones a las comisiones o autorizaciones de desplazamiento deberán gestionarse oportunamente a través del Sistema de Comisiones antes de finalizar el término inicialmente autorizado y éstas requerirán del visto bueno del funcionario delegado por el Despacho del señor Ministro o quien haga sus veces.
12. Informe y legalización
Los servidores públicos y contratistas deberán presentar el informe de la comisión realizada o autorización de desplazamiento; y la legalización de los recursos asignados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su finalización, ante la Subdirección Financiera - GIT de Presupuesto o ante el cuentadante de caja menor, según corresponda.
El incumplimiento de los tiempos establecidos para la presentación del informe y la legalización de los recursos asignados podrá dar lugar a la no autorización de nuevas solicitudes de comisión o autorización de desplazamiento, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, contractuales o fiscales a que haya lugar.
Por último, se recuerda a todas las dependencias, servidores públicos y contratistas del Ministerio la importancia de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la presente circular, con el fin de asegurar el adecuado desarrollo de los trámites asociados a las comisiones de servicio y autorizaciones de desplazamiento.
Cordialmente,
OLGA ISABEL BUELVAS DICKSON
Secretaria General
