CIRCULAR 13 DE 2020

(julio 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

PARA:	FUNCIONARIOS Y COLABORADORES DEL MINISTERIO/ FONDO UNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
ASUNTO:	REITERACIÓN DEL PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA LA PREVENCIÓN DE LA TRANSMISIÓN DE COVID-19, COMO MEDIDA PARA LA PROTECCIÓN DE LA SALUD Y VIDA DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA ENTIDAD.

Respetados colaboradores;

El 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud -OMS- declaró el actual brote de enfermedad por coronavirus – COVID 19- como una pandemia, esencialmente por su velocidad de propagación y escala de trasmisión, ya que se trata de una epidemia que se ha extendido a varios países y continentes, generando afectación a un gran número de personas, instando a los Estados a tomar acciones urgentes y decididas para la identificación, confinación, aislamiento, monitoreo de los posibles casos, tratamiento de los casos confirmados y divulgación de medidas preventivas que ayuden a mitigar el contagio.

La pandemia del COVID-19 es una emergencia sanitaria y social de orden mundial que requiere acciones efectivas por parte de los gobiernos, sus entidades y las personas. Estos últimos juegan un papel fundamental en la minimización de la probabilidad de transmisión y el impacto en la sociedad.

Dada la emergencia Económica, Social y Ecológica declarada por el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 417 de 2020 y el Decreto 637 de 2020 con ocasión a la pandemia originada por el COVID-19 y conforme a la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional y el Ministerio de Salud y Protección social, debido al brote del Coronavirus (Covid-19), el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones profirió la Resolución No. 882 del 27 de mayo de 2020, por medio de la cual adoptó, adaptó y dictó medidas para la implementación del Protocolo de Bioseguridad para la Prevención de la Transmisión del Covid-19, establecido en la Resolución 666 del 24 de abril del 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, protocolos que mediante la presente circular se promueven, recuerdan e incentivan con el fin promover el cuidado de la vida y salud de los trabajadores y contratistas de la entidad.

Sobre el particular, confiamos en que la adopción de medidas oportunas e inmediatas reduce los riesgos de corto plazo para los colaboradores y los costos de largo plazo para las entidades y la economía en general, razón por la cual, es indispensable recordar a los colaboradores en general su responsabilidad en el acatamiento y observancia de las medidas adoptadas para salvaguardar su salud, en el marco de las condiciones sanitarias por las que actualmente atraviesa el país, para lo cual se reiteran las siguientes recomendaciones:

LAVADO DE MANOS

- Durante la permanencia de los colaboradores en las instalaciones del Ministerio, el lavado de manos deberá efectuarse con una periodicidad mínima de 2 horas en donde el contacto con el jabón debe durar mínimo 20 segundos, de acuerdo con los lineamientos de la OMS, y después de entrar en contacto con superficies que hayan podido ser contaminadas por otra persona tales como manijas, pasamanos, cerraduras, transporte, después de ir al baño, manipular dinero, y antes y después de comer.

En virtud de lo anterior, se debe comprender que cada vez que un colaborador ingrese a la entidad o regrese a su puesto de trabajo desde otra área, debe realizar el lavado de manos, para lo cual se han dispuesto los recursos necesarios dentro de las instalaciones del Ministerio.

- Cuando se requieran efectuar desplazamientos internos o externos y no sea posible efectuar un frecuente lavado de manos con agua y jabón, los servidores y contratistas deben efectuar la desinfección correspondiente con alcohol glicerinado mínimo al 60%, siendo preferible un porcentaje superior o el uso de toallas desinfectantes humedecidas con alcohol, las cuales deben ser asumidas directamente por el funcionario o contratistas.

DISTANCIAMIENTO FÍSICO

- Los colaboradores deben permanecer al menos a dos (2) metros de distancia de otras personas y evitar el contacto directo incluso para saludar. Para tales efectos, se recuerda que dentro de las instalaciones de la entidad, esta recomendación es aplicable en la utilización de los puestos de trabajo, así como frente al uso de la cafetería, comedor, sala de juntas y en el resto de áreas comunes.

- Las personas de archivo, servicios generales y seguridad también mantendrán las mismas distancias de protección, quienes igualmente deberán cumplir con las directrices que para tales efectos haya impartido la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana o quien haga sus veces, en los términos establecidos en el anexo técnico de la Resolución 666 del 24 de abril de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, opor sus respectivos empleadores, según sea el caso.

- Las reuniones se harán preferiblemente de manera virtual a través de las herramientas dispuestas por la entidad Cuando sea necesario realizarlas de forma presencial, debe garantizarse una distancia considerable entre los asistentes, procurando por minimizar el tiempo de duración.

Frente a este punto, se considera recomendable que las reuniones presenciales que se requieran efectuar no superen el número de cinco asistentes por reunión, quienes deben propender por realizar el lavado de manos antes y después de la reunión, en un ambiente adecuadamente ventilado.

- El ingreso de visitantes a las instalaciones del Ministerio solo se permitirá previa solicitud escrita a la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana o la dependencia que haga sus veces y si se trata de personas que concurren a alguna actividad institucional que no pueda adelantarse de forma virtual.

- Promover el trabajo en casa por medio del uso de las TICS a los colaboradores de los grupos de mayor riesgo, por lo que, hasta tanto se encuentre vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, se seguirá procurando que las siguientes personas presten sus servicios bajo dicha modalidad:

i) Los servidores públicos y contratistas mayores de 60 años, mujeres en estado de embarazo y quienes presenten morbilidades preexistentes identificadas como factores de riesgos para COVID19, tales como diabetes, enfermedad cardiovascular, hipertensión arterial HTA, accidente cerebrovascular–ACV, VIH, cáncer, enfermedad pulmonar obstructiva crónica-EPOC, hagan uso de corticoides o inmunosupresores, sufran de malnutrición (obesidad y desnutrición), hipotiroidismo y en general enfermedades pulmonares, cardiacas y renales.

ii) Los servidores públicos y contratistas que en su hogar convivan con adultos mayores de 70 años con condiciones médicas especiales, hijos con discapacidad, hijos en edad escolar y lugar de vivienda en municipios aledaños con horarios restrictivos de circulación

- Para la manipulación de documentación, se agradece a todos los colaboradores atenerse a lo dispuesto en la Circular No. 0012 del 2 de julio de 2020 y al protocolo de bioseguridad adoptado por el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para el manejo de los documentos atendiendo la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional.

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL EPP

- Sobre el particular, se recuerda a los servidores públicos y contratistas que, a partir del protocolo de bioseguridad adoptado por la entidad, el Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha cumplido con suministrar los elementos de protección para uso personal (EPP) cuando concurran a las instalaciones, de acuerdo con las disponibilidades presupuestales.

En ese sentido, la entidad seguirá manteniendo en sus instalaciones la visibilidad de las técnicas de uso y disposición de los (EPP), las cuales deberán ser aplicadas por todos.

- Para el caso de los tapabocas reutilizables, se recuerda a los servidores públicos y contratistas la responsabilidad que les atañe en cuanto a su lavado y desinfección, debiendo abstenerse de compartirlos y desecharlos de acuerdo con los protocolos contenidos en la Resolución 666 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.

- De conformidad con las anteriores medidas, se insta a los colaboradores de la entidad para no usar los EPP utilizados en la actividad laboral por fuera de sus actividades laborales.

MANEJO DE LOS TAPABOCAS

En complemento de las disposiciones establecidas en la Resolución No. 882 del 27 de mayo de 2020, se agradece a todos los servidores y contratistas del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones la necesidad de dar un uso adecuado al tapabocas como elemento de protección personal.

Para tales efectos, se requiere el acatamiento de las recomendaciones adoptadas por el Ministerio de Salud y Protección Social a través de la Resolución No. 666 del 24 de abril de 2020 y su anexo técnico, de cuyos preceptos resaltamos:

- El uso de tapabocas es obligatorio dentro del MINTIC, en el transporte público y en áreas con afluencia masiva de personas. Es importante resaltar que no utilizarlo puede acarrear multas y sanciones de acuerdo con lo dispuesto por la normas vigentes.

- El uso correcto de tapabocas es fundamental para evitar el contagio; igualmente importante el retiro de estos para evitar el contacto con zonas contaminadas y/ dispersión del agente infeccioso.

Los tapabocas deben ser desechados en las bolsas rojas dispuestas en los puntos verdes del MinTIC.

- Se puede usar tapabocas de tela, siempre y cuando cumplan con las indicaciones del Ministerio de Salud y Protección Social, los cuales pueden ser consultados en el link establecido en el numeral

3.3.1 del anexo técnico de la Resolución No. 666 del 24 de abril de 2020.

- Siempre se debe hacer el lavado de manos antes y después de usar el tapabocas.

NORMAS DE PREVENCIÓN PARA USUARIOS Y VISITANTES A LA ENTIDAD Y A LOS PUNTOS DE ATENCIÓN:

- Se debe restringir el acceso de usuarios y visitantes y en caso tal en lo posible se deben ingresar sin acompañantes. Comunicar a los usuarios y visitantes las siguientes recomendaciones, durante su permanencia en las instalaciones de la entidad, mediante volantes.

- Conserve la distancia dos (2) metros mínima con las personas que se va a relacionar.

- Lávese las manos frecuentemente con agua y jabón durante al menos 20 segundos. Esta es una de las medidas más importantes que debe aplicar.

- Minimice el tiempo de permanencia y consulta en recintos cerrados.

- No transite por áreas diferentes en las que está autorizado a visitar.

- Evite tocar con las manos sus ojos, nariz y boca (evite tocar su cara).

- Al toser o estornudar, cubrirse boca y nariz con el antebrazo.

- No apoye sus manos en mostradores, ventanas, pasamanos, manijas de puertas.

- Si debe aferrarse de los pasamanos o cualquier otra superficie recuerde la importancia de lavarse las manos con técnica, de lo contrario evite tocarlos, al subir o bajar evite hacer contacto con ellos

TRABAJO EN CASA

En el marco del Decreto Legislativo 491 de 2020 y de la Resolución 666 de 2020, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social,

por regla general y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, se seguirá procurando que los servidores públicos y contratistas del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones desarrollen sus funciones u obligaciones prevalentemente mediante la modalidad de trabajo en casa.

Se recuerda a los Viceministros, jefes de oficinas y directores su deber de informar a la Secretaria General las actividades que excepcionalmente y por necesidades del servicio exijan la presencia física del funcionario o contratista en las instalaciones de la Entidad. En todo caso, en cumplimiento de la Directiva Presidencial 03 del 22 de mayo de 2020, se reitera que la presencia física de los colaboradores en las instalaciones del Ministerio no podrá superar el 20% para cada dependencia, para lo cual no debe olvidarse que la información consolidada por dependencia deberá remitirse a la Coordinación de Gestión del Talento Humano mediante correo electrónico.

QUÉ HACER EN CASO DE TENER QUE DESPLAZARSE FUERA DE LAS INSTALACIONES DEL MINISTERIO

Procurando la protección de la salud e integridad de los colaboradores de la entidad, se recuerda a los servidores públicos y contratistas del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones las medidas adoptadas mediante la Resolución No. 882 del 27 de mayo de 2020, la cual, sobre el desplazamiento y transporte desde y hacia el trabajo, entre otras cosas, recomendó:

- Al momento de abordar un vehículo, hacerlo por las puertas traseras; así mismo permanecer durante el viaje en dicho sitio portando el tapaboca en todo momento, utilizar el cinturón de seguridad y tener el mínimo contacto con las superficies o dispositivos del vehículo.

- Procurar un frecuente lavado de manos con agua y jabón siguiendo los protocolos; de no ser posible, efectuar la desinfección con alcohol glicerinado mínimo al 60%, siendo preferible un mayor porcentaje, o utilizando toallas desinfectantes humedecidas con alcohol.

- Evitar al máximo el desarrollo de reuniones con asistencia numerosa de personas; si es necesario ejecutarlas, minimizar el tiempo de duración, mantener distanciamiento de por lo menos dos metros entre los asistentes, solicitar el uso permanente de tapaboca a todos los involucrados, en lo posible mantener una ventilación adecuada del sitio. Si se evidencia alguna persona con tos o congestión nasal, inmediatamente terminar la reunión, generar la salida de todos y orientar a la persona para que acuda a los servicios de salud, esto último hasta donde sea posible y manteniendo el distanciamiento adecuado.

- Para el desplazamiento en transporte aéreo, fluvial o férreo, procurar un distanciamiento de al menos un metro y medio entre cada persona, permanecer durante el viaje portando el tapaboca en todo momento, utilizar cinturones o chalecos de seguridad según aplique, tener el mínimo contacto con las superficies o dispositivos del medio de transporte y en lo posible hacer uso de alcohol glicerinado como se ha señalado previamente o toallas desinfectantes para las manos humedecidas con alcohol. Una vez termine el viaje, realizar el lavado de manos con abundante agua y jabón.

- Estar atentos a las indicaciones de la autoridad local sobre restricciones a la movilidad y acceso a lugares públicos.

- Utilizar elementos de protección personal (tapabocas y guantes) en el transporte público, paraderos, supermercados, bancos, y demás sitios que frecuente durante su traslado.

- Guardar una silla de distancia en el transporte público.

- Visitar solamente aquellos lugares estrictamente necesarios para su traslado y evitar conglomeraciones de personas.

- Usar otros medios alternativos de transporte como bicicleta, motocicleta, entre otros, y hacer la limpieza de los elementos como cascos, guantes, gafas, cada vez que los utilice.

- Retirar los zapatos a la entrada a casa y lavar la suela con agua y jabón.

- No saludar con besos, ni abrazos, ni dar la mano y mantener el distanciamiento social. Antes de tener contacto con los miembros de familia, bañarse con abundante agua y jabón, cambiarse de ropa

QUÉ HACER SIN UN SERVIDOR O COLABORAR PRESENTA SÍNTOMAS POR COVID-19:

- Si un colaborador presenta síntomas deben informar subdirección para la gestión del MinTIC MinTIC o quien haga sus veces, recolectará los siguientes datos: - Ubicación actual - Fecha de los primeros síntomas - Personas con las que tuvo contacto dentro de los 14 días antes de los primeros síntomas - Todas las salidas de su casa dentro de los 14 días antes de los primeros síntomas. - Cualquier participación en eventos públicos

- Identificación de otros colaboradores que hayan tenido contacto cercano con el caso confirmado (menos de 2 metros) o con una persona enferma.

- Abstenerse de desplazarse a la entidad en caso de presentar síntomas de gripa o un cuadro de fiebre mayor a 38°C y/o dificultad para respirar.

- El colaborar con síntomas confirmados para COVID-19 deberá adelantar un registro de acciones: se recomienda llevar a cabo un libro o agenda de registro de acciones que se tomen, especificando la fecha, la hora, las personas responsables, etc., y guardar toda la documentación que pueda generarse.

- El MINTIC no está autorizado a suministrar ningún medicamento.

QUÉ HACER SI PRESENTA UN CASO CONFIRMADO DE ENFERMEDAD POR COVID-19:

Si existe confirmación médica de que usted presenta la enfermedad, debe realizar lo siguiente:

- Abstenerse de asistir a las instalaciones del MinTIC.

- Informar de manera inmediata a su jefe inmediato y al GIT -GTH por correo electrónico.

- El MinTIC reportará inmediatamente el posible caso de contagio a las líneas dispuestas por el Gobierno Nacional: En Bogotá, Línea de emergencia 123 o a la Secretaria de Salud en el número 3649666 y a nivel nacional: 01 8000 95 55 90.

- Autoaislamiento en su domicilio durante dos semanas o hasta no presentar síntomas, según manejo médico indicado.

- La Subdirección Administrativa activará un proceso de limpieza y desinfección inmediata con el personal de aseo del puesto de trabajo de la persona confirmada con la enfermedad.

- Facilite información a las entidades médicas que hacen la investigación epidemiológica para identificar los contactos más cercanos (1er nivel) de cada caso, así como su seguimiento durante las dos semanas siguientes a la aparición del caso positivo.

- El MinTIC llevará registro de los casos confirmados para su documentación e investigación epidemiológica.

- En caso de confirmar contagios con origen laboral, el MinTIC reportará a la ARL POSITIVA la situación - #533 Opción1.

- El MinTIC de manera inmediata procederá a identificar los colaboradores que hayan tenido contacto cercano con el caso confirmado (menos de 2 metros) o con una persona enferma. Ejemplos de contacto cercano incluirían reuniones presenciales, conversaciones, comidas, etc.

- El MinTIC llevará una agenda de registro de acciones que se tomen, especificando la fecha, la hora, las personas responsables, etc., y guardar toda la documentación que pueda generarse.

- El MinTIC mantendrá comunicación frecuente con los colaboradores enfermos o sus familias por teléfono o por internet con el fin de ofrecer apoyo moral a enfermos y familiares.

- El MinTIC remitirá vía correo electrónico información actualizadas sobre el tratamiento de la enfermedad.

- Servidores asintomáticos, con test positivo para SARS Cov 2: Se sugiere aislamiento social por mínimo 30 días tomados a partir del momento en que el test fue positivo para SARS Cov2, cuente o no incapacidad.

Es obligación de todos los servidores y colaboradores diligenciar diariamente el autoreporte para llevar un control y seguimiento de todos en nuestro Ministerio. Así como, participar en las capacitaciones y acatar las medidas de prevención de COVID-19 dadas por el respectivo organismo, entidad pública, privada y la administradora de riesgos laborales; por lo cual, el incumplimiento al respecto se considera violación a las normas en seguridad y salud en el trabajo, conforme al artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994.

El Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones recomienda seguir las cuentas de los principales medios de comunicación del país y las redes sociales de las entidades encargadas de manejar la pandemia, para recibir información solo de fuentes fidedignas.

Las medidas de prevención que se adopten en el presente protocolo son de carácter temporal y extraordinario, por lo que, superadas las condiciones sanitarias que las motivan, cesarán de forma inmediata. Por último, les reitero el compromiso y disposición que tenemos todos para cuidarnos y cuidar a nuestras familias, utilicen de manera adecuada los elementos de protección personal suministrados y acudan al acompañamiento psicológico que hemos dispuesto en el Grupo de Gestión del Talento Humano en caso de requerirlo.

KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE

Ministra de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones